采購管理制度及工作流程

1、采購管理制度與工作流程部門：采購部目錄第一章總則 .1第二章 采購計劃管理制度 .2第一節(jié)采購計劃編制制度 .2第二節(jié)采購預算管理制度 .4第三節(jié)月度采購計劃管理制度 .5第三章 采購計劃管理流程 .7一、采購計劃工作流程 .7二、月度采購計劃增補流程 .8第四章 相關表格 .9一、購買申請單 .9二、緊急采購申請單 .10三、物資采購計劃表 .10四、年度預算采購表 .11五、采購變更審批表 .11六、計劃外采購申請表 .12XXXX化學建材有限公司采購管理辦法第一章總則為了規(guī)范物資采購、提高生產(chǎn)效率，堵塞管理漏洞，降低采購成本，特制定本辦法。第一條、采購部隸屬生產(chǎn)系統(tǒng)，受生產(chǎn)和財務雙重領導

2、。第二條、本著公平、公正、公開的原則， 公司物資采購實行集中統(tǒng)一管理， 統(tǒng)一由采購部負責。負責公司（包括肥料廠）全部物資采購（除食堂物資外） ，包括生產(chǎn)用的原輔材料、低值易耗品；行政辦公用品；機器、設備；實驗用品、試驗材料；基建材料采購。第三條、根據(jù)各部門下達的采購計劃，按照規(guī)定的時間、物品、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求進行采購。各部門下達采購計劃應嚴格根據(jù)申購單下達，應詳細列明采購材料名稱、時間、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等內(nèi)容。第四條、采購應堅持成本效益原則、質(zhì)量原則、進度配合原則、公平竟爭原則。要求以招標或類似的方式進行， 向多家供應商發(fā)招標或采購函進行詢價和質(zhì)量比較， 在材料質(zhì)量保證不影響公司產(chǎn)品質(zhì)量的

3、前提下，按照質(zhì)優(yōu)價廉、同質(zhì)價低的原則采購。第五條、按照詢價、比價、議價、評估、索樣、定價、請購、訂購流程進行。第六條、對于進行大宗采購或經(jīng)常采購的供應商， 在采購前應當簽訂采購合同， 貨款支付時間上盡量延伸展期和固定周期。合同簽訂應當明確標的數(shù)量、規(guī)格、型號、單價、金額、供貨時間、地點、運輸方式、運費承擔方、發(fā)票、付款期限等重要事項。第七條、對本地采購低值易耗品的結(jié)算，采取按月憑票結(jié)算方式。第八條、除零星采購外，支付貨款必須以銀行轉(zhuǎn)賬方式支付。1第九條、經(jīng)詢價、比價、議價、評估后形成書面采購意見，報生產(chǎn)副總批準定價后訂購。對于生產(chǎn)主要原輔材料要索取樣品，進行檢測合格后方可訂購。第十條、物資到廠

4、必須辦理入庫手續(xù)， 在辦理入庫前， 采購員應清檢貨物的數(shù)量、 規(guī)格、型號、檢測質(zhì)量，經(jīng)驗收合格后方可向倉庫辦理入庫手續(xù)。對于不合格物資，應當及時通知供應商，進行溝通、協(xié)調(diào)處理。第十一條、對供應商要進行資質(zhì)、信用、產(chǎn)品質(zhì)量等征信調(diào)查，對采購的物資進行質(zhì)量檢測或鑒定，并建立供應商資料檔案。第十二條、供應商資料檔案應當包括：公司名稱、性質(zhì)、地址、生產(chǎn)經(jīng)營范圍、營業(yè)執(zhí)照和稅務登記復印件、聯(lián)系電話、聯(lián)系人等。第十三條、采購部門應當分供應商建立采購臺賬，按月編制統(tǒng)計報表。統(tǒng)計報反映供應商、采購數(shù)量 、應付金額、已付金額、應付余額和到期時間， 在次月 5 日前報財務部和生產(chǎn)副總。第十四條、采購部門應當一個季

5、度進行一次市場調(diào)查，對當前采購方式、價格進行評估，實時調(diào)整采購方略，保證合理價格，降低采購成本。第十五條、采購員在采購過程中不得徇私舞弊，收受供應商賄賂。一旦發(fā)現(xiàn)，除收繳賄賂外，移交司法機關并作開除處理。第二章采購計劃管理制度第一節(jié)采購計劃編制制度一、目的為編制合理的采購計劃， 加強對采購計劃的管理， 確保公司的生產(chǎn)經(jīng)營活動順利、有序的進行，特制定本制度。二、適用范圍適用于公司采購計劃的編制工作三、編制采購計劃的重要性1、預估用料數(shù)量、交期，防止斷料。2、避免庫存過多、資金積壓、空間浪費。23 、配合公司資金運用、周轉(zhuǎn)，配合生產(chǎn)、銷售計劃的順利達成。四、采購計劃分類包括：年度采購計劃、月度采購

6、計劃、日采購計劃。1、年度采購計劃是根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃，在對市場信息和需求信息進行充分分析與收集的基礎上，依據(jù)往年歷史數(shù)據(jù)對比預測制定的采購計劃。2、月度采購計劃是指在對年度采購計劃進行分解的基礎上，依據(jù)上月實際采購情況、庫存情況和市場行情等制定的采購計劃。3 、日采購計劃是指在對月采購計劃進行分解的基礎上，依據(jù)各部門每日經(jīng)營所需物資的匯總及審核制定的采購計劃。五、采購計劃的編制依據(jù)在編制采購計劃時應考慮到經(jīng)營計劃、需求部門的申請、年度采購預算、庫存情況、公司資金供應情況等相關因素。六、采購計劃的編制步驟123明確銷售計劃明確生產(chǎn)計劃制定采購計劃公司每年年底制定次年度的經(jīng)營目標，銷售部根據(jù)年

7、度目標、客戶訂單意向、市場預測等資料進行銷售預測，并制定年度銷售計劃3生產(chǎn)部根據(jù)銷售采購部匯總各種預測計劃制定次年物料、物資的需求度生產(chǎn)計劃，根據(jù)計劃，并據(jù)此生產(chǎn)計劃、庫存狀編制次年度采購計況，制定次年度物劃料需求計劃各部門根據(jù)年度目標、生產(chǎn)計劃預估次年各種消耗物資的需求量，并制定預估計劃七、采購計劃編制注意事項1、采購計劃要避免過于樂觀或保守2、考慮公司年度目標達成的可能性3、生產(chǎn)、銷售計劃的可行性和預見問題4、物料需求與物料清單、庫存狀況的確定性5、物料標準成本的影響6、保障生產(chǎn)與降低庫存的平衡7、物料采購價格和市場供需的可能變化八、采購部應審查各部門的申請采購物資是否能由現(xiàn)有庫存滿足或有

8、無替代的物資， 只有現(xiàn)有庫存不能滿足的申請采購物資才能列入采購計劃中。九、對于已申請的采購物資，請購部門若需要變更規(guī)格、數(shù)量或撤銷請購申請時，必須立即通知采購部，以便采購部及時根據(jù)實際情況更改采購計劃。十、如遇急需物資，請購部門應填寫“緊急采購申請表” ，由該部門負責人審核簽字后，報公司領導核準后列入采購范圍。十一、采購部負責本制度的制定、解釋、修訂、廢止等工作。十二、本制度自公布之日起執(zhí)行。第二節(jié)采購預算管理制度一、目的為加強對公司采購預算的管理，有效控制采購成本，特制定本制度。二、采購預算的編制41、采購預算的編制目標（1）采購部憑采購預算進行采購，并控制采購費用的支出。（2）方便財務部據(jù)

9、此籌措和安排采購所需的資金，保證資金支付的準確性與及時性。2、采購預算的編制依據(jù)（1）生產(chǎn)經(jīng)營所需的物資數(shù)量（2）預計物資期末庫存量（3）本期計劃末結(jié)轉(zhuǎn)庫存量。結(jié)轉(zhuǎn)庫存量由各部門根據(jù)物資的安全庫存量和提前采購期進行確認（4）物資計劃價格。物資計劃價格由采購部根據(jù)物資的當前價格并結(jié)合可能影響物資價格變化的因素進行確定3、影響采購預算編制的因素（1）采購環(huán)境（2）公司銷售計劃（3）物資使用清單（4）物料標準成本的設定4、編制步驟（1）采購部應采用目標數(shù)據(jù)與歷史數(shù)據(jù)相結(jié)合的方法確定預算數(shù)，并以此為依據(jù)編制采購預算，編制的過程中，采購部必須對預算留有適當?shù)挠嗔浚?以應付可能出現(xiàn)的緊急采購情況。 (2

10、）采購部應與財務部進行協(xié)商， 在充分考慮公司的現(xiàn)實狀況、 市場狀況和公司預算整體的基礎上，綜合平衡采購預算。（3）報領導審批。三、采購預算的執(zhí)行與調(diào)整1、采購預算的執(zhí)行（ 1）經(jīng)核定的分期采購預算， 當期未動用的， 不得保留；如確有需要， 下期補辦相關手續(xù)（2）未列入預算的緊急采購，由使用部門領用后，補辦追加相關手續(xù)（3）采購預算由使用部門嚴格執(zhí)行，其他部門予以監(jiān)督（4）預算外的采購必須經(jīng)部門領導、采購部、主管副總、總經(jīng)理逐級審批后方可執(zhí)行，否則必須按采購預算相關內(nèi)容辦理。2、采購預算的調(diào)整采購預算的調(diào)整審批程序必須與編制審批程序保持一致，不得更改。如遇有下列情況之一者，采購預算需要進行調(diào)整：

11、5（ 1）公司經(jīng)營方向發(fā)生變更（2）受重大自然災害的影響（3）公司內(nèi)部重大政策調(diào)整（ 4）外界發(fā)生重大事件，如政治經(jīng)濟事件、宏觀政策的調(diào)整等（5）市場經(jīng)濟形式發(fā)生重大變化，導致公司經(jīng)營目標需要調(diào)整四、本制度由采購部負責解釋。五、本制度自公布之日起執(zhí)行。第三節(jié)月度采購計劃管理制度一、目的為加強月度采購計劃的編制、審核、執(zhí)行、增補等管理工作，對預算外的采購計劃進行審批，指導采購作業(yè)，有效降低采購成本，滿足生產(chǎn)經(jīng)營的需求，現(xiàn)結(jié)合公司的實際情況，特制定本制度。二、月度采購計劃的制定與審批1、采購部應及時跟相關需求上報部門確認采購提前期，并共享采購提前期信息2、超預算采購計劃須經(jīng)主管經(jīng)理、財務總監(jiān)審核3

12、、本月計劃物資應在本月內(nèi)采購4、月采購計劃的制定程序（ 1）采購部根據(jù)生產(chǎn)計劃制定物料需求計劃（2）采購部每月 29 日根據(jù)各需求部門提交的年度采購計劃調(diào)整申請和倉管提交的收發(fā)存報表，以及公司物資需求計劃和年度采購計劃等，結(jié)合月底庫存量、 安全庫存量和采購提前編制月度采購計劃（3）采購部根據(jù)歷史交易價格和供應商信息，在月度采購計劃上填制價格信息和預計到貨日，提交正式的月度采購計劃5、月度采購計劃的審批程序采購部將月度采購計劃于每月5 日前上報公司財務部審核，經(jīng)財務部審核后遞送主管副總；主管副總?cè)绮煌庠露炔少徲媱?，應組織各部門協(xié)調(diào)，采購部重新調(diào)整月度采購計劃。三、月度采購計劃增補辦理1 、需求

13、部門的增補采購計劃須經(jīng)部門主管同意2、采購部、財務、主管副總審核后增補采購計劃63、增補的物資應是對生產(chǎn)經(jīng)營活動有重要影響、必須緊急訂購的物資4、增補采購計劃必須附詳細說明5、非生產(chǎn)類采購計劃增補申請：（1）非生產(chǎn)類采購計劃增補由需求部門申請人員根據(jù)需要編制“增補需求計劃申請表”，依次遞交部門主管、財務、主管經(jīng)理審核（2）需求相關部門申請人員將審核同意的“增補需求計劃申請表”遞交采購部6、倉儲安全預警（1）倉管發(fā)現(xiàn)庫存低于安全庫存預警線時應及時通知采購部，并遞送當前庫存量（ 2）采購部根據(jù)當前庫存量判斷閱讀采購計劃是否已執(zhí)行完畢，分析原因并及時進行處理7、當出現(xiàn)下列情況之一時，相關人員須補報“

14、增補需求計劃申請表”（1）需求部門臨時訂單（2）不可預期設備損壞（3）生產(chǎn)、經(jīng)營臨時需求（4）月度采購計劃已執(zhí)行完畢又接到安全庫存預警四、本制度由采購部制定，解釋權和修訂權歸采購部所有。五、本制度自公布之日起執(zhí)行。第三章采購計劃管理流程一、采購計劃工作流程（如圖）:相關部門采購部財務部主管副總7提出采購需求物資需求匯總查看歷史數(shù)據(jù)確定采購需求編制采購計劃審核審批執(zhí)行采購計劃問題確定調(diào)整方案審核審批相關資料存檔二、月度采購計劃增補流程（如圖） ：相關部門相關部門主管采購部財務部主管副總8提交“增補接收“增需求計劃核準補需求計申請表”劃表”分析原因并處理編制月度增補采購審核審批計劃通過執(zhí)行月度增補

15、采購計劃相關資料存檔第四章相關表格9一、購買申請單XXXX化學建材有限公司采購申請單年月日申請部門需求時間申請理由名稱規(guī)格單位數(shù)量單價合計金額備注采購項目描述年度預算已用預算部門可用預算尚余預算預算情況董事長 :總經(jīng)理 :分管副總 :會計 :部門主管 :申請人 :XXXX化學建材有限公司生產(chǎn)請購單年月日采購對象原料物料設備零配件其他名稱規(guī)格單位數(shù)量單價合計金額備注采購項目描述庫存量可用天數(shù)需求時間參考資料董事長 :總經(jīng)理 :分管副總 :會計 :部門主管 :申請人 :10二、緊急采購申請單XXXX化學建材有限公司緊急采購申請單年月日董事長 :總經(jīng)理 :分管副總 :財務部 :部門主管 :申請人 :緊急采購原因需求時間序號物資名稱型號/ 規(guī)格用途單位計劃合計金額備注單價數(shù)量三、物資采購計劃表XXXX化學建材有限公司物資采購計劃表部門：年月日每月采購計劃1月2月3月4月物資名稱規(guī)格全年采購總量單價金額數(shù)金數(shù)金數(shù)金數(shù)金量額量額量額量額11四、年度預算采購表XXXX化學建材有限公司年度采購預算表年月日年度預算總額季度第一季度第二季度第三季度第四季度備注預算采購1011121月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月 9月累計項目月月月五、采購變更申請審批表