分享工具的應(yīng)用PPT課件

1、AAR最早是美國陸軍所進(jìn)行的一項任務(wù)后的檢視方法；對美國陸軍來說，使用這種方法的好處是當(dāng)新的理解被產(chǎn)生時，可以馬上響應(yīng)到行動上，他們使用AAR解決了許多問題。第1頁/共25頁到如今，AAR 已經(jīng)延伸了其概念，一般的定義如下：AAR 是一個簡單而有效簡單而有效的過程，供團(tuán)隊用來獲取從過去的成功和失敗中得到的經(jīng)驗教訓(xùn)經(jīng)驗教訓(xùn)，以便改進(jìn)未來的表現(xiàn)。它為團(tuán)隊提供反思一個項目、活動、事件或任務(wù)的機(jī)會，以便下次可以做得更好，它是一個結(jié)合了技術(shù)和人的因素的快速報告的方法或工具。第2頁/共25頁簡單的說就是簡單的說就是 4W2H WWho 誰誰：包含所有所有與這個行動相關(guān)的人員。 4W代表 WWho，WWha

2、t, WWhen, WWhere2H代表 H How long，HHow to doAAR有兩個關(guān)鍵角色，他們是：facilitator：組織者，引導(dǎo)討論，營造與維護(hù)一個聚焦、開放、安全、客觀的對話環(huán)境，而非答案的提供者。assessor：評價者，在大型復(fù)雜的AAR中幫助組織者進(jìn)行分析和評估，幫助引導(dǎo)討論。* * 當(dāng)然，最重要的還是我們?nèi)wTeam Member，成功的AAR有賴于團(tuán)隊成員的共同智慧。第3頁/共25頁WWho 誰誰WWhat 討論什么討論什么：不必每個事件或行動都進(jìn)行AAR，選擇可從中得到最多學(xué)習(xí)或最有價值的部份進(jìn)行。WWhen 何時何時：趁著記憶猶新，盡可能在行動之后馬上進(jìn)行

3、。WWhere 何地何地：在任何有助于開放及學(xué)習(xí)的地方，但別因為選擇地點而耽誤了時間，選擇離行動越近的時間及地點越好。第4頁/共25頁How long 多久多久： 不能過長，少于一小時較佳，15分鐘亦是適當(dāng)?shù)?，但?yīng)該提供足夠的時間進(jìn)行完整的討論，讓群體能走到下一個步驟。How to do 怎么做：怎么做： AAR實施過程的6個步驟第5頁/共25頁H How to do ow to do 怎么做：怎么做：AAR實施過程的6個步驟： Step 1 Step 1 ：當(dāng)初行動的意圖是什么：當(dāng)初行動的意圖是什么(What was the intent)(What was the intent) 當(dāng)初行動

4、的意圖或目的是什么？ 當(dāng)初行動時嘗試要達(dá)成什么目標(biāo)？第6頁/共25頁Step 2 Step 2 ：發(fā)生了什么：發(fā)生了什么(What happened) (What happened) 實際上發(fā)生了什么事？為什么？怎么發(fā)生的？ TipsTips：要真實地重現(xiàn)過去所發(fā)生的事，并不容易，人類的知覺是有很多偏差的，而且不同人的視角也常是不同的。在這里，我們推薦大家使用兩種方法 (1)依時間順序重組事件； (2)成員回憶他們所認(rèn)為的關(guān)鍵事件，并優(yōu)先進(jìn)行分析。第7頁/共25頁 Step 3 ：從中學(xué)到什么：從中學(xué)到什么(What have we learned) 我們從過程中學(xué)到了什么新東西？ 如果有人要

5、進(jìn)行同樣的行動，我會給他什么建議？ 第8頁/共25頁 Step 4 Step 4 ：可如何將學(xué)習(xí)轉(zhuǎn)化為行動：可如何將學(xué)習(xí)轉(zhuǎn)化為行動 (What do we do now) (What do we do now) 接下來我們該做些什么？ 哪些是我們可直接行動的？ 哪些是其它層級才能處理的？ 是否要向上呈報？ 另外，可采用三種時間長度來輔助思考 (1)短期行動-可以被快速采行、并可立即產(chǎn)生效益的行動； (2)中期行動-影響系統(tǒng)、政策、以及組織的行動； (3)長期行動-與基本策略、目標(biāo)、及價值觀有關(guān)的行動.。第9頁/共25頁Step 5Step 5：采取行動：采取行動(Take action) (T

6、ake action) 知識是存在于行動中的，知識必須透過應(yīng)用才會發(fā)揮效用，必須產(chǎn)生某些改變才是所謂的學(xué)習(xí)。 第10頁/共25頁Step 6Step 6：分享給別人：分享給別人(Tell someone else) (Tell someone else) 誰需要知道我們生產(chǎn)的這些知識？ 他們需要知道什么？ 要把有用知識有效地傳遞給組織其它需要的人。第11頁/共25頁將焦點放在少數(shù)關(guān)鍵性少數(shù)關(guān)鍵性的議題上，不必過多分析，AAR并不講求面面俱到，而要抓住重點。包含群體中的所有成員所有成員。因為角度不同，互相補(bǔ)充完善。根據(jù)多樣化的觀點以及結(jié)構(gòu)化的步驟來進(jìn)行。角度很重要，宜從多個角度多個角度進(jìn)行分析，

7、而不是一面倒。結(jié)構(gòu)化結(jié)構(gòu)化也很重要，可使過程和結(jié)論描述清晰有條理。能迅速的反映到行動中，在行動之后馬上執(zhí)行在行動之后馬上執(zhí)行。形式可以很正式也可以不正式，但盡量讓行動與學(xué)習(xí)間的循環(huán)時間越短越循環(huán)時間越短越好好。第12頁/共25頁總之，總之，AARAAR不是一個為做而做不是一個為做而做的過程，而是為了改進(jìn)，所以的過程，而是為了改進(jìn)，所以要立刻進(jìn)行改進(jìn)。要立刻進(jìn)行改進(jìn)。如果有些活動需要間隔一段時間后才會重復(fù)進(jìn)行，那么，也要在活動進(jìn)行前再復(fù)習(xí)一下原來的AAR文檔，以期在下次行動中改進(jìn)。 第13頁/共25頁AAR的目的并非確認(rèn)過失、決定成敗，而是要學(xué)習(xí)與行動。的目的并非確認(rèn)過失、決定成敗，而是要學(xué)習(xí)與

8、行動。 有時候，因為害怕被責(zé)備，所以對于AAR會浮于表面，所以一定要說清楚，AAR不是為了追究責(zé)任，不是用于算賬，而只是總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)，以備發(fā)揚(yáng)長處和規(guī)避短處，不斷改進(jìn)。AAR并非其它正式流程并非其它正式流程(例如例如PDCA循環(huán)循環(huán)Plan-Do-Check-Act)的的替代品替代品。AAR和PDCA擔(dān)負(fù)著不同的功用，不能混為一談。相比之下，PDCA更為正規(guī)，而AAR可正式、可隨意，豐儉由人。AAR是要人們變得更行動導(dǎo)向，而非做更多的分析。是要人們變得更行動導(dǎo)向，而非做更多的分析。 基于反思的必要性，有時候，我們?nèi)菀紫萑敕治龅闹i局中。AAR的關(guān)鍵在于行動，而不是一味分析，分析是為了行動而服務(wù)

9、，所以不能本末倒置。當(dāng)然，過少的分析也起不到作用，所以分析要適中，不能過多，也不能過少。第14頁/共25頁AAR不一定都是問題導(dǎo)向，并非都是為了改善什么。AAR的開展可以只是為了控制及抽取有用的知識，也就是為為了學(xué)習(xí)而進(jìn)行了學(xué)習(xí)而進(jìn)行的。通過AAR，項目團(tuán)隊成員能在項目或活動的生命周期中獲取相關(guān)的隱性知識，并將之顯性化，避免了知識因為項目團(tuán)隊解散而流失。第15頁/共25頁 常言道，一個錯誤第一次犯是錯誤，第二次是失誤，第三次就是愚蠢！如何不做愚蠢的事，就要個人有AAR（行動后反思）的意識和管理系統(tǒng)。 AAR在組織內(nèi)的最大價值是經(jīng)驗分享，知識重用，避免重蹈覆轍。 如果企業(yè)里每個員工都樹立了AAR

10、的意識，并在工作中持續(xù)運(yùn)用，那我們每個人不僅是貢獻(xiàn)者,也是受益者.第16頁/共25頁AARAAR記錄表記錄表事件名稱事件發(fā)生時間事件背景（用12句話描述）AAR組織者AAR參與者AAR主持人AAR記錄主要工作預(yù)期目標(biāo)實際完成情況預(yù)期與實際的差距原因分析改進(jìn)建議注：AAR記錄表通常用于正式的AAR場合，如果是非正式的AAR，可以簡化記錄，具體參見會議AAR實例一。第17頁/共25頁事件名稱基于企業(yè)知識管理的網(wǎng)上培訓(xùn)交流活動的AAR事件發(fā)生時間2008年5月21日事件背景（用12句話描述）為提升企業(yè)知識管理的能力和技巧而開展的一次交流活動AAR組織者鐘紫劍AAR參與者蔡欽源、耿祖群、何雪鋒、黃銘德

11、、申新賀、羅華山AAR記錄人風(fēng)雪AAR記錄主要工作預(yù)期目標(biāo)實際完成情況預(yù)期與實際的差距原因分析改進(jìn)建議活動籌備1、活躍會員培訓(xùn)，增加社區(qū)黏性；2、培訓(xùn)面向會員的工作及興趣；3、培訓(xùn)內(nèi)容、形式、人員、時間籌劃等。4、培訓(xùn)過程中調(diào)動會員參與積極性，達(dá)到更好的培訓(xùn)效果。1、培訓(xùn)完成很好，會員之間的溝通過少；2、會員之前的KM基礎(chǔ)、會前準(zhǔn)備不足；3、培訓(xùn)內(nèi)容豐富、但操作性內(nèi)容由于時間問題略有不足；4、基本達(dá)到了培訓(xùn)的預(yù)期。1、前期鋪墊不足；2、自我介紹部分被省去，導(dǎo)致大家不熟悉。會員ID明明不規(guī)范；3、接受培訓(xùn)的人員對平臺不了解；4、時間把握不足，培訓(xùn)時間過長。1、培訓(xùn)前準(zhǔn)備一個基礎(chǔ)知識ABC普及貼；

12、2、培訓(xùn)前將平臺介紹等與活動通知中列出介紹。3、設(shè)立固定的籌委會和聯(lián)絡(luò)員。4、會員ID規(guī)則，如：社區(qū)-ID-實名第18頁/共25頁場景一：會議你是否覺得會議冗長？沒有效率?不解決問題？現(xiàn)在你就可以使用AAR的方法和TEAM成員共同來改善這些問題。第19頁/共25頁 使用方法：每次會議結(jié)束時，利用5分鐘的時間，讓所有參會人對會議的形式（或內(nèi)容）進(jìn)行簡單的非正式的AAR：優(yōu)秀的方面要發(fā)揚(yáng)光大；不足的方面要持續(xù)改善。TIPS：1、盡量要求每個人都要發(fā)表觀點2、不追求質(zhì)量，只求數(shù)量。3、記錄AAR的結(jié)果，并在下一次會議時檢查。4、每一次只針對一個方面，例如：會議形式，或會議內(nèi)容的某一方面。 IPG從0

13、8財年開始一直在全員中推行會議AAR，共同致力于提高會議效率。第20頁/共25頁會議名稱：X部門月例會組織者：彼得參與者：李偉、王旭、劉欣、國強(qiáng)會議結(jié)束時，彼得要求大家針對“會議形式”做一次小結(jié)，以下是紀(jì)要：做的好的方面做的好的方面: :準(zhǔn)時開始;事先給每個議題設(shè)定討論時限；會議開始前向所有與會人員說明會議要求（例如，不許使用電腦、接打電話等）有待改善的方面有待改善的方面:精簡議題，使每個議題都有充分的研討時間；按照預(yù)先設(shè)定的時間結(jié)束每個議題的討論；將會議資料事先發(fā)給大家；給與會人員分配不同的角色【如組織者、時間master（負(fù)責(zé)控制時間）、記錄員等】，使會議更加高效；會議中設(shè)置一定的休息時間

14、；第21頁/共25頁 場景二：項目/活動總結(jié) 當(dāng)你帶領(lǐng)一個團(tuán)隊勝利完成一個項目/活動，并獲得老板的認(rèn)同與嘉獎，你一定沉浸在幸福的喜悅中吧！或者在心里長長的舒了口氣,暗自慶幸總算“不辱使命”吧。 等等。你是否想過召集大家一起對剛剛結(jié)束的項目/活動進(jìn)行一下總結(jié)，把可重用的經(jīng)驗進(jìn)行固化，同時找出還可以繼續(xù)改善的地方，用于指導(dǎo)下一次類似的項目/活動，以期取得更大的突破呢？現(xiàn)在你就可以運(yùn)用AAR的方法來進(jìn)行項目/活動總結(jié)。實例參見下頁：第22頁/共25頁事件名稱基于企業(yè)知識管理的網(wǎng)上培訓(xùn)交流活動的AAR事件發(fā)生時間2008-5-21事件背景為提升企業(yè)知識管理的能力和技巧而開展的一次交流活動AAR組織者鐘

15、紫劍AAR參與者蔡欽源、耿祖群、何雪鋒、黃銘德、申新賀、羅華山AAR記錄人風(fēng)雪AAR記錄主要工作預(yù)期目標(biāo)實際完成情況預(yù)期與實際的差距原因分析改進(jìn)建議活動籌備有次序，順利，大家按時到場8點開始了，還有大部分的人沒有進(jìn)場。有別的事情耽誤，未能準(zhǔn)時參加。通知中8點開始?？梢匝舆t到8點15分正式開始。8點15分仍舊沒有進(jìn)場的，沒有進(jìn)場資格。演講人精彩的講說講說過程中很流暢。但是中途經(jīng)常被打斷。達(dá)到預(yù)期的效果。但是因為中途總是有個別人進(jìn)場，導(dǎo)致打斷主講人的思路。主講人無須顧及別的突發(fā)狀況。每講完一個部分，停頓一下。供大家討論。會場秩序整齊有序有點混亂會場次序，在會議開始之前沒有公布。比如說，主講人講解PPT的過程中，大家保持安靜，之類的。公布一些不影響主講人演講的會場制度，保證次序。第23頁/共25頁AAR記錄主要工作預(yù)期目標(biāo)實際完成情況預(yù)期與實際的差距原因分析改進(jìn)建議討論人人參與，互動參與的人不多達(dá)不到討論的活動效果大部分的人沒有麥克風(fēng)，不能直接參與到話題討論中；通過文本聊天，比較慢，而且還有部分刷屏現(xiàn)象。建議大家都要準(zhǔn)備麥克風(fēng)。在文本聊天的時候，特別是話題討論的時候，盡量