最新電子文件歸檔與整理資料

1、精品文檔電子文件歸檔與整理? 第一講 概念和種類?一、什么叫電子文件?電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成、以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳遞的文件。? 電子文件的基本特征：? 第一，電子文件是由電子計(jì)算機(jī)生成和處理， 其信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記 錄和表示，因此亦可稱為 “數(shù)字文件 ”。這是電子文件與以往所有其他形式文件的 基本區(qū)別，也是電子文件信息與其他數(shù)字信息的共同點(diǎn)。數(shù)字信息使用 0 和 1 兩 種數(shù)碼的組合來(lái)記錄信息，每一個(gè) 0 或 1 叫做一個(gè)比特，需要記錄的信息用一串 比特存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器（包括內(nèi)存儲(chǔ)器和各種外存儲(chǔ)器）中，并可

2、通過(guò)通信網(wǎng) 絡(luò)進(jìn)行傳輸。? 第二，電子文件是文件的一種類型，應(yīng)該具有文件的各種屬性，特別是要有特定 的用途和效力。這是電子文件與其他數(shù)字信息的基本區(qū)別，也是電子文件與其他 形式文件的共同點(diǎn)。二、電子文件的種類電子文件的種類有不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)，目前主要有以下幾種劃分方法：（一）按電子文件的信息存在形式分類1、文本文件（Text）,或稱為字（表）處理文件：指使用文字處理軟件生成的, 由字、詞、數(shù)字或符號(hào)表達(dá)的文件。2、數(shù)據(jù)文件（Data），亦稱為數(shù)據(jù)庫(kù)電子文件：指在事務(wù)處理系統(tǒng)中單獨(dú)承擔(dān) 文件職責(zé),或者作為文件的重要組成部分出現(xiàn)的數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象,或者以數(shù)據(jù)庫(kù)形式 存在具有文件屬性的記錄。3、圖形文件（G

3、raphic）:指根據(jù)一定算法繪制的圖表、曲線圖，包括幾何 圖形和把物理量如應(yīng)力、強(qiáng)度等用圖標(biāo)表示的圖形等等。4、圖像文件（Image）:指使用數(shù)字設(shè)備采集或制作的畫(huà)面，如用掃描儀 掃描的各種原件畫(huà)面，用數(shù)碼相機(jī)拍攝的照片等。5、影像文件（Video）:指使用視頻捕獲設(shè)備錄入的數(shù)字影像或使用動(dòng)畫(huà)軟件生 成的二維、三維動(dòng)畫(huà)等各種動(dòng)態(tài)畫(huà)面。6聲音文件（Audio）：指用音頻設(shè)備錄入或用編曲軟件生成的文件。7、命令文件，亦稱計(jì)算機(jī)程序（Program）：指為處理各種事務(wù)用計(jì)算機(jī)語(yǔ) 言編寫(xiě)的程序，是一種計(jì)算機(jī)軟件。二）按文件的功能分類分為主文件和支持文件、輔助性、工具性文件。主文件是指表達(dá)作者意圖、行

4、使職能的文 件。支持文件主要指生成和運(yùn)行文件的軟件，輔助性、工具性文件主要是指在制作、查找主 文件過(guò)程中起輔助、工具作用的文件。7、命令文件，亦稱計(jì)算機(jī)程序（ Program）：指為處理各種事務(wù)用計(jì)算機(jī)語(yǔ)言編寫(xiě)的程 序，是一種計(jì)算機(jī)軟件。（二）按文件的功能分類 分為主文件和支持文件、輔助性、工具性文件。主文件是指表達(dá)作者意圖、行使職能的文件。支持文件主要指生成和運(yùn)行文件的軟件，輔助性、工具性文件主要是指在制作、查找主 文件過(guò)程中起輔助、工具作用的文件。主文件和支持性、輔助性、工具性文件是相互作用，相輔相成的。沒(méi)有主文件，支持 性、輔助性、工具性文件不能獨(dú)立地行使文件的職能，沒(méi)有支持性、輔助性、

5、工具性文件， 主文件可能無(wú)法正常運(yùn)行和查找。（三）按文件的生成方式分類 分成計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中直接生成的原始文件和將紙質(zhì)或其他載體（如膠片）文件重新錄入生成的轉(zhuǎn)換文件。? 第二講 電子文件的特點(diǎn)? 一、電子文件的數(shù)字化信息形態(tài)? 電子文件是在電子計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生和處理， 其信息形態(tài)是數(shù)字化的。在電子計(jì)算 機(jī)內(nèi)部，無(wú)論是傳輸還是存儲(chǔ)等處理，電子文件均以數(shù)字編碼的形式存在。? 二、電子文件對(duì)設(shè)備及標(biāo)準(zhǔn)的依賴性? 電子文件對(duì)設(shè)備依賴性，從以下幾個(gè)方面體現(xiàn)：一是數(shù)字編碼，二是硬件，三 是軟件，四是技術(shù)設(shè)備更新，五是加密。? 三、電子文件載體的非直讀性?電子文件的非直讀性體現(xiàn)在很多方面： 一是數(shù)字編碼記錄于載體上

6、； 人的眼睛無(wú)法分辨，何況磁性載體上的 “磁疇 ”極性是物質(zhì)內(nèi)部的物理性質(zhì)，根本不可 能看到；二是載體上的信息記錄密度極大；三是載體上的數(shù)字信息往往進(jìn)行過(guò)壓 縮編碼、加密等處理，即使有設(shè)備，如果不解壓或解密也不能讀取其內(nèi)容。四、電子文件的物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)關(guān)系的復(fù)雜性及對(duì)元數(shù)據(jù)的依賴性 電子文件的物理結(jié)構(gòu)是指其存儲(chǔ)在載體上的位置及分布情況。 信息的邏輯 結(jié)構(gòu)是指其自身的結(jié)構(gòu)。電子文件物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)往往是不一致的。同一個(gè) 電子文件的正文、圖形、批示、附件等可以不在載體上連續(xù)存放，甚至可以存放 在不同的載體上，而不影響其正常的顯示輸出。? 元數(shù)據(jù)則是電子檔案的技術(shù)數(shù)據(jù)，電子文件的元數(shù)據(jù)必須特意

7、附在文件信息中， 否則將無(wú)法恢復(fù)電子文件的原貌。電子文件的動(dòng)作往往是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行的，操作 者互不見(jiàn)面，體現(xiàn)行政背景的元數(shù)據(jù)就不那么完整、詳細(xì)。如果不特意提供或補(bǔ) 充這種元數(shù)據(jù)，就可能給電子文件的動(dòng)作和歸檔帶來(lái)問(wèn)題，這就是電子文件對(duì)元 數(shù)據(jù)的依賴性。? 五、電子文件信息與載體相分離性? 電子文件內(nèi)容存放的位置不是固定的， 而是可以變化， 甚至可以從一個(gè)載體轉(zhuǎn) 換到另一個(gè)載體，其內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化。還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳給遠(yuǎn)方的一個(gè)或 多個(gè)接收者，在這些對(duì)保密有特殊要求的網(wǎng)絡(luò)中，還采取把電子文件的內(nèi)容分解 后分別通過(guò)不同的路徑傳遞，存放在不同地點(diǎn)不同設(shè)備的處理方式，只是在需要 時(shí)才臨時(shí)把文件的內(nèi)容裝配

8、起來(lái)。? 六、電子文件的信息共享性及不安全性? 電子文件可以做到用網(wǎng)絡(luò)上的任何終端設(shè)備去讀取存儲(chǔ)在某一個(gè)設(shè)備上的電 子文件。另一方面，一個(gè)終端上的電子文件也可以同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端，就 像發(fā)布文告一樣。電子文件由于不受物理載體傳遞的限制，所以對(duì)信息獲得者來(lái) 說(shuō)，可以產(chǎn)生一種共享的感覺(jué)，從而擺脫了時(shí)間和空間的制約。? 隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題已日益突出。? 七、電子文件信息的易更改性? 電子文件在起草階段或做其他處理時(shí)的突出優(yōu)點(diǎn)就是增、刪、改很方便，改后 又不留痕跡。? 第三講 電子文件的收集與積累? 一、電子文件的管理現(xiàn)狀? 電子文件的完整保留、妥善保護(hù)等方面有以下一些問(wèn)題：? 第一，

9、草稿性電子文件的 “自生自滅 ”狀態(tài)。? 第二，輔助性電子文件的無(wú)人管理的狀態(tài)。? 第三，正式電子文件往往只進(jìn)行了邏輯歸檔。? 第四，有些電子文件的存貯載體不安全。? 第五，電子文件生成的設(shè)備環(huán)境數(shù)據(jù)，缺少登記，一些相關(guān)軟件參數(shù)也缺少妥善的保 護(hù)措施。? 二、電子文件的收集? 電子文件收集的內(nèi)容：?1 、歸檔電子文件：指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件。2、背景信息：指描述生成電子文件的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦理過(guò)程、結(jié)果、上 下文關(guān)系以及對(duì)其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。3、元數(shù)據(jù)：指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán) 境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟

10、件、字符集等數(shù)據(jù)。三、電子文件的積累工作1、電子文件的積累過(guò)程和方法電子文件的積累，可分為兩種類型：一種是在電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上，系統(tǒng)應(yīng)設(shè)計(jì)自動(dòng)記 錄的功能，可以記載電子文件的產(chǎn)生、修改、刪除、責(zé)任者、入數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)間等。在進(jìn)入數(shù)據(jù) 庫(kù)之前，通過(guò)對(duì)記有檔案標(biāo)識(shí)的內(nèi)容進(jìn)行鑒定、歸檔。另一種是用載體傳遞的電子文件，要 按規(guī)定進(jìn)行登記、簽署，對(duì)于更改處，要填寫(xiě)更改單，按更改審批手續(xù)進(jìn)行，并存有備份件，防止出現(xiàn)差錯(cuò)。? 2、電子文件的積累范圍? 電子文件的收集、積累應(yīng)包括以下兩方面的內(nèi)容：?（ 1）按歸檔要求應(yīng)接收歸檔的電子文件。?（ 2）對(duì)未列入應(yīng)接收歸檔的電子文件，有的也要收集，因?yàn)橛袝r(shí)需要對(duì)一些項(xiàng)目

11、做補(bǔ)充歸檔或擴(kuò)大歸檔。? 第四講 電子文件的歸檔工作一、歸檔范圍（一）電子文件的歸檔范圍應(yīng)遵循的原則一是按現(xiàn)行公文、 科技等文件的有關(guān)歸檔范圍執(zhí)行； 二要考慮電子文件的特殊 性，根據(jù)電子文件的形成規(guī)律，盡量具體列出階段的、系統(tǒng)的、權(quán)威的電子文件 組合，保證電子文件的完整性；三是電子計(jì)算機(jī)的軟硬件環(huán)境，表達(dá)電子文件內(nèi) 容的? 基本格式及有關(guān)元數(shù)據(jù)等也必須列入歸檔范圍。? 收集材料包括：? 第一，歸檔文件的支持軟件及軟件的文檔、表達(dá)電子文件內(nèi)容的基本格式及有 關(guān)壞分子數(shù)據(jù)。? 第二，紙質(zhì)文件、縮微膠片。? 第三，電子文件管理的許多環(huán)節(jié)的成果和文件信息。（二）電子文件的歸檔范圍主要包括1、在行使本機(jī)

12、構(gòu)職能以及行政管理、業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中形成的各種文本文件； 對(duì)需要保存草稿的文件，修改應(yīng)在拷貝件上進(jìn)行，加版本號(hào)積累，并將草稿、定 稿一起歸檔。2、利用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、輔助制造、檢測(cè)、仿真實(shí)驗(yàn)等技術(shù)形成的具有查考 利用價(jià)值的數(shù)據(jù)文件、圖形文件、模型文件等。3、本機(jī)構(gòu)制作的各種數(shù)據(jù)文件，如數(shù)據(jù)庫(kù)、圖形庫(kù)、方法庫(kù)等。4、對(duì)于軟件生產(chǎn)商而言，在其研究開(kāi)發(fā)活動(dòng)中形成的程序文件。5、為保證電子文件的長(zhǎng)期可讀性而收集的各種支持軟件，包括操作系統(tǒng)、應(yīng) 用軟件，以及相關(guān)的數(shù)據(jù)、配套的文檔資料。二、不歸檔范圍不歸檔的電子文件包括：一）上級(jí)機(jī)關(guān)單位無(wú)保存價(jià)值不歸檔的電子文件二）本機(jī)關(guān)單位無(wú)保存價(jià)值不歸檔的電子文件三）

13、同級(jí)機(jī)關(guān)單位和非隸屬機(jī)關(guān)單位無(wú)保存價(jià)值不歸檔的電子文件四）下級(jí)機(jī)關(guān)單位發(fā)來(lái)無(wú)保存價(jià)值不歸檔的電子文件? 三、雙套歸檔制原則? 我國(guó)規(guī)定在電子文件歸檔的同時(shí)，應(yīng)歸檔相同的紙質(zhì)文件，這就是 “雙套歸檔制? 在條件許可下，可以單獨(dú)歸檔電子文件而不予或無(wú)法歸檔紙質(zhì)文件的有：? 通過(guò)局域網(wǎng)傳遞的上級(jí)來(lái)文；? 在紙質(zhì)條件下不予歸檔的微觀文件；? 已實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輔助生產(chǎn)的 CAD 文件；? 某些數(shù)據(jù)量大保存年限短的數(shù)據(jù)文件；? 多媒體文件；? 超文本文件。?四、歸檔方式? 電子文件的歸檔方式有兩種：邏輯歸檔和物理歸檔。? （一 ）邏輯歸檔? 邏輯歸檔是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行， 不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的電子

14、文件向檔案部 門(mén)移交的過(guò)程。? 邏輯歸檔的電子文件控制方法：第一，把這些電子文件納入機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)備份方案，永 久保存的電子文件應(yīng)有脫機(jī)保存的備份；第二，定期將有用的文件信息從網(wǎng)絡(luò)上下載，進(jìn)行 物理歸檔，以減少網(wǎng)絡(luò)的荷載，提高網(wǎng)絡(luò)速度。? （二）物理歸檔? 物理歸檔是把計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)上的電子文件集中傳輸至獨(dú)立的或可脫機(jī)保存的載體 上，向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。物理歸檔的方式又可分為以網(wǎng)絡(luò)傳輸方式歸檔和以介質(zhì)傳遞方 式歸檔兩種。網(wǎng)絡(luò)歸檔是指將歸檔電子文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接傳輸?shù)綑n案部門(mén)，或加工后傳輸?shù)?檔案檔案部門(mén)規(guī)定的地址中，并存儲(chǔ)在檔案部門(mén)本地載體的過(guò)程，也稱在線式歸檔。介質(zhì)歸 檔是指將電子文件存儲(chǔ)在一定

15、介質(zhì)上移交給檔案部門(mén)，也稱卸載式歸檔。? 電子文件的歸檔時(shí)間分實(shí)時(shí)歸檔和定期歸檔兩種。實(shí)時(shí)歸檔指電子文件形成后即刻歸檔；定 期歸檔是指按照機(jī)構(gòu)有關(guān)規(guī)定，在電子文件形成一段時(shí)間之后再向檔案部門(mén)移交。雙套歸檔 的電子文件和紙質(zhì)文件，歸檔時(shí)間應(yīng)統(tǒng)一。? 電子文件的歸檔一般在年度或任務(wù)完成后，或一個(gè)階段之后的一段時(shí)間內(nèi)進(jìn)行歸檔（稱為階段歸檔） ，一般以不超過(guò) 23 個(gè)月為宜。? 六、歸檔要求?1、“前端控制 ”的思想在歸檔階段應(yīng)得到充分體現(xiàn)? 歸檔是檔案部門(mén)正式接管電子文件管理工作的起點(diǎn)，但是檔案部門(mén)對(duì)于電子文件 管理工作的介入要向前延伸，從文件生命周期的 “前端 ”就開(kāi)始控制文件的歸檔活 動(dòng)。防止失

16、誤，控制差錯(cuò)的最佳時(shí)機(jī)應(yīng)放在所有可能出現(xiàn)失誤和差錯(cuò)的環(huán)節(jié)之前， 把保障電子文件安全、可靠、完整、可讀的措施附加于文件形成過(guò)程中，可以有 效地防止其他管理環(huán)節(jié)對(duì)電子文件的損傷和破壞。? 2 、電子文件歸檔中質(zhì)量檢查與技術(shù)鑒定工作同步? 歸檔電子文件的檢測(cè)工作分兩次進(jìn)行，第一次是歸檔前的技術(shù)鑒定工作， 由電子文件形成部門(mén)負(fù)責(zé)，鑒定結(jié)果填入歸檔電子文件移交檢驗(yàn)表 ；第二次是 在歸檔時(shí)的檢查驗(yàn)收，主要內(nèi)容除了檢測(cè)技術(shù)狀況外，還包括支持軟件、配套紙 質(zhì)文件、電子文件登記表等相關(guān)材料是否齊全，檢驗(yàn)結(jié)果填入電子文件接收檢 驗(yàn)登記表。? 七、歸檔方法? 電子文件歸檔一般采用以下方法：?1 、將應(yīng)歸檔的電子文件

17、最終版本存入磁、光記錄介質(zhì)上。?2 、壓縮歸檔。采用數(shù)據(jù)壓縮工具，對(duì)電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的電子文件，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間積累后進(jìn)行壓縮操作，錄入到磁、光記錄介質(zhì)上。?3 、備份系統(tǒng)歸檔。一般是在電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下采用。將歸檔的電子文件在網(wǎng)上進(jìn)行一次備份操作，就可將歸檔的電子文件記錄在磁、光記錄介質(zhì)上。? 八、歸檔程序?電子文件歸檔的程序是：?1、確定電子文件是經(jīng)過(guò)審批的最終 “版本 ”；?2、積累和積累整理；?3、編制目錄；?4、整理歸檔的電子文件；?5、鑒定歸檔的電子文件；? 6 、檢測(cè)歸檔的電子文件；?7、編制歸檔說(shuō)明；?8、存入磁、光記錄介質(zhì)；?9、復(fù)制備份，確定保存方法和地址；?10、確定

18、載體標(biāo)識(shí)。? 九、歸檔手續(xù) ? 采用邏輯歸檔方式的電子文件， 由形成部門(mén)賦予文件以歸檔標(biāo)識(shí)， 然后系統(tǒng)自動(dòng)將歸檔信息提示給檔案部門(mén)，檔案部門(mén)給歸檔文件加上相應(yīng)的檔案管理信息，歸檔文件及相關(guān)信息進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)，文件便進(jìn)入檔案管理狀態(tài)。采用網(wǎng)絡(luò)歸檔方式的電子文件，其歸檔手續(xù)與此類似。在這兩種情況下，都可由系統(tǒng)自動(dòng)生成 一份歸檔電子文件登記表 ，打印后雙方簽字作為歸檔憑證保存。? 采用介質(zhì)歸檔方式的電子文件，移交雙方按照歸檔電子文件登記表清點(diǎn)歸檔 材料，對(duì)歸檔文件進(jìn)行全面的檢查驗(yàn)收，在確認(rèn)歸檔文件的技術(shù)狀況合格、相關(guān) 材料齊全后，雙方在一式兩份的歸檔電子文件登記表 、歸檔電子文件移交檢 驗(yàn)表、電子檔案接

19、收檢驗(yàn)登記表上簽字蓋章，各留一份，保存?zhèn)洳椤? 對(duì)于與電子文件同時(shí)歸檔的配套紙質(zhì)文件，以及雙套歸檔的紙質(zhì)拷貝， 應(yīng)履行 紙質(zhì)文件的歸檔手續(xù)，即填制一式兩份的移交清單， 交接雙方按清單清點(diǎn)后簽字， 各留一份，以備查考。? 十、電子文件歸檔載體的選擇目前，數(shù)字信息記錄載體有磁性的、光學(xué)性的和磁光性的等幾種類型。 一）磁帶 二）硬磁盤(pán)（三）軟磁盤(pán)（四）光盤(pán)? 第五講 電子文件整理方法和步驟? 一、電子文件整理的前期準(zhǔn)備工作?1、學(xué)習(xí)和掌握以規(guī)則為核心的電子文件整理方法，在真正掌握電子文件整理方法之后，才能開(kāi)展整理工作。?2 、學(xué)習(xí)并掌握廣西壯族自治區(qū)電子文件整理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) ，確保和提高電子文件整理質(zhì)量

20、。? 3 、配備配齊歸檔電子文件整理工作必需的軟硬件設(shè)施。 電子文件整理在計(jì)算機(jī)和 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行，計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等相關(guān)配件配齊之后，才能開(kāi)展電子文 件整理工作。?4、安裝并使用專門(mén)用于電子文件的整理工作的由自治區(qū)檔案局研制開(kāi)發(fā)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)廣西壯族自治區(qū)電子檔案管理系統(tǒng) 。? 二、電子文件整理原則?1 、歸檔電子文件整理總的指導(dǎo)思想：簡(jiǎn)化整理、深化檢索? 在電子文件整理和電子文件檢索兩項(xiàng)工作中， 兩者的關(guān)系很明確， 整理是 檔案工作的基礎(chǔ)，檢索是檔案工作的目的。前者要服務(wù)于后者，后者工作的質(zhì)量 取決于前者的工作質(zhì)量。整理的整個(gè)工作重心要緊? 緊地圍繞檢索的需要開(kāi)展工作。整理是使檔案工

21、作有序化的過(guò)程，檢索則是檔案 工作的出發(fā)點(diǎn)和工作目的，只有在整理的基礎(chǔ)上，檢索的查準(zhǔn)率、查全率才能達(dá) 到 100%，并實(shí)現(xiàn)便捷、快速檢索，消滅 “死檔案現(xiàn)象 ”，只有如此，檔案工作的價(jià) 值和作用才得以實(shí)現(xiàn)。? 因此，整理是第二位，檢索是第一位。整理的目的是為了更好地檢索，而是否有 利于檢索則是檢驗(yàn)整理工作的標(biāo)準(zhǔn)。毋庸置疑，檢索決定整理，整理要隨著檢索 的需要而改變、改革。在電子文件、電子檔案時(shí)代，檢索是計(jì)算機(jī)的自動(dòng)智能檢 索，是 點(diǎn)”對(duì)點(diǎn)”一步到位的全文檢索而不是傳統(tǒng)的全宗一一類目一一文件一一 全文層層檢? 索，因此，傳統(tǒng)意義上的整理是不能適應(yīng)現(xiàn)代化的檢索需要的，所以，只有現(xiàn)代 化的整理方法才

22、能適應(yīng)現(xiàn)代化的檢索需要， “簡(jiǎn)化整理、深化檢索 ”應(yīng)運(yùn)而生。簡(jiǎn) 化整理，就是要簡(jiǎn)化傳統(tǒng)整理工作中不適應(yīng)現(xiàn)代化檢索要求的方法，其體現(xiàn)在整 理的各個(gè)工作流程中就是要減少、弱化，甚至消滅繁鎖、復(fù)雜的人工方式方法， 逐步以簡(jiǎn)化、實(shí)用的現(xiàn)代化的方式方法取而代之。? 如電子文件收集，我們通過(guò)計(jì)算機(jī)以及電子文件管理系統(tǒng)就能即時(shí)采集到齊全而 完整的電子文件；電子文件的歸檔與不歸檔工作流程，我們只需要使用計(jì)算機(jī)、 應(yīng)用電子文件管理系統(tǒng)，以 “確定”和“取消 ”的方式進(jìn)行，就能確定電子文件的歸 檔與不歸檔，便捷、快速、準(zhǔn)確；電子文件年度的劃分，絕無(wú)差錯(cuò)；電子文件的 分類，只需?要在類目一一年度一一期限下進(jìn)行，就已

23、經(jīng)很便于計(jì)算機(jī)和電子文件管理系統(tǒng) 點(diǎn)”到 點(diǎn)”的直接檢索，而檢索相比較人工的類目一一年度一一期限一一機(jī)構(gòu)或 問(wèn)題的層層分類要簡(jiǎn)化、準(zhǔn)確、快捷；著錄工作，計(jì)算機(jī)和電子文件管理系統(tǒng)能 實(shí)現(xiàn)除了期限的劃分以外的全部項(xiàng)目的自動(dòng)錄入工作而無(wú)需人工的逐個(gè)著錄，省 時(shí)、省力、省心；機(jī)讀目錄的制作，計(jì)算機(jī)通過(guò)電子文件管理系統(tǒng)就能自動(dòng)生成。? 整理工作的簡(jiǎn)化是不言而喻的發(fā)展趨勢(shì)，而 “深化檢索 ”則是電子文件現(xiàn)代化管理 的必須，為了符合計(jì)算機(jī)電子文件管理系統(tǒng)檢索功能的需要，所有電子文件著錄 要素項(xiàng)目必須全面、完整、準(zhǔn)確。因此，著錄工作要深化，這是檢索工作的基礎(chǔ)。2、全宗內(nèi)，各門(mén)類電子文件、電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理全

24、宗內(nèi)按門(mén)類進(jìn)行檔案整理是檔案整理的基本原則。電子文件作為一種新型 載體檔案也應(yīng)遵循這一基本原則。電子文件是在數(shù)字設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中產(chǎn)生的文件，歸 檔電子文件立檔單位在職能活動(dòng)中產(chǎn)生的，且有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子 文件。其文件類型有文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、 多媒體文件等等，這些類 型的電子文件按檔案的分類方法，同樣應(yīng)該分為電子的文書(shū)檔案、專門(mén)檔案、會(huì)計(jì)檔案、 科技檔案、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檔案、錄音檔案、錄像檔案、照片檔案等等電子檔案門(mén)類， 按照，規(guī) 則5.1 條“同一單位的電子文件應(yīng)在其全宗內(nèi)按：?（1）檔案類別年度保管期限?（2）檔案類別保管期限年度?（3）

25、檔案類別年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）?（4）檔案類別保管期限年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）? 等分類方案中的一種進(jìn)行分類。 ”同一全宗內(nèi)應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。 規(guī)則是 各門(mén)類電子文件、電子檔案整理的總的整理規(guī)則，各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單 位和社會(huì)組織職能活動(dòng)中產(chǎn)生的各門(mén)類電子文件、電子檔案的整理均應(yīng)按照規(guī) 則的規(guī)定進(jìn)行。必然地， 規(guī)則規(guī)定的整理不只局限于全宗內(nèi)電子公文、電子 郵件公文等文書(shū)檔案，同時(shí)還包括了會(huì)計(jì)、科技、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、音像、專門(mén)等檔案。? 3、電子文件的歸檔整理要做到 “隨到隨歸檔 ”或“隨辦結(jié)隨歸檔 ”進(jìn)行整理? 電子文件的歸檔整理主要是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、 電子計(jì)算機(jī)和電子文件管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn) 的。電子文件

26、歸檔方式包括邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔是在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn) 行不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門(mén)移交的過(guò) 程，需要進(jìn)行 “隨到隨歸檔 ”，亦即實(shí)時(shí)歸檔。邏輯歸檔的電子文件不需要進(jìn)行整? 理。物理歸檔是把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門(mén)移交的 過(guò)程。物理歸檔是電子文件 “辦結(jié)后歸檔 ”。物理歸檔的電子文件要按照規(guī)則 的規(guī)定和要求進(jìn)行整理。?4、正確理解和把握電子文件歸檔與管理工作中 “件”的概念? “件 ”是檔案整理的基本單位。電子文件和紙質(zhì)文件都采用同一概念，但應(yīng) 用在整理工作中，電子文件的 “件”與紙質(zhì)檔案的 “件”有很大區(qū)別。根本區(qū)別就在 于有無(wú)人

27、為? 因素的判斷。廣西壯族自治區(qū)電子文件整理規(guī)則 2.4 條:“件'是歸檔電子文件的 整理單位。每份歸檔電子文件為一件 ”廣西壯族自治區(qū)歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則 2.3 條:“件'是歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為 一件，正文與附件為一件，附件為兩件以上并可單獨(dú)成文的可分別計(jì)算件數(shù)，原 件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、會(huì)議記錄等 一冊(cè)（本）為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件，重要文件的草稿各? 為一件。 ”相比較兩者的表述，電子文件的 “件 ”是獨(dú)立的， “每份歸檔電子文件為 一件，紙質(zhì)文件的 ”件 “是關(guān)聯(lián)的，有因果關(guān)系的文件是一件，

28、亦即兩份或兩份以 上的文件，只要有關(guān)聯(lián)都可以組成一件。電子文件的 “件 ”因?yàn)槭仟?dú)立的，對(duì)其的 判定已無(wú)人為因素， 紙質(zhì)文件的 “件”因?yàn)殛P(guān)聯(lián)文件為 “件”，仍需要人去 “組”，人為 因素仍在起 “組件 ”的作用。因此，在進(jìn)行電子文件整理? 時(shí)，首要也最重要的是要克服傳統(tǒng)意義上組 “件”的人為觀念，樹(shù)立電子文件獨(dú)立 而完全意義上的單 “件”的觀念，亦即 “份”即“件”的概念。? 三、電子文件的整理方法? 規(guī)則 規(guī)定了邏輯歸檔的電子文件一般不要求進(jìn)行整理， 而物理歸檔的電子文 件必須進(jìn)行整理。電子文件的整理以單份文件為單位進(jìn)行，最大限度地保持歷史 原貌，便于計(jì)算機(jī)和電子文件管理系統(tǒng)的管? 理和應(yīng)

29、用，并與辦公自動(dòng)化相適應(yīng)，基本實(shí)現(xiàn)了與文檔一體化相適應(yīng)的新型整理 方法。規(guī)則規(guī)定的整理方法主要包括：?1 、收集歸檔電子文件? 收集本單位在職能活動(dòng)中產(chǎn)生的， 具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的 電子文件。包括文件內(nèi)容、背景信息和元數(shù)據(jù)。2、電子文件進(jìn)行分類電子文件的分類，規(guī)則提供分類方式包括：（1）檔案類別一一年度一一 保管期限；（2 ）檔案類別一一保管期限一一年度；（3）檔案類別一一年度一一保 管期限一一機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）；（4）檔案類別一一保管期限一一年度一一機(jī)構(gòu)（問(wèn)題） 四種方式。并規(guī)定同一單位的電子文件應(yīng)在其全宗內(nèi)按分類方案中的一種進(jìn)行分 類，同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。電子文件的分類包括區(qū)分檔案類目、區(qū)分年度、劃分保管期限、區(qū)分機(jī)構(gòu)（問(wèn) 題）四個(gè)方面的內(nèi)容。（ 1 ）區(qū)分檔案類別傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案的類別大致可分為文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、專 門(mén)檔案、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檔案、音像檔案、實(shí)物檔案等。（ 2）區(qū)分年度 按電子文件的成文時(shí)間直接劃分年度，不存在文件的針對(duì)年度和生效年度。（ 3）劃分保管期限 按現(xiàn)行國(guó)家、行業(yè)、部門(mén)或本單位制定的文件材料的保管期限的規(guī)定執(zhí)行。（ 4）區(qū)分機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）電子文件按其形成或承辦