淺談高校檔案管理數(shù)字化

1、.淺談高校檔案管理數(shù)字化（作者:_單位: _郵編: _） 摘要檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息，是人類歷史最重要的載體之一，它通過自己的記載，向后人揭示歷史的真相，而檔案本身也不斷發(fā)生著變化。本文通過高校檔案數(shù)字化存在的主要問題和存在益處，系統(tǒng)地闡述了高校檔案數(shù)字化是檔案管理者研究的重要課題。 關(guān)鍵詞檔案管理 數(shù)字化 隨著社會(huì)不斷發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)電子信息化的日新月異，人們的工作和生活越來越離不開計(jì)算機(jī)，而現(xiàn)有的檔案管理模式已不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的檔案管理工作。檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢已日益突顯，不但成為檔案管理的自動(dòng)化程度和效率的最主要途徑和最有效的

2、工具，而且也必將成為社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)生活不斷的必然要求。 1 高校檔案數(shù)字化管理存在的主要問題 （1）管理手段和模式落后陳舊。目前，雖然計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化雖然已經(jīng)在高校非常普遍，但仍有許多高校的檔案管理工作還處于“原始社會(huì)時(shí)化”，仍在采用傳統(tǒng)的手工作業(yè)，對(duì)“電子”非常陌生。當(dāng)然，有的高校的各類有關(guān)學(xué)籍檔案的管理，雖然與“電子”有緣但還處于“自動(dòng)+手動(dòng)”的狀態(tài)，這些管理手段已經(jīng)與時(shí)代發(fā)展的“不合拍”，阻礙了高校教育事業(yè)的發(fā)展。 （2）檔案管理隊(duì)伍建設(shè)和人員培訓(xùn)薄弱。高校檔案管理工作要求管理人員有計(jì)劃性、準(zhǔn)確性和原則性。實(shí)際上，許多高校的檔案管理人員綜合素質(zhì)比較薄弱，專業(yè)和年齡結(jié)構(gòu)不大合理等諸多突出問

3、題。 （3）電子檔案的保存、保管利用的技術(shù)不足。在實(shí)際工作中，普遍認(rèn)為，紙質(zhì)檔案比較穩(wěn)定安全，電子文件存在穩(wěn)定性差、易損壞等問題。高校檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經(jīng)過檔案人員鑒定歸檔的檔案信息將存入“虛擬庫房”。做到把正確的信息、在正確的時(shí)間、以正確的方式、傳遞給正確的對(duì)象。 （4）信息技術(shù)領(lǐng)域難題制約檔案管理數(shù)字化。從檔案的實(shí)態(tài)轉(zhuǎn)換到虛擬態(tài)，檔案信息與載體分離，網(wǎng)絡(luò)傳遞的是檔案，信息用戶得到的是復(fù)制品，而非檔案原件。黑客與病毒的客觀存在等可能使檔案信息內(nèi)容更改，將會(huì)影響電子檔案的真實(shí)性。同時(shí)電子檔案時(shí)所用的載體相對(duì)于紙質(zhì)檔案對(duì)環(huán)境要求更高，壽命較短。 2 檔案管理數(shù)字化的存在

4、益處 檔案數(shù)字化已經(jīng)成為檔案要素的大趨勢。因此，如何充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將檔案數(shù)字化的優(yōu)勢最大化，已經(jīng)成為檔案管理者研究的重要課題。 2.1 檔案管理數(shù)字化是信息社會(huì)的必然要求 數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化是21世紀(jì)的特征。檔案管理數(shù)字化始于20世紀(jì)90年代，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，辦公自動(dòng)化、無紙化等現(xiàn)象的出現(xiàn)，檔案數(shù)字化與時(shí)而生。原來諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程再也不用傳統(tǒng)的紙質(zhì)來完成，取而代之的是計(jì)算機(jī)和通訊網(wǎng)絡(luò)。21世紀(jì)的今天，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)運(yùn)用到各個(gè)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，因特網(wǎng)、局域網(wǎng)很快被認(rèn)同，同一個(gè)單位各部門之間和文件，只要用點(diǎn)擊一鼠標(biāo)就能很快互相傳遞。完整的檔

5、案數(shù)字化建設(shè)流程包括案卷交接、檔案整理、目錄著錄、檔案掃描、OCR文字識(shí)別、圖像處理、數(shù)據(jù)校對(duì)、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、整理還原、案卷入?yún)嚨拳h(huán)節(jié)。因此，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案數(shù)字化成為必然的發(fā)展趨勢。 2.2 檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢 檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案數(shù)字化不但可以充分利用現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)潛能，提高

6、工作效率而且可以縮短部分文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。同時(shí)，檔案管理數(shù)字化，使信息成果很快送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門，服務(wù)范圍得到進(jìn)一步拓展，提高了檔案部門地位。檔案數(shù)字化，最大的好處是可使檔案信息順利地與世界上的最新技術(shù)接軌。 2.3 檔案數(shù)字化應(yīng)適應(yīng)新時(shí)期工作的需求 目前，部分高校檔案雖然實(shí)施了“數(shù)字化”，但檔案軟件沒有信息管理功能，各自為政，缺乏通用性，根本不能滿足高?，F(xiàn)代檔案管理工作的需要。高校檔案部門的電腦類型不一，規(guī)格各異，開發(fā)的檔案管理軟件根本不能通用等問題，都制約了檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程。由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件

7、移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案管理數(shù)字化。 2.4 檔案管理數(shù)字化的發(fā)展方向 首先，做好歸檔電子檔案文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說,通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。 其次，解決好電子檔案文件的保存問題。

8、以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子檔案文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對(duì)于長久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，防止信息損失。 最后，檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識(shí)更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識(shí)，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。 綜上所述，檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)主義