時間管理和二八法則

1、1沒時間沒時間我我沒時間沒時間一瞬間來到夏天單身的地平線一瞬間來到夏天單身的地平線又轉了一圈晴天終于出現轉變又轉了一圈晴天終于出現轉變 .為何需要時間管理?八二法則與艾森豪威爾法則及時間配置矩陣時間管理的問題有效管理時間的四大關鍵時間管理案例:如果沒有E-Mail該有多閑設定SMART的目標附錄 傳奇人物王品集團的戴勝益23成功與否不是能力問題，而在意愿是否堅定沒有時間只是借口， 沒有意愿意愿才是失敗的主因!時間可以造就人格， 可以成就事業(yè)，也可以儲積功德 -證嚴法師其實只要20%的時間就可以完成80%的事情為何你我都不滿意現狀,但是卻安于現狀?1.無奈2.不確定改變之后會更好3.因為現狀是你

2、我最熟悉的當你開始不滿于現狀時,表示你很想改變(change)但是要用對 “新的思考方式”。4正確分配時間正確分配時間i.e.,i.e.,時間管理時間管理5什什么么是是時時間間管管理理？一、一、時間管理不是要把所有事情做完，而是更有效時間管理不是要把所有事情做完，而是更有效的運用時間。的運用時間。時間管理的目的除了要決定你該做些什么事情該做些什么事情之外，另一個很重要的目的也是決定什么事情不應該做什么事情不應該做。二、二、時間管理不是完全的掌控，而是降低變動性。時間管理不是完全的掌控，而是降低變動性。時間管理最重要的功能是時間管理最重要的功能是透過事先的規(guī)劃，透過事先的規(guī)劃，做為一種提醒與指引

3、。做為一種提醒與指引。80% vs. 20% (or 90% vs. 10%)意大利經濟學家Vilfredo Pareto(Vilfredo Pareto(柏雷多柏雷多) )發(fā)現八二法則，他確認意大利國家80%的土地(財富)由20%的人口所擁有!國家80%的人口被20%的人統(tǒng)治 。80%的人輸給20%的人(賭博)。企業(yè)企業(yè)80%80%的利潤來自的利潤來自20%20%的客戶的客戶! ! ( (其它其它80%80%客戶是澳門來的客戶是澳門來的) )80%的人只使用軟件20%的功能。(Word, PPNT,)通常我們80%的時間花在解決20%的問題 。6什什么么是是八八二二法法則？則？780%時間2

4、0%時間80%成效20%成效重要的少數事物瑣碎的多數事物前面的80分通常只要花20%的努力 努力成果邊際效用遞減 沒有人要你每科拿100分程序(習題)20%的時間可以完成80% 盡快完成最關鍵的部份盡快完成最關鍵的部份，讓事情看起來像做完讓事情看起來像做完80%80%一一般般。8每科都先拿80分再說!(20%的力氣)剩下的時間優(yōu)先分配于有興趣的或效用大的!9 1 st急2 nd重3輕4 th緩1?4?23時間管理矩陣時間管理矩陣低低高高緊急度緊急度高高低低重要性重要性? 要把時間用在對的地方要把時間用在對的地方!美國艾森豪威爾將軍指出，人們的精力，往人們的精力，往往被緊急但較不重要的事情所占用

5、往被緊急但較不重要的事情所占用，而并未完全或盡可能的將時間與精力用在重要的事。 艾森豪威爾法則的啟示：留多一點時間留多一點時間給重要的事情給重要的事情。10 ?1?緊急緊急 4重要重要不緊急不緊急不重要不重要45%35%5%15%But How ?說的容易.降低右表中3和4的時間!錯誤的時間分配錯誤的時間分配11緊急的事不緊急的事重要的事1 st急急2 nd重重不重要的事3 rd輕輕4 th緩緩時間管理矩陣時間管理矩陣35%50%12%3%留多一點時間給重要的事情留多一點時間給重要的事情12121.重要的事情著重在Plan Plan著重在Do Do著重在Check Check著重在Action

6、2.重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬,這叫 “灌能”13緊急的事緊急的事不緊急的事重要的事重要的事設備故障或生產停擺員工產生肢體沖突有期限的任務突然停電顧客抱怨計劃之研擬公關之促進技能之提升問題之調查誤會之澄清不重要的事有些會議之出列席有些不速之客到訪有些臨時的邀約有些無謂的請托有些無聊的電話有些交際應酬有些文件之處理處理屬下之工作個人嗜好的沈迷無關緊要的信件時間本身不是問題，因為每個人每天所擁有的時間都是一樣多。時間是無法累積與增值的資源。所以時間管理的問題本身不在于時間，而是在于自己如何善用及分配你自己的時間。14時間管理就是自我管理自我管理。自我管理即是改變習慣，以令自己更富績效，更富

7、效能。 把事情很快地做完，叫做效率效率。 把事情很快又很對地做完，叫做效能效能。 Do the thing right!Do the right thing!時間管理就是要學會如何運用時間。時間管理就是事前的規(guī)劃事前的規(guī)劃與長期的計劃長期的計劃。1516你的時間管理出了什么問題？你的時間管理出了什么問題？一、無法管理外在的要求一、無法管理外在的要求主管最大的困擾就是，太多來自外界的干擾，隨時得放下手邊的工作去做別的事情。擔任主管的責任之一就是集合多人的努力，共同完成一份工作。換句話說，主管的工作有很大的一部份需要與別人互動，外界的干擾是主管工作的一部份。你可以排定某些時段做為你的緩沖時間，當有

8、人臨時找你需要討論事情時，可以請他在你有空的時間再來。1/3缺乏說缺乏說 “不不” 的勇氣的勇氣。17你的時間管理出了什么問題？你的時間管理出了什么問題？二、做事沒有方法二、做事沒有方法我們常運用自己所熟悉或直覺想到的方法做事，但事實上，這并不是最有效率的方法。完成一件事情，可以有許多方法，重點在于你能否找出最快速的方法。不要毫不考慮的就直接做了，先花幾分鐘的時間衡量一下，有什么方法可以更有效率的完成事情？2/3盡快完成最關鍵的部份,讓事情看起來像做完80%一般。18你的時間管理出了什么問題？你的時間管理出了什么問題？三、三、過度溝通而沒有想法過度溝通而沒有想法如果真要開會，要避免毫無結果的討

9、論。當我們遇到問題時，第一個想到的是找人開會，希望多一點人一起商量討論。但是會議的核心目的在于做出決策，而非討論。主管應該事先分析問題的可能原因、可能的解決方法，然后在會議上提出來讓大家討論，聽聽其他人有什么想法。這樣可以讓你原先的思考更為完整，而且可以當下做出決策，開完會后所有就能立即開始工作。3/3從自我可掌控的部份開始從自我可掌控的部份開始厘清不同性質的工作厘清不同性質的工作排定排定ABCDEABCDE優(yōu)先級優(yōu)先級留點時間給自己留點時間給自己1920有效管理時間的四大關鍵有效管理時間的四大關鍵一、從自我可掌控的部份開始一、從自我可掌控的部份開始主管在進行時間管理時，可以從自己可能掌握的部

10、份開始，包括與下屬的互動時間、和完全屬于自己的時間。最直接的方法，就是有效管理與屬下之間互動的方式。讓屬下遇到問題時，能夠提出建議并采取雙方都同意的做法或是主動采取行動并向上報告。1/421有效管理時間的四大關鍵有效管理時間的四大關鍵二、二、厘清不同性質的工作厘清不同性質的工作根據美國密西根大學心理學和神經學科學家最新研究發(fā)現，人的大腦在持續(xù)不間斷處理一件事情時，才能發(fā)揮最佳功能。因此，最佳的工作方式就是將性質類似的工作集中在同一時段完成。你可以將工作分成兩大部份：需要高度專注力的工作，如撰寫報告、擬定計劃等。相對而言不需要太多專注力的工作，像是開會、處理文書作業(yè)、電話連系等。2/422有效管

11、理時間的四大關有效管理時間的四大關鍵鍵三、排定優(yōu)先級三、排定優(yōu)先級可以采取ABCDEABCDE 模式：A級工作：非常重要且緊迫、必須立刻完成。B級工作：很重要，但有較多緩沖的時間。C級工作：可以做的事，但是沒有很重要，要不 要做也沒有太大的影響。委派（Delegate）緊急但不重要工作：將緊急但不重要的工作分派給適當的人執(zhí)行。刪除（Eliminate）沒有時間做的工作：如果排不上時間，又找不到人立刻處理，就直接刪除。3/423有效管理時間的四大關有效管理時間的四大關鍵鍵四、四、留點時間給自己留點時間給自己記住!你無法做一切的事情你無法做一切的事情， 要學習何時該說不學習何時該說不。盡管工作再忙

12、，都應該留給自己留給自己一點時間一點時間，在不受打擾的狀況下，專心的思考專心的思考一些問題。4/4主管不僅是做事的人，更要成為思考者思考者，主管工作很重要的一部份就是策略的規(guī)劃，像是團隊未來的發(fā)展或是新市場的開發(fā)等。并不是每件事情都那么的急。如果我們每件事情都要實時地處理掉，相信我們會變得神經兮兮的。所以應該要有一個地方，緩沖區(qū)，讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情，但是時間到時又要能提醒我們。24拒絕要求四部曲 傾聽、提出理由、提供變通(alternative)建議、回絕要求。拒絕部屬 鼓勵部屬指出沖突所在，并提出變通辦法；必要時支持部屬拒絕不合理的要求。拒絕老板 提醒他你目前處理中的工作，

13、并請他協助決定新工作的優(yōu)先次序。251.你一天花多少時間在看Email?2.你進Email會不會看廣告信?3.你看Email的時間是連續(xù)的,還是片斷的?4.你的Email有沒有做分類?5.你回信時是邊看邊回,還是分類后集中回信?6.你進Email信箱,是先看信還是先發(fā)信?26葛洛夫:你的時間是不是被Email切成零零碎碎的片段?其實你應該集中處理它!Andrew S. Grove（安德魯葛洛夫）為Intel主要創(chuàng)始人一進信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍，然后做分類的動作。(或設定自動分類)除了真正急件以外，集中時段回信。養(yǎng)成習慣，一天只在三個時段看Email,例如:時段信箱回信備注0

14、8:30公事V13:00公事X急件才回急件才回17:20公事V21:45私人V2728今天今天必必須須做的事做的事今天今天應該應該做的事做的事今天今天可以做的事可以做的事 目標設定要SMART Specific要明確 Measurable要可量測 Attainable /Achievable 要可達成 Realistic / Relevant要務實/要切題 Time bound要有時限29Acronym頭字語時間管理時間管理就是要有好的規(guī)劃要有好的規(guī)劃。行動才是企劃的開始。用兵貴在速戰(zhàn)速決，時機稍縱即逝?？梢栽缟献鐾甑氖?，決不拖到下午完成。 可以一天做完的事，決不分成兩天完成。養(yǎng)成做備忘錄與思

15、考思考的習慣。 開始工作之前，如果能花費花費1515分鐘分鐘仔細思考你要做些什么，就能節(jié)省四小時節(jié)省四小時的時間浪費。將性質類似的工作集中在同一時段完成。 需要高度專注力的vs.不需要太多專注力的每天至少完成一件事情，特別是在工作情緒低潮時。30一直不去看牙醫(yī)-牙疼會愈來愈厲害，甚至需拔牙或做根管治療。延誤機械修理-故障后花費更大。遲遲運動計劃-容易縮短生命。延遲答復詢問-將失掉顧問。拖延開發(fā)新產品-將被對手超越。延誤重要的事情-將喪失豐富的人生。31每天至少完成一件事情。 完成事情的定義: 完整的+相關的+善后的+記錄的文件 通常完成一件完整事情就會有力氣再做第二件事情不要因為花了時間去度假

16、而覺得內疚，度假使你心情愉快所以會讓你更能有效的工作。莫非定律(Murphy s Law) If anything can go wrong, it will. 會出錯的事終歸要出錯 不要杞人憂天!3233開始工作之前，如果能花費花費1515分鐘分鐘仔細思考你要做些什么，就能節(jié)省四小時節(jié)省四小時的時間浪費。時間管理是一種工作習慣的養(yǎng)成，它就是生活的一部份，而非是額外的工作。當你有了良好的工作習慣，對你自己、對周遭的人都是好事一樁。Summary先做不想做但必須做的事。王品集團老板戴勝益月休15天，理由是不讓忙碌工作失去生活樂趣。他清楚知道如何分配工作與休閑時間，如果把自己弄得很忙，就無法思考公

17、司的未來和大方向。己經遍覽全球八十多個國家的戴勝益說，他不但增加自己的國際觀，也強制主管必須休假，因為忙碌疲備，會降低服務質量。34注:戴勝益為三勝制帽(扁帽工廠)老板戴勝通的弟弟戴勝益1993年創(chuàng)立王品集團，至2006年王品集團旗下已擁有7個餐飲品牌、59家分店。2007年營收更超過新臺幣40億，各品牌分店數突破100家大關。王品臺塑牛排的主力產品是中國口味的精致牛排餐；西堤牛排標榜新都會時尚西式精致套餐；美國PorterHouse為牛排西餐；陶板屋訴求和風創(chuàng)作料理；原燒為現代日式風格燒肉店；聚為北海道昆布鍋北海道昆布鍋套餐；Ikki賣的是懷石創(chuàng)作料理懷石創(chuàng)作料理；夏慕尼則為新香榭鐵板燒新香

18、榭鐵板燒套餐。2003年7月正式進軍大陸市場。 35在39歲從扁帽工廠的副總出走，開了BB樂園大賺后亂投資又賠光光.某次機會中品嘗到臺塑牛排，戴勝益發(fā)現，有些人像王永慶，并不喜歡吃帶血且半生不熟的牛排。而臺塑三娘自行改良過的中式全熟牛排，獲得許多老板和消費者喜愛，也就是在這種因緣際會下，讓戴勝益從中得到創(chuàng)業(yè)靈感單一產品也能成為商機。 36舍得給舍得給 是他對待員工的方式。給得起給得起 也讓他吸引了許多優(yōu)秀人才跳到這個愈來愈大、愈來愈深的池子里。37當個餐廳店長當個餐廳店長也能年薪千萬？也能年薪千萬？上菜的鞠躬幅度、微笑程度都有計算？上菜的鞠躬幅度、微笑程度都有計算？這不是天方夜譚，這不是天方夜譚，而是戴勝益十幾年來的餐飲魔術。而是戴勝益十幾年來的餐飲魔術。38民國八十一年，王品集團董事長戴勝益因投資失敗后跑去香民國八十一年，王品集團董事長戴勝益因投資失敗后跑去香港海洋公園劇場高高的看臺上，凝神欣賞海豚跳火圈特