電大辦公室管理歷年試題復(fù)習(xí)資料小抄

1、試卷代號：218020082009學(xué)年度第一學(xué)期“開放?？啤逼谀┛荚囖k公室管理 試題2009年1月一、單項(xiàng)選擇題（請將正確答案的字母序號填在括號內(nèi)。每小題1分，共10分）1以下哪些不是辦公室事務(wù)管理的特征（ b ）a服務(wù)性 b決策性 c專業(yè)性 d主動性2文員在進(jìn)行辦公室布置時(shí)，以下哪種行為是不適宜的（ c ） a準(zhǔn)備一些敞開的文件夾，貼上相應(yīng)的標(biāo)識條b辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理c較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方d下班前要整理好自己的辦公桌，把文件、資料收藏好以免丟失和泄密3文員必須管理好自己的時(shí)間，以下利用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的（ c

2、 ） a定好目標(biāo)，把想做或需要做的事情寫下來b盡量控制外來干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做 c每天把工作安排得超出工作時(shí)間，給自己壓力d對每一項(xiàng)工作作出安排，定好最后期限4以下哪種接打電話的行為是不正確的（ a ） a受到通話對方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對回?fù)鬮給上司的留言正面朝下放在他的辦公桌上 c做記錄時(shí)可以在便箋下墊一張復(fù)寫紙，以防遺失后備用d中途因有事需放下電話請對方等待時(shí)，應(yīng)把話筒朝下放置5郵件的寄發(fā)不要考慮以下（ d ）因素。 a時(shí)間 b便利 c經(jīng)濟(jì) d愛好6辦公室人員在社交活動中應(yīng)如何選擇話題，（ a ）屬于合適的話題。 a有共同利益的話題 b夸耀自己的話題 c保密的話

3、題 d應(yīng)當(dāng)忌諱的話題7文員在處理信訪工作時(shí)，由收信人（單位）復(fù)信的情況是以下哪一種（ a ） a初次寫信，或有過激言行的 b有過激言行或漫罵領(lǐng)導(dǎo)的匿名信 c已做結(jié)案處理的 d沒有具體內(nèi)容的匿名信8文員做會議記錄時(shí)，可以在會議記錄中（ c ） a加人自己的主觀意見 b不記錄議題 c與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致 d對所記內(nèi)容作評論9以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議。（ c ）a口字型 b教室型 c圓桌型 du字型10在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)可能獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)：一是掌握足夠的知識，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有（ b ），了解要求約會者的心理。 a社交的

4、能力 b說話的技巧 c聽話的能力 d聽寫的能力二、判斷題（正確打“”，錯誤打“×"。每小題1分，共10分）1辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。 （ × ） 2沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。 （ ）3同時(shí)介紹很多人時(shí)，可從右至左，按順序介紹。 （ ）4沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。 （ ） 5文員應(yīng)有效利用時(shí)間，可以把重要工作如寫報(bào)告等與其他工作安排在一起去做。 （ × ）6文秘人員對上司支票往

5、來管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。（ × ）7男女之間，女士先伸手了，男士才能與之相握。 （ ） 8要發(fā)問或有意見時(shí)，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說服上司。 （ × ） 9文員對于在值班期間發(fā)生的重要情況，可以等交接班后再報(bào)告上司。 （ × ） l0文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。 （ × ）三、簡答題（每小題10分，共20分）1什么是文員的擋駕方法？主要的擋駕方法有哪幾種？一般應(yīng)怎樣做？對于上司不必要接見的來訪者，不必要參加

6、的邀請性活動，不想接聽的電話，由文員出面阻擋或謝絕。文員沒有必要把真正原因告訴對方，只需要禮貌地、委婉地達(dá)到阻擋或拒絕的目的即可。（1）電話擋駕。上司不愿接的電話，文員要告訴對方，暫時(shí)不能接或上司不在，將內(nèi)容記下，轉(zhuǎn)告上司。上司不能接的電話，要另約時(shí)間，或?qū)?nèi)容轉(zhuǎn)告。（2）來訪擋駕。先問情來由，判斷有無必要引見給上司，或先作請示。（3）會議、活動擋駕。對無必要的會議和活動文員要替上司委婉地拒絕。2提高會議效率可以有哪些做法？遵循法律法規(guī)、合理確定會議目標(biāo)、確定必要的與會者、減少會議數(shù)量、縮小會議規(guī)模、簡化會議程序、縮短會議時(shí)間、控制會議經(jīng)費(fèi)、分析會議成本。四、設(shè)計(jì)題（每題10分，共20分） 1

7、所謂“有問題”的來訪者一般是怎樣的？文員應(yīng)如何應(yīng)對？（1）固執(zhí)任性的來訪者。死攪蠻纏、出言不遜，文員應(yīng)毫不妥協(xié)（但要注意禮貌）地反復(fù)進(jìn)行解釋并提出建議。堅(jiān)持說你沒有權(quán)利更改規(guī)章制度，可保證：如果對方寫信給上司，上司一定會看到這封信。 （2）進(jìn)行威脅的來訪者。悄悄地告訴老板，打電話保安部門，不要與蠻橫無理、可能帶來危險(xiǎn)的來訪者直接沖突。（3）情緒激動的來訪者。如果來訪者是男性，女文員應(yīng)該找男的幫忙；如果是女性，女文員可能會使她平靜下來；如果不行，找一個(gè)成熟的女同事來幫忙。（4）騙人的老手。他們介紹的產(chǎn)品或服務(wù)價(jià)格低得離譜；公司經(jīng)營時(shí)間不長；個(gè)人或公司沒有通訊地址，或電話號碼有疑問。必須保護(hù)公司和

8、上司的利益。2文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做？在贈禮前必須搞清贈禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等；（1）還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；（2）在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動安排以引起上司的注意。時(shí)間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁徫锃h(huán)境。（3）還應(yīng)熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可。（4）要看對方的實(shí)際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方。（5）贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下。（6）如果不是親自送禮，應(yīng)該在禮物的外包裝

9、上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。（7）文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見、以及標(biāo)明價(jià)格范圍。（8）為了避免所送禮物的重復(fù)，文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。五、案例分析題（每小題20分，共40分）1新上任的公司職員小馬接受領(lǐng)導(dǎo)的指派到機(jī)場接一位重要客人，因?yàn)槭堑谝淮伪恢概山邮苋蝿?wù)，小馬特意向領(lǐng)導(dǎo)征詢應(yīng)該注意的事項(xiàng)?？紤]到小馬剛到單位不久，領(lǐng)導(dǎo)囑咐小馬對客人一定要熱情、大方，禮貌方面更應(yīng)多加注意，小馬一一記在心里。見到客人，小馬熱情地走上前去，大聲說著“歡迎、歡迎”，伸手就去接客人的行李，見客人要與自己握手并

10、躲開小馬接行李的手，才慌忙與對方握手，并執(zhí)意要幫對方拿行李。來到車旁，順勢將行李放入汽車的行李箱，接著打開副駕駛艙門，引導(dǎo)客人落座，并說：“這里是也寬闊，可以看看沿途風(fēng)光。”而后，自己坐到汽車后排座位上。一路上，小馬熱情地回答客人提出的問題，還關(guān)切地詢問客人所在公司的情況，打聽客人的收入、福利和家庭情況，沒多久，小馬就覺得客人話語越來越少，客人也不象剛下飛機(jī)時(shí)那樣熱情了，小馬心里不悅，但又不能表現(xiàn)出什么。請你分析一下小馬在禮儀方面有何不當(dāng)之舉？應(yīng)該怎樣做才是正確的？答：（1）握手禮儀，主客之間，應(yīng)該主人先伸手；（2）替客人拿行李應(yīng)征求同意，再行動，哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；（3）乘

11、坐方面，客人應(yīng)該坐后排，小李應(yīng)該坐副駕駛座；（4）客人公司的一些內(nèi)部情況、個(gè)人收入、福利和家庭情況等是不合適的話題；（5）應(yīng)該與客人談一些合適的話題，如天氣、風(fēng)土人情、新聞等。2a公司原定于12月25日18：00時(shí)借一娛樂總匯召開公司成立兩周年慶祝活動。為此，發(fā)了請柬邀請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓光臨，在請柬上把時(shí)間、地點(diǎn)寫得一清二楚，要求自行前往。還通知了全體員工下班后趕往?？僧?dāng)部分員工提前在16：00趕去時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)預(yù)訂的能容納50人的大包房已為b公司占用。經(jīng)詢問，當(dāng)初a公司預(yù)訂時(shí)，b公司已先預(yù)訂，但正考慮與娛樂總匯變更預(yù)訂時(shí)間，沒有最后確定。當(dāng)時(shí)大堂負(fù)責(zé)人說：“若b公司換了時(shí)間，則包房由a公司用，不用

12、再通知了”，事后由于總匯工作人員的疏忽，忘了將時(shí)間沖突情況告知a公司。結(jié)果a公司與娛樂總匯的工作人員就這一問題發(fā)生爭執(zhí)和沖突，造成來參加活動的50多人滯留大堂2個(gè)多小時(shí)，最后交涉無果。不得不再包車前往附近另一賓館舉行。最后活動早早收場，大家掃興而歸。（1）為什么a公司慶?；顒游慈〉妙A(yù)期效果？（2）如果你是a公司的文秘人員，你應(yīng)如何組織這次活動？（3）如發(fā)現(xiàn)已預(yù)訂包房被他人所用，應(yīng)怎樣處理？答：1）a公司負(fù)責(zé)預(yù)訂的文秘人員沒有對預(yù)訂的時(shí)間、地點(diǎn)進(jìn)行確認(rèn)，準(zhǔn)備工作不充分導(dǎo)致活動沒有取得預(yù)期效果。（2）應(yīng)把這次活動的細(xì)節(jié)詳細(xì)列出，每個(gè)項(xiàng)目由專人負(fù)責(zé)。（3）由專人負(fù)責(zé)預(yù)訂，初步確定以后向上司匯報(bào)，再向

13、娛樂總匯負(fù)責(zé)此事的人確定?；顒忧耙惶旎蚯皟商?，再和對方確認(rèn)一下時(shí)間、日期、地點(diǎn)。（4）案例中領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓應(yīng)由公司派車接送。（5）在活動開始前半天，文秘人員應(yīng)提前到場，布置會場，落實(shí)有關(guān)細(xì)節(jié)，如有問題，可提前發(fā)現(xiàn)和解決。（6）如發(fā)現(xiàn)已預(yù)訂包房被他人所用，不應(yīng)爭執(zhí)過長時(shí)間。（7）應(yīng)立即聯(lián)系附近其他飯店、賓館，先安排領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓前往。（8）可在活動項(xiàng)目上增加一些內(nèi)容予以補(bǔ)救。（9）有必要的話，可向娛樂總匯進(jìn)行索賠。試卷代號：2180中央廣播電視大學(xué)20082009學(xué)年度第二學(xué)期“開放?？啤逼谀┛荚囖k公室管理 試題2009年月一、單項(xiàng)選擇題（請將正確答案的字母序號填在括號內(nèi)。每小題1分，共10分）1辦公室

14、布置要注意（ d ）a上司單獨(dú)用的辦公桌椅靠墻放 b一般辦公室桌椅最好面對面放置c打字、復(fù)印間離上司辦公室近些 d各種溝通、保密2在使用復(fù)印機(jī)的過程中，以下哪些內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)模?a ） a接通電源可立即復(fù)印操作 b選定復(fù)印紙后要抖松消除靜電c選擇復(fù)印倍率來決定復(fù)印紙尺寸 d復(fù)印完畢應(yīng)取下復(fù)印品和原稿3文員工作過程中，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的（ b ） a善于同他人合作，密切配合，步調(diào)一致b應(yīng)該有自己的個(gè)性，盡可能表現(xiàn)的與眾不同 c配備文秘人員時(shí)遵從異質(zhì)結(jié)合的原則d公允地與同事分享勝利的成果，分擔(dān)失敗的責(zé)任4為了防止辦公室出現(xiàn)“瓶頸現(xiàn)象”，下列做法中，哪項(xiàng)工作應(yīng)該改進(jìn)（ d ） a合理設(shè)計(jì)

15、辦公室的工作流程 b盡可能定量控制辦公室工作 c重復(fù)性的工作盡量由機(jī)器完成 d工作人員工作盡可能專門化、單一化5文員在收取郵件時(shí)，不正確的做法是（ d ）。 a郵件有無損當(dāng)面指出，并在郵件上注明：“郵件收到即如此”b文員每天的開箱次數(shù)應(yīng)和郵局投遞次數(shù)一致，盡可能與送達(dá)時(shí)間相合拍c文員到達(dá)辦公室的第一件事是檢查電子郵箱里的郵件d為提高辦事效率，應(yīng)帶著郵件去辦理其他事情6下列接受名片時(shí)唯一正確的做法是（ a ）。 a接受名片時(shí)要用雙手 b大聲念出名片上的頭銜 c接過名片馬上放入兜內(nèi) d傳遞名片將正面朝向自己7在會議開始前和進(jìn)行過程中，文員的以下哪項(xiàng)活動是不恰當(dāng)?shù)模?c ） a協(xié)助簽到 b分發(fā)資料

16、c作會議記錄時(shí)離開會議室接聽電話 d暫時(shí)保管與會者的物品8以下關(guān)于說話的要領(lǐng)中，哪一項(xiàng)不適宜（ b ） a語句要簡短b由過程先說 c利用重復(fù)的效果d說話時(shí)考慮時(shí)間、地點(diǎn)、場合、對象因素，使用模糊語言9上司參加各種應(yīng)酬和會議，有時(shí)需要更換服裝，文員應(yīng)（ a ）a通知上司家人把衣服送達(dá) b自己到上司家里去拿c讓上司自己去家里更換 d去買新的服裝10接受忠告的反應(yīng)應(yīng)該是（ d ） a弄清對方的用意 b盡量分清責(zé)任c應(yīng)辯解說：“那是因?yàn)椤?d切勿感情用事二、判斷題（正確打“”，錯誤打“×"。每小題1分，共10分）1辦公室工作人員對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的主要表現(xiàn)就是“樣樣事必躬親”。 （ &

17、#215; ）2文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進(jìn)行。 （ ）3兩個(gè)電話鈴?fù)瑫r(shí)響起時(shí)，文員要同時(shí)對兩個(gè)電話講話。 （ × ）4上下級之間握手，下級先伸手后，上級才能相握。 （ × ） 5如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個(gè)人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件。 （ ）6當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時(shí)，就把它當(dāng)作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。（ ）7英美國家習(xí)慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話。 （ × ） 8如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關(guān)系程度、分別使用表示方法

18、，以避免因?yàn)榫芙^而發(fā)生不必要的困擾。 （ ） 9介紹信的正本和存根必須一致，同時(shí)可以出具空白介紹信。 （ × ） l0檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書。 （ × ）三、簡答題（每小題10分，共20分）1文員處于社交場合時(shí)，引出的話題哪些是屬于合適的？哪些是不合適的？1合適的話題：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題；（2）一般人喜聞樂見的話題；（3）顯示地方或民族色彩的話題；（4）比較高雅的話題，如中外名著、展覽會等；（5）積極、健康的生活體驗(yàn)的話題。風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話。不合適的話題包括：（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題；（2）令人

19、不快的話題。過于敏感的話題；（3）自己不甚熟悉的話題?？湟约旱脑掝}；（4）庸俗的、色情的話題；（5）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。2文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？2有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)。電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設(shè)置日程表、報(bào)警系統(tǒng)、一周計(jì)劃以及其他提示事項(xiàng)，文員應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。人工提示系統(tǒng)的做法：設(shè)置基本辦公日程表、固定活動日期一覽表、使用提示性備忘錄、準(zhǔn)備約會表、準(zhǔn)備特殊提示卡、準(zhǔn)備交往提示文件。四、設(shè)計(jì)題（每題10分，共20分） 1辦公室主任吩咐文員小李設(shè)計(jì)一份電話記錄單，你若是小李應(yīng)如何設(shè)計(jì)？來電單位來電號碼來電者姓名

20、分機(jī)來電時(shí)間 年 月 日 時(shí) 分bp機(jī)或手機(jī)內(nèi)容摘要：上司批示處理結(jié)果記錄人2總經(jīng)理要與公司總裁談某項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，文員替總經(jīng)理安排這個(gè)約會，應(yīng)該怎么做？首先，用寫信的方式定約，等對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員確認(rèn)；其次，正確告知總經(jīng)理的姓名、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式（早餐會、午餐會等）、所需要的時(shí)間等，日期的確定應(yīng)有彈性，告知你或總經(jīng)理的聯(lián)系電話。第三，決定時(shí)間、地點(diǎn)時(shí)，要注意：（一）星期一早上、周末下午、即將下班之前、午餐前后、對方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子、公司有重大活動時(shí)，不要安排約會；（二）地點(diǎn)必須選擇對方比較方便的地方，還應(yīng)考慮禮儀規(guī)格、是否需保密、是否需就餐等

21、；（三）如對約會地點(diǎn)沒有充分把握，應(yīng)事先調(diào)查路線、如何前往、房間大小、桌子的配置等；（四）約定好后向上司匯報(bào)，并填寫在日程安排計(jì)劃表上。如有必要，還應(yīng)準(zhǔn)備約會所需要的文件資料。五、案例分析題（每小題20分，共40分）1某公司聘任文員鄒某上班處理郵件時(shí)，正巧趕上接聽電話，他一手操持電話，另一手示意送信者把信堆放在已有一些信件的辦公桌上，并順手拿過筆在“收件人”處簽了字。打完電話，他急忙把所有的信封都剪開了，忙亂中一封信被剪掉了回信地址的一角，他并未在意。這時(shí)，他抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊，并開始閱讀郵件。當(dāng)閱讀到寫有：“親愛的”一封信時(shí)，他意識到拆錯了信，匆匆將信裝進(jìn)一

22、個(gè)信封，并用膠水粘了起來。在處理其他信件時(shí)，其中有一封急件，覺得應(yīng)該由上司回信，他把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時(shí)，上司把寫有美國地址的英文名片遞給他，讓他打印一個(gè)寄往美國的信封，小鄒按照以往寫信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。你認(rèn)為小鄒處理郵件是否正確，為什么？請講出理由并說明正確的做法。1（1）收領(lǐng)郵件應(yīng)該把以前的信件另外放開，以免混淆，應(yīng)在清點(diǎn)后才能簽字； （2）首先應(yīng)分類，請示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆； （3）不能把回信地址剪掉，檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。如不一致，應(yīng)打電話詢問正確的，再把錯誤的劃去； （4）拆錯信，應(yīng)在信

23、封上要寫上“誤拆”，并簽上自己的名字，封上信口，把信件交給收信人時(shí)向他（她）道歉。（5）把交給上司郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆。寄往美國的信件信封地址位置寫錯了。2請將下列文件分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題：（1）方舟利亞公司2008年2月份經(jīng)理會議記錄；（2）方舟利亞公司致澳門興盛福瑞公司關(guān)于合作事宜的函；（3）市物價(jià)局關(guān)于物價(jià)檢查的通知； （4）方舟利亞公司2008年銷售計(jì)劃；（5）方舟利亞公司2008年4月份經(jīng)理會議記錄；（6）市工商局關(guān)于年檢工作的通知；（7）澳門興盛福瑞公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函；（8）方舟利亞公司2008年6月份經(jīng)理會議記錄；（9）方舟利亞

24、公司與澳門興盛福瑞公司會議紀(jì)要；（10）市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知； （11）方舟利亞公司2008年8月份經(jīng)理會議記錄；（12）方舟利亞公司2008年銷售工作總結(jié)。答：案卷一：（1）方舟利亞公司2008年2月份經(jīng)理會議記錄；（5）方舟利亞公司2008年4月份經(jīng)理會議記錄；（8）方舟利亞公司2008年6月份經(jīng)理會議記錄；（11）方舟利亞公司2008年8月份經(jīng)理會議記錄；標(biāo)題：方舟利亞公司2008年經(jīng)理會議記錄案卷二：（4）方舟利亞公司2008年銷售計(jì)劃；（12）方舟利亞公司2008年銷售工作總結(jié)。標(biāo)題：方舟利亞公司2003年銷售工作計(jì)劃、總結(jié)案卷三：（3）市物價(jià)局關(guān)于物價(jià)檢查的通知； （6）市工

25、商局關(guān)于年檢工作的通知；（10）市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知；標(biāo)題：市工商局、物價(jià)局、稅務(wù)局關(guān)于年檢、物價(jià)、稅務(wù)自查的通知案卷四：（4）方舟利亞公司致澳門興盛福瑞公司關(guān)于合作事宜的函；（7）澳門興盛福瑞公司關(guān)于合作事宜給方舟利亞公司的復(fù)函；（9）方舟利亞公司與澳門興盛福瑞公司會議紀(jì)要；標(biāo)題：方舟利亞公司與澳門興盛福瑞公司關(guān)于合作事宜的函件、會議紀(jì)要試卷代號：2180中央廣播電視大學(xué)20092010年度第一學(xué)期“開放?？啤逼谀┛荚囖k公室管理 試題2010年1月1a 2b 3c 4a 5a6. d 7a 8c 9d 10b一、單項(xiàng)選擇題（請將正確答案的字母序號填在括號內(nèi)。每小題1分，共10分）1在辦

26、公室的布置方面，（ a ）的位置是上座。a離入口最遠(yuǎn) b離入口最近c(diǎn)靠近門口 d靠近窗口2在文員工作以及辦公環(huán)境等方面，下面選項(xiàng)中哪種行為不合時(shí)宜？（ b ） a準(zhǔn)備一些敞開的文件夾，貼上相應(yīng)的標(biāo)識條b較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方c辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理d下班前要整理好自己的辦公桌，把文件、資料收藏好以免丟失和泄密3文員必須管理好自己的時(shí)間，以下利用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的？（ c ） a定好目標(biāo)，把想做或需要做的事情寫下來b盡量控制外來干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做 c每天把工作安排得超出工作時(shí)間，給自己壓力d

27、對每一項(xiàng)工作作出安排，定好最后期限4為了防止辦公室出現(xiàn)“瓶頸現(xiàn)象”，下列做法中，哪項(xiàng)工作應(yīng)該改進(jìn)？（ a ） a工作人員工作盡可能專門化、單一化 b盡可能定量控制辦公室工作 c重復(fù)性的工作盡量由機(jī)器完成 d合理設(shè)計(jì)辦公室的工作流程5以下哪些接打電話的行為是不正確的？（ a ） a受到通話對方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對回?fù)鬮給上司的留言正面朝下放在他的辦公桌上 c做記錄時(shí)可以在便箋下墊一張復(fù)寫紙，以防遺失后備用d中途因有事需放下電話請對方等待時(shí)，應(yīng)把話筒朝下放置6在公務(wù)專用信件書寫禮儀方面，一般在收函單位或個(gè)人稱呼后習(xí)慣用（ d ）。 a“頃悉”、“際此” b“謹(jǐn)啟”、“鈞啟” c“臺鑒”、“惠鑒”

28、 d“臺安”、“鈞安”7按照美國人類學(xué)家愛德華·霍爾博士對交往空間距離的劃分理論，45cm120cm，應(yīng)該是（ a ） a個(gè)人區(qū) b社交區(qū) c親密區(qū) d公眾區(qū)8文員做會議記錄時(shí)，可以在會議記錄中（ c ） a加入自己的主觀意見 b不記錄議題 c與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致 d對所記內(nèi)容作評論9上司決定參加某個(gè)會議時(shí)，文員不應(yīng)該（ d ）。a和上司先充分溝通，避免在會議進(jìn)行中臨時(shí)以電話聯(lián)系的不便b除了送來的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料c如果是第一次前往的公司外的地點(diǎn)，要先了解場地情況和交通所耗費(fèi)的時(shí)間d只在便箋上寫好會議名稱10在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)可能獲得

29、上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)：一是掌握足夠的知識，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有（ b ），了解要求約會者的心理。 a社交的能力 b說話的技巧c聽話的能力 d聽寫的能力二、判斷題（正確打“”，錯誤打“×"。每小題1分，共10分）1辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。 （ × ）2辦公室工作人員對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的主要表現(xiàn)就是“樣樣事必躬親”。 （ × ）3同時(shí)介紹很多人時(shí)，可從右至左，按順序介紹。 （ ）4文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。 （ × ） 5文員應(yīng)有效利用時(shí)間，可以把重要工作如寫報(bào)告等與其他工作安排在一起去做。 （&#

30、215; ）6日常交往中的上下級角色關(guān)系不應(yīng)淡化。 （ × ）7如果需要與來訪者確定會面時(shí)間，應(yīng)先征求來訪者方便的時(shí)間，查看上司的時(shí)間表，如果這一時(shí)間有空，就可答應(yīng)下來。 （ × ） 8女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅背有一個(gè)拳頭大小距離。 （ ） 9要發(fā)問或有意見時(shí)，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說服上司。 （ × ） l0列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí)，由制文機(jī)關(guān)確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。 （ ）三、簡答題（每小題10分，共20分）1簡要說明會議紀(jì)要的概念，會議紀(jì)要有什么作用？形

31、式是怎樣的？會議紀(jì)要是用來記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)的一種正式公文。它是在會議記錄的基礎(chǔ)上概括、提煉而成，擇要反映會議的精神和情況。會議紀(jì)要具有溝通情況、交流經(jīng)驗(yàn)、統(tǒng)一認(rèn)識、指導(dǎo)工作的作用。可以用于向上級匯報(bào)會議情況；也可以分發(fā)給平級或下屬單位，以傳達(dá)會議精神和議定事項(xiàng)，或要求與會單位共同遵守、執(zhí)行。有兩種形式：（1）議決性會議紀(jì)要。是與會者經(jīng)過商議，對某些問題作出一致決定，需要共同遵守、執(zhí)行時(shí)寫下的文字依據(jù)。（2）周知性會議紀(jì)要。用于傳達(dá)會議情況，傳播信息、交流經(jīng)驗(yàn)而作的紀(jì)實(shí)性文件。四、設(shè)計(jì)題（每題10分，共20分） 1某公司為了推銷自己的產(chǎn)品，做好宣傳和營銷前的準(zhǔn)備工作，以良好的社會形象

32、及合適的價(jià)格打入市場，決定組織召開專家座談會，對其推銷產(chǎn)品進(jìn)行評估。如果你是辦公室人員，領(lǐng)導(dǎo)責(zé)成你承辦這個(gè)座談會，你該如何做？（1）座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨(dú)立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；（2）座談會以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜；（3）座談會上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；（4）主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄；（5）詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；（6）座談會的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長可短；（7）會場應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談，可使氣氛輕松。2文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？（1）整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上四審閱、

33、簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。（2）回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報(bào)。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告，送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。（3）盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作。（4）把在出差時(shí)結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。（5）對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。五、案例分析題（每小題20分，共40分）1上海某冰箱廠的冰箱暢銷全國各地，一天，江蘇某城市報(bào)上刊登了這家廠的家用冰箱發(fā)生爆炸的消息，幾天之內(nèi)，這種冰箱在當(dāng)?shù)丶礋o人問津。奇怪的是廠房卻未收到該用戶的投訴信或電話，而

34、是記者紛紛上門。廠房決定派一位副廠長帶一名技術(shù)員、一名文秘人員主動上門訪問、調(diào)查。在經(jīng)過周密的檢查之后，技術(shù)員始終找不出冰箱爆炸的原因。細(xì)心的文秘人員發(fā)現(xiàn)戶主的神色不太正常，又發(fā)現(xiàn)冰箱內(nèi)有細(xì)小的紅色紙片，便向副廠長匯報(bào)。副廠長和戶主進(jìn)行了一整天的耐心、誠懇的交談，并主動提出了賠償冰箱和為之保密的條件。戶主終于說出了是在冰箱里藏放了準(zhǔn)備過年的鞭炮，其他人不知道，取食品時(shí)碰撞所致，幸未傷人。又說是因?yàn)猷従勇牭奖ê笙蚓游瘯?bào)告，引起了媒介的注意才上了報(bào)的。查清了原因，副廠長當(dāng)即與上海廠方聯(lián)系，在當(dāng)?shù)卣匍_了記者招待會，向新聞界說明了真相，隱去了戶主的姓名，并承認(rèn)了廠方的責(zé)任：“未在冰箱使用說明書上寫

35、明：冰箱內(nèi)不可冷藏易燃易爆物品?！贝嗽捯l(fā)出記者們的哄堂大笑，這件事就此喜劇性結(jié)束。幾天后，這種品牌的冰箱銷售量迅速回升，一臺嶄新的冰箱也送至那位用戶的家中。從這個(gè)案例，可以為我們文秘人員的信訪工作提供哪些有益的啟示？（1）信訪工作也不完全是被動地等人們寫信，打電話或告上門來，文秘人員也應(yīng)該注意到社會上的反饋。（2）有些事涉及本單位的利益或信譽(yù)，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取主動出擊的方法。（3）文秘人員雖不是專業(yè)人員，不能解決技術(shù)性的問題，但是文秘人員應(yīng)具有細(xì)心、敏感的工作方式和作風(fēng)，能從其他角度幫助領(lǐng)導(dǎo)解決問題。1b 2d 3b 4a 5c6a 7b 8a 9b 10a試卷代號：2180中央廣播電

36、視大學(xué)20092010年度第二學(xué)期“開放?？啤逼谀┛荚囖k公室管理 試題2010年7月一、單項(xiàng)選擇題（請將正確答案的字母序號填在括號內(nèi)。每小題1分，共10分）1文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的？（ b ）a必要時(shí)可形成文字材料， 照本宣科b傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思， 榕人自己對問題的意見c不可在普通電話、普通函件里傳達(dá)有秘密內(nèi)容的指示d重要的指示， 應(yīng)該要求被傳達(dá)者復(fù)述一遍， 以免漏聽或漏記2以下關(guān)于文員管理好時(shí)間的說法， 哪一個(gè)是不正確的？（ d ）a定好目標(biāo)， 把想做或需要做的事情寫下來b想辦法加快處理郵件、信件和其他反復(fù)出現(xiàn)的事務(wù)c開始工作之前要做好準(zhǔn)備工作，就不會因遺忘某事而中

37、途停頓d把零散工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做3有時(shí)應(yīng)上司要求， 文員參與會見或會談， 以下哪些內(nèi)容不是文員的任務(wù)？（ b ）a準(zhǔn)備資料 b發(fā)表意見 c現(xiàn)場服務(wù) d會議或會談記錄4傳真機(jī)最好用來傳送以下哪種郵件？（ a ）a一般的圖紙 b機(jī)密文件 c很長的文件 d感謝信5文員打印寄往歐美國家的信封， 收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是（ c ）。a國名、地址、部門、姓名 b姓名、地址、部門、國名c姓名、部門、地址、國名 d姓名、國名、部門、地址6下列接受名片時(shí)唯一正確的做法是（ a ）。a接受名片時(shí)要用雙手 b大聲念出名片上的頭銜c接過名片馬上放人兜內(nèi) d傳遞名片將正面朝向自己7以下哪一種類型適合自

38、由談話， 或是收集創(chuàng)意的會議？（ b ）a口字型 b圓桌型 c教室型 dv字型8按照美國人類學(xué)家愛德華·霍爾博士對交往空間距離的劃分理論，45cm120cm，應(yīng)該是（ a ）。a個(gè)人區(qū) b社交區(qū) c親密區(qū) d公眾區(qū)9文員協(xié)助舉行宴會時(shí)， 不用考慮（ b ）。a宴會的形式與氣氛 b有無休息室c有無停車場 d交通是否方便10上司參加各種應(yīng)酬和會議， 有時(shí)需要更換服裝， 文員應(yīng)（ a ）。a通知上司家人把衣服送達(dá) b自己到上司家里去拿c讓上司自己去家里更換 d去買新的服裝二、判斷題（正確打“”，錯誤打“×"。每小題1分，共10分）1文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能把

39、頻繁的聯(lián)系集中起來分批進(jìn)行。 （ ）2文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)該快一些， 如果錯誤可以再做一遍。 （ × ）3無論是什么樣的文本和圖表幾乎都能通過傳真發(fā)送， 因而文員傳遞信息應(yīng)首選傳真。 （ × ）4當(dāng)與人擦肩而過， 或越過長輩、上司前面， 或因事中途離坐時(shí)， 都要招呼一聲。 （ ）5文秘人員對上司支票往來管理要謹(jǐn)慎小心， 支票簿與印章應(yīng)該一起收藏， 以避免被盜用冒領(lǐng)。 （ × ）6受到直屬上司以外的指派時(shí)， 假如是文員自己能夠安排辦理， 而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。 （ ）7即使是上司私人的應(yīng)酬， 文秘人員也應(yīng)該

40、積極、樂意地去協(xié)助。 （ ）8宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出， 以便客人及早安排， 已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請柬了。 （ × ）9如果要拒絕別人， 最好是依照自己和對方的人際關(guān)系程度， 分別使用表示方法， 以避免因?yàn)榫芙^而發(fā)生不必要的困擾。 （ ）10介紹信的正本和存根必須一致， 同時(shí)可以出具空白介紹信。 （× ）三、簡答題（每小題10分，共20分）1文員進(jìn)言是指什么?進(jìn)言具有什么作用？方法和要求是什么？（1）進(jìn)言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸；（2）參謀作用；補(bǔ)缺作用；增進(jìn)關(guān)系作用；（3）適事、適時(shí)、適地、適度。2文員所作的完整的會議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)？

41、（1）會議名稱；（2）會議記錄人的姓名、蓋章；（3）時(shí)間（開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間）；（4）會議地點(diǎn)；（5）議題；（6）主持人、主席；（7）出席者名單；（8）會議的經(jīng)過情形及結(jié)論；（9）相關(guān)的資料；（10）下次會議預(yù)定日期。四、設(shè)計(jì)題（每題10分，共20分）1安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行1 0人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？（1）接受任務(wù)；（2）了解來賓；（3） 制訂計(jì)劃；（4）預(yù)訂食宿；（5）迎接來賓；（6）商議日程；（7） 安排會談

42、；（8）陪同參觀；（9）送別客人；（10）接待小結(jié)。五、案例分析題（每小題20分，共40分）1海金精密儀器有限公司的技術(shù)開發(fā)部有8個(gè)工作人員，他們?nèi)翰呷毫Γ苏荒觊_發(fā)了brm系列產(chǎn)品，經(jīng)廣泛宣傳，推銷，國內(nèi)外的銷路很好，給公司創(chuàng)收了幾百萬元。公司總經(jīng)理為了鼓勵部下再接再厲，決定宴請技術(shù)開發(fā)部的全體成員，具體的時(shí)間、地點(diǎn)由總經(jīng)理秘書卜小姐安排，只是規(guī)定了費(fèi)用總數(shù)為2000元。問題：（1）卡小姐應(yīng)該安排在什么時(shí)間、地點(diǎn)宴請比較好？（2）卡小姐用怎樣的方式通知技術(shù)開發(fā)部的成員？（3）宴請結(jié)束一結(jié)帳，只花了1500 元，對余下的500 元，卜小姐買紀(jì)念品發(fā)放好不好？（4）除了宴請，卜秘書還可建議

43、用其他方法來鼓勵技術(shù)開發(fā)部嗎？效果怎樣？答：（1）應(yīng)安排在本周的星期五下班后宴請，這時(shí)一周的工作已經(jīng)結(jié)束，第二天是休息，晚一點(diǎn)也不影響工作。找個(gè)比較安靜幽雅的餐館，包個(gè)單間，總經(jīng)理與大家上下級可交流感情。（2）卜小姐應(yīng)到技術(shù)開發(fā)部去向大家表示祝賀，并當(dāng)場邀請。如果用電話通知，不能產(chǎn)生親切感和更理想的氣氛。（3）宴會快結(jié)束時(shí)卜小姐可把技術(shù)部負(fù)責(zé)人拉到一邊， 把500元交給他， 悄悄說：“我和總經(jīng)理回去后，你們可不受拘束再飲一杯，或找個(gè)卡拉ok唱唱歌，明天把發(fā)票交給我就行?！卑l(fā)放紀(jì)念品會給公司其他人員知曉，造成不必要的麻煩。（4）可以建議總經(jīng)理給每人發(fā)獎金，還可建議在全體職工大會上表揚(yáng)技術(shù)開發(fā)部。

44、這樣可激發(fā)其他部門的積極性。2某公司安排懂法語的小沈和辦公室秘書小陳參加與法國某公司的商務(wù)會談，范總經(jīng)理特別叮囑兩位要做好準(zhǔn)備工作。正式會談這天，坐在范總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，使得范總身上那套價(jià)值千元的名牌西服黯然失色。范總經(jīng)理與法國客商在接待室內(nèi)寒暄時(shí)，小陳拿來了托盤準(zhǔn)備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環(huán)晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中這一切引起了范總經(jīng)理和客商的不同反應(yīng)?？蜕堂鎺Р粣傊?，把自己的茶杯推得遠(yuǎn)遠(yuǎn)的，范總經(jīng)理也覺得尷尬。談到價(jià)格時(shí)，范總一時(shí)性起，雙方爭執(zhí)起來，小沈站在范總一邊，指責(zé)客商?？蜕谭餍涠?/p>

45、。范總望著遠(yuǎn)去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能！”小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，與我有什么關(guān)系？”小沈和小陳在接人待物、言談舉止方面有何不妥之處？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？答：（1）衣著。二位女士穿著打扮不符合特定的會談工作要求，而且也影響了范總的形象，小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場所安靜；（2）衛(wèi)生習(xí)慣。小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利；（3）應(yīng)變能力。小沈應(yīng)該對領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng)、性格有所了解，有針對性地彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的不足。范總經(jīng)理與客商爭執(zhí)，她應(yīng)采取補(bǔ)救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責(zé)客商；（4）領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威。小沈受到上司批評，即使是過頭話，也應(yīng)保持冷靜，不反駁，應(yīng)理解上司的難處。找適當(dāng)?shù)臋C(jī)會，用適當(dāng)?shù)姆绞秸f明情況，交流思想和感情。試卷代號：218