行政管理制度

1、行政管理制度辦公室2010年1月15日目 錄 公文管理規(guī)定 檔案管理規(guī)定 印章管理規(guī)定 名片管理規(guī)定 辦公用品及設備管理規(guī)定 辦公用車管理規(guī)定 值班管理規(guī)定 保密管理規(guī)定 會議管理規(guī)定 行政辦公規(guī)范管理規(guī)定 商務公出管理規(guī)定 商務接待管理規(guī)定一、 公文管理規(guī)定1 定義2 公文辦理 公文必須限時辦理，在規(guī)定時間內予以批復； 3 公文審批 所屬公司對外各類公文應逐級報至系統(tǒng)總部總經理審批，報分管業(yè)務副總 裁批準后方可發(fā)出。 4 公文保存與查閱 （1）處理完畢的紙質公文由發(fā)起部門或公司檔案管理專員進行歸檔保存。 （2）文件必須以紙質文檔和電子文檔兩種形式保存。 二、檔案管理規(guī)定1 管理機構與職責 （

2、1）統(tǒng)一領導、集中和分級管理。股份公司檔案室為檔案管理部門； （2）股份公司各部室及所屬各公司分管行政副總經理分管檔案工作。規(guī)劃 院、酒店建設公司、商管公司系統(tǒng)總部及各項目公司在不增編前提 下，設專職檔案管理員。股份公司各部室和各地商管公司設兼職檔案 管理員。 2 檔案的收集整理與歸檔 （1）歸檔文件由承辦人辦理完畢后10個工作日內將原件移交所在部室檔案 管理員。 （2）各部室檔案在辦理完畢后的第二年3月31日前移交公司檔案室。 （3）項目竣工驗收后1個月內向股份公司檔案室報送一套工程項目竣工資料。 項目經營期結束前一個月內，項目公司檔案整體移交股份公司檔案室。 （4）項目公司檔案管理，按項目

3、系統(tǒng)檔案管理辦法執(zhí)行。項目獲得的政 府批文、開發(fā)證照應在獲取后的2個工作日內由經辦人向項目公司檔案室 移交。證照正本應在保險柜中保存，證照借用、更改、更換或收回等變 動時須報分管業(yè)務副總裁批準。二、檔案管理規(guī)定（5）對外簽署的合同、協(xié)議、意向書、備忘錄、信函等法律文件，在簽署 后 5個工作日內報送公司檔案室一份原件。（6）員工調離職，在辦理檔案移交手續(xù)后方可辦理調離職手續(xù)。事后如出 現問題，追究審批人的責任。3 檔案的借閱與利用 查閱有關投資、財務、成本、證照、合同等涉密重要文件必須經股份公司分管副總裁、分管行政副總裁批準。 4 檔案的銷毀 檔案銷毀應寫出鑒定報告并編制銷毀清冊，報分管業(yè)務副總

4、裁、分管行政 副總裁審批，必要時報總裁審批。 二、檔案管理規(guī)定5 罰則 （1） 股份公司辦公室對各系統(tǒng)、各公司檔案工作有檢查、處罰權。對 檔案管理工作不達標公司，該公司的年度獎金將按照檔案管理權重 所占比例進行扣減。 （2） 對下列行為，股份公司辦公室將視情節(jié)輕重對責任人給予通報批評 、降級或降職直至解除勞動關系： 檔案管理混亂，造成文件材料損毀、丟失； 對檔案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿； 未經許可擅自提供、抄錄、公布、出賣、轉讓、銷毀檔案； 其他嚴重違反檔案管理制度的行為。三、印章管理規(guī)定1 印章分類 股份公司（含所屬各公司）有效印章的分類包括行政公章、業(yè)務專用章和法人代表手章： （1

5、）股份公司行政公章 大連萬達商業(yè)地產股份有限公司公章； 大連萬達商業(yè)地產股份有限公司北京分公司公章。 （2）股份公司業(yè)務專用章 董事會印章、監(jiān)事會印章、審計委員會印章、財務專用章、勞動人 事專用章、人力資源部專用章 。 股份公司法人代表手章 （3）股份公司所屬各公司公章、財務專用章、法人代表手章。 （4）不得另外刻制各類印章。各公司的公章、財務專用章、法人名章只允 許刻制一套。如遇特殊情況需刻制除上述有效印章以外其他印章，需 上報至股份公司辦公室與投資證券部會簽，再逐級報至分管業(yè)務副總 裁、分管行政副總裁、總裁審批，否則按私刻印章追究當事人責任。三、印章管理規(guī)定2 印章保管（1）印章實行專人保

6、管制。公章、財務專用章、法人代表手章不得由同 一個人保管；（2）股份公司行政公章由股份公司辦公室副主任保管；股份公司董事會 印章、監(jiān)事會印章、審計委員會印章由投資證券部總經理保管；股 份公司勞動人事專用章、人力資源部專用章由人力資源總經理保管（3）股份公司財務專用章由財務部總經理保管；所屬公司財務專用章由 公司財務負責人保管；法人代表手章由公司財務部出納員保管。（4）所屬公司公章由公司行政部經理保管，公司總經理為公章保管的第 一責任人；（5）未經分管領導同意，不得擅自改變印章保管人。3 印章使用 （1）股份公司行政公章使用審批 非經濟合同類文件，報股份公司分管業(yè)務副總裁批準； 經濟合同類文件，

7、報股份公司分管業(yè)務副總裁、分管財務副總 裁批準； 經董事長及總裁批準后的對內對外紅頭公文及合同； 三、印章管理規(guī)定 （2）所屬公司行政公章使用審批。 按規(guī)定流程報部門負責人審核、分管副總經理審批、公司總經理批 準后方可使用公章。（3）行政公章、財務專用章原則上不得帶到公司辦公區(qū)域以外使用。如 特殊需要使用，必須履行審批手續(xù)。股份公司報分管行政副總裁批 準，所屬公司報公司總經理批準，并由兩人同時在場使用。4 罰則 對未按股份公司規(guī)定審批及復核流程，刻制、保管、使用及銷毀印 章的行為，公司將視情節(jié)輕重對責任人給予通報批評、降級或降職直 至解除勞動關系。四、名片管理規(guī)定1 印制范圍2 印制要求（1）

8、名片按股份公司統(tǒng)一要求的版式、規(guī)格、字體 、顏色印制；（2）名片上只許印制公司規(guī)定的內容，包括公司全稱、部門、工作職務 、辦公地址、電話、傳真、郵編、網址、電子郵件地址等。3 印制審批4 使用要求五、辦公用品及設備管理規(guī)定1 普通辦公用品管理2 低值易耗品管理3 辦公設施設備管理 辦公設施設備是指單價在2000元以上，且使用年限在兩年以上的固 定資產。固定資產購置及管理參照財務管理相關制度。4 筆記本電腦配置管理規(guī)定 （1）股份公司總部正式員工可配置辦公筆記本電腦。公司承擔電腦 總價60。（2）簽訂兩年協(xié)議，公司不再承擔筆記本電腦維修保養(yǎng)工作。協(xié)議 期內離職或被辭退的員工須歸還公司承擔電腦的費

9、用。（3）自購買之日起滿四年后，如需要可重新申請購置筆記本電腦。 原購置電腦歸個人。（4）股份公司所屬各項目公司配置筆記本電腦不超過6臺，各酒店項 目部、各地商管公司配置筆記本電腦不超過2臺（包括已購置） ，已配 置筆記本電腦的員工，公司不再提供臺式電腦。 六、辦公用車管理規(guī)定 1 購車審批 股份公司及所屬各公司配置辦公用車。除股份公司及特殊批復外，所 屬各公司原則上只配置一臺辦公用車。并按固定資產購置審批流程及 配置要求逐級上報，由股份公司分管行政副總裁和分管財務副總裁批 準后方可購買。單車購置價格超五十萬須報總裁批準。2 用車程序3 工作要求4 維修保養(yǎng) 股份公司車輛單次維修保養(yǎng)費三萬元（

10、含）以上，上報至股份公司分 管行政副總裁批準；所屬公司車輛單次維修保養(yǎng)費金額三萬元（含） 以上上報分管業(yè)務副總裁批準。 六、辦公用車管理規(guī)定5 費用控制（1）辦公車輛總費用實行年審制，每臺辦公用車綜合費用每年最多不超 過六萬元。如費用超標，所屬公司需向股份公司辦公室提交車輛費 用超標報告，說明超標原因，辦公室將對超出費用予以審核。（2）股份公司及所屬各公司辦公用車行駛總里程超過十五萬公里以上且 車況較差，可更換辦公用車，原車處理按規(guī)定報股份公司分管財務 副總裁批準。七、值班管理制度1 基本規(guī)定 （1）公司在節(jié)假日（指元旦、春節(jié)、清明、“五一”、端午、中秋、“十 一”及其他需要值班的時間），必須

11、按照要求安排值班。 （2）全體員工均有值班的責任，必須服從股份公司辦公室（所屬各公 司行政部）的值班安排。 2 值班安排 （1）每個工作日及節(jié)假日，股份公司必須有一名行政職務為副總裁以 上領導值班。所屬各公司必須有一名行政職務為副總經理以上領 導值班。 （2）各商業(yè)管理公司、酒店、各地產物業(yè)公司總經理在 “十一”、“春節(jié)” 期間須在崗值班。八、保密管理規(guī)定 1 基本規(guī)定 （1）全體員工都有保守企業(yè)秘密的義務，員工與公司簽訂勞動合同的 同時與公司簽訂保密協(xié)議。 （2）對于違反保密管理規(guī)定而給公司造成損失，公司將對當事人及相 關負責人按規(guī)定處理。2 保密范圍（1）公司發(fā)展戰(zhàn)略、經營計劃、資金計劃及

12、經營管理中的重大決策；（2）內部掌握的合同、協(xié)議、意向書、可行性報告及合作信息；（3）重要財務信息和數據；（4）成本招投標等信息；（5）尚未進入市場或尚未公開的銷售定價及相關各類銷售信息；（6）員工人事檔案、未公開的各類人力資源信息；（7）各類投資、資本運作信息和數據；（8）項目發(fā)展決策及相關信息；（9）其他經公司確定應保密的事項。九、會議管理規(guī)定1 會議類型2 會議準備（1）會議需要外地公司人員參加時，至少提前一天通知參會人員；（2）跨部門、公司需要多方參加的會議，通知應至少提前三天下發(fā)。 3 會議組織及與會要求 會議召集方指定專人做好會議紀要。如需要，會議紀要由會議召集方主管領導簽發(fā)后及時

13、下發(fā)到參會人員；4 會議室使用規(guī)定十、行政辦公規(guī)范管理規(guī)定 1 基本規(guī)定 股份公司辦公室和所屬各公司行政部為行政辦公規(guī)范管理制定、實施 、監(jiān)督部門。2 員工禮儀規(guī)范 （1）辦公職業(yè)裝要求（西裝、套裝） （2）辦公語言規(guī)范（交往、接待、電話） （3）行為規(guī)范3 辦公環(huán)境規(guī)范 會客要求、文件資料擺放、物品存放、就餐、吸煙等；4 辦公工作紀律 高管人員手機必須24小時開機、會議期間關閉手機、 非接待需要中午 不得飲酒；十一、商務公出管理規(guī)定1 差旅費報銷 （1）報銷僅限于：交通費（飛機、火車、輪船、長途汽車、機場大巴 、市內軌道交通）、住宿費（住宿費用、電話費、洗衣費、上網 費、傳真費、復印費、打印費）、工作餐費（每頓標準不超過 100元/人 ）。 （2）出差期間未發(fā)生住宿費用時，住宿費報銷限額為正常報銷限額的 四分之一（出差地為探親所在地的除外）。 2 出租車費報銷管理規(guī)定 （1）薪酬級別高管級（含）以上人員不得報銷任何出租車費； （2）員工因工作需要可以打出租車?？偛扛鞑渴颐吭鲁鲎廛囐M報銷額 度不得超過1000元。規(guī)劃院、酒店建設公司、商管系統(tǒng)總部每月 出租車費報銷額度不得超過2000元。 （3）各地公司員工因工作需要用車且辦公車輛調配不開時可以打出租 車。各地項目公司每月出租車費報銷額度不得超過2000元（含酒 店項目部300元） 。