文書工作與檔案管理實(shí)訓(xùn)報(bào)告

1、目錄一、 實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)1. 實(shí)訓(xùn)名稱2. 實(shí)訓(xùn)日期3. 指導(dǎo)老師4. 同組人5. 實(shí)訓(xùn)目的6. 實(shí)訓(xùn)內(nèi)容7. 實(shí)訓(xùn)準(zhǔn)備二、 訓(xùn)練一：行政公文技能訓(xùn)練1 實(shí)訓(xùn)安排2 操作規(guī)范3 場(chǎng)景演練三、 訓(xùn)練二：商務(wù)文書技能訓(xùn)練1. 實(shí)訓(xùn)安排2. 操作規(guī)范3. 場(chǎng)景演練四、 訓(xùn)練三：文書處理技能訓(xùn)練1. 實(shí)訓(xùn)安排2. 操作規(guī)范3. 場(chǎng)景演練五、 五、個(gè)人實(shí)訓(xùn)體會(huì)一、 實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)1. 實(shí)訓(xùn)名稱：文書工作和檔案管理實(shí)訓(xùn)2. 實(shí)訓(xùn)時(shí)間：3. 實(shí)訓(xùn)老師：4. 同組人：5. 實(shí)訓(xùn)目的：通過本次實(shí)訓(xùn)，在企業(yè)文書處理過程中，讓學(xué)生按照實(shí)訓(xùn)題目進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)的文書處理的操作演示、情景模擬、案例討論，目的是使學(xué)生親身實(shí)踐并掌握整個(gè)文書處

2、理的工作程序，旨在培養(yǎng)學(xué)生的動(dòng)手能力和實(shí)際應(yīng)用理論知識(shí)的能力，使他們能很快熟悉并掌握公司的文書工作。6. 實(shí)訓(xùn)內(nèi)容：通過給出一些企業(yè)工作中的片段，讓學(xué)生根據(jù)工作的需要，寫出相應(yīng)的文書，并對(duì)這些不同行文關(guān)系和行文方式的文書進(jìn)行處理，以提高學(xué)生處理公文的能力。7. 實(shí)訓(xùn)準(zhǔn)備（1） 場(chǎng)地：實(shí)訓(xùn)室：場(chǎng)地布置成秘書辦公室、領(lǐng)導(dǎo)辦公室和會(huì)議室等；（2） 物品：a. 秘書室：電話、本子、筆、文件、電腦、文件夾等；b. 領(lǐng)導(dǎo)室：電話、文具、電腦、文件等；c. 會(huì)議室：桌、椅、投影儀、問價(jià)等。二、 行政公文技能訓(xùn)練1. 實(shí)訓(xùn)安排：實(shí)訓(xùn)目的1. 掌握行政公文各種穩(wěn)重的寫作格式及注意事項(xiàng)2. 恰當(dāng)選擇行政公文的文種

3、實(shí)訓(xùn)要求1. 行政公文格式正確，措辭恰當(dāng)2. 在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成特別說(shuō)明1. 注意標(biāo)題的結(jié)構(gòu)2. 根據(jù)給定的材料來(lái)完成相應(yīng)的訓(xùn)練2. 操作規(guī)范內(nèi)容操作標(biāo)準(zhǔn)基本要求注意事項(xiàng)標(biāo)題1. 標(biāo)題結(jié)構(gòu)合理2. 文種正確1. 行政公文的標(biāo)題一般常用發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種2. 不同的文種有不同的開頭和結(jié)束語(yǔ)行政公文的日期用數(shù)字書寫結(jié)構(gòu)1. 主送機(jī)關(guān)、發(fā)文機(jī)關(guān)2. 落款1. 一份公文只能有一個(gè)主送機(jī)關(guān)2. 落款的地方要加蓋公章正文1. 開頭，按照文種的常規(guī)開頭方式2. 中段，提出問題或者回復(fù)都要嚴(yán)格按照文種的要求執(zhí)行3. 結(jié)尾，用恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)句作為結(jié)束語(yǔ)1. 請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事、不得抄送給下級(jí)機(jī)關(guān)2. 報(bào)告中不夾帶請(qǐng)示

4、事項(xiàng)3. 場(chǎng)景演練題目：最近某廣告公司業(yè)務(wù)擴(kuò)展很順利，總經(jīng)理在會(huì)議上著重提出幾個(gè)部門業(yè)務(wù)員在這次業(yè)務(wù)擴(kuò)展中祈禱不可忽視的作用?？偨?jīng)理希望全公司的員工都要向這幾位學(xué)習(xí)，并號(hào)召組織這幾個(gè)人作業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)談的報(bào)告會(huì)?，F(xiàn)在，經(jīng)理給秘書一個(gè)任務(wù)：明天上班時(shí)貼出一份關(guān)于對(duì)這幾個(gè)人的事跡做表?yè)P(yáng)通報(bào)，同時(shí)再貼出通知在本周五下午2點(diǎn)在報(bào)告廳由幾位業(yè)務(wù)員作業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)報(bào)告，要求權(quán)公司的業(yè)務(wù)員及經(jīng)理級(jí)別以上的人去聽。如果你是秘書，請(qǐng)你按此情景完成任務(wù)，并起草這兩份文書。請(qǐng)以小組為單位，分角色，將整個(gè)公文處理的過程演練出來(lái)。（1）劇本a. 總經(jīng)理在會(huì)議室給業(yè)務(wù)員開會(huì)，并給秘書布置了任務(wù)。b. 秘書在秘書辦公室草擬了通報(bào)和通知

5、。c. 秘書找到辦公室主任進(jìn)行了審核無(wú)誤后交給領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)并讓領(lǐng)導(dǎo)簽了“用印申請(qǐng)單”。d. 秘書找到了辦公室主任進(jìn)行復(fù)核后來(lái)到了繕印部門進(jìn)行繕印，繕印完成后來(lái)到辦公室主任處進(jìn)行用印。e. 秘書將通報(bào)和通知張貼到了公司公告欄并電話邀請(qǐng)優(yōu)秀業(yè)務(wù)員進(jìn)行報(bào)告。f. 報(bào)告會(huì)開始了，秘書主持了報(bào)告會(huì)。先由總經(jīng)理進(jìn)行致辭，后有公司三位優(yōu)秀員工進(jìn)行演講，發(fā)表心得后報(bào)告會(huì)圓滿落幕。g. 秘書整理完材料后，向總經(jīng)理進(jìn)行了匯報(bào)，總經(jīng)理表示非常的滿意。最后喬秘書將所有文書材料進(jìn)行了歸檔。（2）內(nèi)容要求1. 發(fā)文、收文、文件管理、立卷歸檔2. 文件的收發(fā)、登記和分送3. 文件的擬辦、批辦、承辦和催辦4. 文件的擬寫、校對(duì)、

6、審核、簽發(fā)、繕印、校對(duì)和用印5. 會(huì)議、匯報(bào)、電話的記錄和整理6. 文件材料的平時(shí)歸卷，提供借閱與保管，文件材料的系統(tǒng)整理、編目和歸檔工作7. 處理群眾來(lái)信；為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備有關(guān)資料并完成機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人交辦的其他文書工作1. 必須及時(shí)準(zhǔn)備、確保質(zhì)量、實(shí)事求是，注重時(shí)效，加強(qiáng)統(tǒng)一管理2. 確保國(guó)家機(jī)密的安全性、精簡(jiǎn)文件、反對(duì)官僚主義的文牘主義（3）文書種類a.通用文書目前我國(guó)通用的國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文共有13種：命令（令）；決定；公告；通告；通知；通報(bào)；議案；報(bào)告；請(qǐng)示；批復(fù)；意見；函；會(huì)議紀(jì)要。另外還有其他通用文書類型：計(jì)劃；總結(jié)；簡(jiǎn)報(bào)；講話稿。b.商務(wù)文書商務(wù)文書的類型風(fēng)味很多種，其中有：綜合報(bào)告文書

7、，專項(xiàng)報(bào)告文書，商務(wù)協(xié)約穩(wěn)住，商務(wù)告啟類文書涉外類商務(wù)文書及經(jīng)濟(jì)訴訟文書等。常見的商務(wù)文書有：協(xié)議書；招標(biāo)書；投標(biāo)書；可行性研究報(bào)告；企業(yè)簡(jiǎn)介等。三、 商務(wù)文書技能訓(xùn)練1. 實(shí)訓(xùn)安排：實(shí)訓(xùn)目的1. 掌握商務(wù)文書的寫作格式及注意事項(xiàng)2. 掌握商務(wù)文書寫作的要求實(shí)訓(xùn)要求1. 商務(wù)文書格式正確，措辭恰當(dāng)2. 在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成特別說(shuō)明1. 注意內(nèi)容的結(jié)構(gòu)2. 根據(jù)給定的材料來(lái)完成2. 操作規(guī)范內(nèi)容操作標(biāo)準(zhǔn)基本要求注意事項(xiàng)標(biāo)題1. 標(biāo)題結(jié)構(gòu)合理2. 文種正確標(biāo)題可以只寫文種，或者是內(nèi)容+文種不同的商務(wù)文書之間內(nèi)容與格式有差異較大正文1. 開頭，注意開頭與結(jié)尾的格式要求2. 主體，正文的主體要求有層次地

8、將主要內(nèi)容陳述清楚1. 協(xié)議書開頭的部分寫明立約的依據(jù)、目的、緣由等；主體部分寫明約定的內(nèi)容。結(jié)尾部分的主要內(nèi)容有：協(xié)議書的份數(shù)、保存人或單位、有效期限和違約責(zé)任、簽署、單位名稱、代表人的姓名、加蓋印章2. 投標(biāo)書前言概括說(shuō)明投標(biāo)方名稱，投標(biāo)方的基本情況，投標(biāo)的方針、目標(biāo)機(jī)中標(biāo)后的承諾等內(nèi)容；主體要寫明投標(biāo)項(xiàng)目具體內(nèi)容和指標(biāo)，實(shí)現(xiàn)指標(biāo)的具體措施及其他要說(shuō)明的應(yīng)標(biāo)條件和事情；落款包括投標(biāo)者、投標(biāo)書制法的日期和投標(biāo)者通信方式3. 場(chǎng)景演練題目：你所在的新創(chuàng)廣告，近期要給員工提供一次別開生面的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，經(jīng)理讓你草擬此次業(yè)務(wù)培訓(xùn)計(jì)劃，經(jīng)理只是提供給你一個(gè)要求，就是計(jì)劃書里面要邀請(qǐng)公司內(nèi)部骨干做報(bào)告，其

9、余的有你設(shè)想，但一定要突出新穎別致而且能讓員工真正學(xué)到東西。請(qǐng)以小組為單位，分角色，將整個(gè)公文處理的過程演示出來(lái)。（1） 劇本a. 總經(jīng)理將秘書叫到了辦公室布置了任務(wù)。b. 秘書寫了業(yè)務(wù)培訓(xùn)計(jì)劃后交給了總經(jīng)理過目無(wú)誤后批準(zhǔn)了秘書去開展培訓(xùn)。c. 秘書首先電話邀請(qǐng)了公司骨干，再邀請(qǐng)了人力資源部部長(zhǎng)為員工進(jìn)行培訓(xùn)d. 秘書在培訓(xùn)會(huì)當(dāng)天，首先布置了會(huì)場(chǎng)，然后主持培訓(xùn)會(huì)，由部長(zhǎng)進(jìn)行了主要培訓(xùn)，開展了“角色互換”的趣味游戲，讓各位業(yè)務(wù)員充分理解顧客的心理與需求。并了解了各位員工的培訓(xùn)感想，員工們表示這次培訓(xùn)十分有意義，學(xué)到很多。e. 秘書向總經(jīng)理報(bào)告了本次培訓(xùn)會(huì)的情況，總經(jīng)理表示十分滿意。f. 秘書對(duì)所

10、有文件進(jìn)行了歸檔。（2） 商務(wù)文書寫作要素a.主旨所謂“主旨”，就是指商務(wù)文書的中心思想，即作者所要表達(dá)的意思。商務(wù)文書的寫作并不是為了寫而寫，而應(yīng)該具有一個(gè)明確的目的；換而言之，就是應(yīng)該對(duì)方看到該商務(wù)文書后產(chǎn)生作者所希望的感受和行動(dòng)。在主旨方面，應(yīng)該遵循“正確，務(wù)實(shí)，集中，鮮明”的原則。b.材料好的商務(wù)文書不是可以一蹴而就的，需要圍繞作者的主旨來(lái)收集很多相關(guān)方面的素材。例如在政府機(jī)關(guān)中撰寫政策性的通知，就需要查閱很多以前類似的、與之相關(guān)的批文、章程等資料，以確保前后建立起必要的聯(lián)系和呼應(yīng)。在材料方面，應(yīng)該遵循“收集要多，選擇要嚴(yán)，使用要巧”的原則。c.結(jié)構(gòu)另外，好的商務(wù)文書還應(yīng)該具有良好的結(jié)

11、構(gòu)，否則會(huì)導(dǎo)致在不應(yīng)該浪費(fèi)筆墨的地方花費(fèi)很多不必要的時(shí)間，而需要去強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容則被相應(yīng)的弱化。在結(jié)構(gòu)方面，可以選擇“篇段合一式、分層表達(dá)式、分條列項(xiàng)式”等方式。d.語(yǔ)言如果說(shuō)主旨、材料以及結(jié)構(gòu)構(gòu)成了商務(wù)文書的骨骼，那么在其中行文的語(yǔ)言就是對(duì)其進(jìn)行填充和豐富的血肉。在語(yǔ)言方面，應(yīng)該做到“風(fēng)格平直樸實(shí)莊重，表達(dá)規(guī)范準(zhǔn)確簡(jiǎn)練”，最低要求也必須進(jìn)行拼寫檢查以保證用詞的準(zhǔn)確。（3） 商務(wù)文書寫作的作用商務(wù)文書寫作是很多人工作的一部分；而每個(gè)人工作首先都是有私心的，即工作首先是為了生存而不是為了做出貢獻(xiàn)，然后再將私心通過公心來(lái)實(shí)現(xiàn)公司或單位好，個(gè)人才可以好。因此，商務(wù)文書寫作對(duì)于更好地完成大家的工作是非常重

12、要的。福布斯雜志的創(chuàng)始人馬爾克姆·福布斯曾經(jīng)說(shuō)“一封好的商務(wù)信函，可以讓你得到一次面試的機(jī)會(huì)，幫助你擺脫困境，或者為你帶來(lái)財(cái)富”，也就是說(shuō)，寫好商務(wù)文書在一定程度上能夠給大家?guī)?lái)很大的經(jīng)濟(jì)利益。從另一個(gè)角度來(lái)看，商務(wù)文書寫作與其它任何文本的撰寫一樣，其作用和最終目的都是為了與別人進(jìn)行某種形式的交流與溝通。而需要強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是，溝通并不僅僅是所傳遞出來(lái)的信息，而是被別人理解的信息。如果理解了這一點(diǎn)，那么我們就可以認(rèn)識(shí)到，在日常工作及生活中大家所普遍談及的所謂“溝通的障礙”其實(shí)就都是來(lái)自于簡(jiǎn)單傳遞的單向溝通。因此，在商務(wù)文書寫作方面最為重要的一點(diǎn)就是要避免陷入單向溝通的誤區(qū)，時(shí)刻站在讀者的

13、角度來(lái)思考問題并形成最后的文字表現(xiàn)，讓文書接收方能夠理解自己的意圖，這樣才能發(fā)揮出寫作商務(wù)文書的溝通作用。四、 文書處理技能訓(xùn)練1. 實(shí)訓(xùn)安排實(shí)訓(xùn)目的1. 掌握文書處理的環(huán)節(jié)2. 掌握文書處理的整個(gè)過程實(shí)訓(xùn)要求1. 靈活地處理文書2. 做好收文和發(fā)文的程序特別說(shuō)明1. 注意文書處理的流程2. 根據(jù)給定的材料來(lái)完成2. 操作規(guī)范內(nèi)容操作標(biāo)準(zhǔn)基本要求注意事項(xiàng)發(fā)文處理程序1. 公文原稿經(jīng)擬稿部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，送辦公室核稿，核稿人簽字后，由主管部門審閱簽發(fā)。聯(lián)合發(fā)文需要會(huì)簽2. 領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)“六查”的內(nèi)容進(jìn)行審核簽發(fā)3. 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的公文，由辦公室進(jìn)行登記編號(hào)，安排打印4. 公文由擬稿人負(fù)責(zé)校對(duì)。校

14、對(duì)人應(yīng)對(duì)打印稿仔細(xì)認(rèn)真核校，如發(fā)現(xiàn)原稿內(nèi)容有需要修改之處，必須征得簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)同意后方能修改。校對(duì)人要在發(fā)文擬稿紙上簽字5. 公文印刷要保證質(zhì)量，字跡清晰，符合規(guī)范。公文底稿和打印件（兩份）交辦公室存檔6. 填寫發(fā)文登記簿7. 分裝之前先要看文稿紙注明的發(fā)送單位、密級(jí)、有無(wú)附件等。裝封文件要折疊憑證，并略短于信封長(zhǎng)度公文起草、修改和簽發(fā)過程中必須使用鋼筆、簽字筆，以符合存檔要求1. 如密件、急件、親啟件必須分別注明，文件的封口要用膠水封實(shí)，不要用書釘封口，絕密文件應(yīng)該專用密封章或貼密封簽；裝封后，及時(shí)發(fā)送2. 郵政編碼、地址、名稱要在發(fā)送文件的信封上寫準(zhǔn)確，機(jī)關(guān)的名稱要寫全稱或通用的簡(jiǎn)稱收文處理程

15、序1. 各級(jí)來(lái)文由辦公室文書統(tǒng)一簽收、拆封，被規(guī)定分類登記、編號(hào)，附公文閱辦單送辦公室主任分批2. 由辦公室人員將分批的文件及時(shí)分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示、閱知，或交有關(guān)部門閱處3. 領(lǐng)導(dǎo)批閱文件應(yīng)及時(shí)，并簽署出來(lái)一件，若無(wú)意見應(yīng)署名表示閱過4. 凡是需要辦理的文件，由辦公室依照領(lǐng)導(dǎo)的批辦意見或不滿業(yè)務(wù)分工情況分送職能部門處理5. 承辦部門要認(rèn)真研究交辦文件的內(nèi)容和批辦意見，并抓緊辦理。特急件安限時(shí)辦理完畢，急件應(yīng)隨到隨辦。一般文件營(yíng)造收到文件后二周內(nèi)處理完畢6. 屬于本部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)由部門自行辦理；涉及兩個(gè)以上部門的文件，由主辦部門會(huì)同有關(guān)部門共同辦理，不得相互推諉，貽誤工作7. 承辦部門

16、要將處理結(jié)果填寫咋公文閱辦單上，或?qū)⒔Y(jié)果通知辦公室8. 對(duì)有關(guān)部門承辦的文件，辦公室要負(fù)責(zé)催辦，了解和反饋承辦情況，督促落實(shí)文件管理要做到：收文清、運(yùn)轉(zhuǎn)快、有反饋、歸檔快傳閱文件時(shí)，發(fā)件人要登記送文的時(shí)間和份數(shù)，文件傳閱退回后，應(yīng)注明退回時(shí)間并核對(duì)份數(shù)3. 場(chǎng)景演練題目一：上海宏大有限公司在自身發(fā)展歷程中，始終堅(jiān)持管理創(chuàng)新和技術(shù)進(jìn)步的發(fā)展策略，注重學(xué)習(xí)、借鑒國(guó)外同行經(jīng)驗(yàn)，積極引進(jìn)國(guó)外先進(jìn)技術(shù)和管理人才，先后與國(guó)外多家知名同行業(yè)公司建立了友好合作關(guān)系。為適應(yīng)經(jīng)濟(jì)全球化和知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的挑戰(zhàn)，增強(qiáng)公司國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力， 繁榮和發(fā)展民族保險(xiǎn)事業(yè)，公司近幾年還聘請(qǐng)國(guó)外著名專業(yè)顧問公司擔(dān)任專業(yè)管理顧問，借以提高

17、自身經(jīng)營(yíng)管理水平，加快與國(guó)際同業(yè)接軌，實(shí)現(xiàn)國(guó)際一流綜合金融服務(wù)集團(tuán)的發(fā)展目標(biāo)。展望新的世紀(jì)，公司勇于開拓、銳于創(chuàng)新，強(qiáng)化各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理，提升核心競(jìng)爭(zhēng)力， 力爭(zhēng)在兩年內(nèi)業(yè)務(wù)進(jìn)入世界500強(qiáng)，業(yè)務(wù)品質(zhì)進(jìn)入全球400優(yōu)。為響應(yīng)總公司號(hào)召，早日實(shí)現(xiàn)進(jìn)入“規(guī)模500強(qiáng)，品質(zhì)400優(yōu)” 的目標(biāo)，上海總公司決定從2007年6月1日起開展“扎實(shí)基礎(chǔ)、 提升品質(zhì)，促進(jìn)公司產(chǎn)業(yè)持續(xù)快速發(fā)展”活動(dòng)，主要內(nèi)容是頭腦風(fēng) 暴會(huì)、主題演講會(huì)和合理化建議征文。各部門和各分支機(jī)構(gòu)須在 2007年7月30日前上報(bào)活動(dòng)開展情況。按照活動(dòng)方案要求：演講會(huì)每月設(shè)一個(gè)主題，全體員工必須積極參與；合理化建議征文活動(dòng)全體員工必須參與，每月評(píng)選

18、出5篇優(yōu)秀征文上報(bào)；定期上報(bào)活動(dòng)組織和進(jìn)行情況?？偨?jīng)理要求秘書擬寫一份文件將此內(nèi)容發(fā)給各分公司。請(qǐng)根據(jù)以上內(nèi)容，從草擬開始，演示發(fā)文程序的整個(gè)過程。題目二：上海宏大有限公司（杭州）分公司收到了總公司的發(fā)文，分公司的經(jīng)理看后給出批辦意見，要求秘書召集分公司中層以上的領(lǐng)導(dǎo)在本周五下午2點(diǎn)鐘在公司會(huì)議室開會(huì)，并將此活動(dòng)交給公關(guān)部負(fù)責(zé)。請(qǐng)根據(jù)演示收文的整個(gè)過程。（1） 劇本a. 總經(jīng)理將秘書叫到辦公室，進(jìn)行了任務(wù)的布置。b. 秘書寫好了策劃方案后給總經(jīng)理過目，總經(jīng)理對(duì)其進(jìn)行了修改后，讓她去開展活動(dòng)。c. 秘書先擬寫了通知，交由辦公室主任審核無(wú)誤后交由經(jīng)理簽發(fā)并在“用印申請(qǐng)表”上簽名。d. 辦公室主任復(fù)

19、核了通知后秘書來(lái)到繕印部門進(jìn)行了繕印，秘書將繕印好的文書交由辦公室主任進(jìn)行用印。e. 秘書聯(lián)系了分公司的秘書，將文件通過傳真的方式分發(fā)給他們并進(jìn)行了登記。分公司的秘書接受了文件并進(jìn)行了登記和簽收并回復(fù)總公司已收到文件。（2） 收文與發(fā)文過程中的主要事項(xiàng)在收文的過程中需要注意：a. 簽收：需前臺(tái)秘書登記信件登記簿b. 登記：需經(jīng)理秘書登記收文登記簿c. 審核分送：需辦公室主任填寫文件閱辦單d. 擬辦：需辦公室主任填寫意見e. 批辦：需經(jīng)理簽字f. 催辦：需經(jīng)理秘書填寫文件注辦單在發(fā)文的過程中需要注意：a. 草擬：需由秘書完成b. 審核：需秘書將草擬的文件交由辦公室主任審核c. 簽發(fā)：需秘書將辦公

20、室主任審核的文件交由經(jīng)理簽發(fā)d. 復(fù)核：需秘書將修改好的文件交由文件復(fù)核e. 繕印：需由秘書將復(fù)核好的文件打印、復(fù)印f. 用印：需經(jīng)理簽制用印申請(qǐng)單，再由秘書將文件交至辦公室主任蓋章g. 登記：需秘書將對(duì)外發(fā)送的文件登記到發(fā)文登記簿h. 分發(fā)：由分裝和發(fā)送的環(huán)節(jié)（3）個(gè)人實(shí)訓(xùn)體會(huì)為期一周的文書工作和檔案管理實(shí)訓(xùn)落下了帷幕，這次實(shí)訓(xùn)我們主要所學(xué)的是檔案的管理和收發(fā)文件。這次實(shí)訓(xùn)的內(nèi)容復(fù)雜，在班長(zhǎng)的幫助下，我們班分成了三個(gè)小組。我們?nèi)齻€(gè)小組互相督促、互相幫助、互相糾錯(cuò)。老師給我們分配了四個(gè)情景演練，大家一拿到題目就像是無(wú)頭蒼蠅，有些無(wú)從下手，但是，通過我們查閱相關(guān)的資料、書籍，觀看與案例有關(guān)的相關(guān)

21、視頻，詢問指導(dǎo)老師和專業(yè)知識(shí)掌握的較好的學(xué)姐，最后運(yùn)用我們?cè)谡n堂以及前幾次的實(shí)訓(xùn)過程中所學(xué)到的知識(shí)及技能，完成了情景演練；在第一次考核的過程中，由于程序過于混亂，從而導(dǎo)致被老師告知重做的后果，我們沒有放棄，一次又一次的重新調(diào)整，一次又一次的失敗，大家都有點(diǎn)力不從心，可每個(gè)人都沒有把“放棄”兩個(gè)字說(shuō)出口，有了之前累計(jì)的失敗的經(jīng)驗(yàn)，所有人都對(duì)文書處理等工作加深了認(rèn)識(shí)，我們從新安排了操作的流程，使我們的流程，從最初的總經(jīng)理交代工作事項(xiàng)，到秘書擬定通知、通報(bào)、通知相關(guān)人員，將擬定的通知通報(bào)交由辦公室主任批閱，再將文件交由經(jīng)理批閱，然后根據(jù)經(jīng)理以及辦公室主任提出的意見對(duì)文件進(jìn)行修改，交由經(jīng)理核對(duì)，得到經(jīng)

22、理的認(rèn)同后將文件進(jìn)行打印、復(fù)印，再至經(jīng)理處填制用印申請(qǐng)單，然后將文件拿至辦公室主任處蓋章，再將文件進(jìn)行登記，將文件分發(fā)下去，接著安排相關(guān)的會(huì)議，布置會(huì)議室，準(zhǔn)備會(huì)議所需材料，安排會(huì)議相關(guān)人員，做好會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議結(jié)束時(shí)，清理會(huì)場(chǎng)，最好將會(huì)議紀(jì)交由經(jīng)理過目，最后將所有相關(guān)的材料、文件進(jìn)行整理并進(jìn)行歸檔工作。我們?cè)谵k公室收發(fā)文的情景演練中，我了解到原來(lái)不同公文有不同的格式和行文順序，發(fā)文也并沒有我想象的那么簡(jiǎn)單，實(shí)際操作根本沒有課堂教學(xué)的那樣簡(jiǎn)單，它要經(jīng)過文件的草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記以及分發(fā)這九個(gè)環(huán)節(jié)，所以這次的實(shí)訓(xùn)中，辦公室發(fā)文的流程給我的映像最深。作為一個(gè)稱職的文秘人員，最基本

23、的就是要做好文書工作，要做到“及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、統(tǒng)一”四項(xiàng)原則。及時(shí)是對(duì)文書工作的效率要求。隨著社會(huì)發(fā)展節(jié)奏的加快，作為管理手段的文書工作也必須提高自身的適應(yīng)性。首先必須明確辦文的時(shí)限，即規(guī)定每個(gè)具體工作環(huán)節(jié)的時(shí)間，以確保文書工作的整體效率；其次，要簡(jiǎn)化辦文手續(xù)和難度，如提倡“報(bào)刊行文”；最后，要采用現(xiàn)代化的手段，以加快辦文速度；準(zhǔn)確是對(duì)文書工作的質(zhì)量要求。所謂準(zhǔn)確，就是要求不出任何差錯(cuò)。首先，在文書的擬制過程中，要求嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的法律、法規(guī)和政策，做到觀點(diǎn)正確，格式規(guī)范，用語(yǔ)確切；其次，在文書辦理過程中，要體現(xiàn)嚴(yán)肅、認(rèn)真的工作作風(fēng)，要建立健全各項(xiàng)文書工作的活動(dòng)原則，合理地設(shè)計(jì)文書工作程序，改進(jìn)文書工作人員的工作作風(fēng)；安全是對(duì)文書工作在政治上、物質(zhì)上的要求。首先要保證文書內(nèi)容的安全，特別是一些涉及國(guó)家機(jī)密的文件，要嚴(yán)格遵守中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法的有關(guān)規(guī)定，建立完善文書的擬制、辦理