試論“以人為本”與高校檔案管理

1、試論“以人為本”與高校檔案管理論文導(dǎo)讀：倡導(dǎo)“以人為本”，“人本管理”是現(xiàn)代管理學(xué)的重要理論。筆者認(rèn)為，同樣作為一種現(xiàn)代管理活動(dòng)的高校檔案工作，也應(yīng)審時(shí)度勢(shì)，與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，引進(jìn)“以人為本”的先進(jìn)管理理念，以促進(jìn)高校檔案管理水平的提高。檔案工作的三要素為：檔案管理人員、檔案和檔案利用者。關(guān)鍵詞：以人為本，高校，檔案管理 現(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為：人是一切管理活動(dòng)中最重要、最活躍的因素。倡導(dǎo)“以人為本”，“人本管理”是現(xiàn)代管理學(xué)的重要理論。毛澤東同志曾指出：“一切物的因素只有通過(guò)人的因素才能加以開發(fā)和利用”。胡錦濤同志也在第十六屆三中全會(huì)上提出了“堅(jiān)持以人為本，樹立全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)的發(fā)

2、展觀，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)和人的全面發(fā)展”的科學(xué)發(fā)展觀。筆者認(rèn)為，同樣作為一種現(xiàn)代管理活動(dòng)的高校檔案工作，也應(yīng)審時(shí)度勢(shì)，與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，引進(jìn)“以人為本”的先進(jìn)管理理念，以促進(jìn)高校檔案管理水平的提高?！耙匀藶楸尽敝械摹叭恕保瑢?duì)于高校檔案管理工作而言，包括兩個(gè)方面：即作為主體的檔案工作者和作為客體的檔案用戶。那么，“以人為本”理念在高校檔案工作中主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一、重視檔案工作主體即檔案工作者追求自我完善，自我提高的需求。檔案工作的三要素為：檔案管理人員、檔案和檔案利用者。其中作為主體的檔案工作者是最基本、最重要的因素，是聯(lián)系檔案實(shí)體與檔案利用者的橋梁。檔案工作者的業(yè)務(wù)水平、工作能力、文化

3、素養(yǎng)、創(chuàng)新意識(shí)、敬業(yè)精神越強(qiáng)，則高校檔案管理的整體水平也就越高。因此，高校檔案工作要“以人為本”，首先就要考慮以檔案工作人員為本。在企業(yè)質(zhì)量管理中有“內(nèi)部顧客“這一概念，即每個(gè)工作環(huán)節(jié)的工作人員既是上一個(gè)環(huán)節(jié)的顧客，又是下一個(gè)環(huán)節(jié)的供應(yīng)者。1在一個(gè)組織的活動(dòng)中要使外部顧客滿意，就必須要先使“內(nèi)部顧客”即員工滿意。論文參考網(wǎng)。作為內(nèi)部顧客的員工在工作中的參與程度和積極性，在很大程度上影響著外部顧客的滿意度，無(wú)法想象，一個(gè)連內(nèi)部顧客都無(wú)法滿意的組織，怎么能夠提供令人滿意的產(chǎn)品和服務(wù)給外部顧客。論文參考網(wǎng)。在檔案管理工作中，同樣作為“內(nèi)部顧客”的檔案工作者，他們無(wú)論是在大的社會(huì)環(huán)境中或是在小的單位環(huán)

4、境中，總是處于不太重要的位置，似乎可有可無(wú)，這種境況往往使檔案工作者覺(jué)得前途渺茫，對(duì)工作沒(méi)有信心，缺乏使命感和責(zé)任感。因此，“以人為本”管理理念在高校檔案工作中的運(yùn)用首先要注重以“員工”為本。1、注重檔案人員業(yè)務(wù)能力、創(chuàng)新能力的培養(yǎng)和提高，重視開展業(yè)務(wù)進(jìn)修和培訓(xùn)工作，重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)他們的繼續(xù)教育。我們當(dāng)前正處在一個(gè)知識(shí)爆炸的時(shí)代，知識(shí)更新周期極短，傳統(tǒng)的一次性教育已不可能滿足社會(huì)發(fā)展的需求，只有通過(guò)繼續(xù)教育，不斷學(xué)習(xí)，才能使檔案人員加快知識(shí)更新，完善知識(shí)結(jié)構(gòu)。當(dāng)前檔案管理自動(dòng)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化已是大勢(shì)所趨，檔案繼續(xù)教育的內(nèi)容也應(yīng)向這方面傾斜，加強(qiáng)對(duì)員工現(xiàn)代化管理能力的培養(yǎng)。2、建立激勵(lì)機(jī)制。激勵(lì)是

5、人本管理的核心問(wèn)題，是實(shí)施有效管理的重要手段，既利于實(shí)現(xiàn)管理工作目標(biāo)，又有利于提高工作效率?？蓪?shí)施多種激勵(lì)方式如尊重激勵(lì)、關(guān)懷激勵(lì)、行為激勵(lì)、榜樣激勵(lì)等去滿足檔案人員不同的需求，以激發(fā)他們的工作熱情，提高個(gè)人競(jìng)爭(zhēng)力。3、為員工創(chuàng)造一切學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，鼓勵(lì)他們積極參加各種學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，以加強(qiáng)同行間的溝通與交流。對(duì)員工在工作中涌現(xiàn)出來(lái)的新經(jīng)驗(yàn)、新方法及時(shí)給予肯定和鼓勵(lì)，以激發(fā)他們的內(nèi)在潛力，使他們發(fā)自內(nèi)心地?zé)釔?ài)自己的本職工作，樹立良好的職業(yè)意識(shí)。二、以檔案工作客體-“用戶”為本，服務(wù)至上高校檔案管理的“以人為本”，體現(xiàn)在利用服務(wù)工作中，就是以用戶為本，服務(wù)至上。檔案用戶一般來(lái)說(shuō)分為兩大塊：?jiǎn)挝挥脩艉蛡€(gè)人

6、用戶。當(dāng)前高校檔案的利用服務(wù)工作仍存在著重部門輕個(gè)人的誤區(qū)，即只重視為校內(nèi)各單位、各部門提供利用服務(wù)，而忽略了對(duì)個(gè)體檔案用戶進(jìn)行檔案宣傳和服務(wù)，這是導(dǎo)致當(dāng)前檔案利用率較低的一個(gè)重要因素。因此本文所指的“檔案用戶”主要是指?jìng)€(gè)人檔案用戶。高校檔案工作應(yīng)以“用戶為本”，關(guān)注個(gè)人檔案用戶，這里的個(gè)人檔案用戶主要包括以下兩個(gè)層面：1、為全體教職員工用戶服務(wù)。長(zhǎng)期以來(lái)，高校檔案利用工作存在著這樣一個(gè)“誤區(qū)”，即只重視為校內(nèi)單位、各部門提供檔案利用服務(wù)，忽略了對(duì)個(gè)人檔案用戶的宣傳和服務(wù)。以本院檔案利用登記為例，百分之九十的借閱利用都是部門工作查考，學(xué)校編史修志之用，而極少有教職員工個(gè)人用戶查閱與己有關(guān)的諸如

7、工資改革、職務(wù)任免、職稱聘任、體制改革等文件，即使偶有一、二，也是半遮半掩，試試探探，不知自己到底有無(wú)權(quán)利查閱。在他們的印象中，檔案館（室）只是校方的檔案保管和服務(wù)機(jī)構(gòu)，個(gè)人無(wú)權(quán)利用。狹隘的服務(wù)面使館（室）藏檔案得不到充分的開發(fā)利用，并最終成為阻礙檔案館（室）發(fā)展的瓶頸。針對(duì)以上情況，高校檔案部門可注重從以下幾方面開展服務(wù)工作：（1）加強(qiáng)檔案宣傳，開展用戶教育。除了向廣大師生員工宣傳檔案法和有關(guān)高校檔案工作的各種法律法規(guī)外，高校檔案部門還應(yīng)重視做好自我宣傳，向全院師生員工介紹館藏檔案內(nèi)容、類別，介紹檔案利用的規(guī)章制度和手續(xù)，介紹檢索工具及使用方法等等?？稍谌悍秶鷥?nèi)舉辦檔案檢索與利用講座，利用

8、校園網(wǎng)與宣傳欄等進(jìn)行廣泛宣傳，使外界了解自己的工作性質(zhì)、館藏內(nèi)容及所能提供的服務(wù)，這樣才能激發(fā)各部門及個(gè)體用戶對(duì)利用檔案的愿望與熱情，消除人們對(duì)檔案工作的神秘感，引導(dǎo)更多的人利用檔案。（2）開展現(xiàn)行文件服務(wù)。開展現(xiàn)行文件服務(wù)是當(dāng)前檔案界大力提倡的檔案工作應(yīng)“關(guān)注民生”“服務(wù)民生”的較好體現(xiàn)。所謂現(xiàn)行文件，就是指已經(jīng)產(chǎn)生，正在進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞、執(zhí)行的文件。一般來(lái)說(shuō)現(xiàn)行文件在其形成的前五年利用率最高，以后就逐年遞減。除了黨和國(guó)家機(jī)密、法律規(guī)定，學(xué)校按規(guī)定需要保密的事項(xiàng)和科技、商業(yè)秘密，凡是涉及高校改革發(fā)展、建設(shè)的重大決策，事關(guān)師生員工民主權(quán)利、切身利益，群眾關(guān)心的熱點(diǎn)、焦點(diǎn)問(wèn)題、政策規(guī)定，以及上級(jí)主

9、管部門要求公開的事項(xiàng)如體制改革、房改、養(yǎng)老、醫(yī)療、災(zāi)情疫情、突發(fā)事件等不涉密文件都是老百姓急于了解的，都可提供查閱。2服務(wù)方式一是可采用閱覽服務(wù)，即設(shè)置閱文室，提供文件原件閱讀及復(fù)制服務(wù)；二是依托高校局域網(wǎng)將可以開放的文件內(nèi)容掛在網(wǎng)上，開展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)；三是咨詢服務(wù)，即以現(xiàn)行文件以及有關(guān)資料為依據(jù)，以解答問(wèn)題的形式向利用者提供服務(wù)。開展現(xiàn)行文件服務(wù)必須高度重視安全與保密問(wèn)題。2、為學(xué)生用戶服務(wù)。在高校檔案工作中，一直以來(lái)都忽略了一個(gè)最大的用戶群-學(xué)生用戶。2008年8月，國(guó)家教育部、檔案局頒布了高等學(xué)校檔案管理辦法，其中第十五條對(duì)于文件材料的歸檔范圍明確提出將學(xué)生檔案從黨政管理類和教學(xué)類中單列出來(lái)

10、組成獨(dú)立的一類，這一規(guī)定真正體現(xiàn)了高校以學(xué)生為本的精神，是以學(xué)生為本理念在高校檔案工作中的生動(dòng)體現(xiàn)和具體落實(shí)。3高校檔案工作要以“學(xué)生”為本，首先要做好學(xué)生檔案的建設(shè)和管理工作。論文參考網(wǎng)。在國(guó)家教委27號(hào)令中明確提出增設(shè)“學(xué)生類”檔案，主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)儀表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等，這一套材料在學(xué)生大學(xué)畢業(yè)走上工作崗位后就成為干部人事檔案，將會(huì)陪伴他們一生。所以學(xué)校要對(duì)學(xué)生負(fù)責(zé)，就一定要重視學(xué)生檔案的收集、整理和管理工作，確保每一個(gè)學(xué)生個(gè)人檔案的完整、準(zhǔn)確。其次，要做好教學(xué)檔案的收集和整理工作。教學(xué)檔案與學(xué)生的關(guān)系最為密切，教

11、學(xué)檔案中所包括的招生名冊(cè)、畢業(yè)證、學(xué)位證登記冊(cè)、英語(yǔ)四、六級(jí)考試成績(jī)、學(xué)生學(xué)籍成績(jī)卡、學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)與處分決定等內(nèi)容，無(wú)不與學(xué)生就業(yè)、出國(guó)、考研等切身利益緊密相關(guān)。因此，教學(xué)檔案的收集、歸檔必須保時(shí)、保質(zhì)、保量，真正做到“檔盡其用”。再次，在學(xué)生中積極開展檔案宣傳活動(dòng)。這一點(diǎn)檔案管理工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于圖書管理，后者很早就在學(xué)生中開設(shè)了“文獻(xiàn)檢索課”，而檔案管理工作在學(xué)生用戶群中還是一個(gè)“盲點(diǎn)”，很多學(xué)生對(duì)此茫然無(wú)知，甚至不知道自己所在的學(xué)校還有“檔案室”這樣一個(gè)部門，即使知道也覺(jué)得是與自己毫無(wú)關(guān)系。因此，在學(xué)生中加強(qiáng)檔案宣傳十分重要，可充分依托校園網(wǎng)、校園廣播電臺(tái)等媒體向?qū)W生宣傳學(xué)校檔案，鼓勵(lì)他們大膽地走進(jìn)檔案館（室），了解檔案，利用檔案?？晌{優(yōu)秀學(xué)生到檔案部門勤工儉學(xué)，協(xié)助進(jìn)行各門類檔案的管理工作，并以他們?yōu)橹薪榇蚱茖W(xué)生對(duì)檔案工作的神秘感，引導(dǎo)他們了解、利用檔案，當(dāng)然，前提還是要注意檔案的安全、保密工作。結(jié)語(yǔ)：“以人為本”在高校檔案管理中的運(yùn)用體現(xiàn)在檔案部門的內(nèi)部管理中，應(yīng)以檔案工作者為本，只有通過(guò)對(duì)人的有效管理，才能使有密切聯(lián)系的各部門、各環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)調(diào)運(yùn)作，才能保證各項(xiàng)工作有條不紊地開展；體現(xiàn)在檔案服務(wù)工作中，則應(yīng)當(dāng)以“用戶”為本，重視做好檔案的宣傳、收集工作，從用戶的需求、動(dòng)機(jī)等因素出發(fā)，最大限度滿足用戶。