我們應(yīng)當(dāng)怎樣做需求調(diào)研：研討會(huì)

1、我們應(yīng)當(dāng)怎樣做需求調(diào)研：研討會(huì)經(jīng)過(guò)一番努力，我們終于在客戶(hù)中找到了一批人，可以解答困擾我們 多時(shí)的業(yè)務(wù)問(wèn)題了，真是不容易呀。但是，如何以合適的時(shí)間、合適的地 點(diǎn)、通過(guò)合適的形式與客戶(hù)研討業(yè)務(wù)需求，是擺在項(xiàng)目經(jīng)理面前的一道難 題。在我所經(jīng)歷的項(xiàng)目中，業(yè)務(wù)研討會(huì)沒(méi)有一個(gè)是相同的。我曾經(jīng)做過(guò)一個(gè)政府機(jī)關(guān)的項(xiàng)目， 在這個(gè)項(xiàng)目中，從總局到省、地市、 區(qū)縣，形成了一個(gè)多組織機(jī)構(gòu)的管理系統(tǒng)。雖然全國(guó)管理流程大體相同， 但各地因各地實(shí)際情況的不同、領(lǐng)導(dǎo)管理思路和政策理解的不同，管理模 式在許多細(xì)節(jié)上存在著差異，也就是說(shuō)，這個(gè)項(xiàng)目存在著需求個(gè)性化的問(wèn) 題。在項(xiàng)目進(jìn)行之初，客戶(hù)方領(lǐng)導(dǎo)提前意識(shí)到這方面的問(wèn)題，因此在

2、組織 需求研討時(shí)，分別從各個(gè)省市抽調(diào)業(yè)務(wù)人員，集中在一起進(jìn)行研討。同時(shí), 在研討時(shí)，根據(jù)與會(huì)人員的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，將他們分成若干個(gè)業(yè)務(wù)組，分別對(duì) 某個(gè)相對(duì)獨(dú)立的業(yè)務(wù)模塊的需求進(jìn)行研討。采用這樣的組織形式，各地的 業(yè)務(wù)差異在會(huì)上都會(huì)被提出來(lái)。一些地區(qū)不合理的管理模式，一經(jīng)提出， 就會(huì)得到其它地區(qū)業(yè)務(wù)人員的糾正，進(jìn)而避免了不合理需求的提出。當(dāng)然 業(yè)務(wù)人員之間也會(huì)出現(xiàn)意見(jiàn)分歧。在會(huì)議啟動(dòng)之時(shí)，高層領(lǐng)導(dǎo)就明確提出 了必須形成全國(guó)統(tǒng)一版本。因此，一旦出現(xiàn)分歧時(shí)，業(yè)務(wù)人員就會(huì)通過(guò)激 烈辯論、各抒己見(jiàn)，進(jìn)而形成統(tǒng)一意見(jiàn)。如果分歧雙方誰(shuí)都說(shuō)服不了誰(shuí)， 業(yè)務(wù)組指定的組長(zhǎng)則拍板采用哪個(gè)方案。如果他不能做出決定，就立即反

3、 映到總局領(lǐng)導(dǎo)那里當(dāng)場(chǎng)做出決定。采用這種集中式的研討，可以使問(wèn)題的 處理變得高效而及時(shí)。當(dāng)然，也會(huì)因地區(qū)化差異而出現(xiàn)多個(gè)方案，每個(gè)方 案都是合理的，我們必須在軟件中分別對(duì)其進(jìn)行處理的情況。出現(xiàn)這種情 況時(shí)，至少我們很容易理清楚有幾種情況，有沒(méi)有可以合并的地方，使得 差異最小化，最終在軟件維護(hù)中體現(xiàn)出來(lái)，讓客戶(hù)自己去選擇自己的管理 模式。另外，將業(yè)務(wù)人員劃分為多個(gè)業(yè)務(wù)組也是一項(xiàng)比較成功的經(jīng)驗(yàn)。由于業(yè)務(wù) 人員自身的局限，不可能對(duì)所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域的細(xì)節(jié)全面掌握，往往總是有自 己熟悉的部分，也有自己不熟悉的部分。劃分業(yè)務(wù)組，可以讓業(yè)務(wù)人員分別在自己最熟悉的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)參與討論，可以有效提高業(yè)務(wù)討論的質(zhì)量。

4、同時(shí)，一個(gè)管理系統(tǒng)涉及的業(yè)務(wù)是復(fù)雜而系統(tǒng)的，如果劃分成多個(gè)模塊并 行地進(jìn)行業(yè)務(wù)討論，也可以大大提高業(yè)務(wù)研討的工作效率。這個(gè)項(xiàng)目采用 這種方式，使這個(gè)項(xiàng)目在運(yùn)行數(shù)年后依然能保持統(tǒng)一的版本，而不至于形 成一個(gè)一個(gè)的地方版本。統(tǒng)一的版本使得軟件的升級(jí)維護(hù)成本大大降低， 使項(xiàng)目進(jìn)入良性的進(jìn)化、完善的循環(huán)中。以上講的是一種集中式的業(yè)務(wù)研討形式。采用這是形式固然好處多多， 但并非所有軟件項(xiàng)目都能夠采用這種模式。我參與過(guò)的另一個(gè)項(xiàng)目就沒(méi)有 如此幸運(yùn)了。在這個(gè)項(xiàng)目中，雖然也是多組織機(jī)構(gòu)管理系統(tǒng)，但總公司對(duì) 各分子公司的管理是松散的，所以很難組織各地的業(yè)務(wù)代表集中在一起討 論，甚至不能要求各分子公司采用統(tǒng)一的管

5、理模式。企業(yè)信息化的目的就是要建立統(tǒng)一的、規(guī)范化的管理形式，它本身就是一場(chǎng)企業(yè)管理的變革。我們的軟件，如果不能規(guī)范各分支機(jī)構(gòu)的管理，抑制個(gè)性化差異，而是照 貓畫(huà)虎地一家一家為分子公司做軟件，不僅我們的成本是巨大的，客戶(hù)的 信息化管理效果也不能發(fā)揮出來(lái)，而且為日后的運(yùn)行維護(hù)帶來(lái)巨大的隱患。 毫無(wú)疑問(wèn)，它是我們做管理軟件的一個(gè)雷區(qū)，我們必須小心應(yīng)對(duì)。起先，總公司領(lǐng)導(dǎo)帶著我們一家一家地去分子公司幵需求研討會(huì)。每個(gè)需 求研討會(huì)，我們都要著力注意各個(gè)單位管理模式的差異。當(dāng)業(yè)務(wù)代表在描 述自己業(yè)務(wù)流程的時(shí)候，我們常常提示業(yè)務(wù)代表，XX公司是這樣管理的。 這時(shí)候，業(yè)務(wù)代表會(huì)思考，采用 XX公司的管理模式是否

6、會(huì)更好，或者采 用XX公司的管理模式行不行。如果他提出 XX公司的管理模式可能會(huì)出現(xiàn) 什么什么問(wèn)題時(shí)，我們也會(huì)著力記錄下來(lái)，下次再和XX公司討論，他們是不是會(huì)出現(xiàn)這些問(wèn)題。采用這種分散式的業(yè)務(wù)研討形式，讓我們作為外人來(lái)規(guī)范客戶(hù)的管理模式，常常會(huì)有這樣那樣的不便，但這也 是我們可能面對(duì)得最多的需求研 討形式。在這樣的形式中，尋找一個(gè)典型范例也許可以算是一種最佳實(shí)踐。 當(dāng)我們面對(duì)管理松散的多組織機(jī)構(gòu)時(shí)，尋找一個(gè)管理規(guī)范、對(duì)我們的支持 度高的分支機(jī)構(gòu)，首先將他們的信息化系統(tǒng)建立起來(lái)，產(chǎn)生預(yù)期的效益， 這就樹(shù)立了一個(gè)范例。它的成功就會(huì)為其它分支機(jī)構(gòu)帶來(lái)一種精神動(dòng)力和 成功案例，照著做肯定不會(huì)錯(cuò)。這樣就

7、可以更容易地說(shuō)服其它分支機(jī)構(gòu)， 摒棄現(xiàn)有的管理模式而朝著規(guī)范化管理邁進(jìn)。業(yè)務(wù)研討形式比較容易出現(xiàn)的另一個(gè)問(wèn)題，就是將各個(gè)方面的業(yè)務(wù)代表拉 過(guò)來(lái)開(kāi)大會(huì)。在大會(huì)上，你說(shuō)你的，我說(shuō)我的，雜亂無(wú)章，一些重要的需 求被不經(jīng)意地漏掉。遇上這樣的情形，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)當(dāng)有清醒的認(rèn)識(shí)，我們 需要再下來(lái)開(kāi)小會(huì) 。銷(xiāo)售部門(mén)的需求跟銷(xiāo)售部門(mén)談，采購(gòu)部門(mén)的需求跟采 購(gòu)部門(mén)談 ?既然是小會(huì)，每次談的時(shí)候人不在多，在精，參會(huì)的業(yè)務(wù) 人員對(duì)自己的業(yè)務(wù)了解精細(xì)而全面。這樣的會(huì)議，通常有一至三個(gè)業(yè)務(wù)人 員，和一個(gè)負(fù)責(zé)人（負(fù)責(zé)拍板）參加。會(huì)議之后，我們最好詢(xún)問(wèn)與會(huì)人員 的聯(lián)系方式，便于日后建立長(zhǎng)期的聯(lián)系，畢竟業(yè)務(wù)需求不是一蹴而就的事 情。同時(shí)，如果我們今后采用的是迭代式開(kāi)發(fā)，他們也就成為了我們業(yè)務(wù)