XX地產(chǎn)集團(tuán)印章管理制度

1、XX地產(chǎn)集團(tuán)印章管理制度為加強(qiáng)對(duì)集團(tuán)公司系統(tǒng)各類印章的管理，明確印章工作流程和使用權(quán)限，保證印章的安全妥善管理和正確使用，根據(jù)集團(tuán)公司快速發(fā)展的管理需要，特修訂本制度。一、印章的重要性及分類1、印章的重要性：印章是印信憑證的一種，是公司行使權(quán)利的象征。蓋印，標(biāo)志著文書生效和對(duì)文書負(fù)責(zé)，具有極強(qiáng)的合法性和權(quán)威性。印章代表著企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的意志，無論是公文還是一般信件，只要加蓋公章，就產(chǎn)生了法律效用。印章須嚴(yán)格管理，以免造成不良影響或無法挽回的損失。2、印章分類：本制度中所指印章主要是公司公章和各部門印章。（1）公章：公司必須向公安機(jī)關(guān)登記備案的具有法律效力的印章，包括公章、合同專用章和財(cái)務(wù)專用章。（2

2、）部門印章：刻有部門名稱的印章，限于公司內(nèi)部各部門之間的業(yè)務(wù)溝通和協(xié)調(diào)，對(duì)外不具備法律效力。二、印章的制發(fā)、更換與領(lǐng)取程序 （一）印章的制發(fā)、更換程序1、所有印章都須由檔案中心負(fù)責(zé)到公安部門指定單位統(tǒng)一刻制。2、凡集團(tuán)各單位或部門刻制印章，須提交刻制申請(qǐng)?？讨撇块T各項(xiàng)業(yè)務(wù)所需的條形章、個(gè)人簽名章等，部門負(fù)責(zé)人審批即可；部門級(jí)印章的刻制、更換等，須上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批；公司類印章的刻制、換發(fā)、補(bǔ)發(fā)等工作，須按照公司管理規(guī)定上報(bào)董事局領(lǐng)導(dǎo)審批。3、集團(tuán)下屬新成立分公司印章的刻制、換發(fā)、補(bǔ)發(fā)等，均須上報(bào)本公司董事長(zhǎng)或總經(jīng)理審批?；居≌拢ü?、合同專用章、法人代表私章、財(cái)務(wù)專用章）刻制完畢后，印章印模須

3、于3個(gè)工作日內(nèi)送集團(tuán)檔案中心備案，并從刻制之日起執(zhí)行相關(guān)使用規(guī)定。（二）印章領(lǐng)取程序1、法人代表私章、財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)中心統(tǒng)一管理，領(lǐng)取時(shí)，須由公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人與行政部門負(fù)責(zé)人共同領(lǐng)取。2、領(lǐng)取部門印章時(shí)，必須由申請(qǐng)部門助理級(jí)以上人員或者本部門印章管理員親自領(lǐng)取。3、下屬公司公章由檔案中心統(tǒng)一管理，領(lǐng)取該公司公章時(shí)，須由檔案中心派駐印章管理員與該公司行政部門負(fù)責(zé)人共同領(lǐng)取。4、領(lǐng)取印章時(shí)，須辦理印章領(lǐng)取手續(xù)，申請(qǐng)部門人員、檔案中心印章管理員與檔案中心負(fù)責(zé)人三方共同簽名確認(rèn)。更換印章的，還須將原印章交回至檔案中心存檔。三、印章的管理（一）印章管理原則1、確保印章安全：集團(tuán)本部及各地區(qū)公司必須設(shè)

4、立獨(dú)立的印章室。公章必須存放于保險(xiǎn)柜內(nèi)妥善保管，使用完畢必須立即鎖入柜內(nèi)，防止被濫用或盜用，確保印章安全。如有遺失，必須及時(shí)向公司報(bào)告，并到對(duì)應(yīng)公安部門報(bào)備。部門印章也須鎖入柜內(nèi)保管。2、堅(jiān)持用印原則：印章管理員必須有高度的原則性，嚴(yán)格按照集團(tuán)印章管理制度及有關(guān)辦法用印。如遇制度規(guī)定外的特殊情況，必須書面或電話請(qǐng)示具有審批權(quán)的公司領(lǐng)導(dǎo)，不允許出現(xiàn)公司規(guī)定權(quán)限以外的非正常用印。3、規(guī)范使用印章：涉及印章管理每一個(gè)環(huán)節(jié)必須規(guī)范有序。（二）印章管理制度1、分級(jí)保管制度（1）公司對(duì)印章采取分級(jí)保管的辦法，集團(tuán)系統(tǒng)各公司公章由檔案中心印章管理員管理，法人代表私章、財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)中心管理，部門業(yè)務(wù)專用章

5、由各中心、部門指定印章管理員妥善保管。（2）印章管理人員離職或調(diào)動(dòng)時(shí)，必須認(rèn)真履行印章交接手續(xù)。交接時(shí)必須由主管領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)三人以上在場(chǎng)，共同清點(diǎn)、確認(rèn)交接手續(xù)，在蓋有印模的交接單上簽名，交接單須存檔處理。（3）遺失印章，須填寫印章廢止申請(qǐng)單，并呈公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，簽批遺失處理意見及處罰辦法。遺失公章和法人代表私章都必須到公安部門報(bào)備。2、用印審批制度（1）所有印章用印，都必須嚴(yán)格執(zhí)行集團(tuán)印章管理相關(guān)辦法，按照公司現(xiàn)行文件規(guī)定的審批權(quán)限和審批流程進(jìn)行報(bào)批；特殊情況，須以董事局領(lǐng)導(dǎo)書面簽署的意見為準(zhǔn)。（2）印章管理員必須認(rèn)真檢查用印文書是否履行相應(yīng)的審批手續(xù)，所有審批手續(xù)全部完成、審批內(nèi)容和用印內(nèi)容完全

6、一致且相關(guān)責(zé)任人均已簽字確認(rèn)才能用印。（3）用印審批權(quán)限劃分參照表詳見附件一。3、使用登記制度（1）印章工作有關(guān)表格均按照檔案中心統(tǒng)一制表規(guī)范使用。（2）用印前，印章管理員必須認(rèn)真檢查用印文書有否進(jìn)行登記及登記內(nèi)容是否完整，包括：用印日期、用印申請(qǐng)人、用印份數(shù)、用印類別、用印事由、審批人等，確認(rèn)無誤后方可用印。（3）部門自行保管的各類業(yè)務(wù)章也須嚴(yán)格履行登記審批手續(xù)。 四、印章使用辦法（一）用印流程（見附件二）1、不具獨(dú)立法人資格、隸屬集團(tuán)本部管理的部門或單位用??；2、具有獨(dú)立法人資格的下屬公司和地區(qū)公司用??；3、部門印章使用審批人為本中心或部門負(fù)責(zé)人。（二）用印要求1、基本管理規(guī)定（1）任何部

7、門在啟用印章前，均需辦理領(lǐng)取手續(xù)，填寫印章領(lǐng)取登記表，接受相應(yīng)的責(zé)權(quán)告知。（2）所有與印章有關(guān)的業(yè)務(wù)，如印章刻制、領(lǐng)取、換發(fā)、使用、攜帶出外、廢止等，均須到印章室領(lǐng)取檔案中心制定的統(tǒng)一表格。（3）印章室應(yīng)嚴(yán)格管理，非本公司人員嚴(yán)禁進(jìn)入印章管理室。如確因工作需要，須由經(jīng)辦部門人員陪同。（4）用印前必須履行用印程序，且立項(xiàng)審批環(huán)節(jié)完備。申請(qǐng)使用的印章必須與文件、材料的落款名稱一致，不符者不得用印。（5）印章管理員嚴(yán)禁違規(guī)使用印章。凡違規(guī)使用印章的，一律視作個(gè)人行為，由此而引起的法律責(zé)任以及其它任何形式的糾紛，均由違規(guī)使用印章者承擔(dān)全部法律責(zé)任。同時(shí)，公司將視其情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的行政或經(jīng)濟(jì)處罰，觸

8、犯法律的移送司法機(jī)關(guān)處理。2、用印事項(xiàng)要求（1）用印申請(qǐng)人須認(rèn)真、詳細(xì)填寫印章使用申請(qǐng)表里的各項(xiàng)內(nèi)容，字跡工整，而且每欄只能填寫一個(gè)用印事項(xiàng)，禁止把多項(xiàng)工作混填在同一欄內(nèi)。（2）同一用印資料在不同時(shí)間里重復(fù)用印，或者同一批用印資料有部分內(nèi)容漏報(bào)審批，都必須再次履行用印審批手續(xù)，杜絕“一次審批，重復(fù)使用”的投機(jī)行為。（3）出現(xiàn)急需用印的文書，但該文書的審批權(quán)人未及時(shí)簽字的情況，須由印章管理員和用印申請(qǐng)人共同在場(chǎng)，電話請(qǐng)示審批權(quán)人，經(jīng)同意后方可蓋章。審批權(quán)人返回后1個(gè)工作日以內(nèi)完成補(bǔ)簽手續(xù)。（4）用印后，該印章使用申請(qǐng)表作為用印憑據(jù)，由印章管理人員留存，定期整理后交檔案室存檔，任何人嚴(yán)禁私自涂改、

9、篡改、損壞或者撕毀原始記錄。（5）員工因個(gè)人事情要求蓋公章的，必須由所在部門負(fù)責(zé)人簽署意見，然后根據(jù)事情性質(zhì)送有關(guān)職能部門審核，并經(jīng)其主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意方可用印。涉及重要的事項(xiàng)可能會(huì)引起不良后果或其它無法預(yù)料的情況，必須上報(bào)有關(guān)董事局領(lǐng)導(dǎo)同意后方可用印。3、有關(guān)業(yè)務(wù)要求（1）使用公司證照復(fù)印件需加蓋公章時(shí)，必須寫明用途，且印章須騎壓公司名稱。（2）復(fù)印件與原件相符的文件，只要注明用途（政府部門等有特別要求的除外），報(bào)本部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)即可用印。（3）涉及合同類用印，須仔細(xì)核對(duì)合同文本五大關(guān)鍵要素：A、甲乙雙方名稱是否與審批表內(nèi)填寫內(nèi)容完全一致；B、合同文本金額是否與審批表內(nèi)合同金額完全一致；C

10、、該合同審批是否符合最新管理權(quán)限要求；D、合同審核流程是否完備，最終審批人是否都已經(jīng)簽署明確的“同意”意見；E、合同文本落款處必須由立項(xiàng)部門負(fù)責(zé)人或者公司董事長(zhǎng)簽名，并核對(duì)簽訂日期是否填寫。（4）不得在空白紙張、憑證、空白介紹信和空白便函上用印，如有特殊情況，集團(tuán)本部和下屬公司須報(bào)集團(tuán)總裁或者董事長(zhǎng)批準(zhǔn)，地區(qū)公司須報(bào)本公司董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。（5）攜公章外出工作規(guī)定A、公章的使用必須在印章室內(nèi)進(jìn)行，如因工作需要將印章帶出印章室外使用的，應(yīng)事先填寫印章借用審批表，經(jīng)董事局領(lǐng)導(dǎo)或分公司董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后由至少兩人共同攜帶使用，原則上檔案中心須安排專人親自至現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)印。B、如經(jīng)董事局領(lǐng)導(dǎo)同意，由其他部門人員自行攜印

11、章外出用印的，印章管理員須封裝后交給帶章人。用章部門必須有兩人同時(shí)在場(chǎng)，用印時(shí)當(dāng)眾拆封。用印完畢，現(xiàn)場(chǎng)封裝，兩人均須在印章封裝口處簽名確認(rèn)。歸還時(shí)，印章管理員須檢查是否封裝、簽名，印章是否完好無損。若借用印章超出預(yù)計(jì)歸還的時(shí)間，則應(yīng)注明延遲的原因。C、凡借用印章外出用印，均須嚴(yán)格按照印章借用審批表上所填事項(xiàng)規(guī)范用印。如遇超出申請(qǐng)范圍以內(nèi)的事項(xiàng)，均須電話請(qǐng)示董事局領(lǐng)導(dǎo)，事后須及時(shí)補(bǔ)辦手續(xù)。否則，一律視作越權(quán)用印，一經(jīng)查實(shí)嚴(yán)肅處理。（三）用印規(guī)范1、印章一般蓋于公司名稱、部門名稱的中部，印泥要?jiǎng)?，落印要穩(wěn)，確保印跡端正清晰，不漏蓋、不多蓋。印痕騎壓年月。2、介紹信、證明信如有存根，要在落款和間縫處

12、一并加蓋印章。3、由合同部審核過的合同、協(xié)議，須騎縫蓋合同審核章；招標(biāo)中心立項(xiàng)的合同須騎縫蓋招標(biāo)文本審核章，騎縫章蓋齊之后方能蓋甲方公章。4、用于存檔的合同、協(xié)議，還須連同審批表一起騎縫蓋章。五、印章的作廢和銷毀1、印章的作廢包括不適用作廢、磨損作廢和遺失作廢等。2、經(jīng)確認(rèn)作廢的印章由使用部門提出作廢申請(qǐng)，將作廢印章交回檔案中心封存；如需銷毀的，填寫印章銷毀申請(qǐng)表統(tǒng)一交至檔案中心，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能銷毀。公章、法人代表私章和財(cái)務(wù)專用章的作廢都必須到公安部門報(bào)備。3、如因機(jī)構(gòu)變動(dòng)等原因停止使用的印章，應(yīng)將原印章交回檔案中心封存。封存印章盡量保管半年以上再按規(guī)定辦理。六、印章管理處罰規(guī)定（詳見附

13、件三）七、附則1、本制度為2008年第一次修訂版，印章管理辦法以本制度為準(zhǔn)，解釋權(quán)歸集團(tuán)檔案中心。2、集團(tuán)下屬及各地區(qū)公司派駐檔案室，根據(jù)本制度制定本公司印章管理細(xì)則，經(jīng)集團(tuán)檔案中心審定后報(bào)本公司董事長(zhǎng)審批執(zhí)行。3、本制度從下發(fā)之日起執(zhí)行。附件一：印章使用審批權(quán)限參照表附件二：印章使用工作流程一、不具獨(dú)立法人資格、隸屬集團(tuán)本部管理的單位或部門用印流程1、經(jīng)辦人填寫印章使用審批表；2、經(jīng)辦人所在部門或單位負(fù)責(zé)人審核，上報(bào)具備審批權(quán)限的集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)審批；3、印章管理員審閱核實(shí)用印內(nèi)容與公司領(lǐng)導(dǎo)批示意見是否相符；在逐級(jí)審核過程中被否決的，該文件予以退回。二、具有獨(dú)立法人資格的下屬公司和各地區(qū)公司用印

14、流程1、經(jīng)辦人填寫印章使用審批表交部門負(fù)責(zé)人審核；2、根據(jù)權(quán)限要求，上報(bào)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)審核；3、根據(jù)權(quán)限要求，上報(bào)公司董事長(zhǎng)審批，根據(jù)集團(tuán)制度要求報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批的文件，必須上報(bào)具有審批權(quán)限的集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)審批；4、交本公司檔案室印章管理員核準(zhǔn)用印。印章管理員審閱核實(shí)用印內(nèi)容與公司領(lǐng)導(dǎo)批示意見是否相符；在逐級(jí)審核過程中被否決的，該文件予以退回。附件三：印章管理處罰規(guī)定一、對(duì)于印章管理人員1、印章保管和使用的安全是印章管理非常重要的部分，無論是在印章室內(nèi)使用還是攜印章外出工作，如果是因人為保管不當(dāng)、責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)導(dǎo)致遺失印章，每次扣罰印章管理員或攜章外出的臨時(shí)印章保管員當(dāng)月獎(jiǎng)金200-500元。2、用

15、印須嚴(yán)格執(zhí)行集團(tuán)各類管理文件的規(guī)定，未執(zhí)行審批流程或者流程未執(zhí)行完畢便用印，按公司失職問責(zé)處理。3、堅(jiān)持原則是印章管理工作的關(guān)鍵，任何因迫于壓力、原則性不強(qiáng)導(dǎo)致的錯(cuò)誤用印，按公司失職問責(zé)處理。4、明知違規(guī)而用印。明知相關(guān)手續(xù)不齊全卻仍然違規(guī)用印，造成工作失誤，每次扣罰當(dāng)月獎(jiǎng)金1000元，情節(jié)嚴(yán)重的一律予以辭退。5、公司下發(fā)的最新文件是印章管理的工作準(zhǔn)繩，沒有及時(shí)、認(rèn)真和深入學(xué)習(xí)，不了解審批權(quán)限又沒有積極求證便胡亂用印，導(dǎo)致出現(xiàn)工作失誤，按公司失職問責(zé)處理。6、不負(fù)責(zé)任而用印。印章管理員在核準(zhǔn)用印時(shí)，沒有仔細(xì)核對(duì)用印文書名稱、涉及金額與審批表是否完全一致，盲目用印導(dǎo)致用印失誤，按公司失職問責(zé)處理。7、印章管理工作的各類原始審批記錄均須存檔保管，擅自涂改、篡改、損壞、撕毀印章工作各類用表，每次扣罰當(dāng)月獎(jiǎng)金300-1000元，情節(jié)嚴(yán)重的給予降職降薪處理。8、使用印章須謹(jǐn)慎嚴(yán)格規(guī)范，因粗心大意導(dǎo)致印章錯(cuò)蓋，每次扣罰當(dāng)月獎(jiǎng)金200元。二、對(duì)于公司其他員工凡本公司員工，均須嚴(yán)格遵守印章管理各項(xiàng)規(guī)定，如有違規(guī)，按公司規(guī)定進(jìn)行失職問責(zé)：1、利用職務(wù)或工作便利謀取私利而欺騙性用印，例如隱瞞真實(shí)用印意圖，故意漏登、錯(cuò)登用印事項(xiàng)等，性質(zhì)最為惡劣，按公司失職問責(zé)處理并進(jìn)