文件制定修訂廢止保存管理規(guī)定

1、文件制定修訂廢止保存管理規(guī)定意力廣州電子科技有限公司e e l ye c w t e c h n o l o g y l t d管制文件controlled files 制訂/compiled日期/date： 2010-09-24文件編號/document no.： get-qd-wi023 版本/edition：4 版次/ver.：0 修訂/revised日期/ date：文件制訂、修訂、廢止、保存管理規(guī)定擬制compiled by審核checked by批準approved by日期date日期date日期date此文件為意力廣州電子科技有限公司之機密文件，未經答應，不得復印。eely-e

2、cw technology ltd all rights reserved, unauthorized duplication as a violation of applicable laws.文件變更履歷文件編號(no.) get-qd-wi023版本/版次 (ver.) 4/0頁次pages 1 of 4序號變更日期變更內容變更頁面變更頁面版次文件版次申請人0 2010-09-24 文件中增加ohsas18000體系要求，文件整體變更為版本：4，版次：0。全部0 0 劉斌1、目的為標準現(xiàn)場文件變更流程管理，確保文件的修改流程能得到有效地施行，促進文件管理的標準化。2、適用范圍適用于各部門

3、文件變更管理。3、職責3.1 品管部：負責按各部門供應的文件變更資料對文件原稿電子檔進展更新并下發(fā)各用法部門和工序；3.2 各相關部門：在文件制訂、修訂、廢止的過程中嚴格按此文件要求進展。4、作業(yè)內容4.1 文件編寫要求4.1.1常用文件的內容字體要求為“宋體、字號為“五號、段落值一般設為“固定值：18磅 (特別情況時除外) 。文件封面的文件編號、版本版次、日期欄字號為“五號，其它局部文件名字號為“初號、公司名字號“小二、其它內容字號為“四號；4.1.2 iso/ts16949新增的內容字體為“黑體、字號為“五號、段落值同4.2.1格式特別時除外；4.1.3 文件修改后的內容字體要求為“隸書以

4、強調修訂局部、字號為“五號、段落值同4.2.1格式特別時除外。4.1.4新申請制訂的文件其“版本/狀態(tài)為當前文件版本和版次，具體的文件編號規(guī)章見get-qd-wi025文件編號規(guī)章管理標準。4.2 品質文件制訂、修訂、廢止、保存管理流程4.2.1品質文件的制訂流程a. 第一階：管理手冊由管理者代表申請編制，get行政總監(jiān)審核批準公布；b. 其次階：程序文件由get部門主管制訂，管理者代表審核，get行政總監(jiān)批準；c. 第三階：作業(yè)指導書、一般管理標準等文件由部門主管審查、管理者代表審核批準。當文件內容不適用時，文件用法部可填寫申請單對文件進展修改ed文件除外。d. 第四階：品質表單記錄那么由g

5、et部門主管審查，交于品管部體系管理課編號管制前方可用法。4.2.2 掌握方案：由工程部、品管部主導召開apqp小組會議制訂，并由apqp小組成員確認，品管部主管核準；4.2.3技術文件：屬工程規(guī)格技術類文件，由工程部工程工程師制訂，部門主管批理準，視其技術類文件管理的性質打算是否交體系管理課管制分發(fā)；4.3.4 暫行文件：由相關部門提出后，交于相關部門主管審核，管理者代表批準，由品管部體系管理課管制分發(fā)。暫行文件上必需注明試行期限、生效日期及截止日期，試行期限規(guī)定為3個月，暫行文件試行到期前一周五個工作日，文件制訂部門需重新確認此文件的有效限性及適合性。假設需納入體系管制文件，那么申請納入；

6、反之，可申請廢止或延期用法延期時間為3個月；4.3.5 文件申請部門在填寫文件制訂、修訂、廢止申請單時，需在申請單中的“文件需分發(fā)部門、車間欄進展勾選，明確文件需下發(fā)的范圍。同時，當文件內容涉及其他部門時，應將申請單供應于相關部門之主管簽署看法，最終交由品管部體系管理課編號管制和下發(fā)。4.4 品質文件修訂管理流程4.4.1品質文件的修訂流程a. 當本部門體系文件內容與實際生產和操作不符時，由本部門人員供應出申請并填寫“文件制定、修改、廢止申請單申請修改(掌握方案除外), 各審批流程按本文件4.3.1、4.3.5進展；b. 當其他部門文件內容與實際生產或操作不符時，由申請部門填寫“文件更改建議單

7、一式兩份，交由文件制訂部門進展評估后回復一份于文件修改建議部門保存作為文件未修改前的臨時根據(jù)。另一份由文件制訂部門將修改后的文件電子檔和“文件制定、修改、廢止申請單一并交體系管理課備案，各審核流程按本文件4.3.1、4.3.5進展；c. 掌握方案:需召開apqp小組會議，由apqp小組成員爭論確定詳細修改內容，并填寫“文件制定、修改、廢止申請單重新簽名確認后交文控組管控分發(fā)，其審批流程同本文件4.3.2、4.3.5。注：以上文件發(fā)生修改后需將修改狀況記錄于體系文件總覽表中，以便后續(xù)查詢。4.4.2技術文件修改：從生產過程、設計部門或顧客投訴提出，需要更改原來做法，變更操作詳細如下： (根據(jù)車間

8、的適用性，我司技術文件分erp系統(tǒng)電子檔管制分發(fā)與紙張型管制分發(fā)。)a. oson訂單：對于紙張型管制分發(fā)之技術文件，由設計工程師挺直在原有的工程規(guī)格書上變更。變更時，設計工程師需在變更內容上簽名及加上變更日期方生效；對于erp系統(tǒng)管制之技術文件，由工程部設計工程師提出后，交部門主管或主管指定人員審核批準后挺直在erp系統(tǒng)上更改；b. ipon訂單：由工程部發(fā)出“規(guī)格書變更通知單生產，同時，舊版規(guī)格文件作廢,詳細管制如下：1紙張型管制之技術文件：由工程部發(fā)出“規(guī)格書變更通知單生產,通知品管部體系管理課文控組將舊版規(guī)格文件回收作廢，品管部體系管理課憑工程部供應的新版變更資料進展復印管制下發(fā)；2e

9、rp系統(tǒng)管制之技術文件: 無需體系管理課進展管制，由工程部設計工程師提出申請更改，交部門主管或主管指定人員審核批準進展變更。注：如即用erp系統(tǒng)電子檔管制，又用紙張型管制之技術文件，在變更時，erp系統(tǒng)電子檔和紙張型技術文件需同時變更。4.4.3 暫行文件修改：暫行文件制訂部門需在文件試行到期前7個工作日內，確認是否要將此文件納入正式的體系文件。假設是那么必需申請納入申請流程同4.3.1；假設否那么申請將延期(延期時間同樣為3個月)或將其廢止。4.5 文件廢止流程a.程序文件:由制訂部門提出，部門主管審核，相關部門簽署看法，管理者代表審批通過，get行政總監(jiān)批準；b.第三階文件：由制訂部門提出

10、，部門主管審核，相關部門簽屬看法，管理者代表批準；c.掌握方案：由工程部或品管部填寫申請單，并經apqp小組成員確認后廢止；d.技術文件:工程部提出，相關部門執(zhí)行，品管部監(jiān)視，并視文件的分發(fā)性質進展管制；e.暫行文件：由制訂部門提出，相關部門簽屬看法，管理者代表核準。4.6 各類文件的保存4.6.1 品管部文控組對體系管制文件電子檔進展保存，并保存體系管制文件的一、二、三階紙張原稿，以便追溯及查詢。第四階文件表單存放于erp資料中心文件資料中心；4.6.2 修訂后文件品管部文控組需對回收之舊版文件蓋紅色“作廢文件章并保存一份，于修改后之新版文件蓋藍色“管制文件章裝訂成冊保存，以便區(qū)分和追溯。全部廢止文件均需由體系管理課回收并蓋紅色“作廢章作廢，但需保存一份存檔以便追溯；4.6.3 對換版本之舊版本文件的保存，品管部文控組只保存現(xiàn)行版本的前一版本文件紙張檔，當下次文件換版時那么保存現(xiàn)行版本的文件紙張檔。如：0版本文件更新為1版本時，保存0版本文件紙張檔。當1版本晉級為2版本時，那么將0版本文件消毀保存原1版本文件紙張檔。保存時需在文件右上角加蓋“保存之作廢文件章。5、參考文件5.