檔案管理制度及流程

1、檔案管理制度及流程檔案管理制度及流程篇一第一條為了標(biāo)準(zhǔn)公司檔案管理工作，保證檔案的完好性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。其次條檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理，一級(jí)管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級(jí)管理是指各部門的檔案資料管理工作。2、綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)公司全部檔案資料的統(tǒng)一搜集管理，各部門的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門檔案資料的用法管理。3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，仔細(xì)細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)展監(jiān)視和指導(dǎo)，每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)展一次檢查驗(yàn)收。第

2、三條歸檔制度1、但凡反映公司戰(zhàn)略進(jìn)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建立等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。3、歸檔的文件資料，原那么上必需是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門保存的，綜合部保存復(fù)印件。4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要準(zhǔn)時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財(cái)稅方面的資料，由財(cái)務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件;屬于工程建立方面的，由規(guī)劃建立部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報(bào)綜合管理部備案。6、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，

3、應(yīng)保存三份原件，綜合管理部保存一份，財(cái)務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特別狀況只有一份原件時(shí)，由綜合部保存原件。7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要用法的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。第四條檔案保管制度1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的特地庫房，各部門應(yīng)依據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等平安條件。2、歸檔資料要進(jìn)展登記，編制歸檔名目。3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，依據(jù)分類法，編制分類名目;依據(jù)需要編制專題名目，完善檢索工具，以便于查找。4、檔案要分類、分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次清楚，存放科學(xué)

4、。5、庫存檔案必需圖物相符，帳物相符。6、檔案管理人員要熟識(shí)所管理的檔案資料，理解利用者的需求，把握利用規(guī)律。7、依據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際狀況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進(jìn)展整理、剔除。8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。9、嚴(yán)格遵守檔案平安保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必需做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。第五條檔案借閱制度1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)答應(yīng)不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必需在辦公室指定的地

5、方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3、借閱檔案，必需履行登記、簽收手續(xù)。4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。5、借出檔案時(shí)，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。6、借閱檔案資料者必需妥當(dāng)保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完好無損，否那么，追究當(dāng)事人責(zé)任。7、借出檔案材料，因保管不慎喪失時(shí)，要準(zhǔn)時(shí)追查，并報(bào)告主管部門準(zhǔn)時(shí)處理。8、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱，必需借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必需外借的，由總

6、經(jīng)理審批。第六條二級(jí)檔案應(yīng)依據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，必需保存的盡量留復(fù)印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。第七條本制度從二oxx年十月一日起執(zhí)行。篇二1、總那么1、1為了加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和搜集、整理工作，有效地愛護(hù)和利用檔案，為公司的進(jìn)展和經(jīng)營(yíng)效勞，特制定本制度。1、2本制度所稱的檔案，是指公司各個(gè)部門以及個(gè)人在從事工作和經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中挺直形成的對(duì)公司有保存價(jià)值和利益關(guān)系的各種文字、圖表、聲像等不同形式的資料和記錄。1、3公司全部部門和個(gè)人均有愛護(hù)公司檔案的義務(wù)。1、4公司的檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的方式，共同維護(hù)檔案的完好與平安，便于公司在經(jīng)營(yíng)中的借鑒和利用。1、5本制

7、度適用于公司全部檔案資料的管理。2、檔案管理的機(jī)構(gòu)與職責(zé)2、1公司的檔案工作實(shí)行部門搜集保管，辦公室統(tǒng)一歸檔的原那么。2、2公司辦公室為公司檔案管理的主管部門，對(duì)公司的檔案資料實(shí)行統(tǒng)一的歸檔和日常管理，并對(duì)公司各部門的檔案管理進(jìn)展指導(dǎo)、監(jiān)視和檢查。詳細(xì)工作由辦公室的檔案管理員負(fù)責(zé)。2、3公司各部門為檔案管理的分管部門，負(fù)責(zé)管理本部門的檔案資料。公司各部門負(fù)責(zé)人均應(yīng)指定專人(兼職檔案員)負(fù)責(zé)搜集、保管本部門的檔案資料并催促其準(zhǔn)時(shí)歸檔。2、4辦公室的檔案管理員和各部門的兼職檔案員均為公司的檔案工作人員，應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，名單須報(bào)到辦公室進(jìn)展備案，各部門的檔案工作人員如有變動(dòng)須準(zhǔn)時(shí)通知辦公室。2、5檔

8、案工作人員出現(xiàn)工作變動(dòng)或離任時(shí)，應(yīng)將其經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清晰，嚴(yán)禁擅自帶走或銷毀。2、6全部檔案工作人員應(yīng)忠于職守，遵守公司保密制度，嚴(yán)守公司隱秘，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。3、檔案管理3、1檔案的歸檔3、1、1公司應(yīng)歸檔的檔案資料包括：行政文書檔案、人事檔案、營(yíng)銷業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備儀器檔案、生產(chǎn)技術(shù)資料檔案和基建工程檔案等。3、1、2對(duì)于應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，各部門須根據(jù)規(guī)定，定期向本部門的檔案工作人員移交、集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為已有。3、1、3除人事檔案由公司人力資源部負(fù)責(zé)外，其它檔案資料均由辦公室負(fù)責(zé)整理分類，立卷和歸檔管理。人力資源部的檔案管理亦遵循本制度。3

9、、1、4公司各部門(人力資源部除外)的檔案工作人員應(yīng)于每年的12月20日將本部門本年度的檔案材料移交到辦公室。3、2檔案保管3、2、1公司全部檔案資料均進(jìn)展專人、專柜管理。3、2、2檔案管理員應(yīng)做好檔案資料的立卷、案卷排列和編制案卷名目等工作。詳細(xì)的立卷工作，相關(guān)部門的檔案工作人員應(yīng)協(xié)作檔案管理員進(jìn)展。3、2、3檔案工作人員應(yīng)做好案卷的精確、準(zhǔn)時(shí)歸檔，并依據(jù)檔案的密級(jí)和保管期限的不同，分類進(jìn)展管理。3、2、4檔案工作人員應(yīng)參照國家的規(guī)定和公司，對(duì)檔案資料進(jìn)展密級(jí)劃分，并確定保管期限，上報(bào)董事會(huì)，經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。3、2、5全部檔案資料劃分四個(gè)密級(jí)：一般級(jí)、隱秘級(jí)、機(jī)密級(jí)和絕密級(jí)。詳細(xì)劃分標(biāo)準(zhǔn)見。3

10、、2、6檔案工作人員應(yīng)留意檔案資料的愛護(hù)工作，檔案的存放地點(diǎn)要做到“八防：防塵、防潮、防火、防盜、防鼠、防蟲、防霉、防光。3、2、7對(duì)于檔案的管理和利用，密級(jí)的變更和解密，參照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3、3檔案的查閱、借閱3、3、1公司員工查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格辦理查閱(借閱)手續(xù)，由檔案管理員對(duì)查閱(借閱)人、所查閱檔案名稱、查閱(借閱)時(shí)間和歸還時(shí)間進(jìn)展具體登記。3、3、2查閱(借閱)密級(jí)檔案時(shí)，如查閱人為中知曉范圍外的員工或公司外部人員，須填寫，經(jīng)檔案管理員審核，批準(zhǔn)人審批前方可進(jìn)展查閱(借閱)。公司員工不得查閱(借閱)檔案內(nèi)容與本身工作無關(guān)的檔案。3、3、3檔案查閱(借閱)的批準(zhǔn)權(quán)限：一般

11、檔案由辦公室主任審批;隱秘級(jí)檔案由行政總監(jiān)審批;機(jī)密級(jí)檔案由總經(jīng)理審批，絕密級(jí)檔案由董事長(zhǎng)審批。3、3、4原那么上檔案原件概不外借，檔案室可對(duì)常用的檔案資料復(fù)制副本，供需要部門借閱，副本在用法部門用法完畢后，由檔案室回收、保管和銷毀，其處理等同于檔案原件。3、3、5查閱、借閱公司檔案者應(yīng)愛惜檔案，不得在文件上作任何標(biāo)記、標(biāo)記和涂改，不得損壞檔案。3、3、6嚴(yán)禁公司員工未經(jīng)允許私自對(duì)檔案資料進(jìn)展復(fù)印和復(fù)制，否那么將根據(jù)公司的有關(guān)規(guī)定予以懲罰。3、4檔案的銷毀3、4、1對(duì)于超過保管期限或確已失去價(jià)值的檔案，檔案工作人員應(yīng)定期銷毀。銷毀前，檔案管理員應(yīng)將銷毀檔案3、4、2清單上報(bào)辦公室主任，經(jīng)辦公室

12、主任審核，報(bào)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后，方可銷毀。3、4、3任何人不得私自銷毀檔案。一般檔案和隱秘級(jí)檔案的銷毀由總經(jīng)理審批，機(jī)密級(jí)和絕密級(jí)檔案的銷毀由董事長(zhǎng)審批。檔案的銷毀詳細(xì)見。3、4、4檔案銷毀時(shí)應(yīng)有2人以上進(jìn)展現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)視，嚴(yán)禁私自銷毀檔案。4、附那么4、1本制度由公司辦公室制訂，并負(fù)責(zé)說明和組織施行。4、2本制度報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后施行，修改時(shí)亦同。4、3本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度自行終止，與本制度有抵觸的制度以本制度為準(zhǔn)。4、4本制度自公布之日起施行。篇三1.目的標(biāo)準(zhǔn)全公司的檔案管理。2. 適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門檔案管理。3.管理原那么分類分部門管理，行政部統(tǒng)一監(jiān)管。4.職責(zé)與權(quán)限4.

13、1各部門必需設(shè)兼職的檔案管理員，標(biāo)準(zhǔn)部門檔案管理。4.2行政部不定期對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)展監(jiān)視和檢查(每月至少抽查一次)，對(duì)違背本制度的部門有權(quán)進(jìn)展懲罰。5.檔案的分類(1)證照類：如營(yíng)業(yè)執(zhí)照及各類證照。(2)文件類：格外來文件和內(nèi)部文件。(3)制度類。(4)合同類。(5)方案總結(jié)和會(huì)議紀(jì)要類。(6)財(cái)務(wù)類。(7)圖紙類：工藝文件、圖紙、說明書等。(8)人事管理類：人事檔案、培訓(xùn)記錄、安康檔案、平安、消防等等。6.檔案的歸口存放部門(1)公司級(jí)檔案存放在行政部。(2)其它檔案由歸口部門負(fù)責(zé)存放。7.檔案建檔要求建立檔案時(shí)要有檔案編號(hào)和檔案名目。8.檔案裝訂檔案須裝訂成冊(cè)保存，某些特別寶貴的手

14、稿、照片等，采納卷盒、相冊(cè)等保管。9.保存年限原那么上公司重要檔案永久保存，進(jìn)展檔案銷毀時(shí)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。10 檔案日常管理10.1 借閱10.1.1 借閱手續(xù)(1)各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)出示經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的檔案資料借閱登記表，經(jīng)辦人在公司借閱登記表上簽字前方可借閱。(2)檔案歸還時(shí)，檔案管理員填寫歸還日期。10.1.2 檔案借閱審批權(quán)限(1)證照類：由公司總經(jīng)理或者其受權(quán)人審批。(2)文件類：由行政部審批，財(cái)務(wù)、技術(shù)類等重要文件借閱須由總經(jīng)理或者其受權(quán)人批準(zhǔn)。(3)制度類：由行政部審批。(4)合同類：由公司總經(jīng)理或者其受權(quán)人審批。(5)方案總結(jié)和會(huì)議紀(jì)要類：由行政部審批。(6)財(cái)務(wù)類：由總經(jīng)理或者其受權(quán)人審批。(7)圖紙類：由總經(jīng)理或者其受權(quán)人審批。(8)人事管理類：人力資源部審批。10.1.3 借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、損壞、復(fù)印所借檔案。10.1.4 借閱人必需在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借檔案資料。借用檔案原那么受騙日必需歸還，特別狀況不得超過七天。10.1.5 假設(shè)人為喪失或損壞檔案，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，行政部對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)展內(nèi)部行政或經(jīng)濟(jì)懲罰。10.2 銷毀10.2.1 公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得銷毀公司檔案。10.2.2 銷毀前根據(jù)清冊(cè)清點(diǎn)，銷毀時(shí)由行政部監(jiān)