PowerPoint的備注使用方法

1、大家在看此篇文章之前心中是不是一直存有一個(gè)疑問，那就是office組件中的powerpoint PPT制作中的“備注到底有何作用？在工作中經(jīng)常用PPT放映演示給客戶進(jìn)行講演，也見識(shí)過專業(yè)講師和 IT銷 售給我介紹產(chǎn)品，使用的也是 PPTo但是幾乎所有人的PPT使用方式還是停留 在投影機(jī)上放什么，演講者的laptop上也顯示什么，演講者要么看自己的laptop 的屏幕，要么看墻上的投影° “備注就徹底失去了作用，因?yàn)楦究床灰?。出于納悶，我就詢問了幾個(gè)號(hào)稱是 office高手這個(gè)問題，“備注寫了是給 誰看的，有什么作用？高手給出的答案竟然是“備注用來給演講者回憶講演思路，或者此 PPT

2、 給別人的時(shí)候別人講演前可以先了解一下制作此PPT的作者的思路意圖。這些都是PPT的常規(guī)用法，或者說并不怎么正確的用法，下面我給大家介 紹如何高效的使用PPT進(jìn)行演講，并且充分利用“備注的作用，以期為受眾 作出最出色的講解。下面我就開始了。下面做演示用的 PPT涉及某平安廠商，原因是我手頭做 的比擬好的PPT而且備注寫的比擬詳細(xì)的也就這份了，我并沒有用于商業(yè)用途， 我也不是該廠商員工，特別聲明。第一步，在你的laptop的顯示屬性中進(jìn)行設(shè)置。如下圖，在連接了外部顯示器或者投影儀的情況下，點(diǎn)擊“ 2號(hào)屏幕， 并按照?qǐng)D中高亮標(biāo)注處選中“將 windows桌面擴(kuò)展到該顯示器同時(shí)設(shè)置適當(dāng) 的分辨率。單

3、擊“應(yīng)用，就可以看到如下的效果由于家里沒有投影做演示，就用了一臺(tái)上了年紀(jì)的 CRT做示意。從兩個(gè)屏 幕可以看見不同的顯示內(nèi)容，左面的CRT的屏幕正是要給演講受眾看的。 這樣, 下面的觀眾就不會(huì)看見演講者的筆記本里面裝了什么東西， 演講者可以根據(jù)自己的意愿把需要給觀眾看的放映出來，而不是把演講者的所有操作都放映出來這個(gè)好處我就不多說了，有過類似經(jīng)歷的朋友想必深有體會(huì)Id)Igl觀看放映電翻開你需要演講的PPT進(jìn)行放映前的準(zhǔn)備工作。T5設(shè)置放映方式卜 聯(lián)機(jī)播送甲®訪畫方案広費(fèi)自定義動(dòng)畫通選擇放映的設(shè)置在圖中高亮的局部選中“顯示演講者視圖這個(gè)是重點(diǎn) 單擊確定后就完成了設(shè)置。點(diǎn)擊圖中的位置，

4、或者直接按“ F5。兩者的區(qū)別是，F(xiàn)5從頭開始放映，而圖示按鈕是從當(dāng)前slide開始往后放映。最后，觀看效果這個(gè)就是演講者看到的畫面，下面高亮的局部就是“備注的內(nèi)容-分析這個(gè)視圖，演講者不僅可以看見每個(gè) slide的預(yù)覽；還可以知曉下一張PPT的大致內(nèi)容標(biāo)題；-可以不用準(zhǔn)備，直接閱讀“備注對(duì)于新手和臨場不知所錯(cuò)的朋友比擬 適合；可以很好的控制演講時(shí)間；在進(jìn)行slide選擇非正常流程的時(shí)候，可以點(diǎn)擊“黑屏，這樣觀眾就 看不到你在進(jìn)行何種“胡亂操作了。從觀眾處，看見的效果就如上所示如何實(shí)現(xiàn)筆記本電腦的雙屏顯示？筆記本電腦都有一個(gè) VGA 的輸出端口，用于外接顯示器或投影儀，大大增 加了筆記本電腦發(fā)

5、表信息和演示的能力。特別值得一提的是筆記本的雙屏顯示Dualview and Dualapplication，簡稱 DualView功能，DualView 允許在 LCD 和外接顯示器或投影儀上同時(shí)顯示不同的輸出內(nèi)容， 兩個(gè)顯示設(shè)備可以分別獨(dú)立 調(diào)整顯示 的刷新率、分 辨率和色彩 深度 ， 而且 可以 支持 不 同的 應(yīng)用DualApplication。通過同時(shí)使用筆記本電腦 LCD和外接監(jiān)視器或投影儀的方 式，就能擴(kuò)展您的桌面空間， 可以在不影響外接監(jiān)視器或投影儀上演示的前提下， 通過筆記本電腦 LCD 查找數(shù)據(jù)或編輯文檔， 也可以將應(yīng)用程序或窗口在 LCD 與 CRT 之間移動(dòng)或拉伸，甚至

6、可以通過監(jiān)視器翻開單個(gè)文檔的多個(gè)頁或查看同一 個(gè)電子表格的多個(gè)列。 這一功能對(duì)于需要經(jīng)常使用筆記本電腦進(jìn)行演示的用戶來 說，是非常實(shí)用的。設(shè)置目前大多數(shù)的筆記本電腦都具有雙屏顯示 DualView功能，如IBM的X21， Compaq Presario 800， Acer350 系列等，也有一局部筆記本的顯卡不支持雙屏顯 示DualView，這時(shí)筆記本的 VGA接口所外接的顯示器或投影儀只能與筆記 本的 LCD 進(jìn)行鏡象同步， 顯示相同內(nèi)容。 筆記本是否具有雙屏顯示 DualView 功能，只需要翻開“顯示屬性對(duì)話框的“設(shè)置項(xiàng)，如果出現(xiàn)有兩個(gè)顯示器圖 標(biāo)，說明顯卡支持雙屏顯示DualView；

7、如果沒有兩個(gè)顯示器圖標(biāo)出現(xiàn)，只看 到桌面的縮小圖標(biāo)，表示顯卡不支持雙屏顯示 DualView。Win98/Win2000/WinXP 都支持使用多個(gè)監(jiān)視器，創(chuàng)立包含多個(gè)程序或窗口 的桌面。本文以筆者使用的 Compaq Presario 800為例，在 Win98 下進(jìn)行雙屏顯 示DualView設(shè)置，Win2000和WinXP可以進(jìn)行類似的設(shè)置。首選將外接監(jiān)視器 DELL P991 連接在筆記本的 VGA 端口上，翻開筆記本的 “顯示屬性 對(duì)話框，選擇“設(shè)置選項(xiàng)，可以看到兩個(gè)監(jiān)視器的圖標(biāo)， 點(diǎn)擊“高 級(jí)后選擇“顯示卡，將筆記本的 LCD 設(shè)為主顯示器，外接監(jiān)視器設(shè)為次顯 示器圖 1，此時(shí)還可

8、以分別設(shè)置主、次顯示器顏色的深度、分辨率和刷新率， 它們不必相同，設(shè)置后返回到顯示屬性圖2,此時(shí)監(jiān)視器1為筆記本LCD，監(jiān) 視器2為外接CRT，鼠標(biāo)點(diǎn)擊其中一個(gè)顯示器圖標(biāo)時(shí)，它被高亮顯示，并同時(shí) 顯示其監(jiān)視器的有關(guān)信息，選中標(biāo)有“將我的 Windows 桌面延伸至這個(gè)顯示器 上的復(fù)選框 圖 3，這時(shí)會(huì)彈出一個(gè)“兼容性警告窗口，選擇“確定就行 了。為了防止錯(cuò)位，拖動(dòng)顯示器圖標(biāo)，使其與LCD和CRT的實(shí)際排列方式一致， 監(jiān)視器圖標(biāo)相交的邊緣就是鼠標(biāo)從一臺(tái)監(jiān)視器移到另一臺(tái)監(jiān)視器的邊界。 筆者將 外接CRT放置在辦公桌的左方，LCD放置在右方，此時(shí)就將 CRT監(jiān)視器2排 在左邊，LCD監(jiān)視器1排在右邊

9、，如果顯示器圖標(biāo)不按照實(shí)際放置方式排列， 你在兩個(gè)監(jiān)視器之間使用鼠標(biāo)和移動(dòng)窗口時(shí)會(huì)使自己感到非常的不習(xí)慣。設(shè)置完成后，主顯示器 LCD 與原來一樣，而外接顯示器是空白的，此時(shí)就 可以在兩個(gè)顯示器之間移動(dòng)鼠標(biāo)、 拖動(dòng)或拉伸窗口， 也可以將應(yīng)用程序移到外接 顯示器中執(zhí)行。筆記本外接顯示器或投影儀的雙屏顯示DualView，可以實(shí)現(xiàn)多顯示、多 任務(wù)的演示目的。 一些軟件也開始支持多顯示、 多任務(wù)， 筆者就常常在教學(xué)和演 講中用到這些功能。PowerPoi nt是演示圖形程序，可以幫助你有效地、專業(yè)地展示你的信息。從 PowerPoint2002PowerPoint XP就開始支持多屏演示。筆者用外接

10、CRT顯示器代 替投影儀進(jìn)行演示。首選在筆記本的LCD上翻開PowerPoint,編輯好需要演示的幻燈片的內(nèi)容， 然后點(diǎn)擊菜單欄中的“視圖 ，選擇“備注頁，在備注頁中插入放映該張幻燈片 時(shí)的講解內(nèi)容，幻燈片的編輯就完成了。設(shè)置幻燈片的放映方式。在菜單欄中點(diǎn)擊“幻燈片放映 ，選擇“設(shè)置放映 方式項(xiàng)，彈出“設(shè)置放映方式窗口，在“多監(jiān)視器的“幻燈片放映顯示于 中選擇“監(jiān)視器2 DELL P991 是為了讓幻燈片的內(nèi)容在外接顯示器 DELL P991 中放映，同時(shí)選中“顯示演示者視圖 ，確定后設(shè)置生效。放映時(shí)的效果見圖 4， 外接 CRT 只顯示幻燈片，筆記本的 LCD 不僅顯示了正在放映的幻燈片和備

11、注頁 中講稿內(nèi)容， 還列出了幻燈片的縮略圖和一些放映工具按鈕。這樣就可以根據(jù)備注頁提示的講稿講解放映的幻燈片， 完全不需要翻前翻后的講稿了， 既不會(huì)遺漏 講稿的內(nèi)容，又能根據(jù)圖 8 左側(cè)的幻燈片縮約圖控制全局， 還能用放映工具使演示“揮灑自如多任務(wù)雙屏顯示DualView還可以實(shí)現(xiàn)多任務(wù)顯示，如在兩個(gè)顯示器中運(yùn)行不同 的應(yīng)用程序， 可以到達(dá)擴(kuò)展屏幕的效果， 再也不用在一個(gè)屏幕中反復(fù)的切換層層 疊疊、深深淺淺的程序窗口，在一定的意義上講，比同時(shí)使用二臺(tái)電腦還方便， 因?yàn)橐粋€(gè)鼠標(biāo)和一個(gè)鍵盤就能完全地管理好、 控制好二個(gè)屏幕中的不同程序。 圖 5 中右邊的筆記本正處于網(wǎng)上查閱資料，左邊的顯示器已經(jīng)翻開了 PowerPoint 窗口，根據(jù)筆記本上的網(wǎng)上資料可以自如地編輯 PowerPoint 幻燈片，在二個(gè)窗 口