印刷QP01文件控制程序

1、文件標題文件控制程序編寫審核文件編號 lion/qp/011. 目的對質(zhì)量管理體系文件進行控制，保證文件的適用性、有效性。2. 適用范圍適用于與質(zhì)量體系冇關的文件的控制。3. 術(shù)語3.1受控文件：按規(guī)范進行管理并得到有效控制的所有文件和資料。3.2外來文件：從本公司以外獲得的各類文件和資料。4. 職責4.1總經(jīng)理負責質(zhì)量手冊和程序文件的批準、發(fā)布。4.2管理者代表負責質(zhì)量手冊的審核。4.3其它文件由相關部門組織編寫，部門負責人審核，主管領導批準；涉及多個部門的文 件，由相關部門組織會簽。4.4總經(jīng)辦文控員負責所有受控文件的編號、發(fā)放、回收、銷毀及存檔。4.5各部門文件管理員負責木部門文件的接收

2、、傳閱、保管等工作。5. 作業(yè)程序5.1文件的編制和審批文件類別編寫/組織編寫審核批準質(zhì)量手冊相關人員管理考代表總經(jīng)理程序文件總經(jīng)辦分管領導總經(jīng)理工藝文件、技術(shù)標準、檢驗標準、 作業(yè)指導書、其它管理性文件相關部門部門負責人分管領導5.2文件的編目和發(fā)放5.2.1受控文件應在審批前由總經(jīng)辦文控員統(tǒng)一進行編號，按文件編號規(guī)定執(zhí)行。5.2.2總經(jīng)辦應保留所有受控文件原稿，應確保：進行了有效的批準；標題、文件號、版文件標題文件控制程序編寫審核文件編號 lion/qp/01木號、頁數(shù)完整；有明確的發(fā)放范圍。5.2.3文控員在收到文件后，按規(guī)定進行編號分發(fā)，原稿存檔；分發(fā)時要做簽收并在文 件發(fā)放/回收登記

3、表上記錄。5.2.4各職能部門應設文件管理員（兼職），對接收的受控文件進行登記，并建立受控文 件目錄，以識別更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)。5.2.5當需使用文件的人員未領到文件吋，不得隨隱借用他人的文件復印，應填寫文件 領用中請表，經(jīng)部門負責人和管理者代表批準后，到文控員處辦理領用手續(xù)。公司 內(nèi)不得使用未加蓋“受控文件”印章的受控文件復印件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，由文控員收回。5.2.6文件使用人應姿善保管好文件。5.2.7文件使用人將文件丟失后，應填寫文件領用申請表申請補發(fā)。文控員補發(fā)時給 予新的分發(fā)號，原號作廢，并在文件發(fā)放/冋收登記表登記。5.3文件的以i 口換新5.3.1在使用過程中損壞的文件，使用部門可用

4、損壞的舊文件到文控員處換取新文件。5.3.2以舊換新的文件,要在文件發(fā)放/回收登記表上記錄并注明原因，并保持原編號。5.4文件的評審每年管理評審而或需要時，各部門需對本部門所使用的文件的有效性與適宜性 進行評審，并記錄，必要時予以修訂。5.5文件的更改5.5.1文件的更改方式：a. 劃改：僅對文件內(nèi)個別條款或詞句進行更改。b. 換頁：改動較大，對整頁都進行了更改。c. 換版：文件經(jīng)多次更改或文件需進行大幅度修改時應進行換版，原版次文件作廢。5.5.2文件需更改吋，應由更改提出部門填寫文件更改申請表說明更改理出以及更改 內(nèi)容，按原文件審批的程序進行審批。5.5.3文件更改批準后，由相關部門負責人

5、實施更改。更改后的文件連同文件更改通知文件標題文件控制程序編寫審核文件編號lion/qp/01單交文控員，文控員將新文件（換頁或換版吋）連同文件更改通知單按原發(fā) 放范圍發(fā)放并收冋舊文件（換頁或換版時）。5.6文件的使用管理5.6.1部門負責人應組織本部門相關人員對接收到的文件進行學習，并記錄。5.6.2文件應有序的存放以便于存取和查閱。5.6.3不得在受控文件上亂涂亂畫，不得私自復印外借，確保文件的清晰、整潔和完好。5.6.4公司運作方式以及外部法律、法規(guī)及標準變更時，應及時更改相應的文件。5.6.5總經(jīng)辦負責在每次內(nèi)部質(zhì)量體系審核前全面檢查各類在用文件的有效性，發(fā)現(xiàn)問題 及時處理。5.7外來

6、文件的控制5.7.1作為采購、檢驗、標準等依據(jù)的各類外來文件，由部門經(jīng)理進行審查。審查批準后 交由文控員登記、編號、發(fā)放，對外來文件建立臺帳；外來文件加蓋“外來文件” 印蓋。并存一份備案。5.7.2各相關部門主管領導必須確保外來文件的有效性，并在每年的管理評審前，由管理 者代表組織各部門經(jīng)理對外來文件的冇效性進行審查。5.8發(fā)外文件的控制5.8.1提供給供應商和認證機構(gòu)的受控文件，提供部門應做好發(fā)放登記及更改、作廢的控 制。5.8.2提供給客戶的文件，不加蓋受控印章，不做更改控制，但必須做好發(fā)放記錄。5.9文件的歸檔591各類文件應定期交資料室歸檔。5.9.2技術(shù)性文件由技術(shù)部負責整理，裝訂成冊后交資料室歸檔。行政性文件由總經(jīng)辦負 責定期歸檔，其它相關文件由相關部門整理后交資料室歸檔。文件標題文件控制程序編寫審核文件編號lion/qp/015.10文件的作廢保存期限到、使用無效作廢、破損嚴重后作換版處理的文件即為作廢文件，作 廢文件由文控員按文件發(fā)放/回收登記表收回并記錄，存檔的加蓋“作廢留存” 章，其余由文控員統(tǒng)一銷毀。6 相關文件6.1文件編號規(guī)定7 相關記錄文件傳閱學習記錄表；文件