[精品]淺談高校儀器設(shè)備檔案現(xiàn)代化管理

1、淺談高校儀器設(shè)備檔案現(xiàn)代化管理萬(wàn)睿，祁風(fēng)義(江西小醫(yī)學(xué)院資產(chǎn)管理處，江西南昌330006)摘要：在信息化程度越來(lái)越高的當(dāng)代社會(huì)，高校師生員工對(duì)儀器設(shè)備的管理提 出了更高的要求。高校儀器設(shè)備檔案的信息化是順應(yīng)當(dāng)前新形勢(shì)下的發(fā)展趨勢(shì)而提 出來(lái)的，它的內(nèi)涵是充分使用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)管理工具和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，借助傳統(tǒng) 的檔案管理模式，為學(xué)校規(guī)劃決策及時(shí)提供準(zhǔn)確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，更好地為教學(xué)科研服 務(wù)。關(guān)鍵詞：儀器設(shè)備；檔案；現(xiàn)代化管理brief discussion on modern management of apparatus, equipment and file incolleges and univ

2、ersitieswan rui, qi feng-yi(capital asserts management department of jiangxi university of tcm,nanchang, jiangxi 330006)abs treic t: in t his increasingly inf or ma ti onal and modern socie ty, teaching staff and students of universities demand a better management of inslrumenl and equipment. the in

3、formational managemenl of archives of instrument and equipment is put forward in accordance with the devc1opment of the information society. by making the most of computers and networks, and by virtue of traditional managerial patterns of archives, the core of this informatiorml management is to pro

4、vide the university decision makers with the timely basic date so that it could better serve teaching and scientific researches of the universities.key words: inslrumenl and equipment, archives, modern management一、儀器設(shè)備現(xiàn)代化管理的現(xiàn)實(shí)性?xún)x器設(shè)備是高等學(xué)校從事教學(xué)、科研及新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的重要的基本手段，是學(xué)校 的綜合實(shí)力的體現(xiàn)；儀器設(shè)備檔案的管理是高等教育中心實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的重要部分， 其

5、管理質(zhì)量的高低，對(duì)學(xué)校教學(xué)、科研有著很人的影響，隨著高等教育事業(yè)的不斷 發(fā)展，高校的儀器設(shè)備數(shù)量不斷增加，其所需要管理的設(shè)備管理資料也越來(lái)越多， 傳統(tǒng)的管理方法已不能滿(mǎn)足現(xiàn)代管理工作的需耍。隨著科技的進(jìn)步，因特網(wǎng)、校園 網(wǎng)的產(chǎn)牛，儀器設(shè)備檔案資源在計(jì)算機(jī)上的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，繁雜的檔案資料可以 在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行快捷、高效的操作，并且各單位或部門(mén)都可以在網(wǎng)上進(jìn)行資料的查 詢(xún)，減少了管理工作人員的工作量，使他們可以進(jìn)行其他科研活動(dòng)，捉高了工作效 率和管理水平。科技的發(fā)展使儀器設(shè)備的現(xiàn)代化管理有了現(xiàn)實(shí)的基礎(chǔ)。二、儀器設(shè)備現(xiàn)代化管理的實(shí)現(xiàn)方法實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備現(xiàn)代化管理的步驟總體上來(lái)分為兩大步，一是建立基木的設(shè)

6、備檔 案文庫(kù)，這和以前的設(shè)備檔案的管理沒(méi)有什么大的差別，但是，檔案的資料儲(chǔ)存形 式必須是方便計(jì)算機(jī)操作的；二是通過(guò)計(jì)算機(jī)和土聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理和信息共亨。1. 儀器設(shè)備檔案的建檔工作是現(xiàn)代化管理的第一步為了使貴重儀器設(shè)備檔案能 被迅速、準(zhǔn)確和完整地利用，只冇切實(shí)做好這一基礎(chǔ)工作，以后的管理工作才能收到事半功倍的效果。儀器設(shè)備檔案資料收復(fù)得越多，信息資源越豐富，就能提供更 多、更好的服務(wù)。設(shè)備管理工作需要多年其至幾十年的工作積累，期間工作人員多 有變化，然而管理是連續(xù)的，技術(shù)資料也必須是連續(xù)的。抓好儀器檔案管理重在收 集建檔，耍認(rèn)真落實(shí)每一臺(tái)儀器的靜態(tài)和動(dòng)態(tài)記錄。各相關(guān)管理人員，都必須認(rèn)真 做好記

7、錄。工作記錄既是履行職責(zé)的標(biāo)志，也是后續(xù)工作的依據(jù)。各項(xiàng)記錄必須嚴(yán) 格、真實(shí)、準(zhǔn)確、全面，同時(shí)要及時(shí)填寫(xiě)上報(bào)、分析整理及歸檔保存等。資產(chǎn)管理 部門(mén)的檔案管理人員應(yīng)與設(shè)備使用單位管理人員建立經(jīng)常性的聯(lián)系，及時(shí)了解記錄 統(tǒng)計(jì)t作中遇到的問(wèn)題和取得的經(jīng)驗(yàn)，并且定期將信息收集歸檔，不斷完善設(shè)備檔 案管理工作，從而實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案管理的規(guī)范化，并為設(shè)備檔案信息網(wǎng)絡(luò)化提供可靠 的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。建立的設(shè)備檔案多以電子文件的形式儲(chǔ)存。計(jì)算機(jī)管理會(huì)帶來(lái)大量電 子文件的出現(xiàn)，由于設(shè)備檔案的歸檔管理具有很強(qiáng)的技術(shù)性及白身的特殊性，更具 有一般檔案管理的共性，因此，在電子文件的形成、收集、整理、保管之前就應(yīng)做 好規(guī)范管理。設(shè)

8、備電了文件的歸檔應(yīng)由設(shè)備檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理。2. 高等院校的儀器設(shè)備數(shù)量大，需要處理的資料多，涉及的數(shù)據(jù)量較大，因此 我們?cè)趯?duì)儀器設(shè)備原始資料管理的基礎(chǔ)上，采用了現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)輔助管理。首先我 們把學(xué)校所有的儀器設(shè)備的廠名、型號(hào)、規(guī)格、價(jià)格等原始資料輸入計(jì)算機(jī)“高校 儀器設(shè)備管理系統(tǒng)”（簡(jiǎn)稱(chēng)“sbgl”系統(tǒng)），在這個(gè)系統(tǒng)里我們可以很方便地進(jìn)行 資料的輸入、修改、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)等日常的管理工作。在此基礎(chǔ)上我們考慮將每年 春秋兩季全國(guó)高校儀器設(shè)備訂貨會(huì)上收集到的最新資料，運(yùn)用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)把 一些儀器設(shè)備的外形等圖文資料輸入計(jì)算機(jī)輔助系統(tǒng)進(jìn)行處理。這樣我們除了可以 進(jìn)行日常檔案資料的管理，還可以

9、很方便地進(jìn)行一些圖片資料的查詢(xún)修改等工作， 并且可以很方便地打印出來(lái)，逐步完善對(duì)檔案資料的管理。隨著校園網(wǎng)的建成，學(xué) 校各部門(mén)、各單位都可以很方便地在網(wǎng)上進(jìn)行儀器設(shè)備的查詢(xún)工作，并就某一儀養(yǎng) 設(shè)備的設(shè)計(jì)也可以參考一些圖文資料來(lái)口行設(shè)計(jì)，以滿(mǎn)足口己的實(shí)驗(yàn)1=1的。對(duì)于大 型楮密儀器可以進(jìn)行網(wǎng)上的宣傳活動(dòng)，對(duì)外有償開(kāi)放使用，提高大型精密儀器的社 會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。3、實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備檔案的網(wǎng)絡(luò)化信息共亨當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各行各業(yè) 中的應(yīng)用已經(jīng)取得了非常顯著的成績(jī)，人們c經(jīng)獲得了非常豐富的應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，科技 的發(fā)展使儀器設(shè)備的現(xiàn)代化管理有了現(xiàn)實(shí)的基礎(chǔ)。面對(duì)設(shè)備管理工作屮大量的數(shù)據(jù) 和資料，引入網(wǎng)絡(luò)共

10、享管理已是刻不容緩、勢(shì)在必行。必須根據(jù)所歸檔的資料建立 信息網(wǎng)絡(luò)，建立統(tǒng)一規(guī)范的大型儀器設(shè)備檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，為設(shè)備資源利用和開(kāi)發(fā) 服務(wù)，幫助師牛解決利用校園網(wǎng)上網(wǎng)查詢(xún)齊種貴重儀器設(shè)備檔案等實(shí)際問(wèn)題。每個(gè) 高校都可以根據(jù)自身的管理模式和實(shí)際的運(yùn)作情況開(kāi)發(fā)-套基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的設(shè)備管 理系統(tǒng)軟件，該軟件要求既能在單機(jī)上運(yùn)行，又可以在網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行。在面向設(shè)備管 理部門(mén)時(shí)該軟件是作為單機(jī)使用，耍求能對(duì)設(shè)備的申報(bào)、采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、發(fā)放 使用、檔案建立和報(bào)廢處理整個(gè)過(guò)程進(jìn)行統(tǒng)一的管理，把學(xué)校所有的儀器設(shè)備的廠 名、型號(hào)、規(guī)格、價(jià)格等原始資料輸入計(jì)算機(jī)，可以很方便地進(jìn)行資料的輸入、修 改、杳詢(xún)、統(tǒng)計(jì)等li常的管

11、理工作，能夠及時(shí)準(zhǔn)確地提供所有設(shè)備的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和各 單位設(shè)備及經(jīng)費(fèi)使用情況。隨著校園網(wǎng)的建成，學(xué)校齊部門(mén)、各單位都可以很方便 地在網(wǎng)上共亨數(shù)據(jù)，因此該軟件還應(yīng)當(dāng)可以作為網(wǎng)絡(luò)軟件在網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行，供全校所 有的設(shè)備使用單位使用。每個(gè)入網(wǎng)的有權(quán)用戶(hù)都可以對(duì)網(wǎng)上數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)或打印，了解各類(lèi)設(shè)備的基本情況、簡(jiǎn)介及使用說(shuō)明，了解本單位年度設(shè)備經(jīng)費(fèi)的使 用情況，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共亨。繁雜的檔案資料可以在讓算機(jī)上進(jìn)行快捷、高效的操作, 減少了管理工作人員的工作量，使他們可以進(jìn)行其他科研活動(dòng)，既節(jié)約了時(shí)間，又 提高了管理效率。將全校的教學(xué)、科研儀器設(shè)備全面實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，使得任何一 個(gè)人想了解木校的實(shí)驗(yàn)設(shè)備情況只需

12、在任一網(wǎng)點(diǎn)上就可一目了然。從而知道全校設(shè) 備總量、總資產(chǎn)、設(shè)備數(shù)量、類(lèi)型、金額、使用單位、使用情況登記等信息。開(kāi)發(fā) 基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的設(shè)備管理系統(tǒng)軟件，既可以在單機(jī)上運(yùn)行，乂可以在網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行, 滿(mǎn)足單機(jī)使用和網(wǎng)絡(luò)共享兩個(gè)方面要求的設(shè)備管理軟件能發(fā)揮信息系統(tǒng)的最大潛 能，完全可以幫助設(shè)備管理工作人員實(shí)現(xiàn)設(shè)備的管理自動(dòng)化，有效提高工作效率。 每個(gè)師生員工都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)了解各類(lèi)設(shè)備的基本情況、簡(jiǎn)介及使用說(shuō)明，實(shí)現(xiàn)數(shù) 據(jù)的共享。該系統(tǒng)是對(duì)設(shè)備的中報(bào)、采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、發(fā)放使用、檔案建立和報(bào) 廢處理整個(gè)過(guò)程的管理，能夠及時(shí)準(zhǔn)確地提供所有設(shè)備的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和各單位設(shè)備及 經(jīng)費(fèi)使用情況。檔案管理的最終耳的就是利用，發(fā)揮它潛在的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效 益。因此，儀器設(shè)備檔案工作要多渠道、多途徑地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，使檔案為高 校各項(xiàng)工作，特別是為教學(xué)、科研服務(wù)。當(dāng)前信息是高校管理的基礎(chǔ)，高校應(yīng)特別重視儀器設(shè)備檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng) 絡(luò)化工作，以便為學(xué)校規(guī)劃決策及時(shí)提供準(zhǔn)確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，更好地為教學(xué)科研服務(wù)。 高校儀器設(shè)備管理部門(mén)所要完成的是首先建立健全的設(shè)備檔案，它是實(shí)現(xiàn)