OA智能化的協(xié)同辦公與管理系統(tǒng)需求文檔

1、 智能化的OA協(xié)同辦公管理系統(tǒng)1智能化的OA協(xié)同辦公管理系統(tǒng)簡(jiǎn)介· 辦公自動(dòng)化信息中心，是高效率、低成本、跨區(qū)域管理的辦公自動(dòng)化解決方案，是以知識(shí)管理為核心的第三代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)軟件，集中了成熟的數(shù)據(jù)技術(shù)與管理思想，能有效提高企業(yè)的內(nèi)部管理和工作效率，降低經(jīng)營成本。 · 方案基于Internet技術(shù)，完全采用B/S體系結(jié)構(gòu)的辦公系統(tǒng)。系統(tǒng)使得信息在部門內(nèi)部和部門之間傳遞效率極大提高，信息傳遞過程中耗費(fèi)降到最低。辦公人員得以從繁雜的日常辦公事務(wù)處理中解放出來，參與更多的富于思考性和創(chuàng)造性的工作。 · 方案開發(fā)費(fèi)用低廉，易于實(shí)施，員工可以在任何地方利用任何一臺(tái)可上網(wǎng)的

2、電腦參與公司工作，突破區(qū)域限制，真正實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公；可根據(jù)企業(yè)的行業(yè)特點(diǎn)、管理模式進(jìn)行定制。2.OA實(shí)現(xiàn)目標(biāo)· 提高辦公效率辦公系統(tǒng)充分利用互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)，改變了傳統(tǒng)的辦公方式，將辦公系統(tǒng)建立在互聯(lián)網(wǎng)上，使辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)移動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、高效化、無紙化，用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來推動(dòng)現(xiàn)代辦公效率的提高。 · 文件管理自動(dòng)化通過系統(tǒng)，將公司所有文件發(fā)布到系統(tǒng)中，一方面實(shí)現(xiàn)了文件的存檔，另一方面方便了公司員工查詢，可建立各種不同目錄和數(shù)量的文件柜。文件管理自動(dòng)化將為貴公司節(jié)省大量紙張、復(fù)印、文件柜等辦公費(fèi)用。 · 規(guī)范工作流程可將公司工作流程文件放入系統(tǒng)，便于各級(jí)部門的審批、查閱，

3、規(guī)范公司各崗位的工作規(guī)范。個(gè)人信息和日程管理，協(xié)助員工工作更出色 · 節(jié)省企業(yè)的辦公費(fèi)用節(jié)省支出，尤其是長途電話、傳真、復(fù)印、打印和辦公用紙費(fèi)用，真正實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的標(biāo)志； · 新的信息交流方式，全面的資源和信息共享單位各級(jí)部門之間及員工通過電子郵件，BBS、即時(shí)信息、手機(jī)短信息發(fā)送等方式互相交流，改善了單位的通訊環(huán)境。單位內(nèi)部各部門、員工之間信息和資源的全面共享，消除信息孤島。 · 良好的協(xié)同工作環(huán)境在網(wǎng)上各部門之間實(shí)現(xiàn)科學(xué)、高效、透明、規(guī)范的數(shù)字化協(xié)同工作環(huán)境，讓工作組的所有人員都能掌握工作進(jìn)度，發(fā)揮群體工作的威力，讓企業(yè)更具活力。 &#

4、183; 實(shí)現(xiàn)基于電腦網(wǎng)絡(luò)的知識(shí)管理和網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)通過辦公系統(tǒng)提升企業(yè)員工的素質(zhì)；利用公共信息庫，共享信息和知識(shí)，將所有員工的智慧積累和發(fā)揚(yáng)。 · 內(nèi)部網(wǎng)與INTERNET的平滑集成改善了單位與外部的信息交流方式，提高自身形象，增強(qiáng)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程對(duì)異地子公司的報(bào)表匯總、指令發(fā)布、技術(shù)支持等。 · 高效的決策支持辦公系統(tǒng)為管理層隨時(shí)隨地、方便安全的查詢掌握全局的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、人事情況，為領(lǐng)導(dǎo)者決策調(diào)整提供支持。為各機(jī)關(guān)和企業(yè)等提供高效、安全、智能化的網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境，加強(qiáng)辦公流程的管理，增強(qiáng)辦公的協(xié)調(diào)性，擴(kuò)大信息通道，從而提高單位的在線管理水平。 3.可實(shí)現(xiàn)特點(diǎn)·

5、 基于瀏覽器界面、安裝方便，客戶端只需安裝大眾的IE瀏覽器，且操作簡(jiǎn)單、方便，只要懂上網(wǎng)便能得心應(yīng)手使用該軟件，不需要做額外的使用培訓(xùn)。 · 設(shè)置靈活、完善的安全管理和審批、工作流機(jī)制，可靈活設(shè)置審批路徑、審批權(quán)限等工作流程。 · 具有良好的適應(yīng)性，客戶端零維護(hù)，避免了C/S模式麻煩的系統(tǒng)維護(hù)過程，系統(tǒng)管理員從此不再需要兩頭奔波。 · 方便的系統(tǒng)流程和配置管理。 · 提供用戶權(quán)限、數(shù)據(jù)加密、并結(jié)合操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫的安全管理機(jī)制，為系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供安全保障。 · 良好的系統(tǒng)開放能力和可擴(kuò)展性，使企業(yè)輕松架構(gòu)Internet應(yīng)用。 4.軟件功能項(xiàng)目

6、描述：OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為提高企業(yè)的運(yùn)作效率、節(jié)省企業(yè)的辦公費(fèi)用、全面提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力而設(shè)計(jì)。該系統(tǒng)通過提供完善的管理與統(tǒng)計(jì)功能，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公、節(jié)省資源、優(yōu)化企業(yè)管理流程，提高企業(yè)的管理水平和決策能力。將人從繁瑣、無序、低端的工作中解放出來處理更有價(jià)值、更重要的事務(wù)，整體提高了企業(yè)辦事效率和對(duì)信息的可控性，使企業(yè)管理趨于完善。該系統(tǒng)適用于企業(yè)、事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)用戶的辦公管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)包括: 用戶管理、信息管理、郵件系統(tǒng)、審批流程、表單自定義、智能搜索等管理模塊，涵蓋辦公管理的各項(xiàng)事務(wù)，實(shí)現(xiàn)提高企業(yè)的運(yùn)作效率、節(jié)省企業(yè)的辦公費(fèi)用，具有功能完善、技術(shù)先進(jìn)、操作方便、高效安全、易于實(shí)施等特

7、點(diǎn)。該系統(tǒng)構(gòu)建在關(guān)系型數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上，采用J2EE體系構(gòu)建應(yīng)用，主要采用B/S模式的多層應(yīng)用結(jié)構(gòu)和Struts2.3+Hibernate3.5+Spring3.2三大開源框架，以模型組建方式開發(fā)、以Web方式部署，功能強(qiáng)大，維護(hù)方便具有廣泛的適用性、可靠安全性和可擴(kuò)展性。 功能模塊描述：模塊功能規(guī)則人力資源管理部門管理部門列表：列表顯示所有部門、上級(jí)部門、負(fù)責(zé)人新建部門：可以指定上級(jí)部門、該部門有哪些職位和部門經(jīng)理修改部門：修改頁面顯示部門信息供修改部門的上級(jí)部門要在下拉框中默認(rèn)顯示要顯示該部門的職位、負(fù)責(zé)人，并可以修改刪除部門：有員工的部門不能刪除，必須先刪除員工有下級(jí)部門的部門必須先刪除下級(jí)

8、部門員工管理列表員工：分頁顯示員工信息新建員工：新建員工時(shí)可以指定部門和職位刪除員工：?jiǎn)T工不能真正從數(shù)據(jù)庫刪除，只能標(biāo)記為不可用員工離職和復(fù)職：將員工表示為離職，可以將離職的員工恢復(fù)原職人事檔案管理實(shí)現(xiàn)檔案信息管理與統(tǒng)計(jì)分析合同到期、員工轉(zhuǎn)正、退休的預(yù)警記錄勞動(dòng)合同、技術(shù)合同以及保密合同等的簽訂、續(xù)約、變更、終止，并可設(shè)置到期提醒功能考勤管理實(shí)現(xiàn)上下班登記、外出登記、請(qǐng)假登記、出差登記，支持設(shè)置排版類型、考勤管理人員、免簽人員、上下班登記的時(shí)間段、公休日、節(jié)假日，提供考勤數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析與管理人員考核，支持考核指標(biāo)集定義、考核任務(wù)管理，有助于將員工考核、管理人員考核日?；嘤?xùn)管理對(duì)培訓(xùn)計(jì)劃、計(jì)劃審

9、批、培訓(xùn)流程、員工培訓(xùn)記錄等進(jìn)行管理，支持及時(shí)信息提醒招聘管理發(fā)布招聘信息，不同的職位、人以不同的方式發(fā)送隨時(shí)顯示職位空缺，提供基本信息、職位說明，對(duì)職位的具體要求,申請(qǐng)?jiān)撀毼槐貍錀l件等的管理分類建立應(yīng)聘人員檔案庫，便于查詢檢索可根據(jù)自定義規(guī)則，批量安排面試時(shí)間錄用人員自動(dòng)轉(zhuǎn)入員工信息庫，未被錄用的錄入可備用人才庫里權(quán)限管理角色管理可以添加、刪除角色角色成員管理角色列表中點(diǎn)成員管理彈出頁面通過兩個(gè)多選下拉框?qū)崿F(xiàn)選擇成員并能顯示已有成員，能設(shè)置成功雙擊角色，展開顯示成員角色權(quán)限管理角色列表中點(diǎn)權(quán)限設(shè)置彈出頁面列出所有功能，通過復(fù)選框選擇默認(rèn)已選擇已分配的功能可以再分配功能并能保存成功權(quán)限控制對(duì)不

10、需要進(jìn)行權(quán)限控制的功能，所有用戶均可訪問對(duì)需要控制的功能，必須是授權(quán)用戶才能訪問無權(quán)訪問時(shí)，跳到提示無權(quán)限的頁面信息管理信息交流有信息編輯器（fckeditor），編輯后的信息可通過新聞、公告、通知、電子期刊、大事記發(fā)布各種信息文件，與內(nèi)部成員的溝通交流、文件傳遞，也用于系統(tǒng)的事務(wù)消息發(fā)送，如工作跟蹤督辦。用戶可以根據(jù)本身實(shí)際情況自定義信息欄目名稱、層次結(jié)構(gòu)，可設(shè)定各欄目相關(guān)的發(fā)布、管理權(quán)限，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部新聞、公告、規(guī)章制度等公用信息的統(tǒng)一上傳管理 可瀏覽、修改和刪除信息文章管理、文章的發(fā)布、刪除、下載都可以有嚴(yán)格的權(quán)限設(shè)置。文章支持WORD、EXCEL、POWERPOINT、PDF、圖片等各種文

11、件格式。欄目自定義管理可擴(kuò)展欄目，可以在其中設(shè)置各種欄目，并上傳相關(guān)文檔?？勺孕袑?duì)欄目（包含一二級(jí)欄目）進(jìn)行排序，可修改欄目名稱，可以指定人員對(duì)欄目進(jìn)行維護(hù)，包括設(shè)置欄目、訪問權(quán)限，直接上傳、刪除、保存文檔等，有權(quán)限訪問者可以下載其中文件。檔案管理按訪問權(quán)限查閱內(nèi)部公用文檔等信息。可定義無限級(jí)子目錄，嚴(yán)密的權(quán)限控制，可分別授予用戶添加、查看、修改、刪除、打印等權(quán)限圖書管理對(duì)圖書資料的登記入庫、借閱、歸還的全面管理，提供方便的檢索功能車輛管理對(duì)單位的車輛狀況，修理及使用情況進(jìn)行登記管理，可完成用車申請(qǐng)、審批、調(diào)整用車時(shí)間、派車、收車的整個(gè)過程資源管理能定義各種資源條目（如電腦等固定資產(chǎn)），根據(jù)不

12、同的資源制定資源相關(guān)的字段。實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)資源的登記、維護(hù)、外借、歸還、損壞、報(bào)廢等管理。會(huì)議管理對(duì)單位內(nèi)的相關(guān)會(huì)議及其內(nèi)容進(jìn)行登記和管理，同時(shí)可以查詢顯示會(huì)議室的相關(guān)信息，完成各種會(huì)議的申請(qǐng)，向相關(guān)人員發(fā)送會(huì)議通知記錄查詢會(huì)議安排、會(huì)議室查詢、會(huì)議登記、會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議信息查詢、記錄會(huì)議室狀況下載中心單位可以將平時(shí)積累的文摘、收集的信息、經(jīng)常需要使用到的工具、文件、客戶資料等各種資源有序的存放在這里進(jìn)行統(tǒng)一管理，便于需要的時(shí)候及時(shí)查閱下載，而不必再東尋西找，浪費(fèi)時(shí)間。系統(tǒng)運(yùn)行中需要下載的OA助手、控件等也在此下載。工作日程可以按日、周、月計(jì)劃自己的工作內(nèi)容，清楚的查看未完成、要完成、待完

13、成的各項(xiàng)任務(wù)的內(nèi)容、狀態(tài)和時(shí)間，便于用戶統(tǒng)籌安排工作，調(diào)整進(jìn)度，及時(shí)跟進(jìn)，徹底執(zhí)行，確保各項(xiàng)工作的順利完成。工作計(jì)劃做出本周、本月、本季度或本年等的工作計(jì)劃，任務(wù)目標(biāo)等，在目標(biāo)的指導(dǎo)下開展工作。工作總結(jié)個(gè)人可以增加自己的工作總結(jié)，并可將個(gè)人工作計(jì)劃轉(zhuǎn)為總結(jié)，每天增加的總結(jié)會(huì)立刻形成在“周報(bào)”中，部門負(fù)責(zé)人可查看本部門員工的工作總結(jié)，單位領(lǐng)導(dǎo)可查看整個(gè)單位的工作總結(jié)。個(gè)人考勤包括上下班登記、外出登記、請(qǐng)假登記、出差登記、個(gè)人考勤查詢等內(nèi)容。上下班登記相當(dāng)于網(wǎng)上簽到，既方便又防止作假。在個(gè)人辦公中的“今日外出人員”可以方便用戶查詢當(dāng)日員工外出情況。智能搜索智能搜索引擎幫助用戶從龐大的資料庫中，使用

14、搜索的方法快速獲取有用的信息把最相關(guān)的結(jié)果排在最前面支持相關(guān)度檢索算法，通過對(duì)全局所有文檔建立索引，使用智能算法，實(shí)現(xiàn)相關(guān)度檢索結(jié)果4.1 人力資源管理Ø 4.1.1、用戶信息管理：用戶列表，錄入用戶信息Ø 4.1.2、部門管理： 對(duì)企業(yè)部門的組織架構(gòu)進(jìn)行劃分和設(shè)定，包括：設(shè)定部門名稱、部門負(fù)責(zé)人、以及各部門的層次架構(gòu)，從而建立起各部門之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。 部門列表：列表顯示所有部門、上級(jí)部門、負(fù)責(zé)人新建部門：可以指定上級(jí)部門、該部門有哪些職位和部門經(jīng)理修改部門：修改頁面顯示部門信息供修改部門的上級(jí)部門要在下拉框中默認(rèn)顯示要顯示該部門的職位、負(fù)責(zé)人，并可以修改刪除部門：有員工的

15、部門不能刪除，必須先刪除員工有下級(jí)部門的部門必須先刪除下級(jí)部門Ø 4.1.3、員工管理：新建員工：可以在新建員工同時(shí)指定賬號(hào)密碼一起保存可以同時(shí)錄入員工的多個(gè)工作經(jīng)歷一起保存刪除員工：有申請(qǐng)單未審批的具有審批權(quán)限的審批人不能刪除，并列出待審的申請(qǐng)單，可以同時(shí)錄入員工的工作信息并一起保存員工列表：樹形顯示部門，點(diǎn)擊樹中部門列出部門下員工可以根據(jù)姓名、部門、職位、學(xué)歷等任意查詢員工不能真正從數(shù)據(jù)庫刪除，只能標(biāo)記為不可用姓名提供輸入建議（SearchSuggest）員工調(diào)動(dòng)：在員工列表點(diǎn)調(diào)動(dòng)彈出頁面選擇目標(biāo)部門、職位 職位通過部門過濾 可在員工列表中點(diǎn)員工查看調(diào)動(dòng)歷史，可以調(diào)動(dòng)成功員工離職

16、/復(fù)職：可將員工設(shè)為離職， 可將離職的員工改為復(fù)職。Ø 4.1.4、人事檔案管理及勞動(dòng)合同管理： 實(shí)現(xiàn)檔案信息管理與統(tǒng)計(jì)分析合同到期、員工轉(zhuǎn)正、退休的預(yù)警。記錄勞動(dòng)合同、技術(shù)合同以及保密合同等的簽訂、續(xù)約、變更、終止，并可設(shè)置到期提醒功能。建各種不同合同版本，供訂立、變更、解除、批轉(zhuǎn)。 勞動(dòng)合同分類統(tǒng)計(jì)，并轉(zhuǎn)入檔案等模塊， 合同到期自動(dòng)提示。Ø 4.1.5、考勤管理： 對(duì)單位考勤的全方面管理，包含記錄員工的考勤異常情況，設(shè)置休息日，記錄請(qǐng)假信息，設(shè)置上下班簽到簽退時(shí)間，生成考勤日?qǐng)?bào)、月報(bào)，查詢、自定義打印統(tǒng)計(jì)報(bào)表。實(shí)現(xiàn)上下班登記、外出登記、請(qǐng)假登記、出差登記，支持設(shè)置排版類

17、型、考勤管理人員、免簽人員、上下班登記的時(shí)間段、公休日、節(jié)假日，提供考勤數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析與管理人員考核，支持考核指標(biāo)集定義、考核任務(wù)管理，有助于將員工考核、管理人員考核日?；?。1) 績效考核系統(tǒng)設(shè)計(jì)了一個(gè)用戶可以自己定義績效考核的項(xiàng)目和績效考核的類別的平臺(tái)；提供了可以滿足關(guān)鍵指標(biāo)KPI、平衡積分卡BSC、目標(biāo)管理OPM、經(jīng)濟(jì)增長值EVA的各種考核方式的考核設(shè)置模式。2) 考核可按不同的職務(wù)設(shè)置不同的考核標(biāo)準(zhǔn)、考核試卷、考核時(shí)間。3) 系統(tǒng)提供多種考評(píng)方式供用戶根據(jù)實(shí)際情況選擇。4) 考核的結(jié)果可按部門及個(gè)人進(jìn)行查詢，按業(yè)績態(tài)度，能多個(gè)方面排序。Ø 4.1.5、勞資管理：允許設(shè)置工資項(xiàng)目、

18、定義計(jì)算公式，通過管理工資流程，實(shí)現(xiàn)部門效益工資上報(bào)、財(cái)務(wù)錄入、統(tǒng)計(jì)分析、工資條通過內(nèi)部郵件和手機(jī)短信發(fā)放Ø 4.1.6、福利管理：對(duì)員工各類保險(xiǎn)的投保、退保、月繳納情況進(jìn)行登記，打印統(tǒng)計(jì)報(bào)表；可自定義保險(xiǎn)的名稱以及相關(guān)的參數(shù)Ø 4.1.7、培訓(xùn)管理：對(duì)培訓(xùn)計(jì)劃、計(jì)劃審批、培訓(xùn)流程、員工培訓(xùn)記錄等進(jìn)行管理，支持及時(shí)信息提醒Ø 4.1.8、招聘管理：1) 部門的崗位需求登記、審批流程。時(shí)信息提醒2) 發(fā)布招聘信息，以不同職位、人數(shù)而選擇不同招聘方式把信息發(fā)出去。3) 隨時(shí)顯示職位空缺信息，針對(duì)不同的職位空缺，提供基本信息、職位說明、對(duì)職位的具體要求、申請(qǐng)?jiān)撀毴貍錀l

19、件等的管理。4) 分類建立應(yīng)聘人員檔案庫，便于查詢檢索。 5) 可根據(jù)自定義規(guī)則批量安排面試時(shí)間，相關(guān)人員面試后評(píng)價(jià)自動(dòng)存儲(chǔ)并匯總到人力資源部門。6) 錄用人員數(shù)據(jù)自動(dòng)轉(zhuǎn)人員工信息庫。7) 未錄用人員轉(zhuǎn)入后備人才庫，以備今后查詢。4.2 權(quán)限管理4.2.1、角色管理：可以添加、刪除角色4.2.2、角色成員管理：角色列表中點(diǎn)成員管理彈出頁面通過兩個(gè)多選下拉框?qū)崿F(xiàn)選擇成員并能顯示已有成員，能設(shè)置成功。雙擊角色，展開顯示成員4.2.3、角色權(quán)限管理：角色列表中點(diǎn)權(quán)限設(shè)置彈出頁面列出所有功能通過復(fù)選框選擇默認(rèn)已選擇已分配的功能可以再分配功能并能保存成功4.2.4、權(quán)限控制：對(duì)不需要進(jìn)行權(quán)限控制的功能，

20、所有用戶均可訪問對(duì)需要控制的功能，必須是授權(quán)用戶才能訪問無權(quán)訪問時(shí)，跳到提示無權(quán)限的頁面4.3 信息管理Ø 4.3.1、信息交流：有信息編輯器，編輯后的信息可通過新聞、公告、通知、電子期刊、大事記發(fā)布各種信息文件，與內(nèi)部成員的溝通交流、文件傳遞，也用于系統(tǒng)的事務(wù)消息發(fā)送，如工作跟蹤督辦。用戶可以根據(jù)本身實(shí)際情況自定義信息欄目名稱、層次結(jié)構(gòu)，可設(shè)定各欄目相關(guān)的發(fā)布、管理權(quán)限，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部新聞、公告、規(guī)章制度等公用信息的統(tǒng)一上傳管理可瀏覽、修改和刪除信息Ø 4.3.3、企業(yè)論壇：可以隨時(shí)發(fā)表相關(guān)的意見或針對(duì)某一問題進(jìn)行討論Ø 4.3.4、文章管理：Ø 4.3.5

21、、信息交流：Ø 4.3.6、信息交流：Ø 4.3.7、信息交流：Ø 4.3.8、信息交流：Ø 4.3.9、信息交流：Ø 4.3.1、信息交流：Ø 4.3.1、信息交流：Ø 4.3.1、信息交流：Ø 4.3.1、信息交流：檔案管理模塊基于知識(shí)管理模式，既支持傳統(tǒng)以案卷為模式的管理，也支持以知識(shí)庫為模式的檔案管理，同時(shí)支持最新的單文檔案卷管理模式。各種重要文獻(xiàn)（包括收文、發(fā)文、會(huì)議紀(jì)要、刊物信息等等），以及自定義流程生成的文檔資料，都可以匯總到檔案管理模塊，進(jìn)行統(tǒng)一、高效、標(biāo)準(zhǔn)的管理。該模塊支持三級(jí)目錄管理：檔案種類（

22、全宗）目錄-案卷級(jí)目錄-文件級(jí)目錄，可以對(duì)文字、圖片、文件、實(shí)物等檔案類型進(jìn)行管理。l 檔案管理包括全宗管理、案卷管理、卷內(nèi)文件管理、歸檔文件管理、外來文件管理等部分，從檔案著錄、文件自動(dòng)歸檔到主題詞自動(dòng)標(biāo)引、檔案信息統(tǒng)計(jì)、檔案檢索、打印輸出等。l 可由檔案管理員在后臺(tái)管理定義基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，包括主題詞、檔案密級(jí)。l 檔案管理系統(tǒng)提供了很強(qiáng)的自定義功能，包括定義檔案的分類、案卷的字段以及字段的相關(guān)屬性、卷內(nèi)文件的字段以及字段的相關(guān)屬性。l 在使用檔案前，需要由檔案管理員定義檔案分類以及分類下的案卷字段、文件字段。l 檔案有二級(jí)分類，兩級(jí)分類下都可定義檔案的案卷字段、文件字段。如果一級(jí)分類已經(jīng)定義字段

23、，在這個(gè)一級(jí)分類下不能再增加二級(jí)分類。l 案卷字段和文件字段定義包括了可以增加字段，指定字段的名稱，指定字段的類型、長度；可以指定在編輯時(shí)的控件（包括文本域、文本框、下拉列表、日期控件），如果選擇的是下拉列表則需要對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)詞典；可以指定控件的長度是一行還是半行；可以指定該字段是否出現(xiàn)在案卷管理或者卷內(nèi)文件管理的列表中，同時(shí)可以指定寬度以及在列表中的順序，寬度為0時(shí)表示不指定寬度。字段定義中不能刪除字段，如果一個(gè)字段已經(jīng)不需要，可在“需要”屬性中選擇。l 后臺(tái)管理中的數(shù)據(jù)詞典對(duì)應(yīng)字段定義中的數(shù)據(jù)詞典。l 對(duì)于密級(jí)高的保密檔案我們提供了閱讀權(quán)限和借閱審批授權(quán)的功能。l 后臺(tái)管理中的借閱流程提供了借

24、閱審批流程模板。針對(duì)某一密級(jí)下的某一分類可套用一個(gè)審批流程模板。l 在閱讀權(quán)限里可針對(duì)某一密級(jí)下的某一分類指定可以閱讀該類檔案的人員、職務(wù)；如果可以閱讀的不是“全體人員”的選項(xiàng)，則需要選擇“授權(quán)人員”，指定的授權(quán)人員擁有可以授權(quán)其他人員閱讀本類檔案的權(quán)限，這在檔案借閱審批流程的默認(rèn)流程中使用。l 指定某類檔案的閱讀權(quán)限后，才可以指定借閱流程。默認(rèn)流程由申請(qǐng)人發(fā)向部級(jí)部門負(fù)責(zé)人、再發(fā)到授權(quán)人。在系統(tǒng)管理中指定了部門級(jí)別的部門為部級(jí)部門。部級(jí)部門負(fù)責(zé)人為申請(qǐng)人所在部門及直系上級(jí)部門中是部級(jí)的部門負(fù)責(zé)人；如果有多個(gè)直系上級(jí)部門是部級(jí)部門時(shí)，只選擇最高級(jí)別的部門。如果默認(rèn)流程不能滿足要求，則可以使用自

25、定義的審批流程模板。l 檔案管理系統(tǒng)還提供了檔案銷毀管理。檔案管理員在后臺(tái)的銷毀流程中定義檔案銷毀審批流程模板。在全宗管理、案卷管理、卷內(nèi)文件管理中可進(jìn)行銷毀檔案申請(qǐng)，可同時(shí)選擇多個(gè)全宗、案卷或者文件，在填寫銷毀原因后，可套用審批模板也可以直接選擇審批人員。相關(guān)檔案的審批、銷毀操作在“銷毀管理”中進(jìn)行。審批辦結(jié)后，檔案管理人員在銷毀管理的申請(qǐng)列表中點(diǎn)擊“查看”進(jìn)入，可進(jìn)行銷毀操作，銷毀時(shí)需要填寫銷毀說明，銷毀操作有記錄。l 檔案管理中全宗管理、案卷管理、卷內(nèi)文件管理、歸檔文件管理、收文管理等模塊均提供了詳盡的統(tǒng)計(jì)、查詢、打印、打印設(shè)置、分頁、點(diǎn)擊標(biāo)題排序的功能。l 全宗管理提供了全宗的著錄、編

26、制、刪除、銷毀、全宗歷史記錄功能。l 案卷管理提供了著錄、編制、刪除、銷毀、案卷歷史記錄、以及綜合查詢功能?？赏ㄟ^選擇不同的分類進(jìn)入案卷。著錄檔案時(shí)可設(shè)定是否提醒功能，提醒的時(shí)間參照是“有效期限”，可設(shè)定提前多少天提醒。對(duì)于可查看的案卷，提供了“借閱”的功能；對(duì)于不能查看的案卷，提供了“申請(qǐng)”的功能，申請(qǐng)通過后才有“借閱”功能。點(diǎn)擊案卷名稱可進(jìn)入該案卷的卷內(nèi)文件。l 卷內(nèi)文件管理提供了著錄、編制、刪除、銷毀、以及綜合查詢功能?？赏ㄟ^選擇案卷下拉列表進(jìn)入該案卷下的文件，也可以通過點(diǎn)擊案卷樹進(jìn)入文件。當(dāng)檔案分類和案卷眾多時(shí)。l 案卷樹將很實(shí)用。卷內(nèi)文件有附件、編輯器。l 公文管理、公告等歸檔將進(jìn)入

27、檔案的歸檔文件管理。歸檔文件著錄時(shí)，可選擇具體的案卷，編輯后與卷內(nèi)文件聯(lián)在一起。著錄后不再出現(xiàn)在歸檔文件列表中，在查看相關(guān)的卷內(nèi)文件時(shí)，可直接查看歸檔文件信息。歸檔文件支持附件、正文。l 收文管理可以自行添加，在著錄時(shí)，可選擇具體的案卷，編輯后與卷內(nèi)文件聯(lián)在一起。l 著錄后不再出現(xiàn)在收文管理列表中，在查看相關(guān)的卷內(nèi)文件時(shí)，可直接查看收文文件信息。收文管理支持附件，有統(tǒng)計(jì)功能。在著錄前可進(jìn)行傳閱，可以查看到傳閱的接收情況。接收人員在收文管理的接收傳閱中可以接收到傳來的文件。l 當(dāng)用戶在案卷管理、卷內(nèi)文件管理針對(duì)具體檔案提出借閱申請(qǐng)或者借閱后，管理人員在借閱管理中進(jìn)行審批和操作。借閱管理中可以查看

28、到借閱歷史情況，這里包括已經(jīng)取消的、已經(jīng)歸還的以及已經(jīng)否決的；管理人員在借閱辦理中操作借閱情況，如取消借閱、借閱登記、歸還登記；在借檔案列出了登陸用戶本身已經(jīng)提出的申請(qǐng)和在借的檔案，自己可做取消操作。即時(shí)通訊以WEB方式向在線用戶和非在線用戶發(fā)送消息。在線用戶會(huì)在瞬間收到提示，離線用戶在登錄時(shí)會(huì)得到提示。l 將其他模塊與此功能結(jié)合，如果用戶有新的文件，消息，郵件，待辦事情,系統(tǒng)將以即時(shí)通訊的方式告知用戶。l 可以用于掌握同事的動(dòng)向，當(dāng)同事外出或離線時(shí)可以在第一時(shí)間知道他的行蹤。l 并支持信息群發(fā)，可以選擇某個(gè)部門、全體員工或自行選擇多人進(jìn)行群發(fā)。l 可結(jié)合手機(jī)短信模塊，將消息發(fā)送到用戶手機(jī)上。

29、l 信息到達(dá)時(shí)有聲音提示。日程安排用戶可以通過查看日歷、選定日程表的不同時(shí)段來安排每天的事件，私人約會(huì)和任務(wù)。l 可將公告欄、郵件的有關(guān)內(nèi)容轉(zhuǎn)入日程。l 可設(shè)置定時(shí)提醒。l 可為他人安排日程。l 對(duì)一些不定時(shí)的日程，可設(shè)置為全天事件。l 對(duì)于重復(fù)性的日程，如周例會(huì)等，可設(shè)置定期重復(fù)日程安排。通訊薄通訊薄幫助用戶對(duì)名片或通訊錄進(jìn)行登記、管理和查詢，可根據(jù)需要將名片設(shè)為共享或私有。此通訊錄集成了個(gè)人通訊錄、員工通訊錄、公共通訊錄三部分。既可獨(dú)立使用，又可被電子郵件等模塊調(diào)用。l 通訊錄查詢分為匹配查詢、模糊查詢和全文索引晃，每個(gè)人都能看到自己的名片夾 及共享的名片夾。l 普通用戶可在個(gè)人通訊錄添加

30、通訊信息(可根據(jù)需要設(shè)置為私有或共享)；授權(quán)用戶 可在公共通訊錄添加人員通訊信息。內(nèi)部通訊錄則保存使用本系統(tǒng)的所有用戶通訊信息（從人事檔案中直接生成）。l 在相應(yīng)的通訊錄中均可實(shí)現(xiàn)對(duì)聯(lián)系組和聯(lián)系人的分類和管理。且每個(gè)通訊錄組可指 定一個(gè)或幾個(gè)工作人員對(duì)信息進(jìn)行維護(hù)。l 可將OUTLOOK通訊錄導(dǎo)入進(jìn)來。通訊錄可實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)功能。l 并可將通訊錄設(shè)置成名片格式。l 可以按字段排序(系統(tǒng)里絕大部分模塊都可以按字段排序)。手機(jī)短信完美的集成了手機(jī)短信的服務(wù)及功能，用于系統(tǒng)內(nèi)的信息傳遞與溝通，允許用戶有選擇的將重要或緊急的內(nèi)容通過該功能通知相關(guān)人員，為移動(dòng)辦公奠定最初的基石。l 實(shí)現(xiàn)與極品協(xié)同辦公系統(tǒng)中公

31、文流轉(zhuǎn)、會(huì)議通知、郵件系統(tǒng)、工作流等的短信提醒。l 可以進(jìn)行短信的群發(fā)，可對(duì)發(fā)送短信數(shù)目控制、發(fā)送情況統(tǒng)計(jì)。三、公共信息公共信息是整個(gè)系統(tǒng)的重要組成部分，可以發(fā)布各類信息，是單位信息發(fā)布的平臺(tái)，使單位的新聞、通知、公告、規(guī)章制度、各種類型文檔等能快速傳播；收集單位的各類信息資源，文檔資料，專家技能，形成內(nèi)部的知識(shí)庫，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的快速傳播與共享，從而提高團(tuán)隊(duì)的學(xué)習(xí)能力，快速響應(yīng)能力，提高員工技能素質(zhì)。系統(tǒng)將公共信息分為：公告欄、論壇、知識(shí)管理、規(guī)章制度、常用電話、郵編區(qū)號(hào)、列車航班、天氣預(yù)報(bào)、政策法規(guī)、意見箱。公告欄公告欄主要用于發(fā)布重要、正式信息，如新聞、重要決策、通知等。公告欄內(nèi)根據(jù)自己的需要

32、定制多個(gè)欄目，授權(quán)人員可在相應(yīng)欄目或發(fā)布管理文章。l 電子公告支持全文檢索功能，可按標(biāo)題、日期、作者等進(jìn)行檢索、查詢自己感興趣 的公告。l 可以按發(fā)布日期、標(biāo)題、作者等字段進(jìn)行排序。l 能分等級(jí)下發(fā)，可帶附件下載，分等級(jí)查看，可回執(zhí)。l 未讀的公告以“new”顯示，并可將重要公告置頂。 論壇論壇是員工之間相互溝通和協(xié)作的渠道, 在這里員工可提出問題，或答復(fù)他人的問題，也可以就某個(gè)問題共同參與，展開討論。論壇可設(shè)置多個(gè)版面，用戶可在各版面提出話題參與討論，發(fā)帖子時(shí)采用實(shí)名記錄制。l 論壇功能強(qiáng)大，支持表情、同主題閱讀、精華區(qū)、被閱讀次數(shù)、回貼數(shù)、檢索（根據(jù)作者、日期、標(biāo)題檢索）等功能，分類別、分

33、話題地存放用戶發(fā)表的文章。論壇區(qū)和版面由論壇管理員管理；每個(gè)版面可由管理員設(shè)置版主，負(fù)責(zé)對(duì)該版文章的管理。辦公自動(dòng)化信息交流模塊圖· 信息交流用來發(fā)布各種信息文件，企業(yè)可以根據(jù)自己的實(shí)際需要自行進(jìn)行欄目的分級(jí)設(shè)置。 · 可設(shè)定各欄目相關(guān)的發(fā)布、管理權(quán)限，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部新聞、公告、規(guī)章制度等公用信息的統(tǒng)一上傳管理。 · 可以根據(jù)實(shí)際情況定義信息欄目名稱（如新聞、公告、規(guī)章制度、通報(bào).），系統(tǒng)支持多層次目錄結(jié)構(gòu)，同時(shí)支持按目錄授權(quán)訪問。 · 文檔的授權(quán)可以按人員、部門、職務(wù)、分組、角色、項(xiàng)目組等多種方式指定，更方便企業(yè)管理。 · 內(nèi)部消息：與內(nèi)部成員的溝

34、通交流、文件傳遞，也用于系統(tǒng)的事務(wù)消息發(fā)送，如工作跟蹤督辦。 · 常用鏈接：可以將單位經(jīng)常使用的各類相關(guān)站點(diǎn)進(jìn)行設(shè)置。 · 企業(yè)論壇：可以隨時(shí)發(fā)表相關(guān)的意見或針對(duì)某一問題進(jìn)行討論。 信息交流功能信息發(fā)布新聞：有相關(guān)權(quán)限的用戶可以發(fā)送各種業(yè)務(wù)、行政、人事等單位的相關(guān)新聞，被指定接收的用戶可以隨時(shí)查看，第一時(shí)間了解單位動(dòng)態(tài)。支持新聞評(píng)論，可以直接在新聞及新聞評(píng)論中上傳文件和圖片，可以對(duì)重要的新聞進(jìn)行置頂，有閱讀者的回執(zhí)以及查看每一個(gè)閱讀者的閱讀時(shí)間，在發(fā)布新聞之前，可以設(shè)定審批流程，可以設(shè)定必須通過審批才能發(fā)布相關(guān)新聞。公告：有相關(guān)權(quán)限的用戶可以選擇對(duì)某個(gè)人、某些人、某個(gè)部門或

35、全體人員發(fā)送各種通告、制度、會(huì)議等消息，并可以隨時(shí)查看自己已發(fā)和已收的公告，可以在發(fā)送公告時(shí)設(shè)置自動(dòng)回復(fù)以確認(rèn)指定接收人員是否收到，即使一時(shí)沒在網(wǎng)上也不會(huì)錯(cuò)過任何信息，及時(shí)溝通，協(xié)同工作?？梢詫?duì)重要的公告進(jìn)行置頂。有閱讀者的回執(zhí)以及查看每一個(gè)閱讀者的閱讀時(shí)間。在發(fā)布公告之前，可以設(shè)定審批流程，可以設(shè)定必須通過審批才能發(fā)布相關(guān)新聞。通知：有相關(guān)權(quán)限的用戶可以對(duì)指定人員發(fā)送通知，并可以隨時(shí)查閱自己已發(fā)和已收的通知，對(duì)需要留存的通知進(jìn)行歸檔?？梢栽诎l(fā)送通知時(shí)設(shè)置該通知同時(shí)以短信形式發(fā)送給指定人員，有效結(jié)合當(dāng)前各種通訊資源，使信息的傳遞更為及時(shí)。可以對(duì)重要的通知進(jìn)行置頂。有閱讀者的回執(zhí)以及查看每一個(gè)閱

36、讀者的閱讀時(shí)間。在發(fā)布通知之前，可以設(shè)定審批流程，可以設(shè)定必須通過審批才能發(fā)布相關(guān)通知。電子期刊：可以在其中設(shè)置各種欄目，并上傳相關(guān)文檔?？梢灾付ㄈ藛T對(duì)月刊進(jìn)行維護(hù)，包括設(shè)置欄目、訪問權(quán)限，直接上傳、刪除、保存文檔等，有權(quán)限訪問者可以下載其中文件。大事記：可以記錄單位發(fā)展歷程中的重大事件，建立單位的歷史檔案?？梢栽诎l(fā)表大事記時(shí)直接記錄事件內(nèi)容，也可以上傳相關(guān)文檔。大事記在發(fā)表后所有人員都可以發(fā)表相關(guān)評(píng)論，有相關(guān)權(quán)限的用戶可以對(duì)事件記錄及評(píng)論進(jìn)行維護(hù)。便于單位的宣傳和新進(jìn)員工的培訓(xùn)。大事記中可以插入圖片及附件。內(nèi)部公告信息管理· 公告通知為組織機(jī)構(gòu)的信息發(fā)布、交流提供一個(gè)有效的場(chǎng)所，使

37、企業(yè)的新聞簡(jiǎn)報(bào)、技術(shù)交流、內(nèi)部公告事項(xiàng)及時(shí)傳播，使機(jī)構(gòu)成員能及時(shí)感知企業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)。 · 管理員可以根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行欄目的分級(jí)設(shè)置，設(shè)定各欄目相關(guān)的發(fā)布、管理權(quán)限、顯示模板，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部新聞、公告、規(guī)章制度等公用信息的發(fā)布管理。 · 文章支持WORD、EXCEL、POWERPOINT、PDF、圖片等各種文件格式，并可設(shè)置各種顯示模板和樣式。 · 可設(shè)定有效期限、發(fā)布范圍，重要公告可集成短信通知提醒。 內(nèi)部消息· 內(nèi)部消息是實(shí)現(xiàn)的內(nèi)部短消息，成員間可相互發(fā)送內(nèi)部短消息進(jìn)行溝通或傳遞文件。 · 內(nèi)部消息也用于系統(tǒng)的工作任務(wù)跟蹤、重要審批需要辦理、待辦工作

38、到達(dá)、會(huì)議通知、會(huì)議變更、重要文檔提醒閱讀等消息的通知。 · 用戶能夠方便地相互發(fā)送短信，可以單發(fā)、群發(fā)短信，并支持郵件副本、手機(jī)短信副本的發(fā)送。 深 圳 升 藍(lán) 0 7 5 5 - 8 8 2 9 0 3 6 1 內(nèi)部文章管理· 文章的發(fā)布、閱讀、刪除都可以有嚴(yán)格的權(quán)限設(shè)置。 · 文章支持WORD、EXCEL、POWERPOINT、PDF、圖片等各種文件格式，并可設(shè)置各種顯示模板和樣式。 · 文章分類：可以根據(jù)企業(yè)的管理要求，建立不同的文件類別以存放相關(guān)的文件。 · 文章上傳：可以單個(gè)文件上傳，也支持批量文件硬盤拷貝，方便企業(yè)原始海量文件的上

39、傳。 · 文章查閱：用戶可以根據(jù)權(quán)限閱讀或下載相關(guān)文件。 · 文章上傳：可以單個(gè)文件上傳，也支持批量文件硬盤拷貝，方便企業(yè)原始海量文件的上傳。 · 文章查閱：用戶可以根據(jù)權(quán)限閱讀或下載相關(guān)文件。 升 藍(lán) 軟 件 w w w . h i - b l u e . c o m 企業(yè)內(nèi)部論壇· 論壇是一種常見的互動(dòng)交流服務(wù)，為用戶、員工、客戶提供討論和交流。 · 商業(yè)論壇不同于普通性質(zhì)的論壇，相比之下，商業(yè)論壇更安全可靠，界面簡(jiǎn)潔，與普通論壇相比，商業(yè)論壇有更強(qiáng)大的功能，如可以與電子商務(wù)、內(nèi)容管理、企業(yè)知識(shí)管理、OA、CRM系統(tǒng)集成，可以實(shí)現(xiàn)知識(shí)互助、

40、全文檢索、培訓(xùn)、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)協(xié)作、客戶服務(wù)、技術(shù)支持等。 · 商業(yè)論壇對(duì)客戶可協(xié)助企業(yè)增強(qiáng)業(yè)務(wù)的互動(dòng)性，提高客戶滿意程度，及時(shí)反映用戶的信息。 · 在內(nèi)部實(shí)現(xiàn)內(nèi)部員工交流的同時(shí)，可以充當(dāng)日常辦公討論的功能，提高內(nèi)部交流的效率。 深 圳 升 藍(lán) 0 7 5 5 - 8 8 2 9 1 0 5 2 文章的發(fā)布和編輯· 圖文混排或提供豐富、個(gè)性、時(shí)尚的信息元素，因此對(duì)信息進(jìn)行格式化信息高效傳達(dá)的重要方式。 · 信息編輯器就能夠方便、快速的對(duì)網(wǎng)站信息內(nèi)容進(jìn)行編輯加工，不需要專業(yè)知識(shí)，也能發(fā)表圖文并茂的專業(yè)級(jí)的信息內(nèi)容。 · 提供類似于word所見即所得的編

41、輯器。 · 支持html代碼。 · 可插入表情、多圖、flash，可上傳圖片，可鏈接其他網(wǎng)站的圖片。 · 可在線排版或者編輯圖片和表格的大小。 · 支持上傳附件或批量上傳附件。 · 支持草稿功能（即未寫完成暫存功能）。 h t t p : / / w w w . h i - b l u e . c o m RTX 即時(shí)消息、視頻會(huì)議· 通過RTX的互聯(lián)方案，可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外的交流。 · 支持語音、視頻進(jìn)行即時(shí)對(duì)話。 · 可以搭建起了企業(yè)之間、企業(yè)與個(gè)人之間的溝通的橋梁。 · 具有會(huì)議預(yù)定與定時(shí)提醒，文字、語音、視頻交流，電子白板、遠(yuǎn)程協(xié)作，完整的會(huì)議記錄與回放。 有關(guān)RTX的詳細(xì)介紹，參閱“系統(tǒng)擴(kuò)展”部分的RTX介紹。手機(jī)短信收發(fā)· 手機(jī)短信功能可用于向由系統(tǒng)向成員根據(jù)定義的流程，發(fā)送工作任務(wù)跟蹤、重要審批需要辦理、待辦工作通知、會(huì)議通知、重要文檔提醒閱讀等系統(tǒng)消息。 · 短信功能也可以用于內(nèi)部成員之間消息溝通，組織機(jī)構(gòu)中的成員能夠方便地相互發(fā)送手機(jī)短信，支持單發(fā)、群發(fā)。 · 短信功能也可以向客戶目錄、聯(lián)系人目錄或供應(yīng)商目錄發(fā)送系統(tǒng)定義的消息，或用戶輸入的消息內(nèi)容，支持單發(fā)、群發(fā)。 · 成員可以按組級(jí)別分配每月可發(fā)送的