淺論大學(xué)生檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

1、淺論大學(xué)生檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策高等院校學(xué)生檔案是國(guó)家人事檔案的組成部分，是人學(xué)生在校期間 學(xué)習(xí)、生活以及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是學(xué)校教育、考察、培養(yǎng) 準(zhǔn)人才的第一手資料，更是用人單位選拔聘用、考核培養(yǎng)的主要依據(jù)。在 步入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代、中國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)逐步建立完善的大背景下，高等院校學(xué) 生檔案工作出現(xiàn)了不少新情況、新問(wèn)題。因此。深入探討高校學(xué)生檔案管 理中需要解決的一些問(wèn)題，対于準(zhǔn)確、完整地提供人才信息、促進(jìn)大學(xué)生 就業(yè)，甚至于對(duì)完善國(guó)家人事檔案管理都有著不可小覷的現(xiàn)實(shí)意義。一、當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理中存在的問(wèn)題1.缺少相關(guān)的法律法規(guī)。雖然我國(guó)針對(duì)高校學(xué)生管理頒發(fā)了不少文 件，但到日前為止

2、，卻沒(méi)有頒布專門針對(duì)高校學(xué)生檔案管理方面的法規(guī)。 對(duì)學(xué)生檔案管理的歸屬并沒(méi)有作出明確的規(guī)定。另外，在管理過(guò)程中也沒(méi) 有形成統(tǒng)一的建檔標(biāo)準(zhǔn)，故導(dǎo)致高校學(xué)生檔案管理體制不一：一些高校為 了便于利用，實(shí)行分散管理即把學(xué)生檔案存放在各個(gè)院系；一些高校把學(xué) 生檔案放在校綜合檔案室實(shí)行綜合管理；還冇一部分高校把學(xué)生檔案存放 在校人事處與干部人事檔案一起管理。但上述這些管理方式都存在一個(gè)共 同的問(wèn)題：學(xué)生檔案的管理工作都是歸屬于某個(gè)部門，它既沒(méi)有明確的定 員編制,也沒(méi)有具體的辦公經(jīng)費(fèi)及工作量考核標(biāo)準(zhǔn),所以相關(guān)部門都不會(huì)投入大量的人力、物力和財(cái)力進(jìn)行專項(xiàng)管理。在這種不規(guī)范的環(huán)境中進(jìn)行 學(xué)生檔案的管理，勢(shì)必導(dǎo)致

3、其運(yùn)行雜亂無(wú)序。2檔案的收集不夠全面、整理不夠規(guī)范。h前高校學(xué)生的檔案所涉及 的材料和內(nèi)容較為繁多，加之缺少建檔標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致高校學(xué)牛檔案的收集不 夠全面、整理不夠規(guī)范。經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)像材料書寫不規(guī)范、紙張規(guī)格不一、 材料缺失等諸多問(wèn)題。許多反映學(xué)生綜合素質(zhì)的材料得不到及時(shí)的歸檔， 如計(jì)算機(jī)等級(jí)證書復(fù)印件、大學(xué)生英語(yǔ)四、六級(jí)證書復(fù)印件、大學(xué)生能力、 技能競(jìng)賽證書復(fù)印件及各類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)材料，等等?，F(xiàn)有大多數(shù)歸檔材 料只是大學(xué)生高考錄取時(shí)的材料、學(xué)習(xí)成績(jī)總表、入黨入團(tuán)材料、校畢業(yè) 生登記表、體檢表等，這不利于全面了解每一位學(xué)生的實(shí)際情況和個(gè)性特 點(diǎn)。在強(qiáng)化素質(zhì)教育，提倡培養(yǎng)復(fù)合型人才的今天，如果仍然沿用

4、傳統(tǒng)的 歸檔范圍，那是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。3檔案管理模式老套、技術(shù)陳舊落后。大學(xué)生在學(xué)期間形成的檔案是 其人事檔案的基礎(chǔ)，不容分說(shuō)，這份檔案將記錄其人牛的起點(diǎn)。知識(shí)經(jīng)濟(jì) 時(shí)代，檔案電子化、信息化的浪潮洶涌澎湃君不見(jiàn)，數(shù)年之前，高中 畢業(yè)生的電子檔案己經(jīng)出現(xiàn)。令人不解的是進(jìn)入大學(xué)以后的檔案卻是沿用 了數(shù)百年的紙質(zhì)檔案。研究者已經(jīng)注意到這種“返祖還原”現(xiàn)象，指出目 前還沒(méi)有推出一套完整適用、統(tǒng)一規(guī)范的學(xué)生檔案管理應(yīng)用軟件，學(xué)生檔 案的管理基本上還處于傳統(tǒng)的、原始的、手工操作的實(shí)體管理模式屮。大 學(xué)生檔案管理體制、管理模式、技術(shù)手段滯后于信息時(shí)代。二、解決高校學(xué)生檔案管理問(wèn)題的對(duì)策1 引起重視，統(tǒng)一觀念。現(xiàn)

5、在的高校普遍對(duì)學(xué)生的檔案管理工作不重視，這使得高校學(xué)生檔案管理工作的相關(guān)的設(shè)備和技術(shù)的運(yùn)用都存在著很 多的不足，為了能夠更好地適應(yīng)現(xiàn)代化信息化的檔案管理方式，就需要對(duì) 高校檔案管理工作進(jìn)行重新的全面的認(rèn)識(shí)，只有認(rèn)識(shí)到其對(duì)于整個(gè)高校的 人事檔案管理工作、學(xué)牛的學(xué)習(xí)就業(yè)、學(xué)校的人才戰(zhàn)略等發(fā)展的重要性， 進(jìn)行統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)思想高度，才能抓好相關(guān)檔案管理工作的落實(shí)，不能 存在絲毫懈怠。2建立完善的管理體制。由于高校有著自己的人事檔案管理系統(tǒng)，其 工作人員具有豐富的檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，為了能夠最大程度地發(fā)揮其作用， 可以使高校學(xué)牛檔案管理部門掛靠在高校的人事檔案管理部門，這樣不但 能夠發(fā)揮其專業(yè)人才的作用，

6、還能更快地建立和完善高校學(xué)生檔案管理部 門，山于學(xué)生檔案管理部門的檔案流轉(zhuǎn)性相對(duì)較高，需要給予其足夠的專 業(yè)人才和設(shè)備保證，這樣才能保證高校檔案管理工作能夠更加順利地進(jìn) 行。3建立信息化的檔案管理方式。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化 在促進(jìn)高校學(xué)生檔案管理工作效率化科學(xué)化安全化方面起了重耍的作用， 為了更好地適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)對(duì)于檔案的查看和調(diào)度的相關(guān)的需求，信息化的 檔案管理方式的建立就需要在高校中盡快給予建起，這就需要從兩個(gè)方面 做準(zhǔn)備。1 吸納專業(yè)的人才。高校學(xué)生檔案管理的信息化是一項(xiàng)需要專業(yè) 技術(shù)的行為，其不但要冇檔案管理的知識(shí)還需要其具備一定的計(jì)算機(jī)以及 相關(guān)設(shè)備的使用技術(shù)，這樣才能保證在推進(jìn)高校學(xué)生檔案管理信息化的時(shí) 候，能夠得到技術(shù)上的保證，使高校檔案管理信息化建設(shè)更加順利。2對(duì) 現(xiàn)有管理人員進(jìn)行培訓(xùn)?，F(xiàn)在的工作人員是未來(lái)檔案管理的重要依據(jù)，為 了能充分發(fā)揮其対?rùn)n案的熟悉度和掌握度，在信息化的背