【經(jīng)營(yíng)管理】集團(tuán)公司檔案管理辦法

1、集團(tuán)公司檔案管理辦法第一章總 則第一條 根據(jù)檔案法、企業(yè)法、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定和電子文件歸檔與電子檔案管 理辦法（試行稿）的規(guī)定，為加強(qiáng)檔案的科學(xué)管理，更好地為集團(tuán)經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)，特制訂木辦法。第二條 集團(tuán)檔案指各公司、企業(yè)、部門在各個(gè)歷史時(shí)期的各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案，包括紙質(zhì)檔 案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案、實(shí)物檔案等，它們都是集團(tuán)檔案的有機(jī)組成部分，應(yīng)根據(jù)其自 身特點(diǎn)妥善管理，統(tǒng)一歸檔。第三條集團(tuán)檔案工作是集團(tuán)生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理的基礎(chǔ)工作z_,是維護(hù)集團(tuán)經(jīng)濟(jì)利益、介法權(quán)益 和歷史面貌的一項(xiàng)重要工作，檔案工作應(yīng)緊跟集團(tuán)各項(xiàng)工作的發(fā)展，不斷地改變工作方法以滿足新的需要。第四條

2、集團(tuán)檔案工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理原則，檔案的所有權(quán)歸集團(tuán)，集團(tuán)檔案工作的主管部門是集 團(tuán)信息中心。第二章 管理體制和人員第五條 集團(tuán)檔案管理涉及董事局、各公司、企業(yè)、部門的黨、政、群以及生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng), 山集團(tuán)公司信息中心分管，并列入公司辦公會(huì)議、工作議事日程。各公司、企業(yè)檔案工作山相應(yīng)的部門負(fù) 責(zé)人分管，列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃。第六條 加強(qiáng)和充實(shí)集團(tuán)檔案管理機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)集因化檔案管理體制。集團(tuán)公司檔案室具有雙重職能， 既耍管理公司各種門類、不同載體的檔案，乂負(fù)貴對(duì)各企業(yè)檔案工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。第七條建立和健全集團(tuán)檔案工作運(yùn)行機(jī)制，實(shí)現(xiàn)“四個(gè)統(tǒng)一”。一、統(tǒng)-人員安排，集團(tuán)公司檔案室定

3、編2二4人，各公司、企業(yè)檔案室定編13人；各部門配備在 數(shù)量上與工作相適應(yīng)的指定人員，負(fù)責(zé)本部門各種載體文件（文字、電子文件、實(shí)物等）的歸檔工作；二、統(tǒng)一工作部署，集團(tuán)公司檔案室制定工作規(guī)劃，確定集團(tuán)檔案工作總體目標(biāo)，各公司、企業(yè)檔案 室制訂年度計(jì)劃，認(rèn)冀組織實(shí)施；三、統(tǒng)-規(guī)章制度，由集團(tuán)公司檔案室制定檔案管理制度，報(bào)集團(tuán)公司批準(zhǔn)后下發(fā)各企業(yè)執(zhí)行，以實(shí) 現(xiàn)檔案工作制度化、規(guī)范化、程序化管理；四、統(tǒng)一檔案管理，分級(jí)保存，集團(tuán)檔案由集團(tuán)公司檔案室和各公司、企業(yè)檔案室分級(jí)集中統(tǒng)一管理。集 因公司各部門的文件材料按規(guī)定向集因公司檔案室歸檔；各公司、企業(yè)檔案室按規(guī)定向檔案室移交永久檔 案；任何個(gè)人不得將

4、集團(tuán)的檔案材料據(jù)為己有。第三章文件材料的形成、積累、歸檔和移交第八條 各公司、企業(yè)、部門在工作活動(dòng)中不斷產(chǎn)生的文件材料在處理完畢后，不得由承辦單位或個(gè) 人分散保存，必須由文書部門或職能部門整理立卷，定期移交給各公司、企業(yè)檔案室或集團(tuán)公司檔案室集 中保管。第九條 集團(tuán)公司各部門在oa網(wǎng)上生成的電子文件在審批定稿后或者定稿后在網(wǎng)上發(fā)布，各部門負(fù)貴 電子文件管理的指定人員應(yīng)對(duì)電子文件進(jìn)行整理、著錄，建立木部門的電子文件歸檔陽，在年度歸檔時(shí)轉(zhuǎn) 入歸檔的檔案管理庫；同時(shí)，應(yīng)隨時(shí)做好備份工作。第十條凡是直接記述和反映本企業(yè)、本部門科技、生產(chǎn)、職能活動(dòng)的，具有現(xiàn)實(shí)的和長(zhǎng)遠(yuǎn)查考價(jià)值 的文件材料（文字、電子文件

5、、圖樣、照片、實(shí)物等），均須歸檔保存。第十一條集團(tuán)公司文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入各部門工作計(jì)劃和冇關(guān)人員崗位 職責(zé)。一、生產(chǎn)、基建、科研活動(dòng)中形成的科技文件材料，分別由產(chǎn)品制造、科研課題、工程項(xiàng)目、設(shè)備引 進(jìn)和維修負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)積累、整理后歸檔；二、生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理及黨群、政務(wù)工作中形成的文件材料，由文書部門或業(yè)務(wù)部門按其管轄范 圍，指定專人負(fù)責(zé)積累、整理后歸檔；三、集團(tuán)公司各部門在oa系統(tǒng)屮形成的電子文件及各公司、金業(yè)形成的電子文件應(yīng)山各部門指定人員 進(jìn)行歸檔。第十二條 集團(tuán)公司倍息中心及各公司、企業(yè)辦公室定期對(duì)各自單位各部門文件材料的歸檔工作進(jìn)行 考核，并對(duì)考核結(jié)果

6、進(jìn)行通報(bào)；集團(tuán)公司信息中心負(fù)貴對(duì)各公司、企業(yè)的檔案工作進(jìn)行考核。第十三條集團(tuán)各公司、企業(yè)、部門文件材料歸檔時(shí)間一、黨群工作、行政管理、勞動(dòng)人事、生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營(yíng)管理等方面的文件材料，在次年的第二季 度前歸檔；二、會(huì)計(jì)檔案，暫由木單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門按會(huì)計(jì)檔案歸檔整理要求立卷，可保管一年后歸檔；三、科技檔案一般按工作階段或在項(xiàng)h結(jié)束時(shí)歸檔；對(duì)活動(dòng)周期較長(zhǎng)的科技項(xiàng)m或時(shí)間連續(xù)性強(qiáng)的科 技活動(dòng)中形成的文件材料，可視貝體情況按年度分批歸檔；對(duì)于機(jī)密性強(qiáng)的，重要的外來材料（如外購設(shè)備 的隨機(jī)圖紙和文字說明材料等）須在工作完成時(shí)隨時(shí)歸檔；四、集團(tuán)公司各部門在oa網(wǎng)上形成的屯子文件經(jīng)審批定稿后或者在網(wǎng)上發(fā)布的

7、，各部門指定人員應(yīng)隨 時(shí)在網(wǎng)上歸檔并做好備份；并應(yīng)定期將本部門在網(wǎng)上的電子文件拷貝至光盤，按年度歸檔。笫十四條集團(tuán)文件材料的歸檔要求一、歸檔的文件材料必須齊全完整，照片（包括底片）、錄音、錄像帶等必須同其詳細(xì)的文字說明材料 一起歸檔；二、歸檔的文件材料必須經(jīng)過系統(tǒng)整理，準(zhǔn)確地反映生產(chǎn)、基建、科研、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理各項(xiàng)活動(dòng)的 真實(shí)內(nèi)容和歷史過程，符合自然形成規(guī)律；三、歸檔的文件材料必須是原件（定稿），具有重大懣義的文件應(yīng)同時(shí)保存歷次修改稿，重耍的或利川 頻率高的文件材料根據(jù)需要可復(fù)制若干份歸檔；四、歸檔的文件材料，其制成材料必須易于長(zhǎng)久保存，同時(shí)要保證圖像清晰、字跡工整，審查簽字手 續(xù)完備，禁用鉛

8、筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫紙；五、歸檔的案卷質(zhì)量符合國家標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)技術(shù)管理案卷構(gòu)成的一般要求和文書檔案案卷格式的 要求；六、電子文件的歸檔應(yīng)遵守兩個(gè)原則：（一）電子文件的歸檔實(shí)行“雙套制”，即在電子文件歸檔時(shí)應(yīng)制作相應(yīng)的紙質(zhì)拷貝件，同時(shí)存檔；（二）同時(shí)做好網(wǎng)絡(luò)歸檔和脫機(jī)載體電子文件歸檔兩方而的工作，網(wǎng)絡(luò)歸檔是指將經(jīng)過幣理的電子文件, 轉(zhuǎn)入檔案庫；脫機(jī) 載體電子文件是指從網(wǎng)絡(luò)的硬盤上刻錄到光盤上，進(jìn)行歸檔。第十五條 承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。 字，各留一份，歸檔前由檔案部門驗(yàn)收，文件材料在歸檔前遺失，文件形成部門或經(jīng)辦人應(yīng)盡力彌補(bǔ)，并 歸檔部門或個(gè)人應(yīng)填寫歸檔材料移交淸單，一式兩份,交接雙方按淸單交點(diǎn)

9、淸楚，雙方簽 以備查考。第十六條電子文件移交前，各部門負(fù)責(zé)屯子文件管理的人員應(yīng)對(duì)屯子文件進(jìn)行檢査，如載體的質(zhì)量、冇無病毒、保證電子檔案的完整性和冇效性，檢查登記衣、軟件、注明資料等是否齊全。第十七條 產(chǎn)品試制定型、科研成果鑒定，基建、技改項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，引進(jìn)設(shè)備開箱驗(yàn)收等活動(dòng)，必 須有專（兼）職檔案員參加，文件材料不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)，不能進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收。第十八條 工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議，收集獲得的文件材料，要按照歸檔范 圍的規(guī)定，及時(shí)送交本部文書部門立卷。第十九條集團(tuán)各企業(yè)按規(guī)定向集團(tuán)公司檔案室移交永久檔案。各企業(yè)員工檔案永久部分向公司人事 部門移交，部分重要的、利用頻

10、率高的檔案伽營(yíng)業(yè)執(zhí)照、設(shè)備檔案等）可根據(jù)需要適當(dāng)延長(zhǎng)移交期限（十年 左右）；參股企業(yè)只移交部分冇關(guān)檔案原件或復(fù)印件。第二十條員工人事檔案歸為人事部門收集保管，但必須按檔案管理規(guī)范耍求保管。第二十一條 集團(tuán)公司檔案室、各公司、企業(yè)檔案室要加強(qiáng)對(duì)木單位文件材料的形成、積累、整理、 歸檔和移交工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。第二十二條 自此辦法實(shí)施z日起，各企業(yè)的檔案移交以冇限責(zé)任公司成立的日期為限，此前的檔案 移交集團(tuán)公司檔案室（現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值高的可適當(dāng)延長(zhǎng)期限），此后的由企業(yè)自己歸檔，只須按規(guī)定移交永久 部分，新成立公司，與產(chǎn)權(quán)、資產(chǎn)和重大活動(dòng)有關(guān)的檔案，由原公司整理歸檔，并復(fù)印i份交集團(tuán)公司檔 案室備存

11、。第二十三條凡集團(tuán)內(nèi)各公司歇業(yè)、清算等，各公司應(yīng)主動(dòng)將公司所有檔案材料整理好以備移交，財(cái) 務(wù)檔案由集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)接交，人事檔案由集團(tuán)公司人力資源部負(fù)責(zé)接交，其它檔案由集團(tuán)公司檔案 室負(fù)責(zé)接交。清算組可根據(jù)淸算需要向檔案接交部門借用。第四章檔案的管理第二十以條 集團(tuán)在生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案是一個(gè)冇機(jī)整體，參 照國家檔案局工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則（國檔發(fā)1994120號(hào)）和冇關(guān)部門檔案分類、編號(hào)的規(guī)定，統(tǒng) 一編制集團(tuán)檔案分類、編號(hào)辦法，作為集團(tuán)檔案的分類、整理、組卷和排架管理依據(jù)。第二十五條集團(tuán)公司檔案室和各公司、企業(yè)檔案室必須建立、健全檔案檢索工具體系，編制檔案

12、總 目錄、分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄，各單位應(yīng)創(chuàng)造條件，按照國家標(biāo)準(zhǔn)血/ 118-1999檔案著 錄規(guī)則的要求，進(jìn)行檔案文件級(jí)、案卷級(jí)條目的計(jì)算機(jī)著錄，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的計(jì)算機(jī)檢索。第二十六條集團(tuán)公司檔案室和各企業(yè)檔案室接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理移交手續(xù)，移交入庫后 檔案的遺失山檔案室負(fù)責(zé)；存放檔案必須冇專用櫥（柜）架；底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底 圖入庫，要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況，做到圖物相符。第二十七條檔案庫房建設(shè)耍納入公司基建計(jì)劃，具有“六防”（防火、防盜、防潮、防高溫、防光、 防塵）耍求，以確保檔案的完整、安全。第二十八條檔案室應(yīng)特別做好電子檔案、底片、錄

13、音錄像帶等特殊載體檔案的保管工作，環(huán)境溫度 應(yīng)控制在14°c-24°cz間；相對(duì)濕度在45%-60%z間；存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng)并與冇害氣體隔離。第二十九條電子檔案在保管過程中應(yīng)定期進(jìn)行抽樣檢查，發(fā)觀問題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施；同時(shí)設(shè)備 環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)原載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體同時(shí)保 留至少不低于3年。定期檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)填入電子檔案管理登記表。第三十條鑒定檔案保存價(jià)值，確定保管期限及銷毀檔案，嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定并結(jié)合集團(tuán)實(shí)際情 況進(jìn)行。一、集團(tuán)檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。確定保管期限的原則是：（一）反映集因主耍職能和巫耍經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)

14、，貝有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案定為永久保存；（二）反映集團(tuán)一般經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，具冇較長(zhǎng)時(shí)間利用價(jià)值的檔案定為長(zhǎng)期保存，其期限為16-50年；（三）對(duì)集團(tuán)及各企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)冇參考利用價(jià)值的檔案，定為短期保存，其期限為15年以內(nèi)。二、檔案的鑒定要在集團(tuán)公司檔案鑒定小組領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行，并采取對(duì)每份檔案直接鑒定的辦法。鑒定小 組由集團(tuán)公司信息中心分管領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案室負(fù)責(zé)人組成。每次鑒定要寫出檔案鑒定報(bào)告，由 鑒定小組負(fù)責(zé)人簽名，并注明鑒定日期。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確，不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門和人員修 改、補(bǔ)充。三、銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，銷毀前要造具清冊(cè)。捉出銷毀報(bào)告，報(bào)經(jīng)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。未經(jīng)批準(zhǔn) 同意，

15、任何部門和個(gè)人都不能任意處置和銷毀集團(tuán)的檔案。第三十一條 集團(tuán)公司檔案室耍建立檔案統(tǒng)計(jì)制度。檔案的統(tǒng)計(jì)主耍有檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì)、檔案 數(shù)量統(tǒng)計(jì)、檔案提供利川及其效果的統(tǒng)計(jì)等。集團(tuán)的統(tǒng)計(jì)工作耍以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確、可靠。第三十二條集團(tuán)檔案管理要逐步現(xiàn)代化。一、集團(tuán)檔案管理現(xiàn)代化是集因現(xiàn)代化管理的組成部分，耍列入集因現(xiàn)代化管理的整體計(jì)劃中統(tǒng)籌考 慮；二、集團(tuán)公司檔案室要應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段和方法，以應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)管理為主，同時(shí)要引用先進(jìn)的 監(jiān)控設(shè)備、通訊設(shè)遍和白動(dòng)化辦公等現(xiàn)代裝置。第三十三條集團(tuán)檔案管理所需經(jīng)費(fèi)，列入集團(tuán)財(cái)務(wù)預(yù)算計(jì)劃。第五章檔案的開發(fā)利用第三十四條 集團(tuán)檔案信息開發(fā)的巫點(diǎn)應(yīng)服務(wù)、服從于集團(tuán)的改革、發(fā)展的中心工作以及改善經(jīng)營(yíng)管 理、提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低物質(zhì)消耗和增加經(jīng)濟(jì)效益等方面。集團(tuán)公司檔案室應(yīng)把檔案信息的開發(fā)利川，作 為發(fā)展、鞏固檔案工作的一項(xiàng)匝要內(nèi)容，努力做出實(shí)績(jī)。集團(tuán)公司檔案室檔案信息開發(fā)采用的主要形式冇:一、在集團(tuán)內(nèi)部實(shí)行冇范圍的檔案開架閱覽；二、編制并交流檔案目錄；三、捉供屯子檔案的復(fù)制件；四、對(duì)檔案進(jìn)行-加工整理、