簡(jiǎn)析管理與文秘

1、簡(jiǎn)析管理與文秘自從冇了人類社會(huì)就冇了領(lǐng)導(dǎo)者的管理活動(dòng)，而文秘活動(dòng)則是隨著領(lǐng)導(dǎo) 者的活動(dòng)需求而產(chǎn)生的。因此，它的歷史和領(lǐng)導(dǎo)者的管理活動(dòng)一樣也是源 遠(yuǎn)流長(zhǎng)的。人類社會(huì)幾千年，兩者相伴相隨，相輔相成，對(duì)社會(huì)的發(fā)展起 著極大的維系和推動(dòng)作用。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展導(dǎo)致了信息時(shí)代的到來(lái)，經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展造就出 諸多新興的產(chǎn)業(yè)和行業(yè)門(mén)類。各種社會(huì)組織的管理活動(dòng)突破了原來(lái)以行政 手段為主體的模式，經(jīng)濟(jì)手段、法律手段、系統(tǒng)論、控制論、信息論等被 廣泛地引入管理領(lǐng)域，管理領(lǐng)域迎來(lái)了科學(xué)的春天。由于科學(xué)管理的重要性被社會(huì)廣泛認(rèn)識(shí)和接受，文秘工作也出現(xiàn)了社 會(huì)化的發(fā)展趨勢(shì)，它普遍存在于政府機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、各類企業(yè)以及社會(huì)

2、 的方方面面，成為世界范圍內(nèi)覆蓋面最廣的社會(huì)職業(yè)之一，被稱為現(xiàn)代社 會(huì)的第361行。在我國(guó)，黨的十一屆三中全會(huì)以來(lái)，隨著體制改革和經(jīng)濟(jì) 建設(shè)的發(fā)展，文秘工作也進(jìn)入了一個(gè)新的階段。特別是1985年春，中央 召開(kāi)了第三次全國(guó)秘書(shū)長(zhǎng)、辦公廳主任座談會(huì)，著重研究了新形勢(shì)下如何 更好地發(fā)揮秘書(shū)部門(mén)的參謀、助手作用的問(wèn)題，提出了新時(shí)期文秘工作必 須完成的“四個(gè)轉(zhuǎn)變”，即從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策; 從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；從單憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué) 管理；從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榱?zhēng)主動(dòng)服務(wù)。這四個(gè)轉(zhuǎn)變使文秘工作的內(nèi)容有 了新的發(fā)展，不僅拓寬了它的外延，也加深了它的內(nèi)涵，為文秘部門(mén)指明

3、 了工作重點(diǎn)和發(fā)展趨勢(shì)。然而，在各行各業(yè)的管理工作中，由于受傳統(tǒng)管理思想影響，人們往往重領(lǐng)導(dǎo)者的管理活動(dòng)，輕輔助人員的文秘活動(dòng)；對(duì)廣大的文秘人員往往 重使用、輕培養(yǎng)，加之不少文秘人員自身努力不夠，使得相當(dāng)一部分人的 素質(zhì)與文秘工作的要求相去其遠(yuǎn)，嚴(yán)重影響了文秘工作的質(zhì)量?；谶@一 現(xiàn)狀，本文就管理與文秘z間的關(guān)系作簡(jiǎn)要剖析，以喚醒人們對(duì)文秘工作 及文秘理論研究的重視。為了理清管理和文秘之間的關(guān)系，有必要分析管理和領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān) 系。管理和領(lǐng)導(dǎo)都冇廣義和狹義之分。廣義的管理包括狹義的領(lǐng)導(dǎo)，廣義 的領(lǐng)導(dǎo)包括狹義的管理。管理作為執(zhí)行生產(chǎn)總體運(yùn)動(dòng)所產(chǎn)生的各種一般職 能，其中包含有領(lǐng)導(dǎo)的意思；而領(lǐng)導(dǎo)作為組

4、織所賦予的統(tǒng)領(lǐng)其部屬的權(quán)利, 其中也包含有管理的意思。在實(shí)際工作中，管理如果離開(kāi)了組織賦予的權(quán) 利，就很難進(jìn)行組織、協(xié)調(diào)和控制；同樣，領(lǐng)導(dǎo)如果離開(kāi)了對(duì)各個(gè)人的活 動(dòng)的組織、協(xié)調(diào)和控制，就無(wú)法統(tǒng)領(lǐng)其部屬去實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。所以，兩者 之間是互相聯(lián)系的。但是，管理和領(lǐng)導(dǎo)又有區(qū)別，狹義的管理和狹義的領(lǐng)導(dǎo)相比較，在活 動(dòng)的層次、對(duì)象、范圍、任務(wù)和手段等方面都有所不同。此時(shí)的管理僅指 在戰(zhàn)術(shù)層次上，對(duì)具體對(duì)象所進(jìn)行的職能性實(shí)務(wù)活動(dòng)，即實(shí)際掌管、治理 和安排某種事務(wù)，作出技術(shù)性處理，而領(lǐng)導(dǎo)則指帶領(lǐng)、引導(dǎo)、分析情況， 決策問(wèn)題，使用干部，偏重于全局、戰(zhàn)略方面。上述分析表明，管理和領(lǐng)導(dǎo)是兩個(gè)既有聯(lián)系又有區(qū)別的概念

5、。據(jù)此， 我們可以作出這樣的推論，管理和文秘也是既有聯(lián)系又有區(qū)別的兩個(gè)概 念，這是因?yàn)?1 文秘活動(dòng)從屬于領(lǐng)導(dǎo)者的管理活動(dòng)。從歷史的發(fā)展來(lái)看，在人類出 現(xiàn)分工以后就產(chǎn)生了管理和決策的需要，出現(xiàn)了管理與決策的組織機(jī)構(gòu)和 領(lǐng)導(dǎo)者。領(lǐng)導(dǎo)者在管理和決策過(guò)程屮，由于時(shí)間、精力冇限，需要有人協(xié) 助處理人量繁雜的事務(wù)性工作，這樣便產(chǎn)生了文秘活動(dòng)。這就是說(shuō)，文秘 活動(dòng)是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)者的活動(dòng)需要而產(chǎn)生的，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)也便沒(méi)有文秘活動(dòng) 和文秘人員。從文秘人員的職責(zé)來(lái)看，他（她）不僅要幫助領(lǐng)導(dǎo)辦文、辦 會(huì)、辦事，還要出謀獻(xiàn)策，更好地發(fā)揮參謀和助手的作用。在領(lǐng)導(dǎo)者的決 策過(guò)程中，文秘人員要事先幫助領(lǐng)導(dǎo)者搜集、整理資料，提

6、供信息，隨時(shí) 準(zhǔn)備接受領(lǐng)導(dǎo)者的咨詢；在文書(shū)制作、處理過(guò)程中，文秘人員或幫助撰擬 文稿，或檢查其內(nèi)容和格式，負(fù)責(zé)傳達(dá)或發(fā)出；在籌辦會(huì)議過(guò)程中，文秘 人員要為領(lǐng)導(dǎo)者準(zhǔn)備會(huì)議文件，安排會(huì)議事項(xiàng)，記錄會(huì)議內(nèi)容，收集整理 會(huì)議資料；在接待賓客時(shí)，文秘人員要事先安排好接待程序、接待規(guī)格和 接待方式等。文秘職能表明，文秘活動(dòng)具冇從屬性，從屬性的實(shí)質(zhì)是，在 領(lǐng)導(dǎo)者的管理活動(dòng)中，文秘人員只能行使非強(qiáng)制性的管理權(quán)力，沒(méi)有獨(dú)立 的組織決策權(quán)和人財(cái)物資源的管理分配權(quán)。他們的直接任務(wù)是提出管理 “半成品”，而后經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)者的批準(zhǔn)，同意采納，才能產(chǎn)生管理效益?？傊? 文秘工作從屬于領(lǐng)導(dǎo)者的管理活動(dòng)，是各類組織中為領(lǐng)導(dǎo)者的工作

7、服務(wù)的 輔助管理活動(dòng)。這一點(diǎn)就使得文秘活動(dòng)明顯區(qū)別于雖為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，但不參 與管理的專職司機(jī)、專職醫(yī)生等輔助人員的工作。2文秘工作中包含著部分領(lǐng)導(dǎo)工作。在一個(gè)組織中，領(lǐng)導(dǎo)者的職責(zé)是 決策、指揮和用人，對(duì)紛繁眾多的瑣碎事務(wù)，他們不可能事事動(dòng)手，件件 躬親，而是交給文秘人員去代為辦理。文秘人員在處理大量事務(wù)的同時(shí), 往往要承擔(dān)部分領(lǐng)導(dǎo)工作。如計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)等。其中計(jì)劃屬于領(lǐng)導(dǎo)職 能，但是，文秘人員往往在搜集、整理信息資料的基礎(chǔ)上，為領(lǐng)導(dǎo)者草擬 計(jì)劃方案，供領(lǐng)導(dǎo)者參與或選用。組織也是領(lǐng)導(dǎo)的一項(xiàng)職能，文秘人員雖 然上無(wú)決策，下無(wú)執(zhí)行之權(quán)，但是，在具體工作中卻要參與很多組織活動(dòng), 如，組織會(huì)議、組織比賽、組織調(diào)查等。i辦調(diào)同樣是領(lǐng)導(dǎo)的一項(xiàng)職能，文 秘人員也要經(jīng)常根據(jù)授權(quán)參與協(xié)調(diào)工作。如，協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)者與領(lǐng)導(dǎo)者，上級(jí) 領(lǐng)導(dǎo)與下屬部門(mén)，部門(mén)與部門(mén)，本單位與外單位之間的關(guān)系等?？梢?jiàn)，文 秘人員的任務(wù)非常特殊，他（她）不僅要處理大量事務(wù)，還要默默無(wú)聞地 從事部分領(lǐng)導(dǎo)工作。3.文秘人員的主要服務(wù)對(duì)象是領(lǐng)導(dǎo)者，他們本身并不具有官的權(quán)力， 但是，他們是領(lǐng)導(dǎo)者身邊的人，整天跟領(lǐng)導(dǎo)者打交道，要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖 去辦文、辦會(huì)、辦事。為此，需要文秘人員十分熟悉管