一般物資采購業(yè)務流程制度范本格式

1、1.4 一般物資采購供應業(yè)務流程一、業(yè)務目標1 經營目標1.1 建立“統(tǒng)一管理、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一儲備、統(tǒng)一結算”的物 資采購供應管理體制。1.2 按質按量按時和經濟高效地滿足生產建設物資需求。1.3 在全球范圍內搜尋資源，追求物資采購性能價格比最優(yōu)和 供應總成本最低。1.4 實行框架協(xié)議采購，提高物資供應工作效率。1.5 強化物資供應過程控制，增強物資供應工作主動權。2 財務目標2.1 資金支付安全。2.2 會計核算真實、準確、完整、及時。2.3 減少資金占用。3 合規(guī)目標3.1 物資采購過程公開、規(guī)范有序、合法合規(guī)。3.2 物資采購合同或協(xié)議符合國家法律、 法規(guī)、外貿政策和股 份公司內部規(guī)章制

2、度。除原油、成品油、燃料油、股份公司內供潤滑油等以外的物資統(tǒng)稱一般物資。除原油、成品油以外的物資統(tǒng)稱一般物資。二、業(yè)務風險1 經營風險1.1 分散對外采購，不能形成整體和批量采購優(yōu)勢，造成采購資金浪費和流失。1.2 國內外采購割裂， 不能在全球范圍內搜尋資源， 對全球供 應市場行情缺乏了解、跟蹤、分析和研究，價格監(jiān)管不 力，導致采購性能價格比不合理。1.3 物資需求計劃不準確、不及時，變更頻繁，不能有效滿足 生產建設物資需求，造成物資積壓。1.4 物資供應過程控制能力弱， 物資采購供應不及時、 采購物 資質量不能滿足生產技術要求，影響正常生產建設。1.5 供應商選擇不當，指定或變相指定供應商，

3、造成經濟損 失，滋生腐敗。1.6 重復儲備、庫存結構不合理，儲備資金占用大。1.7 物資采購合同或協(xié)議對買賣雙方的權利、義務和違 約責任等表述不清，或未經審核變更合同、協(xié)議條款，導 致經濟糾紛和經濟損失。1.8 物資采購一單一詢價、一單一招標、一單一簽約，供需關 系動蕩，供應費用增加。2 財務風險2.1 資金分散使用，付款時間、方式、金額不恰當造成資金 效益的流失。2.2 結算不及時，多記、錯記、漏記物資入庫、庫存或應付 賬款，導致財務數(shù)據(jù)不準確、不完整。3 合規(guī)風險3.1 制度不健全或有漏洞，執(zhí)行制度不到位和監(jiān)督考核不力導致違紀違規(guī)問題發(fā)生。3.2 物資采購合同或協(xié)議不符合國家法律、 法規(guī)、

4、 外貿政策和 股份公司內部規(guī)章制度的要求，造成損失。三、業(yè)務流程步驟與控制點1 物資供應職責界定1.1 物資裝備部負責制定股份公司物資供應管理規(guī)章制度， 對各分（子）公司物資采購供應實施監(jiān)管。1.2 物資裝備部（國際事業(yè)公司）按照總部集中采購物資目 錄，負責在全球范圍內搜尋資源，實施總部集中采購。 總部直接集中采購物資由物資裝備部（國際事業(yè)公司） 實施采購。總部組織集中采購由物資裝備部（國際事業(yè) 公司）牽頭組織優(yōu)選確定供應商短名單、采購價格及浮 動幅度，與供應商簽訂框架協(xié)議；分（子）公司采取合同 方式執(zhí)行框架協(xié)議，國產物資由分（子）公司實施采購 操作，進口物資由國際事業(yè)公司實施采購操作。1.3

5、 總部直接集中采購物資 ,物資裝備部（國際事業(yè)公司）與 分（子）公司簽訂年度供應協(xié)議。物資裝備部（國際事 業(yè)公司）供應各分公司上述物資，以總部集中采購物資 調撥單來履行年度供應協(xié)議。1.4 分（子）公司授權一個物資供應部門對物資計劃、供應 商、價格、質量、儲備等實行歸口管理，對未列入總部 集中采購物資目錄的生產建設物資實施集中采購，實行 供應與管理結合。分（子）公司自行采購物資原產地在國外、且需動用外匯或價值 50 萬美元以上的，由國際事 業(yè)公司實施采購操作。【ERP】各分（子）公司相關部門依據(jù)總部集中采購物資目錄，正確配置工業(yè)標準描述字 段。1.5 物資供應部門內部實行計劃、采購、質檢、合同

6、審核、申請付款等環(huán)節(jié)相互監(jiān)督的分段管理模式?！綞RP】各分（子）公司物資供應部門在 ERP 系統(tǒng)中設計計劃、采購 等崗位的權限時，應遵從內部牽制及不相容原則。2 物資計劃編制與審核2.1 【ERP】主數(shù)據(jù)維護員按規(guī)定程序將審批后的物料主數(shù)據(jù) 維護到 ERP 系統(tǒng)，做到一物一碼。2.2 分（子）公司須明確各類物資需求計劃的審核部門。物資 需用單位根據(jù)生產建設需要準確、及時編制物資需求計 劃，由本單位負責人審核， 經相關部門按規(guī)定權限審批后， 報物資供應部門。 項目需求計劃以設計圖紙和材料表為依 據(jù)?！綞RP】審批后的需求計劃（項目需求計劃依據(jù)設計 圖紙和材料表） 要及時、準確、完整地錄入 （或批

7、量導入） ERP系統(tǒng)。有PM、PS等模塊的，相關需求計劃通過系 統(tǒng)集成，自動生成。超過需求日期 3 個月以上的未完成 計劃要及時核銷， 手工創(chuàng)建的由物資供應部門核銷， 系統(tǒng) 自動創(chuàng)建的由相關模塊核銷。2.3 分（子）公司物資需用單位和各職能管理部門在編制、審 核物資需求計劃時不得指定或變相指定供應商，對獨家 代理、專有、專利等特殊產品應提供相應的獨家、專有 資料，報分管需用單位的副經理審批。2.4 分（子） 公司物資供應部門依據(jù)審批的物資需求計劃綜合平衡資源后，及時編制物資采購計劃 ,由物資供應部門負 責人審批?！綞RP】啟用MRP功能，完成物料綜合平衡 和采購申請的創(chuàng)建，可根據(jù)需要進行手工編

8、輯，并按規(guī) 定權限審批，手工創(chuàng)建采購申請須經審批后方可創(chuàng)建。 超過交貨日期 3 個月的未完成采購申請要及時核銷。3 采購渠道的確定與控制3.1 物資裝備部負責組織建立中國石化統(tǒng)一的供應商網絡。【ERP1供應商準入按規(guī)定審批后，分（子）公司通過供 應商電子檔案管理系統(tǒng)申請、錄入、修改供應商主數(shù)據(jù) 以及供應商產品目錄，啟用供應商產品目錄增強過程控 制采購渠道。3.2 總部直接集中采購在總部直接集中采購供應商名單內選 擇供應商，特殊情況報物資裝備部主任審批。總部組織 集中采購在總部組織集中采購供應商短名單內選擇供應 商，特殊情況報物資裝備部分管副主任審批。企業(yè)自行 采購在中國石化供應商網絡內選擇供應

9、商，特殊情況報 分（子）公司分管副經理審批。3.3 物資供應部門按照公平、公正和競爭的原則，擇優(yōu)確定 供應商。需要簽訂技術協(xié)議的，由物資供應部門牽頭組 織技術交流和技術談判，設計、生產、技術、機動、裝 備等部門對技術文件進行審核和簽字確認。3.4 【非ERP】物資供應部門建立供應商考核臺帳，從價格、質量、交貨期、售后服務等方面對供應商進行動態(tài)量化 考核。【ERP】采購訂單執(zhí)行完成的當月，物資供應部門 在 ERP 系統(tǒng)中針對價格、質量、供貨周期、服務對供應 商進行動態(tài)量化考核，并通過接口上傳至中國石化電子 商務網。4 采購價格確定與控制4.1 物資供應部門采取協(xié)議采購、招標采購、詢比價采購等 多

10、種方式，科學理性地確定采購價格。對標準化程度高、 需求計劃性強、價格相對穩(wěn)定的物資，通過集中招標簽訂 框架協(xié)議， 根據(jù)具體物資需求， 以合同方式執(zhí)行框架協(xié)議?！綞RP1物資供應部門根據(jù)集中招標結果， 創(chuàng)建框架協(xié)議， 依據(jù)框架協(xié)議創(chuàng)建采購訂單。4.2 物資裝備部分析研究大宗通用重要物資的成本構成與市場價格變動趨勢 ,至少每月發(fā)布采購指導價格。分（子） 公司物資供應部門不得突破采購指導價格，特殊情況由 物資供應部門負責人審批。【ERP1分（子）公司物資供應部門在 ERP 系統(tǒng)內及時、準確地維護總部發(fā)布的物資 采購指導價，啟用指導價格控制程序對采購價格進行控 制。超過指導價的，由物資供應部門負責人審

11、批。4.3 物資供應部門建立采購價格數(shù)據(jù)庫，每月開展一次主要 物資的市場供求形勢及價格走勢商情分析，并形成報告。5 框架協(xié)議和采購合同簽訂與審批5.1 物資供應部門根據(jù)確定的供應商、價格等內容，擬訂框 架協(xié)議或采購合同，準確描述條款，明確雙方權利、義 務和違約責任，按照規(guī)定權限簽署框架協(xié)議或采購合同?！綞RP】上網采購物資通過接口下載詢比價信息和上傳采 購訂單；非上網采購物資依據(jù)詢價單、框架協(xié)議創(chuàng)建采 購訂單（獨家采購、寄售采購和委托加工采購除外）， 完善采購訂單條款后， 按規(guī)定權限審批。 電子商務和 ERP 系統(tǒng)內的同一采購訂單須保持一致。 總部直接集中采購物資，各分 （子 ）公司直接下載調

12、撥單或 采購合同。5.2 各分（子）公司對總部直接集中采購年度供應協(xié)議項下的 調撥單或合同、總部組織集中采購和企業(yè)自行采購框架協(xié) 議項下的合同須履行物資供應部門內部審批手續(xù)。5.3 【ERP】對于超過合同有效期 3個月以上未執(zhí)行完成的采 購訂單，分（子）公司物資供應部門要及時核銷。維護 采購訂單交貨容差時依據(jù)分（子）公司相關規(guī)定執(zhí)行。6 供應過程控制6.1 物資供應部門加強供應過程控制， 依據(jù)采購合同中確定的 主要條款，跟蹤監(jiān)督合同履行情況 ,對出現(xiàn)異常的要出具 書面報告并提出解決方案。6.2 物資供應部門對長周期重要設備和關鍵材料組織實施制 造過程監(jiān)造和檢驗，擇優(yōu)確定監(jiān)檢單位，簽訂監(jiān)造、檢

13、驗合同，落實監(jiān)造責任人，審核確認監(jiān)造大綱，審定最 終監(jiān)造和檢驗報告。6.3 物資供應部門根據(jù)生產建設進度需要和物資特性， 選擇合 理的運輸工具和運輸方式，負責辦理運輸、投保、報關、 商檢等事宜。6.4 分（子）公司制訂必檢物資目錄。對必檢物資，分（子） 公司物資供應部門組織質量檢驗，由質量檢驗部門判定 質量狀況，出具質量檢驗報告書；對驗證放行物資，分 （子）公司物資供應部門檢查質量保證書、商檢證書或 合格證等證明文件。倉儲保管人員對符合合同要求的合 格物資辦理驗收入庫。6.5 直接運抵現(xiàn)場的物資，由分（子）公司物資需用單位、 物資供應部門等有關人員現(xiàn)場驗收（必檢物資檢驗部門 人員須參加），辦理

14、交接手續(xù)，并簽字確認。6.6 經檢驗不符合合同約定質量技術要求的物資， 物資供應部 門依據(jù)檢驗結果辦理讓步接收、退貨、索賠等事宜。對 延遲交貨造成生產建設損失的，物資供應部門要按照合 同約定索賠。6.7 一般物資儲備管理參見 7.2 存貨管理業(yè)務流程。7 采購資金使用和控制7.1 股份公司和各分（子）公司采購資金集中使用。由物資 裝備部（國際事業(yè)公司）實施采購的貨款，委托中國石 化財務有限公司實行內部轉賬結算。7.2 采購資金支付由采購人員依據(jù)采購合同或總部供應物資調撥單、入庫單（【ERP】或寄售采購物資結算清單）、 發(fā)票等付款憑據(jù)填制付款申請，按規(guī)定權限審批后提交 分（子）公司財務部門，財務

15、人員核實無誤（【ERP】在ERP 系統(tǒng)內進行發(fā)票檢驗）后付款，并進行賬務處理， 相關會計憑證由不相容崗位人員進行稽核。7.3 依據(jù)采購協(xié)議或合同約定，采用預付款、分期付款、信 用證等特殊付款方式的，按權限和財務有關規(guī)定審批。 業(yè)務經辦人員和財務人員對預付款等負責跟蹤，參見 7.1應收款項管理業(yè)務流程控制點3.3 。8 績效評價、考核與監(jiān)督8.1 物資裝備部和分（子）公司物資供應部門每季度開展一 次針對物資計劃、采購渠道、采購價格、采購質量、采 購成本、協(xié)議或合同簽約與履行情況等物資采購供應活 動專項分析，并形成報告。8.2 物資裝備部對各分 （子）公司實施季度物資供應管理績效 考核。分（子）公

16、司將物資需求計劃管理、供應商管理、 儲備管理等方面的關鍵指標納入經濟責任制考核，獎懲 兌現(xiàn)。分（子）公司對需求計劃提報不準確、不及時、 造成物資積壓或影響生產建設的，追究提報單位和審核 部門責任。四、 相關制度目錄 （制度后標號為內控手冊配套規(guī)章制度 匯編目錄索引號）1234567891011關于印發(fā) 中國石化物資供應管理規(guī)定 的通知 （中國石 化物 2007207 號）關于印發(fā) 中國石化總部集中采購實施辦法 的通知 （中國石化物 2007169 號） 1.9.9關于調整總部集中采購物資目錄的通知（中國石化物2006696 號） 1.9.8關于印發(fā) 中國石化物資采購渠道管理暫行規(guī)定 （石化股份

17、物管 2003 72 號） 2.9.2關于印發(fā) 中國石化網上采購管理規(guī)定 的通知 （石化股 份物管 2002 22 號） 2.9.1關于印發(fā)中國石油化工股份有限公司對外貿易管理規(guī) 定的通知（石化股份外 2003274 號） 1.9.1 ERP 系統(tǒng)運行及應用規(guī)范 （試行） 2.10.1關于印發(fā) 中國石化物資招標采購管理辦法 的通知 （中 國石化物 2006 519 號） 1.9.6關于印發(fā)中國石油化工股份有限公司合同管理實施細則 （ 試 行 ） 的 通 知 （ 石 化 股 份 法 2003 419 號 ） 1.12.1 關于印發(fā)重要設備材料監(jiān)造管理辦法的通知（石化 股份物 2006 509 號） 1.9.5關于印發(fā)中國石化物資供應質量管理規(guī)定的通知（中 國石化物 2007 182 號）12 關于印發(fā)中國石化總部直接集中采購內部轉帳結算實 施細則的通知（財務計