WORD文檔格式和序號模板及應(yīng)用技巧

1、WORD文檔格式培訓(xùn)資料WORD文檔格式（封面文檔名稱格式樣式：宜用小1號宋體加粗絕對居中）（所謂“絕對居中”是指首行縮進(jìn)為無，制表位為空，再居中）模板（封面文檔屬性格式樣式：宜用小初號黑體絕對居中）（封面編制單位格式樣式：單位名稱宜用3號黑體絕對居中）編制單位：廣州XXXX有限公司日期：2013年5月（封面日期格式樣式：日期宜用3號宋體絕對居中）整體封面注意黃金比例第 II 頁 共 II 頁WORD文檔格式培訓(xùn)資料目 錄第一章前言3第二章一級標(biāo)題42.1二級標(biāo)題42.1.1 三級標(biāo)題42.1.1.1 四級標(biāo)題42.1.1.1.1 五級標(biāo)題42.2正文52.3序號正確順序52.3.1 序號正確

2、順序說明52.3.2 舉例說明62.4字號、磅值、像素值的對應(yīng)關(guān)系62.5表格樣式72.6圖片樣式82.6.1 圖片后跟圖序圖號格式82.6.2 圖片后不跟圖序圖號格式82.7頁眉頁腳82.8名詞解釋和注意事項(xiàng)9第三章Office應(yīng)用技巧113.1刪除網(wǎng)上下載資料的換行符(“”)113.2從其他文檔粘貼文字到WORD文檔113.3導(dǎo)出的EXCEL表數(shù)據(jù)無法統(tǒng)計解決方法113.4在Excel單元格中如何換行113.5在Excel單元格中不顯示“0”值或其他符號113.6在Excel中的如何把一列的內(nèi)容轉(zhuǎn)換成行的內(nèi)容123.7如何去掉word文檔中的“標(biāo)記”123.8EXCEL中小寫數(shù)字轉(zhuǎn)換為中文

3、大寫貨幣金額格式方法：13WORD文檔格式培訓(xùn)資料第一章 前言我們在寫文檔時經(jīng)常會用到一些格式和序號，用得好，能使我們的文檔有條有理，眉目清晰；用得不好，讓人看著別扭，甚至?xí)绊懳臋n的質(zhì)量，特別是呈給政府的文檔，第一印象不好，暗示公司不怎么正規(guī)，員工素質(zhì)和水平不怎么樣，這事交給他們會怎么樣?？梢姼袷胶托蛱栆彩俏臋n的一個重要組成部分，它的規(guī)范與否同樣很重要。為此，我根據(jù)自己的使用習(xí)慣，并參考了一些別的資料，在此談?wù)刉ORD文檔格式和序號的用法。下面是我做的一個WORD文檔范本，之所以是范本，就是可以參考其方式方法，根據(jù)具體情況作調(diào)整，但一定要保持整篇文檔格式和序號的一致性。第二章 一級標(biāo)題一級標(biāo)

4、題格式樣式：黑體22磅（二號）加粗居中，單倍行距，段前24磅，段后18磅，章序號與章名間空2個字符，與下段同頁，段中不分頁，段前分頁，后續(xù)段落樣式連正文，自動更新。2.1 二級標(biāo)題二級標(biāo)題格式樣式：黑體18磅（小二）居左，單倍行距，段前12磅，段后6磅，序號與題名間空1個字符，后續(xù)段落樣式連正文，自動更新。2.1.1 三級標(biāo)題三級標(biāo)題格式樣式：黑體16磅（三號）居左，單倍行距，段前12磅，段后6磅，序號與題名間空1個字符，后續(xù)段落樣式連正文，自動更新。2.1.1.1 四級標(biāo)題四級標(biāo)題格式樣式：四級標(biāo)題格式樣式：黑體15磅（小三）居左，單倍行距，段前12磅，段后6磅，序號與題名間空1個字符，后續(xù)

5、段落樣式連正文，自動更新。2.1.1.1.1 五級標(biāo)題五級標(biāo)題格式樣式：黑體14磅（四號）居左，單倍行距，段前12磅，段后6磅，序號與題名間空1個字符，后續(xù)段落樣式連正文，自動更新。二.1.1.1.1.1 六級標(biāo)題六級標(biāo)題格式樣式：黑體12磅（小四）居左，單倍行距，段前6磅，段后6磅，序號與題名間空1個字符，后續(xù)段落樣式連正文，自動更新。如果要將最前級的“一、二”改為“1、2”，則要將標(biāo)題1樣式的編碼“一、二”改為“1、2”。2.2 正文正文格式樣式：宋體12磅（小四）首行縮進(jìn)2字符，1.5倍行距，段前0磅，段后0磅，不自動更新（調(diào)整居左、居中、字號、是否加粗等時，不影響其他正文格式）。2.3

6、 序號正確順序2.3.1 序號正確順序說明1、 阿拉伯?dāng)?shù)字后面用黑圓點(diǎn)；2、 漢字?jǐn)?shù)字后面用頓號；3、 “第一”“第二”“第三”后面用逗號；4、 帶括號的序號和帶圓圈的序號，后面不再加頓號、逗號、黑圓點(diǎn)之類；5、 “第一編”“第一章”“第一節(jié)”或“壹”的后面不用標(biāo)點(diǎn)，與后面的文字之間空一個漢字位置即可；6、 數(shù)字序號前后一般不再用其他項(xiàng)目符號；7、 數(shù)字序號的級別順序?yàn)椋骸耙弧薄岸薄埃ㄒ唬薄埃ǘ薄?”“2”“（1）”“（2）” “1）”“2）”“”“”“A”“B” “（A）”“（B）”“a”“b”“（a）”“（b）”等。正確的用法如下：1一、第一，（一）（1）第一章 概述2二、第二，（

7、二）（2）第一節(jié) 標(biāo)題常見不規(guī)范之序號有：1、第一：第一、（一）、（1）、l1、2、第二：第二、（二）、（2）、l2、2.3.2 舉例說明1、 樣式同正文，但有編號“一、”。(一) 樣式同正文，但有編號“(一)”。1. 樣式同正文，但有編號“1.”。(1) 樣式同正文，但有編號“(1)”。 樣式同正文，但有編號“”。2.4 字號、磅值、像素值的對應(yīng)關(guān)系英文字體的1磅，相當(dāng)于1/72英寸，約等于1/2.8mm。12PT的字打印出來約為4.2mm。網(wǎng)頁中12像素的字才相當(dāng)于12像素。雖然四號=(14/72)*96=18.6像素更接近19像素，但是因?yàn)?8像素是點(diǎn)陣，所以系統(tǒng)還是優(yōu)先顯示點(diǎn)陣字號的。

8、換句話說：四號=18像素中文字號VS英文字號(磅)VS像素值的對應(yīng)關(guān)系：八號5磅=6.67像素七號5.5磅=7.3像素小六6.5磅=8.67像素六號7.5磅=10像素小五9磅=12像素五號10.5磅=14像素小四12磅=16像素四號14磅18.67像素小三15磅=20像素三號16磅21.3像素小二18磅=24像素二號22磅=29.3像素小一24磅=32像素一號26磅=34.67像素小初36磅=48像素初號42磅=56像素2.5 表格樣式表2.1 表序表名格式樣式：五號字絕對居中，前段6磅，后段6磅，單倍行距，段中不分頁，與下段同頁（如果是第三章的表，則修改編號為“表3”）序號項(xiàng)目一項(xiàng)目二項(xiàng)目三

9、項(xiàng)目四1合計表格樣式：五號字絕對居中，前段6磅，后段6磅，單倍行距（選擇表格樣式后，一般將項(xiàng)目欄、合計欄字體加粗，加底紋如上例；其他列可調(diào)整上下居中居左，上下居中居右）。注：1最好不要用行距倍數(shù)，易造成文字上下不居中，影響美觀。2表格不在同一頁時，最好設(shè)置標(biāo)題行重復(fù)。2003版“表格-標(biāo)題行重復(fù)”，2007版“布局-重復(fù)標(biāo)題行”。2.6 圖片樣式2.6.1 圖片后跟圖序圖號格式圖2.1 圖序圖名格式樣式：五號字絕對居中，前段6磅，后段6磅，單倍行距，段中不分頁（如果是第三章的圖，則修改編號為“圖3”）2.6.2 圖片后不跟圖序圖號格式2.7 頁眉頁腳頁眉頁腳格式樣式：宋體9磅（小五）絕對居中，

10、0倍行距，段前0磅，段后0磅，自動更新。去掉首頁頁眉頁腳：文件頁面設(shè)置版式頁眉和頁腳首頁不同。去掉頁眉橫線：格式邊框和底紋邊框：無應(yīng)用于：段落。頁碼設(shè)置：光標(biāo)停在頁腳插入自動文圖集第X頁 共Y頁，絕對居中。不同章節(jié)顯示不同頁眉頁腳：插入分隔符下一頁，是否“鏈接到前一頁”。附件一： 附件序名格式樣式附件序名格式樣式：二字黑體18磅（小二）居左，單倍行距，段前12磅，段后6磅，與下段同頁，段中不分頁，段前分頁。2.8 名詞解釋和注意事項(xiàng)1. 添加到模板：勾選時，此“樣式和格式”保存到本文檔和本臺電腦的WORD模板中，可下次調(diào)用。2. 自動更新：勾選時，本文檔中所有此“樣式和格式”名稱的段落，都會按

11、此次修改的“樣式和格式”自動更新。3. 后續(xù)段落樣式：本“樣式和格式”段落結(jié)束回車后，后起段落的“樣式和格式”。4. 字符間距：無特殊要求，一般“字符間距”設(shè)置如下圖所示：5. 段前分頁：本段落自動另起一頁。6. 與下段同頁：本段落與下一段落在同一頁。7. 段中不分頁：本段落顯示在同一頁。8. 孤行控制：本段落按正常版面排版，如多出一行不在同一頁時，本段落自動排版在下一頁。9. 制表位：為了好控制左對齊，格式制表位設(shè)置：默認(rèn)制表位0字符，左對齊，前導(dǎo)符“無”。10. 注意編號的字體字號最好與標(biāo)題保持一致。11. 注意文中不要隨意用簡稱，要在前文中先說明，并在整編中保持一致。12. 中文與本文d

12、jsfj、數(shù)字123的字符間距去勾后如下所示：中文與本文djsfj、數(shù)字123的字符間距13. 稅金計算方法：稅金一般為最后項(xiàng)目，將前面項(xiàng)目相加*稅率/（1-稅率）。如稅金=SUM(C4:C13)*8%/(1-8%)。第三章 Office應(yīng)用技巧3.1 刪除網(wǎng)上下載資料的換行符(“”)在查找框內(nèi)輸入半角l(是英文狀態(tài)下的小寫L不是數(shù)字1)，在替換框內(nèi)不輸任何內(nèi)容(可以用回車符p)，單擊全部替換，就把大量換行符刪掉啦（但得檢查替換后是否符合原文的格式、編碼）。備注：符號在英文狀態(tài)下“Shift+6記事本”去除格式。如下段末的“”。1、備份和清空年審表，啟用2014年年審。3.2 從其他文檔粘貼文

13、字到WORD文檔我們往往從網(wǎng)頁、QQ對話中要粘貼文字到WORD文檔中，但很容易造成格式混亂，調(diào)整麻煩。解決方法：方法一種是先粘貼到記事本，再從記事本復(fù)制粘貼到WORD文檔中；方法二是：編輯選擇性粘貼無格式文本。3.3 導(dǎo)出的EXCEL表數(shù)據(jù)無法統(tǒng)計解決方法點(diǎn)空單元格點(diǎn)右鍵復(fù)制全選你需要用于統(tǒng)計的數(shù)字單元在所選區(qū)域點(diǎn)右鍵選擇性粘貼運(yùn)算選擇加確定。則原文本數(shù)字就全可用于統(tǒng)計了。3.4 在Excel單元格中如何換行一是按組合鍵Alt+Enter。二是選中數(shù)據(jù)區(qū)域，執(zhí)行“格式單元格對齊文本控制自動換行確定”操作即可。3.5 在Excel單元格中不顯示“0”值或其他符號不顯示“0”：工具選項(xiàng)視圖窗口選項(xiàng)

14、：零值去勾?！爸怠憋@示“-”號：右鍵設(shè)置單元格格式數(shù)字：選擇“會計專用”。3.6 在Excel中的如何把一列的內(nèi)容轉(zhuǎn)換成行的內(nèi)容先在Excel中復(fù)制需要轉(zhuǎn)換的區(qū)域，然后新建一個Sheet2，在Sheet2中選擇“編輯”-“選擇性粘貼”，在彈出的對話框中勾選“轉(zhuǎn)置”，點(diǎn)擊確定，就可以把列的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成行的數(shù)據(jù)。如果列內(nèi)容太多，得一部分一部的做就可以了!3.7 如何去掉word文檔中的“標(biāo)記”有的時候同一個word文件不止一個人在修改，需要幾個人不斷的傳閱并修改，這時，標(biāo)記是常用的手段，但是在最終做完文件之后，再次打開，還是會顯示每個人做的標(biāo)記，看起來很不舒服，那怎么“批量刪除標(biāo)記“呢？1.啟動Wo

15、rd，然后打開您的帶有標(biāo)記的文檔。2.在“工具”菜單上，單擊“選項(xiàng)”。3.在“安全”選項(xiàng)卡上，單擊以清除“打開或保存時標(biāo)記可見”復(fù)選框。4.單擊“確定”關(guān)閉“選項(xiàng)”對話框。5.在文檔中略作改動，例如輸入一個空格，接著刪除此空格，然后保存文檔。（注意：如果你不進(jìn)行第五步，那么下次打開文檔時，還是會顯示）。按上面步驟改好后，這個文檔再打開時就不會再出現(xiàn)旁邊各種顏色的標(biāo)記了。另：1.在“視圖”菜單上，指向“工具欄”，然后單擊“審閱”（即打開審閱工具欄）。2.在“審閱”工具欄上，單擊“顯示”，然后選中下列項(xiàng)目：批注墨跡注釋插入和刪除正在格式化審閱者(指向“審閱者”，然后確保選中了“所有審閱者”。3.接受所有的修訂，單擊“接受修訂”旁邊的小箭頭，選中“接受對文檔所做的所有修訂4.保存文檔。3.8 EXCEL中小寫數(shù)字轉(zhuǎn)換為中文大寫貨幣金額格式方法：復(fù)制紅字體部分至需大寫金額單元格=TEXT(INT(E12),"DBNum2G/通用格式")&"元"&IF(INT(E12*10)-INT(E12)*10)=0,IF(INT(E12*100)-INT(E12)*100)&g