秘書學概論與實務(wù)考核習題與標準答案

1、秘書學概論與實務(wù)考核習題與答案 作者： 日期：2 秘書學概論與實務(wù)考核習題與答案1、封閉式辦公室的優(yōu)點是：（1）可滿足單獨辦公的要求；（2）避免受到外界干擾，易于員工集中精力；（3）無噪音；（4）保密性強。2、封閉式辦公室的缺點是：（1）建筑成本和能源成本高；（2）辦公空間浪費比較大；（3）不利于對員工的監(jiān)督和指導；（4）在一定程度上影響了員工之間的交流。3、秘書日常需維護的區(qū)域主要有三個：個人辦公區(qū)、公共辦公區(qū)和上司辦公區(qū)。4、購買辦公用品要注意以下事項：（1）辦公用品不允許隨意、無次序購買。（2）盡量貨比三家，買到物美價廉的物品。（3）應(yīng)保留一張貨物訂單，以便收到貨物是核對。（4）為防止缺

2、貨，應(yīng)當有提前購買的意識。（5）對于消耗量大的物品，購買數(shù)量要充足。5、如今不懂計算機、不會使用計算機的人就是信息時代的“文盲”。除了計算機，辦公室里其他的現(xiàn)代辦公設(shè)備也越來越多，秘書的任務(wù)就是盡快掌握這些現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用和管理方法。主要包括：（1）打印機的使用與管理（2）復印機的使用與管理（3）傳真機的使用與管理（4）移動存儲設(shè)備的使用與管理6、接聽電話的程序與技巧：（1）準備記錄（2）摘機應(yīng)答（3）辨識身份（4）認真聽記（5）道別掛機7、電話交談的要求：1.規(guī)范2.禮貌3.簡潔4.保密8、電話交談的技巧：1.不要直呼其名2.使用溫和語言3.用肯定語氣表示否定意思4.將命令形式轉(zhuǎn)為請求形式

3、5.慎重使用“你”字開頭9、郵件拆封時要注意：（1）拆封時發(fā)現(xiàn)郵票丟失或郵票、郵戳不完整，應(yīng)當注明。（2）不能拆啟標有“親啟”“保密”等字樣的郵件，除非有領(lǐng)導的授權(quán)。（3）如果誤拆不該拆啟的郵件，應(yīng)當立即封口，在信封上注明“對不起，誤拆”字樣，簽上自己的名字，盡快轉(zhuǎn)交收件人，并致歉說明。（4）如果是單位的訂購郵件，應(yīng)當找出當初的訂購副本予以核對，看品種、規(guī)格、數(shù)量等是否一致。（5）如果是單據(jù)、支票或賬單、結(jié)算單等，應(yīng)當及時轉(zhuǎn)交財務(wù)或付款等有關(guān)部門。（6）如果是廣告等宣傳資料，有用的如有關(guān)行業(yè)、產(chǎn)品的資料等，應(yīng)當保存好或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門。（7）秘書如果經(jīng)過授權(quán)可以對信函進行閱看，應(yīng)該把其中某些重點內(nèi)

4、容圈點或勾畫出來，以提示領(lǐng)導注意。10秘書工作事務(wù)繁雜，更需要合理地分配時間，有效地利用時間，以提高工作效率，有效利用時間需做到：（1）明確自己的工作任務(wù)與職責（2）區(qū)分常規(guī)工作和非常規(guī)工作（3）巧妙靈活利用時間（4）善于使用時間管理工具（5）適應(yīng)整個流程的正常運轉(zhuǎn)（6）遵守組織制定的規(guī)章制度（7）記錄和評估利用時間的有效程序11、前臺接待是秘書的一項重要工作，它是溝通內(nèi)部上下的“橋梁”，是聯(lián)系外部的“窗口”，是企業(yè)的門面、喉舌，是企業(yè)形象的縮影。12、秘書和秘書部門在參與團體接待過程中，必須精心準備，周密實施。團體來訪接待事關(guān)重大，為謹慎起見，一般應(yīng)當事先擬定出詳細的接待方案，按常規(guī)應(yīng)該包括

5、以下幾項基本內(nèi)容：（1）接待方針（2）接待規(guī)格（3）接待安排（4）接待責任（5）接待經(jīng)費（6）其他事宜12、涉外活動的基本原則：（1）不卑不亢（2）依法辦事（3）內(nèi)外有別（4）遵守禮儀13、涉外活動的禮賓次序：（1）按外賓身份與職務(wù)高低排列（2）按外賓所在國名英文字母排列（3）按時間先后順序排列14、收文處理是對收到文書的辦理和管理過程，一般包括文書的簽收、拆封、登記、分辦、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦等環(huán)節(jié)。15、拆封文書的要求：（1）拆封前核對來件的接受者（2）不該自己拆的文書不要拆（3）不損壞信封內(nèi)的文書（4）取干凈信封內(nèi)的文書（5）如發(fā)現(xiàn)信封內(nèi)沒有材料，應(yīng)及時與來件單位聯(lián)系（6）拆開重

6、要信件時應(yīng)有兩人在場16、文書的立卷是指將文件組合成案卷的工作。立卷的程序一般包括如下幾步：（1）收集文件（2）鑒別文件（3）歸卷（4）調(diào)整（5）排列、編號和編目17、信息收集的方法：（1）觀察法（2）詢問法（3）問卷法（4）網(wǎng)絡(luò)法（5）交換法（6）購買法18、信息分類的方法：（1）分母分類法（2）地區(qū)分類法（3）主題分類法（4）數(shù)字分類法（5）時間分類法19、開放參觀活動的準備：（1）通過調(diào)查研究，充分了解接待對象的情況（2）挑選并培訓導游或解說人員，讓其熟悉參觀的項目（3）制作并至少提前一周寄發(fā)請柬。（4）確定接待服務(wù)處和接待人員（5）準備宣傳小冊子（6）準備禮品或紀念品（7）準備特殊的參

7、觀用品（8）布置參觀的場景20、舉辦任何一次會議都要消耗一定的人力、物力、財力。其支出作出科學的預算是開好會議的重要保障。會議經(jīng)費預算一般包括：（1）場地費用（2）交通費用（3）食宿費用（4）資料費用（5）人工費用（6）其他費用21、會議的籌備方案越詳細，越可能把問題減少到最小的程度。但是，緊急和意外的事件任然可能發(fā)生，擬定出應(yīng)急方案可以保障會議在出現(xiàn)意外時能夠按計劃進行。應(yīng)急方案的著眼點包括以下幾個方面：（1）人員問題（2）場地問題（3）設(shè)備問題（4）資料問題（5）健康與安全問題（6）行為問題22、會議證件的制作的注意事項：（1）易于區(qū)分與會者的不同身份（2）要與會議性質(zhì)和氣氛相適應(yīng)（3）要

8、與組織的文化理念相吻合；另外，總體上來講要注意經(jīng)濟適用、美觀大方。涉外會議的證件要用中文和外文兩種文字，外文排在中文下方。23、會前檢查的主要內(nèi)容有：（1）會議準備是否充分（2）會議期間能否排除各種干擾（3）環(huán)境條件與用品準備（4）文件材料的準備情況（5）會場布置情況的檢查（6）會議保衛(wèi)工作的檢查（7）特殊類型會議相關(guān)工作的檢查24、清退會議文件資料是指與會人員在會議結(jié)束時，根據(jù)規(guī)定將會上發(fā)的文件資料清理并退回會議秘書處。秘書首先要確定清退文件資料的范圍，印制和下發(fā)清退文件資料的目錄，并做好必要的解釋工作。根據(jù)會議的實際情況選擇合適的清退方法，清退過程中需要逐份清點、登記、填寫文件登記清退表，

9、交接雙方簽字確認。如發(fā)現(xiàn)丟失要查明原因，及時向領(lǐng)導匯報。25、會議評估的主要目的是為了明確以下內(nèi)容：（1）會議目標是否實現(xiàn)（2）會議的成本效益如何（3）與會者是否滿意（4）以后會議中需要改進的地方26、秘書調(diào)整工作日志要注意：（1）安排的活動之間要留有10分鐘左右的間隔或適當?shù)目障?，以備活動時間的拖延或添加臨時的、緊急的情況。（2）進行項目的時間調(diào)整、變更，仍應(yīng)遵循先重急后輕緩的原則，并將變更的情況報告上司，慎重處理。（3）確定變更后，應(yīng)當立即做好有關(guān)善后工作，例如通知對方、說明理由、防止誤解等。（4）再次檢查工作日志是否已經(jīng)將變更后的信息記錄上，不要漏記和不做修改。27、訓練1：×

10、×公司準備在2010年1月10日至11日在××省××市××××酒店召開2010年訂貨會議，于2009年12月20日發(fā)出會議通知。會期為兩天，1月9日報到。報到地點在××××酒店1506房。請各地重要經(jīng)銷商參與，食宿費自理。 請根據(jù)以上材料擬寫一份帶回執(zhí)的會議通知。28、訓練2： 陳先生是沈陽某飛機部件股份有限公司主管銷售的經(jīng)理，下面是他和他的秘書下星期一的活動安排： 上午10:30在辦公室舉行會議，所有的經(jīng)理都參加。秘書要安排時間去銀行取現(xiàn)金。12:30陳經(jīng)理與北京

11、代理商王先生在文化大酒店共進午餐。秘書為人事部的朱迪小姐安排下午3:：00見陳經(jīng)理。在該天某一適當時間，秘書必須空出半個小時的時間以便安排陳經(jīng)理與自己商談下一次推銷工作會議的日程安排，但不能占上午9:0010:00的時間，因為陳經(jīng)理想在這段時間里處理他的信件。陳經(jīng)理與夫人晚上7:30出發(fā)去康特公寓出席晚8:00的俱樂部聚餐會。秘書本人在晚上7:00要參加社交俱樂部舉行的一個活動。請將這些內(nèi)容分別填寫在陳經(jīng)理和他秘書的工作日志上。several group number, then with b ± a, =c,c is is methyl b two vertical box between of accurate size. per-23 measurement, such as proceeds of c values are equal and equal to the design value, then the vertical installation accurate. for example a, b, and c valueswhile on horizontal vertical errors for measurement, general in iron angle