儲值卡管理辦法

1、儲值卡管理辦法為確保儲值卡發(fā)放流程的準確、順利，保證儲值卡在定制、移交、充值、銷售、使用過程中的安全有效，制定本辦法。儲值卡的進銷存業(yè)務通過“會員管理系統(tǒng)”進行管理。系統(tǒng)由市場部、財務結算中心、各門店服務中心、收銀部、財務部相關人員操作，各部門均須配備相應業(yè)務負責人，并明確責任。第一條 職能分工（一）市場部負責儲值卡的需求統(tǒng)計、定制、驗收、寫磁、售后服務（換卡除外），同時負責儲值卡全面管理。（二）財務結算中心負責儲值卡的注冊、分發(fā)、換卡。（三）信息中心保證會員管理系統(tǒng)的正常運行，及時解決系統(tǒng)出現(xiàn)的問題。（四）各門店財務部負責儲值卡的需求上報、領用，并且監(jiān)督儲值卡的使用；服務中心負責儲值卡的銷售

2、、問題卡的處理；收銀部負責儲值卡銷售時的收款。第二條 辦卡流程1、內部員工辦卡流程（不含服務臺人員）：各門店員工辦卡均可到服務臺進行辦理，主要步驟：辦理人交現(xiàn)金詢問員工編號辦卡人遞卡或辦理人使用新卡充卡人錄入辦理核對資料交還辦卡人儲值卡及電腦小票。2、服務臺員工辦卡流程（僅限本店服務臺人員）門店服務臺員工辦卡均可到服務臺進行辦理，主要步驟：辦理人交現(xiàn)金詢問員工編號辦卡人遞卡或辦理人使用新卡充卡人錄入辦理核對資料交還辦卡人儲值卡及電腦小票辦卡人登記授權人簽字確認備注：辦卡授權人不得自行操作該系統(tǒng)為本人辦卡； 3、顧客辦卡流程：顧客辦理儲值卡均可在各店服務臺辦理，主要步驟：辦理人交現(xiàn)金辦卡人遞卡或

3、辦理人使用新卡充卡人錄入辦理告知使用方法及注意事項交還辦卡人儲值卡及電腦小票第三條 辦卡額度授權及監(jiān)督辦法（1）根據(jù)充值額度，操作人員必須為授權人員，不得越級操作，若授權人員或審核人員因調休或外出必須有一方在場方可操作，否則視同違規(guī)操作。（2）審核人員因調休或其他原因不能到場，可按金額升序依次上調審核人員，直到店長級，如：因前臺主管不在可由防損員進行審核；若無監(jiān)督人和審核人簽字，視同違規(guī)處理。（后附辦卡授權及監(jiān)督登記表）。（3）因授權人員不在場，其他人員代操作或代監(jiān)督、審核，必須在辦卡授權及監(jiān)督登記表例外欄上說明原因，并有授權人員簽字確認。第四條 儲值卡管理業(yè)務流程（一）空白儲值卡的定制1.定

4、制。市場部根據(jù)市場需求，確定空白儲值卡的面額及相應數(shù)量，并進行設計定稿（卡面的內容、卡號的準確、卡的磁性）。2.驗收。市場部負責按批次隨機抽檢10張空白儲值卡。3.保管。市場部負責空白儲值卡的保管，并建立空白儲值卡庫存登記表（附件2）。（二）充值交付1.儲值卡申請。各門店制定次月儲值卡需求計劃表，由財務部于當月5日前報財務結算中心。2.卡號注冊。每月8日前，財務結算中心根據(jù)儲值卡需求和市場部提供的卡號，注冊相應的儲值卡信息，制作儲值卡注冊單（附件3）一式兩聯(lián)，一聯(lián)由財務結算中心記賬，一聯(lián)交市場部留存。3.刷卡寫磁。信息中心根據(jù)財務結算中心提供的儲值卡注冊單進行刷卡寫磁，于當月22日前完成（遇中

5、秋、春節(jié)兩大節(jié)日，提前1個月內分批完成）。在刷卡寫磁前應核對每盒儲值卡的初始卡號，并在刷卡寫磁充值后進行復核，以核實卡號的準確性，復核率須不低于5%。對無法刷卡寫磁的廢卡，由財務結算中心制作儲值卡注銷單（附件4）一式兩聯(lián)，財務結算中心與市場部各存一聯(lián)，分別進行注銷、封存。4.交付財務結算中心。市場部與財務結算中心在儲值卡部門交接單（附件6）上簽字后，將已充值的儲值卡交付財務結算中心。財務結算中心以儲值卡部門交接單作為記賬憑證，根據(jù)此表進行入賬，形成儲值卡的庫存。財務結算中心核實已寫磁儲值卡與儲值卡注冊單數(shù)量是否一致，于每月24日前入賬。（三）門店領用及保管門店每月25日起到財務結算中心領用本月

6、儲值卡。財務結算中心根據(jù)門店報送儲值卡需求，制作儲值卡申領單（附件7）一式兩聯(lián)，一聯(lián)由財務結算中心留存記賬，一聯(lián)由門店留存記賬。清點后的儲值卡，須在包裝后加上封條，至分店后存入銀庫，由兩人以上共同啟封。服務中心到財務部領用儲值卡時，須制作儲值卡申領單，一式兩聯(lián)，一聯(lián)由門店財務留存記賬，一聯(lián)由服務中心留存記賬。每日下班后，服務中心須將剩余儲值卡加封，存放于銀庫。（四）門店銷售1.門店服務中心人員制作儲值卡售卡單（附件8）（一式兩聯(lián)，一聯(lián)由服務中心記賬，一聯(lián)由收銀部記賬），并根據(jù)顧客要求的支付方式選擇“開通類型”。 2.顧客持儲值卡售卡單到指定收款臺，收銀員根據(jù)其支付方式進行收款，再在前臺銷售管理

7、系統(tǒng)的外掛程序中操作，門店服務中心收取顧客帶回的已蓋章的儲值卡售卡單，并在會員管理系統(tǒng)中確認儲值卡已付款，再發(fā)放儲值卡。3.門店財務部、收銀部每日與服務中心核對單據(jù)、收款額。4.因系統(tǒng)問題或顧客要求改變儲值卡面額等原因需作退卡處理的，門店服務中心應首先確認儲值卡無消費記錄，方可填寫儲值卡退卡申請表（附件10），經(jīng)門店總經(jīng)理簽字后，制作儲值卡退卡單（附件11）進行處理。未經(jīng)審批，門店服務中心不得私自進行退卡處理。（1）儲值卡已發(fā)放時，作退卡操作，應選擇“真正退回”，并將儲值卡統(tǒng)一交予信息中心處理后，方可再次銷售、使用。（2）儲值卡尚未發(fā)放時，作退卡操作，應選擇“沖紅”，方可再次銷售。（五）庫存盤

8、點每月23日由市場部負責空白儲值卡進行盤點，財務結算中心、門店財務部、門店服務中心負責對保管的儲值卡進行盤點，并詳實填制儲值卡盤點表（附件9）。公司安排相關部門對儲值卡庫存狀況進行隨機抽檢。（六）補磁、重寫、換卡門店服務中心負責問題卡的處理，填制問題儲值卡登記表（附件5）以收取顧客的問題儲值卡，并統(tǒng)一交予信息中心處理，收到顧客儲值卡的日期至通知顧客領取的日期，不能超過5天，禁止門店由顧客直接到公司自行處理。1.儲值卡磁力減弱導致無法正常使用或卡號出現(xiàn)錯誤時，門店服務中心負責將問題卡統(tǒng)一交予信息中心處理，并填寫儲值卡補磁登記表（附件12）或儲值卡重寫登記表（附件13）。2.儲值卡因磁條損壞、卡面

9、折斷等原因導致無法使用時，門店服務中心負責將問題卡統(tǒng)一交于公司處理，先到財務結算中心更換無卡號的空白儲值卡，并填寫儲值卡更換登記表（附件14），再由信息中心進行重寫。儲值卡更換登記表一式兩聯(lián)，財務結算中心與信息中心部各存一聯(lián)。更換掉的儲值卡由信息中心封存。3.重寫前操作人員，須查看受理期間此儲值卡是否仍有操作，如消費、補磁等，確認沒有后方可操作，否則，須落實原因后，再進行相關處理。（七）儲值卡回收儲值卡金額消費為空后，收銀員將其收回，在磁條上打孔并剪斷作廢。如顧客不同意交回儲值卡，須在儲值卡磁條處作打孔處理后，再交予顧客。注意事項：l 儲值卡業(yè)務流程中的所有表格須按要求填寫完整，并嚴格審批流程

10、。l 儲值卡銷售的支付方式不受限制，包括銀聯(lián)卡、支票等，并不得收取手續(xù)費，款到帳后方可開通。l 第七條 收銀員受理儲值卡支付時，須先刷卡，再輸入版面卡號，核對儲值卡版面卡號與系統(tǒng)卡號一致后，方可收款。l 第八條 顧客用儲值卡支付時，須在發(fā)票上蓋“儲值卡消費部分不作報銷憑證”章。l 第九條 儲值卡不記名、不掛失、不兌現(xiàn)、逾期作廢。 l 第十條 違反以上條款者，視情節(jié)輕重，處以50200元不等罰款。 l 第十一條 本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行，本辦法最終解釋權歸和豐園水果精品超市所有。附件：1.儲值卡發(fā)行流程2.空白儲值卡庫存登記表3.儲值卡注冊單4.儲值卡注銷單5.問題儲值卡登記表6.儲值卡部門交接單

11、7.儲值卡申領單8儲值卡售卡單9.儲值卡盤點表10.儲值卡退卡申請表11.儲值卡退卡單12.儲值卡補磁登記表13.儲值卡重寫登記表14.儲值卡更換登記表和豐園精品水果超市附件1：儲值卡發(fā)行及售后流程8附件2： 空白儲值卡庫存登記表金額數(shù)量日期：日期：日期：日期：日期：進/出余進/出余進/出余進/出余進/出余200箱數(shù)張數(shù)500箱數(shù)張數(shù)800箱數(shù)張數(shù)1000箱數(shù)張數(shù)箱數(shù) 張數(shù)附件3：（系統(tǒng)單據(jù)）儲值卡注冊單 時間：單據(jù)號面值（元）起始卡號終止卡號數(shù)量（張）錄入日期記賬日期財務結算中心： 市場部： 附件4：（系統(tǒng)單據(jù)）儲值卡注銷單 時間：單據(jù)號面值（元）起始卡號終止卡號數(shù)量（張）備注記帳日期財務結

12、算中心： 市場部：15附件5：問題儲值卡登記表接收日期顧客卡號現(xiàn)余額顧客簽名聯(lián)系電話經(jīng)辦人返還日期現(xiàn)余額顧客簽名經(jīng)辦人備注附件6：儲值卡部門交接單 日期： 單張面額（元）起始卡號終止卡號制卡數(shù)量（張）實際數(shù)量（張）合計金額（萬元）備注合計財務結算中心： 市場部：附件7：（系統(tǒng)單據(jù)）儲值卡申領單單據(jù)號： 打印時間：發(fā)卡單位： 發(fā)卡部門：申領組織： 申領部門：面值起始卡面號結束卡面號數(shù)量金額申領數(shù)量： 申領金額：發(fā)卡人： 申領人：附件8：（系統(tǒng)單據(jù)）儲值卡售卡單單據(jù)號：打印時間： 記賬時間：售卡組織： 售卡部門：卡面值卡面號數(shù)量金額合計銷售額： 支付方式： 制單人： 收款員： 顧客：附件9：儲值卡盤點表日期：卡面值卡號庫存數(shù)量庫存金額實盤數(shù)量實盤金額盈虧數(shù)量盈虧金額合計：盤點人： 監(jiān)點人：附件10：儲值卡退卡申請表門店： 日期：卡面值卡號數(shù)量金額合計退卡原因經(jīng)辦人：