展會(策劃)執(zhí)行方案文檔

1、_一、關于展會展會名稱：第六屆安徽國際社會公共安全產品暨警用裝備展覽會展會地點：安徽國際會展中心展位面積： 27 平方米展會時間： 2012 年 4 月 24-26 日展位號：12 號門 282 號展會主辦方提供的工具及服務范圍（桌椅板凳水電，用餐茶水電話等）：二、參展目標1.主題：公司十周年慶典。（突出公司對于安防的專注，因為專注，我們更專業(yè)）2接觸新客戶； 2、提升企業(yè)形象； 3、與顧客互動； 4、促銷現有產品； 5、新品發(fā)布； 6 、獲取競爭對手的情報；7、趕超競爭對手； 8、提升士氣； 9 、獲取銷售訂單； 10 、接觸分銷商等三、參展準備（一）參展產品1、展品選擇考慮的因素（1）種類

2、；（ 2）數量；（3）主推產品；（4）銷售價格；（5）打折規(guī)范；（6）擺放主次位置；（7）樣機運轉情況；（8）樣機的運輸；（ 9）布展及撤展時間。2、確定展品的選擇（1）收集樣品實物帶數碼相機下工廠收集典型樣品實物，樣品不求多，但求精。帶不了的樣品拍相片，做好樣品的分類和編號，計下供應價格。精品資料_（2）建立商品檔案將數碼相機拍攝的商品圖片導入數據庫，然后，看圖補充商品其他詳細描述，輸入貨源的價格、規(guī)格及各種基本信息（貨號、顏色、規(guī)格、價格等），建立起商品資料庫。（3）批量制作所有樣品的貨號標簽，打印到不干膠紙上貼于樣品上。剪下每個編號的樣品條碼標簽，貼到相關樣品實物上。（二）參展服飾直觀形

3、象是最有影響力的， 參展人員是公司的代言人， 展會期間應穿著正式、統(tǒng)一的服裝，佩上公司統(tǒng)一的司標logo 。一方面可代表公司的形象，另一方面也是對參觀者的尊重（選擇引人注目的形象，西裝是很好的選擇；合身、配套的上衣或 T 恤衫也會引來潛在顧客的詢問和尋求幫助）。（三）宣傳資料宣傳資料應內容詳盡并增加一些快速的信息查閱和視覺亮點，不可太大、太重、介紹模糊或介紹庸長，贈送給主要客戶和展覽中的參觀者。宣傳單張十六開大小，是展會過程中企業(yè)向參觀者派發(fā)最多的資料之一，上面應有簡單的企業(yè)、產品和服務介紹。宣傳單頁的畫面應盡量精美一些，紙張做得特殊一些。宣傳畫冊宣傳畫冊反映的是企業(yè)的綜合實力和情況，信息范圍

4、相對于宣傳單張寬泛一些，所以應“穩(wěn)重一些”，在畫面上以圖文并茂的形式進行介紹，在開本、工藝和裝訂方式等方面體現出強烈的個性。精品資料_（四）關于禮品展會過程中所派發(fā)的物品包括宣傳冊、禮品袋等印刷品， 以及文具和其它小禮品。紀念禮品，首先要具有一定功能性（如立體臺歷、拼圖像框、漂亮的鼠標墊等等），其次需要好的做工和質量。最后打上企業(yè)信息。如紀念筆、便簽本、透明小膠盒、臺歷日歷、拼圖、鑰匙扣等。禮品包袋，既然是禮品， 要送就要送得體面、 實用。做禮品袋，首先要漂亮，其次是禮品袋的材質和質量要有保證，最后打上企業(yè)信息。注意事項：手冊、贈品及樣品盡量不要直接擺放在桌上任參觀者自動拿走后離開，而應由參展

5、人員有目標地將事先準備好的企業(yè)印刷品或精致小禮品適時發(fā)送給潛力客戶。（五）展臺設計1、展位設計原則（1）考慮展位利用率的最大化； （ 2）考慮人流心理及流向； （3）符合參觀對象的審美導向；（4）考慮施工難度及成本因素； （5）考慮安全性。2、展臺設計要求（1）多數參觀者來展會的目的是為了搜集信息，因此展臺需要布置得非常醒目，以吸引人們的注意力，還要能傳達企業(yè)的某些具體信息。（2）展會是發(fā)布新產品的好機會， 企業(yè)的最新產品應當在展臺上有所體現。（3）在展會上劃出一塊遠離公眾視線的安靜區(qū)域，這樣可以方便潛在顧客精品資料_同銷售人員私下討論他們的要求，也可用做展臺工作人員的休息場所。3、展位設計（

6、略）（六）參展人員參展職員職責包括：布展、撤展，參展安全、后勤，展覽資料的發(fā)放，物品的運輸、保管、分類、領取、統(tǒng)一回收等。（七）人員培訓培訓材料需編印成冊， 培訓內容要有系統(tǒng)， 培訓內容和步驟可以分為如下三個部分：1、情況介紹。包括人員介紹、籌備情況介紹、展出情況介紹等，目的是使展臺人員熟悉展出背景、環(huán)境和條件。2、展出介紹，包括展覽會和展品情況。 （展覽會情況包括名稱、地點、展出日期、開館時間、場地平面、展館位置、出入口、辦公室、餐廳、廁所位置等，展品介紹包括每一項展品的性能、數據、用法、用途、銷售價格等）3、技術訓練。主要訓練展臺的接待和推銷技巧。所有展臺人員都必須熟悉產品知識，包括規(guī)格、

7、功能、特點、作用、使用方法等。展臺人員掌握產品知識是為了促進銷售。展臺人員如果對產品不熟悉， 不僅不能全面介紹產品， 還可能會給參觀者留下展出公司檔次不高的感覺。因此要在展出之前充分掌握產品知識。 如果可能還應掌握操作示范技巧。如果產品復雜， 展臺人員就必須熟悉說明資料，在需要時，能迅速查找答案?？傊?，展臺人員應當可以直接地或間接地回答客戶的所有問題。精品資料_四、開展前期的工作準備（一）展臺的布置建議：選用少量、大幅的展示圖片，以創(chuàng)造出強烈的視覺效果。將圖片在視線以上的地方放置， 并且使用大膽而搶眼的顏色， 避免使用易融入背景的中性色彩，這樣使展臺從遠距離便可突現出來。（二）前期工作準備1、

8、前期工作準備包括工作安排、管理安排和行政安排。（1）工作安排。向展臺人員布置展臺工作（包括觀眾接待、貿易洽談、資料散發(fā)、以及后續(xù)工作等，進行分工） ，并提出要求和標準，必須使展臺上的每一個人知道并理解此次展出的目的。（2）管理安排。包括工作時間、輪班安排、每日展臺會議、記錄管理等。（3）行政安排。包括展臺人員的宿、膳、行、日程等安排。2、檢查核對參展的各項內容是否到位，包括展品、產品資料、宣傳資料、貿易條款以及各設備工具等。3、展會后勤工作：確保展會所需的裝備、陳設、促銷材料以及人員都能夠完好地在正確的時間到達展會現場。（三）客戶邀請與信息搜集委派 1-3 名人員負責會前的客戶邀請與信息搜集工

9、作，職責如下：1、上門送請柬（最好直接送到決策者手中），并嘗試邀請10 到 20 個潛在的高端客戶到公司的展臺前參觀展臺，并準備一些較獨特的產品作為禮物贈給邀精品資料_請來的 10 到 20 位客戶。2、到其他公司或同行業(yè)公司收集客戶和同行業(yè)企業(yè)的信息資料，尋找潛在客戶并努力與之成為朋友。五、展期工作及人員安排（一）工作內容1、迎賓（ 1-2 人）：負責接待經銷商進入展區(qū)，派發(fā)活動宣傳彩頁，向參會人員告知本公司展位及產品， 負責產品的簡單介紹， 讓客戶明白公司的產品和服務的范圍。2、產品介紹員（ 1-2 人）：派發(fā)產品說明書，負責品牌、產品展示、講解及整體營銷策略的介紹，將有合作意向的經銷商介

10、紹給談判員。3、談判員（ 1 人）：重點講解招商政策，負責大客戶及重點經銷商的深入溝通，統(tǒng)籌并調整招商策略。4、信息搜集（ 1-2 人）：參加展覽過程當中派遣部分職員到其他公司或同行業(yè)公司收集客戶和同行業(yè)企業(yè)的信息資料，尋找潛在客戶并努力與之成為朋友。信息資料包括：（1）產品信息；（ 2）市場信息；（ 3）第三方信息；（4 ）競爭對手信息。資料不需見人就發(fā)， 可有選擇性地向意圖客戶發(fā)放資料，包括前來索要資料的行業(yè)客戶。對于認真參觀的客戶，要具體介紹。（二）人員名單迎賓（ 1-2 人）：精品資料_產品介紹（ 1-2 人）：談判（ 1 人）：信息搜集（ 1-2 人）：注意事項1、專注于潛在客戶，爭

11、取和潛在客戶預約，并在展會后的4 到 5 天內面談或電話接洽。2、展會期間，每天工作結束時和員工開會，收集整理潛在客戶的聯系方式，并立刻跟蹤服務。3、保護好資源：準備的宣傳資料，量大的，要求人人都有，比如宣傳單頁；重要的，要收好，有選擇性地發(fā)放，否則一窩蜂上來一下就沒有了，也來不及重新制作，等后面幾天的廠商來了，名片也沒有了，資料也沒有了，就不太好了。4、努力結交朋友，這些朋友可以是行業(yè)里的管理人員，可以是同行，可以是上游供應商、或是下游、媒體的朋友，政府的人員等等，同行交幾個朋友，同類交幾個朋友，政府里面交幾個朋友等等，多個朋友多條路。六、會后總結展會的收尾工作內容如下：1、總結意向客戶量、

12、成交量以及利潤的實現情況。2、會后搜集到信息的跟蹤處理工作。展會竣事后，收集到的客戶資料統(tǒng)一送交 XX ，再由 XX 負責跟進并安排展會的后續(xù)行動，后續(xù)行動可能需要一個月時間，如果有當地客戶也去參展，也可邊續(xù)幾天，去拜訪他們。七、參展人員及展品統(tǒng)計精品資料_參展人員：XX 名公司整體形象噴畫（加展架） ： 1 套公司產品的廣告宣傳冊、展會贈品：XX 個名片（參展銷售人員每人4 盒）：XX 盒公司宣傳袋： XX 包（個）文具（簽名本、筆、透明膠等） 、飲料：XX 個參展用設備：八、費用預算（建議：能用一分錢解決的，絕不用兩分錢！）展位費用：展位搭建費用：展覽物料費用：名片費用：宣傳物品制作費用：

13、交通費用（含樣機運費） ：相關禮品的準備（資料袋、紙巾）費用：文具（簽名本、筆、透明膠等） 、飲料、午餐費用：應急開支：其他：總預算費用：附一：精品資料_一、每日工作流程（建議）7:30 ：早飯后，負責人安排當日工作，各人領取當日所用物質8:30 ：準時到達布展地點9:00-11:30 ：招商工作進展11:30-13:00 ：負責人安排輪值午餐13:00-17 ：00：招商工作進展17:00 ：清理物資及時遞交日總結報告，填寫報表18:30 ：自由活動，或根據公司安排其他工作二、展示會中的接待步驟1、登記（到會客戶的姓名、單位部門、聯系電話、落實責任人等）2、現場演示3、介紹公司及產品背景4、

14、展示其他樣機5、將意向客戶請至洽談區(qū)促成成交6、如有客戶當場簽單，盡力渲染，制造高潮7、發(fā)放資料、禮品8、禮貌周到地送客戶出門，并預約下次拜訪時間9、到簽到處記下客戶意向及責任人附二：精品資料_一、展品信息統(tǒng)計表產品型號顏色規(guī)格數量銷售價格打折范圍最終價格備注二、會客登記表單位部門公司名稱客戶姓名電話 /傳真手機號碼備注（職位）三、展會客戶信息歸納表填寫人：填寫時間：單位部門類別客戶名稱聯系人電話 /傳真?zhèn)渥ⅲ毼唬ˋ、B、C）精品資料_備注： A 類（已經交易成功或者下訂單的客戶）； B 類（準客戶）； C 類（意圖性客戶） 。四、每日工作統(tǒng)計表日項期X月X日X月X日X月X日X月X日總計目

15、意向客戶成交量利潤附三：一、參加展覽紀律1、未經允許，不得私自脫離展位，特殊環(huán)境可向負責人請假。2、主顧到展位三步間隔，必需微笑相迎。3、有主顧在展位的環(huán)境下，不得占坐主顧歡迎位。二、參展人員的行為規(guī)范1、真誠，對客戶詢問禮貌相待，不可挑揀，不是目標客戶也要做好宣傳工作。2、耐心，客戶的提問和關心越多，代表意象越大，但切記因過于熱情而嚇跑客戶。精品資料_3、專業(yè)，對品牌與產品的定位，市場、消費心理分析和見解要專業(yè)客觀，清晰的表達能力能讓客戶更好的判斷品牌的市場價值。三、參展的注意事宜1、預約客戶：向公司現有及潛在客戶發(fā)出邀請，同重要的客戶約定見面時間，以加強業(yè)務聯系， 避免了展覽會上自己的站臺

16、門庭冷落的情況，給目標買家留下較深的印象。2、資料準備：資料是企業(yè)和產品形象的重要體現。產品目錄應重視，給人以正規(guī)的印象。 宣傳材料的紙張及印刷應該力求精美，版式設計方便閱讀， 圖片盡量完善、清晰。一定要準備充足的名片。數量以每日100-200 張準備。3、展臺設計：應盡量突出本公司的特色，有一個主題。可以請專業(yè)的展覽設計公司來做，效果會好一些。除非有特殊原因，不要將展臺四周密封起來，否則會失去很多機會。4、參展人員要求：參展人員應該了解公司的銷售意圖，熟悉本行業(yè)的市場行情，現場解說員應解釋產品的功能性和作系統(tǒng)演示。人員著裝要正規(guī)， 最好佩上公司統(tǒng)一的司標。5、保持聯系人的統(tǒng)一：確保每個人遞給

17、客戶的名片都是統(tǒng)一的，以方便潛在客戶以后的聯系。6、胸牌：參展人員應戴在身體右側，因為用右手與參觀者握手時，右肩會向前傾，這樣胸牌就會靠近對方，引起對方注意。7、甄別目標客戶：在展會上，有些客人只是泛泛地了解一下，并沒有對某一產品表現特殊的興趣； 但有些則會仔細閱讀參展資料，并且會詳細詢問展品的精品資料_性能、規(guī)格、價格等，這時，就應該對后者提出的問題詳細回答，并同時了解他所代表的公司、他的身份，再大力推銷他們感興趣的產品。無論意向如何，都應記錄下對方的有關資料，以便日后聯系。對客戶的問題，需要實事求是地回答，不能搪塞或不置可否； 對暫時回答不了的問題， 應告訴客人原因和明確的回答日期。8、巧妙應對報價：在展會上談生意，對不了解的買家，可以稍后調查其公司背景、資信情況再做決定。展會上的報價有講究，一般是統(tǒng)一報價，如有特殊需求，了解清楚后再報價。9、聽取客戶建議贏得潛在定單