庫房管理辦法及流程—2015

1、XX公司庫房管理辦法2015年6月10日 第一章 庫房工作總則庫管負責公司庫存商品的存放和出入庫管理，應做到以下要求：1、 嚴格執(zhí)行公司的出入庫規(guī)定，及時出入庫，做到庫賬一致，2、 嚴格執(zhí)行財務制度，配合財務做好物品明細的統(tǒng)一，出入庫單按時錄入財務系統(tǒng)。3、 嚴格執(zhí)行借用流程，做好借用登記管理和催還。4、 每天向公司指定人員發(fā)送庫存報表，方便大家及時準確掌握庫存信息。5、 倉管員根據(jù)庫存商品的性能、品種、型號、把庫存物資分區(qū)擺放，并做好區(qū)域標識，所有商品應擺放整齊、分類標識，方便領取，包裝標識一律向外，便于查找。6、 應根據(jù)倉庫內(nèi)物資特性保持倉庫環(huán)境的溫度、濕度適當，環(huán)境清潔。7、 倉庫內(nèi)應具

2、有相應的防火、防盜等安全措施，按規(guī)定配備滅火器材，消防設施應功能正常。第二章 庫房人員組成及責任分工XX公司庫房屬于物控部管轄。人員配置如下：庫房主管（）負責庫房工作計劃制定、實施，參與或協(xié)助庫房員工完成各項工作，分管入庫和借貨及銷售申請貨物占用，負責發(fā)貨打包前對發(fā)貨員所取貨物進行復核。庫房管理員（）負責庫房物品管理、發(fā)貨等工作。 庫房管理員（）負責庫房物品管理、發(fā)貨等工作。庫房會計（）負責貨物進出庫單據(jù)的錄入、庫存表更新、借用登記。第三章 發(fā) 貨一、合同發(fā)貨1、需安裝、調試、測試、加工合同的發(fā)貨：1）人民合同：工程部經(jīng)理或主管在與客戶協(xié)調好發(fā)貨時間及確認貨已備好后，通知銷售助理在U8系統(tǒng)提交

3、發(fā)貨指令（在U8上提交發(fā)貨單）。2）外幣合同：以國外發(fā)貨為觸發(fā)依據(jù)，由工程部經(jīng)理或主管通知銷售助理在U8系統(tǒng)提交發(fā)貨指令。3）發(fā)貨指令提出后，在3個工作日內(nèi)發(fā)貨，如大項目產(chǎn)品多而且復雜，在5個工作日內(nèi)發(fā)出。如還有需加工的物品，在加工完成后3日內(nèi)發(fā)貨。4）如合同內(nèi)有特殊支架或有特殊采購的，需由工程部在提發(fā)貨單前提前確認貨物是否齊全，再下發(fā)貨指令。2、不需安裝、調試、測試、加工合同的發(fā)貨：由銷售助理在U8中提交發(fā)貨單，調度員會根據(jù)實際情況，對庫房下達發(fā)貨指令，庫房會在貨物齊全的情況下在收到通知后不遲于第二天下班前發(fā)貨。如貨不齊，一天內(nèi)要反饋給銷售和助理。3、需集成的合同發(fā)貨如集成部需在發(fā)貨前進行組

4、裝、測試，相當于在合同備貨環(huán)節(jié)增加了集成工作這個環(huán)節(jié)。這種情況下，可以采用兩種方式領出合同物料：1) 將需要組裝的貨物按合同發(fā)貨流程做出庫：集成部將清單提交給銷售助理，銷售助理在U8上提交發(fā)貨單，即可從庫房領出。測試、集成完畢后，作為半成品，放在集成部庫區(qū)。并通知工程主管，集成工作已完成，等待發(fā)貨指令。 2）集成的合同在工程部提出發(fā)貨指令時，銷售助理提交合同所余物品的發(fā)貨單，由庫房將集成件和未集成件一并發(fā)出。3）集成部根據(jù)合同貨物的多少來決定將所有貨物領出，還是只領用需集成的部分。3）集成后，發(fā)貨的申請，由工程部負責人或項目經(jīng)理發(fā)起，通知銷售助理在U8上提交發(fā)貨單。4）發(fā)貨時間的要求同情況1。

5、二、特殊發(fā)貨1、由銷售或工程部在OA上申請。貨物齊備情況下，庫房最晚于第二天發(fā)貨。能于當天發(fā)貨的，盡量安排于當天發(fā)出。1) 特殊發(fā)貨情況一：銷售申請先發(fā)貨后補合同，或為外幣合同借用國內(nèi)庫存商品。 在OA中申請無合同借貨申請。由總經(jīng)理批示后，庫房按“銷售借用”做出庫。銷售在所歸屬的合同號出來后，要把合同號提供給庫房，以核銷原來的特殊發(fā)貨。2) 特殊發(fā)貨情況二：銷售合同簽訂的是款到發(fā)貨，但銷售應客戶要求，要改為先發(fā)貨。 銷售通知銷售助理在U8上提交該合同的發(fā)貨單，并向總經(jīng)理說明情況，即可批轉到調度員安排發(fā)貨。 銷售有5次總經(jīng)理批示機會，等用完5次機會需將以前的特殊批示合同回款后才將再次獲得新的特殊

6、發(fā)貨機會，以此推類。3) 特殊發(fā)貨情況三：工程部在合同安裝過程增補的發(fā)貨。 安裝過程中，工程師發(fā)現(xiàn)需要為用戶增加的一些配件和安裝件，可在OA上提交的非合同發(fā)貨申請，由工程副總經(jīng)理批示后庫房發(fā)貨。如需要產(chǎn)品增加或變更，工程師應先通知銷售，由銷售與客戶確認，并根據(jù)合同情況決定是否免費提供： 如免費，則按銷售出庫處理，在U8中做合同補發(fā)貨；金額大的需向總經(jīng)理申請。 如不是免費，由按“銷售借用”記錄下來，銷售后續(xù)簽訂合同時列入下批合同，并通知庫房沖銷借用。 如發(fā)貨不全引起的二次發(fā)貨將查明原因，是由于工程部的發(fā)貨單不完整還是庫房漏發(fā)，作為考核當事人績效的依據(jù)。 申請單上要寫服務于哪個合同號，并且必須有明

7、確的型號，以便庫房正確發(fā)貨。4) 特殊發(fā)貨情況四：售后服務用于更換的特殊發(fā)貨。已安裝的儀器在使用中出現(xiàn)損壞，需更換，由工程師在OA上申請?zhí)厥獍l(fā)貨，總經(jīng)理批準后，當天發(fā)貨。如發(fā)貨申請到達庫房時間在4點之后，則第二天務必發(fā)出。此類發(fā)貨，需判斷是質保期內(nèi)免費更換還是需收費更換，由工程副總做出批示。發(fā)貨時，庫房先記借用。免費更換的，胡總于當日通知銷售助理在U8提交發(fā)貨單。工程師將更換下來的故障儀器返回公司，將返修單發(fā)給維修部，以進行檢測和修理。同時郵件通知庫房沖銷原發(fā)貨借用。非免費更換的，簽訂銷售或維護合同，按合同執(zhí)行。三、發(fā)貨申請反饋：庫房在接到申請單審核后如不能按時發(fā)貨將以郵件的形式在第二天前回復

8、，并說明不能按時發(fā)貨原因、預計發(fā)貨日期。申請人在接到反饋后不滿意反饋時間的向物控經(jīng)理提出，由物控經(jīng)理負責再次協(xié)調。四、發(fā)貨單：1、 發(fā)貨裝箱時必須要有發(fā)貨單，發(fā)貨單按規(guī)定的要求填寫，發(fā)貨單制作完畢后，由發(fā)貨負責人在發(fā)貨當天掃描成電子文檔發(fā)給安裝工程師、工程部負責人和相關銷售。并短信通知客戶和相關人員。2、 發(fā)貨單的原件置于發(fā)貨箱中隨貨發(fā)走，發(fā)貨單是工程師現(xiàn)場驗貨的唯一依據(jù)。3、 發(fā)貨單要做到詳細準確。有進口件需從庫存發(fā)貨的，需特別注意，列入發(fā)貨單。由于發(fā)貨單不全引起的二次發(fā)貨，發(fā)貨人員不承擔責任。如實發(fā)貨物與發(fā)貨單出現(xiàn)不一致，將追究庫房發(fā)貨人員的責任。4、 調度員會按照發(fā)貨單提交時間順序合理安

9、排發(fā)貨，如遇特殊情況需加急發(fā)貨的需在發(fā)貨單上備注，并以郵件、QQ或電話向調度員申請。每位銷售人員每月的加急發(fā)貨不能超過三次，否則不予安排。調度員按申請順序或合同進度做好發(fā)貨計劃，交給庫房辦理出貨。如因加急發(fā)貨太多，可能引起的其他合同滯后發(fā)貨，這種情況下，需由總經(jīng)理批準后辦理。5、 運單號：庫房每天下班前將當天發(fā)貨情況以郵件的形式發(fā)給工程經(jīng)理和主管、相關銷售。以快件發(fā)出的需注明運單號，中鐵發(fā)貨無運單，如有需要請聯(lián)系發(fā)貨專員索取單號（中鐵采用月結，單號當時不會知道，如需要，可打電話查詢）。6、 貨物發(fā)出后，庫房人員會在兩天內(nèi)發(fā)短信給收貨人運單和發(fā)貨件數(shù)等信息，在一周內(nèi)電話聯(lián)系收件人確認是否收到，并

10、在報表中記錄電話情況。發(fā)貨申請人如需要，也可自行查詢催辦：順豐查詢電話4008111111中鐵查詢電話95572我司合作的北京中鐵托運分部電話010-684213247、 如需市內(nèi)接送貨，向物控經(jīng)理申請，由物控部經(jīng)理協(xié)調，安排時間辦理接送貨。第四章 入 庫一、產(chǎn)品入庫1、 庫房收貨時需要求采購人員提供到貨單和采購訂單，沒有時需追查，直到拿到單據(jù)為止，庫房人員有追查和保管單據(jù)的責任。2、 庫房人員與采購共同確認送貨單的數(shù)量和實物，如不符由采購人員聯(lián)系供貨商處理。3、 到貨時，庫房管理員應檢查件數(shù)是否與運單是否一致，貨物的外包裝是否完整，無誤后簽收。如果包裝破損，有可能對包裝箱里邊的物品造成損壞的

11、，當場當著快遞員開箱驗貨，如果內(nèi)部物品無損傷，可以收下；如果內(nèi)部物品有損壞，上報領導，與快遞公司協(xié)商。4、 庫房管理員和庫房財務根據(jù)裝箱單內(nèi)容核實物品是否與裝箱單一致，無誤后放入庫房，并錄入財務系統(tǒng)。二、產(chǎn)品碼放1、 新入庫的物品放在指定位置，新到的要放在里邊或最下邊，如果空間不夠，可將成箱的物品放置在預留區(qū)并標示。在預留位置有空余地方時再移回。2、 貨物碼放原則：A 區(qū)分原則：不同種類，型號的物品單獨碼放，不得與其他物品混放，以免混淆，不同種類的物品間隔大于10厘米。B 就近原則: 配套物品應盡量碼放在相鄰位置，取貨時方便快捷。C就近原則：對于出庫快、多的物品，應放在貨架的最前邊；笨重物品應

12、放在最下邊，方便取貨。第五章 借 用 一、公司內(nèi)部借用1、測試、培訓的借用1) 如借用時間少于5個工作日，且在北京使用，由借用人手填借貨單或領料單，寫明借用物品名稱、型號、數(shù)量，借用理由，歸還日期等，由部門主管或經(jīng)理簽批方后，在庫房規(guī)定的時間，從相應庫房管理員處領出即可。2) 如借貨時間大于5個工作日的，需由OA上申請，并在申請單上注明：借調種類、數(shù)量、用途、使用時間、歸還時間（庫房擬定最長借調時間為一個月，一月后需辦理續(xù)借才能繼續(xù)使用）等內(nèi)容，由相關人員審批后，庫房安排發(fā)貨。3) 如借用的是貴重的、全新的物品，需有總經(jīng)理簽批方可去庫房辦理借用手續(xù)。2、借用時間1) 為確保庫房人員有足夠的時間

13、來理庫和發(fā)貨，內(nèi)部借用庫房物品的時間限定在固定時間段：周一至周五下午1:00-2:00。非規(guī)定時間段不予接待和辦理借用。2) 如特殊情況，比如：客戶突然拜訪，需借儀器培訓等，由部門主管或經(jīng)理簽批方去庫房領用。3、借用流程1) 內(nèi)部借用人憑簽批的借貨單找?guī)旃軉T借用物品，借用人需對所借物品進行檢查，所借物品是否完好，所帶附件是否齊全，確認后借用人和庫管同時簽字，借貨單由庫房保管。2) 借用人對自己借用物品有照看和保管的義務，未經(jīng)允許不得相互借用。3) 所有借用物品不得帶離公司，如有特殊需求，需要部門經(jīng)理及以上領導特殊批示。4、歸還流程1) 所借物品須由借用人本人歸還，歸還前先整理好所借物品，恢復至

14、借用時模樣，自檢物品是否完好，物品外部擦拭干凈，所有附件整理齊全，內(nèi)部程序、數(shù)據(jù)自己備份后清除干凈，再去庫房做歸還手續(xù)。2) 借用人持借用物品到庫房后，庫管人員找出借貨單，按明細清點、檢查，確認無誤后借用人庫管雙方簽字，注明歸還日期。3) 歸還時間，工作日下午1:00-2:00作為庫房接待借用人歸還物品的時間，其他時間段不予接待。4) 若借貨人因特殊原因不能本人歸還需委托其他人歸還物品時，所做前期工作一樣，需把物品恢復至借用時的原樣，受委托人去庫房還完物品需和庫管雙方簽字，注明歸還日期。如物品歸還時發(fā)現(xiàn)有任何問題，由借貨申請人承擔。 二、展會借用儀器1、 公司參加各類展會需要借用儀器的，由負責

15、展會的銷售提出申請，需提前7-10天向庫房提出OA申請，填寫完整的借用物品的數(shù)量、型號，儀器由庫房準備，展架、資料等由相關銷售或市場專員負責整理。2、 參展所有儀器整體安全由負責展會的銷售負責，包括儀器的架立、展示管理、撤展、運回，全程負責，運回儀器用正規(guī)物流公司，盡量用中鐵快運，如不知道電話可聯(lián)系物控發(fā)貨人員幫查當?shù)刂需F電話。如有損壞，負責的銷售人員要承擔一定的責任。三、客戶借用1、 客戶借用由負責該區(qū)的銷售在OA上填寫無合同號借用申請單，寫明原因，經(jīng)領導簽批后庫房辦理發(fā)貨，該銷售務必且有義務提醒用戶保管好所借用的儀器，確保歸還時儀器的完好、附件的完整、包裝的完好、不影響二次銷售，否則客戶和

16、該銷售均要承擔一定的賠償。2、 如客戶借用后續(xù)轉為銷售，需銷售在下合同時向庫房說明，將借用轉為合同出庫，沖銷原借用單。3、 如負責該區(qū)銷售不能自己填寫借用單的，可以委托工程經(jīng)理或工程師代為填寫，該委托人同樣承擔相關責任。四、辦事處借用1、 辦事處借用原則上適用公司工程師借用規(guī)定，借用單必須在OA上申請，需領導批示后庫管才可辦理借用。借用人在接到所借貨物時也需自檢，有問題需在收貨后三天內(nèi)反饋，如沒有反饋默認為所借儀器是完好的。2、 辦事處借用儀器定期歸還，周期為最長為一個月。如需繼續(xù)使用，要辦理續(xù)借。第六章 占 用 如銷售人員預計有未簽訂合同的項目需要在一個月內(nèi)發(fā)貨，而所需貨物庫存數(shù)量有限，為確

17、保按時發(fā)貨，可向公司提出占用申請。1、申請方式：占用人以郵件方式提出占用申請，由調度（許小明）審批確認，同時以郵件形式通知庫房。申請郵件中需列明占用的物品名稱、數(shù)量。由于占用會加大庫存的需貨量，申請占用應確有必要才提。如客戶急需，盡量采用借貨或催簽合同的方式。不常用貨物的占用申請可能會導致呆滯庫存，對這類貨物的占用，調度員要轉總經(jīng)理審批后再辦理。2、占用報表庫房每日下午16點到17點對占用申請進行整理匯集，于17點之前報送給庫房會計。每天下班前，庫房會計將系統(tǒng)中的庫存數(shù)量導出后，再將占用數(shù)量手動添加到庫存報表中，發(fā)送給相關人員。3、占用銷賬：占用貨物一經(jīng)發(fā)出，占用申請人以郵件形式通知庫房做銷賬

18、處理。列需需銷帳的占用的物品名稱、數(shù)量。 4、占用借調：如銷售人員急需已有占用的庫存商品，可由調度與原占用人與協(xié)商，調用占用商品。如占用人同意，以郵件形式確認。由庫房做出數(shù)據(jù)調整，清除原占用人的占用記錄，轉給其他合同使用。5、 占用期限：庫存商品占用時間期限最長為1個月。申請占用提出一個月后不做出庫的，庫房將自動清除占用物品的數(shù)據(jù)，恢復正常使用狀態(tài)。如銷售人員需繼續(xù)占用，要重新申請。每月底庫房應把占用中情況和申請人員做一次確認，是否繼續(xù)占用。第七章 其 他 一、關于發(fā)貨提前申請1、 對于各類發(fā)貨申請的最晚發(fā)出時間，本辦法中已列明。調度員會根據(jù)收到的發(fā)貨申請?zhí)崆耙惶鞂⒌诙焖璋l(fā)貨的發(fā)貨單交給庫房主管，給發(fā)貨員充足的時間備貨，以避免匆忙發(fā)貨容易出錯。2、 各部門提交的發(fā)貨申請，盡量避免要求當天發(fā)貨，以給庫房