檔案管理制度(制度發(fā)布)

1、 浙江貝尼菲特藥業(yè)有限公司文件 貝尼藥辦【2015】03號 檔案管理制度一、 總則公司的各項檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。為規(guī)范公司檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。 1、 凡公司各部門在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定定期遞交原件（或備份）至檔案室進(jìn)行管理，而總經(jīng)辦作為公司檔案管理的最高部門負(fù)責(zé)審核檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實性。2、 綜合管理部作為檔案的主要管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案管理、文書立卷的工作，并對各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立

2、卷工作，配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項工作。二、歸檔范圍1、凡是反映公司經(jīng)營活動、具有查考利用價值的文件材料（公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等）均屬歸檔范圍。2、公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料。3、公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料；4、資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料（含合同、重要報表、函件等）5、政府、項目批文、合同；6、公司制度體系、會議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文（包含總經(jīng)理批示后的各項工作流程、公司決定等）；7、 施工建筑設(shè)計施工圖；技術(shù)部門的專利研發(fā)資料、圖紙、方案；質(zhì)管部門的中藥配方資料、質(zhì)檢記錄，生產(chǎn)部門的工藝流程、生產(chǎn)過程

3、記錄等。8、各部門及公司各部門年度工作計劃及資金計劃；9、公司簽定的各類合同（含買賣合同）；10、公司有效證照、證件、印章；11、具有法律效力及保存價值的文件；12、公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；13、員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等；14、公司、各部門獲得的社會榮譽資料；15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料，上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。三、立卷歸檔要求1、公司綜合管理部應(yīng)即時做好檔案歸檔分類保管；原則上各

4、部門應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度文檔辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，各部門檔案須進(jìn)行電子檔備份，密級檔案電子檔備份提交總經(jīng)辦。特殊文件可提前申請歸檔。公司各部門應(yīng)及時向管理部移交發(fā)生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)；各部門必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料。2、 歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點：（1）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。（2）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件

5、與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應(yīng)全在一立卷。（3） 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；（4） 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號。（5） 按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也

6、應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內(nèi)；卷內(nèi)文件目錄放在卷目。（6）聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責(zé)任者。四、 檔案保管期限 1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。 2、確定公司檔案保管期限的原則（1） 凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。（2） 凡是反映公司一般活動，在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。（3）凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。五、檔案保密級別 1、檔案分一

7、般檔案和有密級檔案兩類。有密檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。檔案的密級由檔案提交人提議，由總經(jīng)辦核定密級。 2、檔案級別及密級分類部門部門文檔歸類級別類目編號密級總經(jīng)辦 戰(zhàn)略規(guī)劃 、高層決議書等保密文件 一級類目ZJB/A1-2015-xxx 秘密總經(jīng)辦人事任命文件 二級類目ZJB/A2-2015-xxx無其他文件檔 三級類目ZJB/A3-2015-xxx無綜合管理部員工人事檔案、勞動合同一級類目ZH/A1-2015-xxx 無員工體檢單、會議紀(jì)要 二級類目ZH/A2-2015-xxx無其它文件 三級類目ZH/A2-2015-xxx無財務(wù)部 財務(wù)報表、銀行賬務(wù)往來憑證一級類目CW/A1-20

8、15-xxx秘密員工工資表、物料采購報銷憑證二級類目CW/A2-2015-xxx無其它財務(wù)憑證類 三級類目CW/A3-2015-xxx無研發(fā)部 中藥配方顆粒工藝規(guī)程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、一級類目YF/A1-2015-xxx絕密研發(fā)項目記錄二級類目YF/A2-2015-xxx機密其它文檔三級類目YF/A3-2015-xxx無質(zhì)量部工藝配方檢驗報告一級類目ZL/A1-2015-xxx機密車間質(zhì)量報告來料檢測報告二級類目ZL/A2-2015-xxx無其它文檔三級類目ZL/A3-2015-xxx無生產(chǎn)部生產(chǎn)工藝流程一級類目SC/A1-2015-xxx秘密生產(chǎn)計劃、物料配置單、二級類目SC/A2-2015-xxx

9、無其它文檔三級類目SC/A3-2015-xxx無采購部采購計劃、采購合同、一級類目CG/A1-2015-xxx無采購申請單、物料清單二級類目CG/A2-2015-xxx無其它文檔三級類目CG/A3-2015-xxx無六、檔案的借閱 1、公司建立檔案室，依據(jù)部門在檔案室設(shè)立檔案柜，密級檔案另設(shè)專柜；檔案室門鑰匙由綜合管理部保管，檔案柜鑰匙由本部門保管，密級檔案柜鑰匙由副總或公司授權(quán)專人保管。 2、密級檔案原則上只許在檔案室翻閱，限歸檔人使用，借閱時除借閱人外，須有一人同時在場；借閱時需經(jīng)副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，憑“檔案借閱申請單”遞交至綜合管理部安排閱讀；絕密級檔案需外借或復(fù)制時，需經(jīng)總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)批

10、準(zhǔn)方可。 3、對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)辦鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。 4、各部門因工作需要，借閱本部門的一般檔案只需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)即可借閱。 5、公司各部門借閱非本部門的一般檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意。 6、借閱檔案必須履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點，并在登記薄上注銷。 7、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 8、借閱的檔案用完后，應(yīng)及時歸還，借用時間一般不得超過10天。 9、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。七、檔案的鑒定與銷毀 1、公司總經(jīng)辦定期對所保存

11、的檔案進(jìn)行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷毀。 2、檔案鑒定工作由公司總經(jīng)理經(jīng)理主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見。 3、檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可銷毀。 4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。八、處罰措施 1、公司各部門凡違反本制度，無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的,在公司內(nèi)通報批評，并處罰部門責(zé)任人100元500元。 2、若擅自泄露一般檔案，公司視情節(jié)嚴(yán)重，給予當(dāng)事人通報批評、警告、或記過。 3、若擅自泄露密級檔案，公司給予當(dāng)事人處

12、罰如下：（1） 泄露秘密檔案，給予通報批評、警告或記過，并罰款100-1000元/ 次。（2）泄露機密檔案，給予警告、記過或開除；并罰款2000-10000元/次；（3）泄露絕密檔案，開除當(dāng)事人，報送司法機關(guān)，并追究10-100萬元間的經(jīng)濟損失。2、 借閱人不按借閱期限及時歸還的，因告知檔案管理部門，辦理延期借閱手續(xù)，否則公司將責(zé)令當(dāng)事人作出書面檢查。4、借閱人遺失檔案的，應(yīng)立即報告，如因遺失檔案，造成密級檔案泄露，參照“處罰措施第3條”處理。5、若因部門負(fù)責(zé)人疏忽導(dǎo)致檔案泄密或遺失，公司視情節(jié)給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。5、檔案管理員人為因素丟失檔案或不按流程辦理借閱手續(xù)，未造成嚴(yán)重后果，公司視情節(jié)給予通報批評、警告處分；造成嚴(yán)重后果的，視情節(jié)給予罰款或辭退或開除等處理九、附則1、本制度自 年 月 日生效。2、本制度由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋及修訂。3、各部門應(yīng)根據(jù)本制度，制定具體的實施細(xì)則。主題詞：檔案 管理 發(fā)：各部門經(jīng)理呈：總/副總經(jīng)理 董事長 簽發(fā)人：浙江貝尼菲特藥業(yè)有限公司辦公室 2015年 月 日印發(fā) 附件一： 檔案管理流程圖各部門按時向管理部所屬檔案室提交歸檔資料，密級檔案電子版報備總經(jīng)辦。 文件檔案歸檔資料。 檔案調(diào)閱、復(fù)制使用后，應(yīng)規(guī)定期限內(nèi)歸檔各部門檔案管理員做好本部門檔 案柜的資料整理及維護。一般檔案借閱部門經(jīng)理批準(zhǔn)