教學檔案后保管時代的探析-最新教育文檔

1、教學檔案后保管時代的探析隨著知識經(jīng)濟的提出和社會信息化進程的推進，傳統(tǒng)的教學檔案管理及服務模式， 正面臨著巨大的變革和挑戰(zhàn)，以新來源觀、宏觀鑒定論和知識服務為基本內(nèi)容的檔案后保管時代來臨，如何提升教學檔案服務工作，拓展和強化教學檔案管理部門服務功能，為用戶提供開放性、多樣化、整體化、現(xiàn)代化的檔案信息服務，滿足用戶不斷變化的信息需求，成為新時期高校教學檔案管理部門的重要使命。1 客觀理解新來源觀、宏觀鑒定論和知識服務1.1新來源觀電子時代檔案中大量的電子文件產(chǎn)生，它們之間的相互關(guān)聯(lián)雖然可以通過計算機程序的邏輯鏈接顯示于電腦屏幕，但這種聯(lián)系概念上的，虛擬的，按照文件形成機關(guān)（即來源）來整理檔案的來

2、源原則很難保證電子文件的真實性，檔案來源的概念需要重新考慮、醞釀和定義，來源不能僅指文件的形成機關(guān)，應該還包括其形成的目的，形成活動，過程，處理程序和職能范圍等。1.2宏觀鑒定論宏觀鑒定論認為檔案鑒定要體現(xiàn)社會價值。鑒定方式和方法要從具體變?yōu)楹暧^、 由復雜變?yōu)楹啙崱?鑒定的執(zhí)行時間從文件形成之后轉(zhuǎn)向形成之時甚至形成之前，使鑒定方式和方法從滯后變?yōu)槌啊⒂晒潭ㄗ優(yōu)殪`活機動。使鑒定不再依賴文件的實體，不再局限于內(nèi)容標準， 并且實現(xiàn)鑒定時間的前移，從而有利于滿足信息流動、易變的電子文件的鑒定需要。1.3知識服務知識服務是一種認識， 是組織服務的觀念。 知識服務以用戶目標為驅(qū)動， 重視用戶需求分析，

3、通過信息的析取和重組來形成符合需要的知識產(chǎn)品， 并能夠?qū)χR產(chǎn)品的質(zhì)量進行評價， 致力于幫助檔案利用者找到或形成解決方案固有過程或固有內(nèi)容的動態(tài)地和連續(xù)地組織服務。 知識服務同時又是一種增值服務的服務，通過知識和專業(yè)能力為用戶創(chuàng)造價值， 通過顯著提高用戶知識應用和知識創(chuàng)新效率來實現(xiàn)價值。2 主動出擊，挖掘教學檔案信息資源2.1信息征集的關(guān)注點以往被動、固定的教學檔案住處收集模式， 已經(jīng)不能滿足多元化、多層次、多變量的需求， 教學檔案征集工作不能坐等移交，要主動融入、 深入服務學校教學中心工作， 關(guān)注形成文件的職能活動，在提高接收范圍和征集門類的同時， 注重信息與信息之間各種鏈接和組合。根據(jù)文件

4、形成者的職能、計劃，所參與進行的活動及活動中的有機聯(lián)系和業(yè)務的重要性，采用現(xiàn)場跟蹤收集、介入式服務、 培養(yǎng)兼職檔案員、 制度強制措施等不同手段充分挖掘有價值的檔案，豐富教學檔案內(nèi)容。通過上下協(xié)調(diào)，保證收集渠道的暢通，要在建檔初期有目的、有準備、規(guī)范性的利用現(xiàn)代化的手段全面、及時、準確地采集檔案信息，著眼于教學檔案的形成者及檔案社會價值，緊緊圍繞教學檔案利用這個目的，抓好源頭控制、頂端設(shè)計。2.2信息征集的風向標教學檔案知識服務的提升， 取決于如何同步適應教學改革發(fā)展對檔案信息資源的取向要求， 國家對高等院校的評估指標體系體現(xiàn)國家對高等院校人才培養(yǎng)的具體要求和職能范圍， 教學檔案資源建設(shè)要以各種

5、教學評估的指標體系體、 專項檢查等作為教學檔案建設(shè)的風向標， 在組織和參與學院的各項教學評估和教學專項檢查材料收集、 整理和匯總工作的同時， 對教學檔案收集的內(nèi)容做出相應的調(diào)整和充實， 優(yōu)化教學檔案結(jié)構(gòu)。 除了接收高校現(xiàn)行行政機關(guān)、 科研機構(gòu)、 教學管理等各職能部門需要保存的檔案以外，重點擴大教學改革、學科建設(shè)、科學研究檔案及其過程材料、效果分析材料及評價材料的收集。注重形成文件的職能活動，注意收集反映學校教學面貌重大變遷的多種載體檔案， 把有具有典型意義的事件、人物的檔案作為收集對象。3 全程管理，保障教學檔案信息安全可靠3.1從管理層面考慮教學檔案信息在形成、處理、傳輸、存儲、維護和利用等

6、各個階段都有可能受到安全威脅，而檔案作為記錄歷史的憑證，保證其安全性和真實性是對檔案管理最基本的要求。鑒于電子文件的易變性， 電子文件管理要實行前端控制和全程管理，通過對每一項具體管理活動的實施過程進行監(jiān)控，把有助于說明電子文件重要屬性和有效管理過程的信息都統(tǒng)一地、全過程地記錄下來，保證文件的內(nèi)容、 結(jié)構(gòu)和背景信息三個要素的齊全、可靠、完整。全程管理和前端控制要充分依靠電腦技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)同時，利用元數(shù)據(jù)對自然狀態(tài)分散復雜的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進行全程集成管理和前端控制。3.2從技術(shù)層面考慮在教學檔案管理系統(tǒng)的運行環(huán)境中需要從技術(shù)方面建立完善的防病毒體系。 用防火墻、 入侵檢測技術(shù)和虛擬專用網(wǎng)絡

7、來保障基礎(chǔ)設(shè)施和網(wǎng)絡設(shè)備等硬件的無故障運行，及用戶身份的合法性和操作的合理性；用身份認證技術(shù)、訪問控制、數(shù)字水印技術(shù)等保障操作系統(tǒng)、 應用軟件和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全；對于保密的數(shù)據(jù)應采用物理隔離，不提供網(wǎng)上操作；建立災難備份系統(tǒng)，利用異地備份避免地震、 火災等自然災害對檔案信息的破壞； 對于網(wǎng)絡環(huán)境中的檔案信息采用數(shù)據(jù)加密、 硬盤加密、文件加密等措施，包括建立網(wǎng)絡化的病毒防范體系， 及時更新升級病毒庫， 在工作站采用無盤工作站、 防毒卡或防病毒軟件， 在服務器和工作站實行查毒掃描、檢測、隔離、報警等。4 改變理念，提供知識服務4.1顯性知識和隱性知識的結(jié)合我們不能簡單地認為知識就是經(jīng)過整理的信息，

8、 知識是一種有效的行動能力， 是一種能增強組織應變和創(chuàng)新的能力， 它的價值在于能引導正確的決策行動， 這是人類特有的領(lǐng)域， 是唯一屬于人類的屬性。 教學檔案知識管理、 知識服務是檔案后保管范式的核心和目的， 教學檔案要以為教學中心工作提知識服務為直接目標，通過對用戶知識需求和問題所處環(huán)境的分析，向利用者提供經(jīng)過智能化處理的符合用戶需求的知識，是一種以利用者滿意為目標的主動服務。 教學檔案管理者應將顯性知識與自身經(jīng)驗等隱性知識加以集成提煉、虛擬整合， 實現(xiàn)顯性知識和隱性知識之問的循環(huán)轉(zhuǎn)化， 滿足用戶個性化的需求，為其解決問題提供有效的服務。4.2提供全方位的知識服務教學檔案管理要建立起積極的多層

9、次的服務理念，面向教學、科研，面向教師、學生，面向社會。深層次上開發(fā)教學檔案信息資源，將檔案所載的零散的、 不成系統(tǒng)的檔案信息進行篩選、加工和提煉，生產(chǎn)出二次、三次文獻的編研成品，向利用者提供準確、系統(tǒng)、密集、優(yōu)質(zhì)的檔案信息，以節(jié)省利用者查找材料的時間和精力， 使他們有更多的精力和時間投入到教學、 科研和學習之中。要立起體現(xiàn)學院特色和學科優(yōu)勢的教學檔案信息資源庫，教學檔案信息網(wǎng)上服務要突出功能性類目設(shè)置， 全面規(guī)劃教學檔案的檢索體系。便捷提供多種途徑的檢索：主題，類別、時間，標號等；提供不同服務層次的要求：專題、傾向、專業(yè)等；增設(shè)郵件、在線、格式、原件復印等各項服務。5 提高職業(yè)素質(zhì)，建設(shè)知識

10、服務團隊5.1團隊成員素質(zhì)保證信息時代，教學檔案管理不是被邊緣化了，而是賦予了更為重要的歷史使命。教學檔案管理者作為知識服務的主導與核心，自身的素質(zhì)直接影響知識服務的質(zhì)量，檔案工作者的服務能力、創(chuàng)新能力，要從他們的知識結(jié)構(gòu)、工作能力、分析能力、思想觀念等方面進行培養(yǎng)， 教學檔案工作者要具備熟練運用知識管理與開發(fā)的系統(tǒng)知識與實踐技能，真正從檔案用戶需求出發(fā)，對館藏檔案資源進行知識挖掘與整合，探索檔案館知識服務的多種方式，提供智能、便捷的檔案知識服務；必須具有先進的信息技術(shù)知識與操作技能， 以適應信息時代教學檔案工作信息化和知識化的需要。5.2明確目標及個體特長，發(fā)揮團隊優(yōu)勢后保管時代的教學檔案管理要以知識服務來贏得關(guān)注和尊重，必須加強對人力資源有效開發(fā)、合理配置、充分利用和科學管理是提升教學檔案知識服務的有效保障。 必須加強現(xiàn)有教學檔案管理人員的知識培訓與開發(fā)，制定新的人才需求和引進計劃，吸納優(yōu)秀的知識型人才， 調(diào)整人員結(jié)構(gòu)以適應知識服務對檔案工作者素質(zhì)技能的需要。必須改革教學檔案管理現(xiàn)有的人事制