對國有企業(yè)集中采購審計領(lǐng)域的初步探討

1、    對國有企業(yè)集中采購審計領(lǐng)域的初步探討    徐華玲摘要：集中采購作為一種物資管理模式，因其具有降低成本、防范腐敗等諸多優(yōu)勢，已被國有企業(yè)廣泛采用，能夠有效降低工程材料成本，保證施工質(zhì)量，取得良好效果。但同時在這種全新管理模式下，面對企業(yè)物資采購呈現(xiàn)多樣化、復(fù)雜化的特點，加之我國企業(yè)長期以來采用傳統(tǒng)的采購模式，導(dǎo)致企業(yè)采購管理仍是一個薄弱環(huán)節(jié)。因此，通過加強審計，強化對采購的管理和監(jiān)督，成為當(dāng)前企業(yè)集中采購審計面臨的重要課題，本文就筆者近些年接觸的采購審計經(jīng)驗做如下探討。關(guān)鍵詞： 集中采購探討  建議引言：采購作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的基本

2、環(huán)節(jié)，是企業(yè)一切活動的開始，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營連續(xù)性的保證，也是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中最大的成本領(lǐng)域。采購工作的好壞直接關(guān)系到企業(yè)經(jīng)濟效益和市場競爭能力。集中采購是指通過同一類型的材料進行集中化采購來降低采購成本，是企業(yè)內(nèi)部采購管理集中化的趨勢。對國有企業(yè)集中采購的審計，是企業(yè)內(nèi)部審計的重要職責(zé)，只有充分把握企業(yè)采購過程中的重點環(huán)節(jié)，有針對性地進行重點審計，才能最大限度地發(fā)揮審計監(jiān)督的作用和效益，提高資金的使用效益，杜絕暗箱操作，保證采購質(zhì)量。1.國有企業(yè)集中采購審計如何成為審計關(guān)注點集中采購作為國有企業(yè)日常經(jīng)營活動的重要組成部分，通過集中采購不僅可以降低采購成本，提高國有企業(yè)效益，同時也可以擴大企業(yè)影響

3、力，提高企業(yè)知名度。隨著運營規(guī)模的擴大，國有企業(yè)內(nèi)部建立的采購制度已經(jīng)相對完善，在實踐中也總結(jié)出了一套適用于自身的采購模式。由于國有企業(yè)的集中采購工作涉及的資金規(guī)模大，環(huán)節(jié)流程多，采購中“前門摟錢。后門漏錢”的現(xiàn)象仍大量存在，這就要求在審計工作中要將國有企業(yè)集中采購工作作為重要關(guān)注點之一。2.對國有企業(yè)集中采購管理分三方面做審計探討國有企業(yè)進行集中采購的對象主要分為三種工程建設(shè)、貨物及服務(wù)，現(xiàn)行的法律法規(guī)僅對工程以及與工程建設(shè)有關(guān)的貨物、服務(wù)作出了具體規(guī)定，對于一般貨物、服務(wù)的采購并未作出具體規(guī)定。當(dāng)前隨著各種招標(biāo)代理機構(gòu)的興起，在采購項目中，借助審計掌握的資料發(fā)現(xiàn)圍標(biāo)、串標(biāo)等問題已愈發(fā)困難。

4、筆者結(jié)合平時審計經(jīng)驗，做如下三方面的探討。2.1公開采購方面公開采購主要包括公開招投標(biāo)、競爭性談判（磋商）、公開詢價等方式，由于公開采購流程較長，加之沒有強制性規(guī)定，企業(yè)一般不會采用公開招標(biāo)的方式進行采購，而是更多地應(yīng)用競爭性談判（磋商）、公開詢價等方式。倘若國有企業(yè)對一般貨物和服務(wù)進行公開采購，意味著有可能會更換現(xiàn)有供應(yīng)商。審計可以關(guān)注在進行公開采購后，企業(yè)是否存在與中標(biāo)的新供應(yīng)商和舊供應(yīng)商同時簽訂合同的情況，特別關(guān)注簽訂框架協(xié)議的項目，審核其實際采購量以及具體資金支付情況，如果表面上與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂了供貨合同，但是實際上僅有一小部分貨物或者服務(wù)向中標(biāo)供應(yīng)商采購，大部分的貨物或者服務(wù)仍舊來自

5、于舊供應(yīng)商，讓公開采購流于形式，不僅無法達到公開采購的目的，還會影響企業(yè)形象、降低企業(yè)信譽。2.2非公開采購方面非公開采購主要包括單一來源采購、邀請談判、續(xù)簽合同等方式。非公開采購憑借其流程耗費時間短，考察了解供應(yīng)商的成本低等特點，在企業(yè)集中采購工作中占有一定的地位。但是非公開采購也帶來了諸多問題。在審計工作中，可以從以下兩點入手。2.2.1對于單一來源方式的采購。企業(yè)如果合理的采用單一來源的方式選擇供應(yīng)商，那么采購的商品或者貨物需要具備渠道單一、涉及專利等特征，最重要的特征是該領(lǐng)域未形成有效競爭。對于采用單一來源方式采購的項目，首先要確定該項目是否滿足上述條件，如果該行業(yè)已經(jīng)形成了充分競爭，

6、市場上涌現(xiàn)出了較多價低質(zhì)優(yōu)的供應(yīng)商，那該項目就不應(yīng)該進行單一來源采購，進而可以鎖定疑點，繼續(xù)深挖更多線索。2.2.2對于合同續(xù)簽方式的采購。該情形較多出現(xiàn)在原合同有效期屆滿，企業(yè)與供應(yīng)商繼續(xù)簽訂合同的情況下，合同續(xù)簽會讓企業(yè)與特定供應(yīng)商之間形成長期的合作關(guān)系，但是也存在產(chǎn)品、服務(wù)質(zhì)量下降以及對市場行情變動不敏感的問題，這顯然對企業(yè)造成了不良影響。合同續(xù)簽也會對審計工作的開展帶來影響，由于審計工作針對的是特定時間段，所以如果僅從企業(yè)提供的集中采購臺賬梳理采購情況，有可能會對這類長期續(xù)簽的采購合同產(chǎn)生遺漏，造成審計內(nèi)容不完整，需要審計人員對于企業(yè)的成本費用逐項核對，降低審計風(fēng)險。2.3集中采購管理

7、體系方面為規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險，提高經(jīng)營效益，國有企業(yè)會對集中采購管理體系制定一套內(nèi)部管理制度。作為集中采購工作的準(zhǔn)繩，制度是否科學(xué)有效也應(yīng)該是審計應(yīng)當(dāng)關(guān)注的重點。2.3.1工作內(nèi)容與人員配備是否合理有效。通過索要采購部門人員配備及分工，查看是否存在工作量大但是人員配備較少的情況，如供應(yīng)商考察及市場調(diào)研工作僅配備1-2人，與公司采購量嚴重不匹配，就容易讓市場調(diào)研和供應(yīng)商考察淪為口號，影響國有企業(yè)的采購策略。2.3.2管理機制是否科學(xué)有效。采購部門制定的相關(guān)制度中，有無對非公開采購做出具體的約束和機制，如對單一來源及合同續(xù)簽?zāi)Ｊ降牟少彿绞?，是否在簽約或者續(xù)約前進行充分的市場調(diào)研，了解市場行情，對比貨物或

8、者服務(wù)質(zhì)量，形成一套完善機制，用以防止因市場競爭環(huán)境變化導(dǎo)致的貨物、服務(wù)質(zhì)量及價格變動所帶來的風(fēng)險。3. 集中采購模式的幾點建議3.1完善和監(jiān)督約束機制，形成有效的采購管理體系。通過對已有制度的合理完善和改進，提高制度的規(guī)范性和嚴密性，增強企業(yè)對集中采購的控制力度，建立一套嚴格規(guī)范的采購機制，實現(xiàn)優(yōu)化采購質(zhì)量、合理采購數(shù)量、提高采購效益。建立完善考核制度，對采購過程中的違法違紀行為，要堅決給予處理。通過規(guī)章制度的建立健全和監(jiān)管制度的確立，杜絕暗箱操作，保證集中采購的正常進行。3.2規(guī)范優(yōu)化的采購過程，不斷提高采購效果。規(guī)范、優(yōu)化采購過程管理，可以縮短集中采購的供貨周期。從采購需求計劃申報、采購

9、到供應(yīng)商供貨，采購過程中，重點是供應(yīng)商的選擇和管理。招投標(biāo)比價時邀請的廠家數(shù)量不足、投標(biāo)商太少代表性不夠等原因，導(dǎo)致采購價格不合理，甚至出現(xiàn)招標(biāo)后價格比日常不招標(biāo)采購價格更高的現(xiàn)象，或者純粹以價格低確定供應(yīng)商，沒有根據(jù)供應(yīng)商的生產(chǎn)規(guī)模和質(zhì)量要求確定，容易導(dǎo)致采購組織成本和收益對比不明顯，集中采購回規(guī)模效益優(yōu)勢無法得到體現(xiàn)。公開招標(biāo)增加透明度，吸引實力強大的供應(yīng)商，達到“合作共贏”的局面。3.3強化項目后續(xù)管理水平，建立采購績效評價機制。建立才后計劃編制的全面性，采購組織實施過程管理，采購的資金節(jié)約程度、透明程度，采購貨物的技術(shù)指標(biāo)及使用效益，供應(yīng)商的售后服務(wù)等方面納入采購績效評價體系。完善采購管理考核和問責(zé)機制。根據(jù)職能部門的履行情況，采購效率、采購制度執(zhí)行情況，采購審核管理情況進行年度綜合評價和考核，確保集中采購項目“物有所值”。結(jié)束語：以上是筆者在國有企業(yè)集中采購審計過程中的一些心得體會。隨著經(jīng)濟全球化和信息技術(shù)時代的到來，市場競爭越來越激烈，集中采購作為企業(yè)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，不僅僅是企業(yè)降低生產(chǎn)成本，提高市場競爭力的有力保障，也是企業(yè)進行中央集權(quán)管理的重要方法。國有企業(yè)在未來的經(jīng)濟社會發(fā)展中仍舊扮演著重要的角色，規(guī)范和優(yōu)化國有企業(yè)集中采購工作，對于國有企業(yè)健康、穩(wěn)定發(fā)展有著重要的意義，也更能發(fā)揮審計對于促進國有資產(chǎn)保