企業(yè)檔案管理信息化

1、企業(yè)檔案管理信息化【摘 要】在新形勢(shì)下，加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，成為企業(yè)檔案管理適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是提高檔案信息服務(wù)水平的前提條件。本文通過(guò)對(duì)企業(yè)檔案信息化管理中存在的問(wèn)題分析，結(jié)合自身企業(yè)的特點(diǎn)與情況，總結(jié)出信息化建設(shè)的思路和方法，以便更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)?！娟P(guān)鍵詞】 企業(yè) 檔案管理 信息化 建設(shè)檔案是企業(yè)、機(jī)關(guān)、組織在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字，圖表、音像及其他各種形式和載體的歷史記錄，它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善和社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，大力開(kāi)展現(xiàn)代企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，深入了解本企業(yè)科技成果的技術(shù)水平，

2、了解市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的需求，這是一個(gè)企業(yè)向社會(huì)推薦自己，參與競(jìng)爭(zhēng)，占領(lǐng)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的必要手段之一。企業(yè)檔案管理工作信息化工作包括實(shí)現(xiàn)檔案資源信息化，檔案保護(hù)現(xiàn)代化，管理手段現(xiàn)代化和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，運(yùn)用科學(xué)的原理和方法開(kāi)發(fā)管理檔案，使檔案業(yè)務(wù)工作范圍不斷拓展，檔案信息資源得到充分開(kāi)發(fā)利用，為企業(yè)的發(fā)展提供動(dòng)力，更好地服務(wù)于社會(huì)。企業(yè)檔案管理的信息化是企業(yè)檔案工作適應(yīng)信息社會(huì)和互聯(lián)網(wǎng)社會(huì)的要求，也是建立完善的檔案管理工作的必然要求。企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)能實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，不斷提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。一 、檔案管理信息化是當(dāng)今計(jì)算機(jī)技術(shù)靈活應(yīng)用在在檔案管理工作中，所謂信息化就是把傳統(tǒng)的紙介質(zhì)的檔案

3、信息通過(guò)電子計(jì)算機(jī)將其轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息進(jìn)行管理，主要概括為以下幾個(gè)方面：(一)數(shù)字化的檔案信息檔案管理信息化的基礎(chǔ)是檔案信息的數(shù)字化，其它環(huán)節(jié)都建立在檔案信息數(shù)字化的基礎(chǔ)之上。我們常用的檔案的管理主要是以紙質(zhì)檔案管理為主，對(duì)于信息化的管理要求把這些紙介質(zhì)的信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息。一方面為了方便通過(guò)計(jì)算機(jī)直接管理，我們需要把傳統(tǒng)的檔案通過(guò)電子掃描轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，而另一方面在以后在日常工作中，我們可以實(shí)行無(wú)紙化辦公，需要存檔的文件及材料都以電子版的形式為主，確保今后在檔案接收時(shí)就實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。(二)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用。傳統(tǒng)的檔案服務(wù)主要采用面對(duì)面形式，即服務(wù)對(duì)象必須親自到檔案室檢索、查閱、辦理借閱手續(xù)

4、。這樣不僅效率低，而且也給管理人員和借閱人員帶諸多不便。實(shí)現(xiàn)以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息化管理以后，借閱者可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提交申請(qǐng)，管理人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)審核后即可按規(guī)定閱，借閱者無(wú)須親臨檔案室，這給服務(wù)對(duì)象無(wú)疑帶來(lái)了極大的方便，對(duì)異地和出差在外的人尤其如此。這樣必然會(huì)使工作效率和檔案的利用率大大提高。(三)檔案的自動(dòng)化檢索。在以往的檔案管理方式中檢索是賴大量的檔案檢索卡片進(jìn)行的，走進(jìn)覽室首先看到的是一大排的卡片柜，借閱者要在大量的卡片中檢索出需要的信息其效率必然是很低的。有時(shí)還無(wú)法找到所需的檔案資料，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)工。通過(guò)客戶端從數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行檢索數(shù)據(jù)，其效率及速度是傳統(tǒng)檢索工具不能達(dá)到的。另外還可以在基于W曲方式的網(wǎng)

5、絡(luò)服務(wù)器上建立這種自動(dòng)化檢索方式，用戶通過(guò)網(wǎng)絡(luò)檢索即快捷又方便。二、企業(yè)檔案管理信息化的意義企業(yè)檔案管理信息化是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的推動(dòng)下適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)需要企業(yè)的檔案管理更加的專業(yè)化和職業(yè)化，只有這樣再能使企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中處于有利的位置。企業(yè)檔案管理朝著信息化的方向發(fā)展無(wú)論是對(duì)企業(yè)的發(fā)展還是適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)都有非常深遠(yuǎn)的意義，將會(huì)給企業(yè)的發(fā)展提供很大幫助。（一）有利于保護(hù)檔案原件。企業(yè)檔案信息化管理可以利用信息化的手段將檔案原件掃描到計(jì)算機(jī)，然后以電子文件的方式分類、管理和保存。避免了檔案原件的損壞，同時(shí)大大降低了檔案原件丟失的風(fēng)險(xiǎn)。使檔案原件管理起來(lái)更加的方便、可靠。（二） 有利于檔案文

6、件的歸檔。以往檔案的管理模式，過(guò)于繁瑣，需要管理者通過(guò)手工工作來(lái)整理檔案和制作目錄。這樣耗費(fèi)了管理者大量的精力和時(shí)間，并且容易造成一些錯(cuò)誤。改動(dòng)信息的時(shí)候更會(huì)引起一連串的連鎖反應(yīng)，很是花費(fèi)時(shí)間。信息化的管理方式就可以避免這個(gè)問(wèn)題，只需要管理者利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行一些指令操作即可完成操作。大大的節(jié)省了時(shí)間，也提高了工作的質(zhì)量和效率。（三）有利于檔案的整理和共享。一些職業(yè)部門(mén)要查閱檔案，要經(jīng)過(guò)很復(fù)雜的工序。需要領(lǐng)導(dǎo)的同意才能到檔案部門(mén)進(jìn)行查閱。查閱可能要往返檔案部門(mén)多次，過(guò)程相當(dāng)?shù)姆爆?。如果企業(yè)的檔案信息化管理，我們完全可以利用局域網(wǎng)進(jìn)行檔案的共享，給予需要查閱檔案的部門(mén)一定的閱讀權(quán)限，就能完全避免這種

7、情況的發(fā)生。(四) 使檔案的檢索更加方便。以前檢索檔案，我們主要利用檔案管理者之前指定的目錄進(jìn)行檢索，查詢檔案時(shí)相當(dāng)?shù)馁M(fèi)力。而且一旦原有的管理者調(diào)離或者辭職，新的管理者一時(shí)之間可能很難適應(yīng)原來(lái)管理者所制定的目錄。這樣就會(huì)造成檢索檔案的時(shí)候速度很慢，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，也達(dá)不到預(yù)期的效果。信息化管理檔案，我們利用計(jì)算機(jī)里的目錄對(duì)檔案進(jìn)行檢索，更加的迅速也更準(zhǔn)確。而管理者指定的目錄也大體相同，很利于檢索。檢索時(shí)，會(huì)大大提高檔案管理者的工作效率。三檔案管理信息化主要途徑企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理是為企業(yè)和社會(huì)提供高質(zhì)量、高效率檔案信息的一個(gè)綜合型系統(tǒng)工程，需要協(xié)調(diào)同步建設(shè)相關(guān)配套實(shí)施，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化

8、工程。(一) 改善軟、硬件設(shè)施。要加快檔案信息化的建設(shè)，就要配置與檔案管理信息化相適應(yīng)的軟、硬件調(diào)教，從而使企業(yè)檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展。企事業(yè)單位要開(kāi)發(fā)適合本部門(mén)本行業(yè)使用的專門(mén)的檔案利用軟件。企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的主要軟、硬件設(shè)施包括計(jì)算機(jī)軟硬件基礎(chǔ)環(huán)境和各類輔助設(shè)施，如信息高速公路和寬帶網(wǎng)，各種通信子網(wǎng)，內(nèi)部局域網(wǎng)及與之配套的軟硬件設(shè)備如交換器、路由器、大容量?jī)?chǔ)存設(shè)備，高性能服務(wù)器，以及操作系統(tǒng)、高可靠性的信息安全系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)等。（二）培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才。檔案管理人才欠缺，是現(xiàn)在檔案管理工作難做好的最根本的原因。檔案的信息化管理不僅需要大量的信息處理、分析與研究人員，數(shù)據(jù)庫(kù)生

9、產(chǎn)與維護(hù)人員，計(jì)算機(jī)軟件、硬件人才，而且對(duì)檔案工作人員自身知識(shí)的補(bǔ)充與更新提出了更高的要求。因此，單一的人員結(jié)構(gòu)已不能滿足檔案工作現(xiàn)代化的需要。企業(yè)檔案管理部門(mén)在進(jìn)行檔案信息化管理的同時(shí)，還應(yīng)建立起一支既有較高的檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)，又有對(duì)各種信息資源進(jìn)行綜合分析的能力，熟練掌握計(jì)算機(jī)信息管理操作系統(tǒng)，能以最快的傳遞速度，將豐富的信息資源通過(guò)信息通道傳遞給用戶的高水平的檔案信息開(kāi)發(fā)隊(duì)伍。（三）提高檔案管理水平。企業(yè)檔案管理方式要跟上現(xiàn)代化的發(fā)展要求?，F(xiàn)代化設(shè)備、技術(shù)的廣泛應(yīng)用，要求檔案管理的方式必須做出相應(yīng)的改革。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式是基于手工操作的基礎(chǔ)上，而信息化的電子檔案、聲像檔案的管理，必須順

10、應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、聲像技術(shù)的迅速發(fā)展形勢(shì)，更新歷久以來(lái)形成的落后的管理理念和方式。應(yīng)用信息化、現(xiàn)代化手段進(jìn)行企業(yè)人力資源管理。按信息化管理的要求，按先進(jìn)設(shè)備，新技術(shù)操作的程序和規(guī)范，重新組織檔案工作部門(mén)的人員隊(duì)伍，調(diào)整機(jī)構(gòu)設(shè)置，最大地發(fā)揮人力資源的作用。企業(yè)檔案管理部門(mén)要緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要，學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)技術(shù)，掌握國(guó)際檔案管理工作新動(dòng)態(tài)，在管理工作中引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，學(xué)習(xí)國(guó)外檔案管理的新技術(shù)、新方法，提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化與信息化。(四)做好企業(yè)檔案信息資源整合。把企業(yè)歷史記錄數(shù)字化，有效接收、整合新的信息資源，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一控制，挖掘顯性、隱

11、性知識(shí)，完成靜態(tài)檔案向動(dòng)態(tài)信息的轉(zhuǎn)變；搭建統(tǒng)一的軟件平臺(tái)，做到統(tǒng)一配置、統(tǒng)一分類、統(tǒng)一流向，保證有價(jià)值的信息資源永久珍存，提高企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、基建、科研、管理工作的效率和質(zhì)量， 為檔案信息化的實(shí)際開(kāi)展做出科學(xué)的定位選擇。四、企業(yè)檔案管理信息化存在的問(wèn)題。（一）對(duì)檔案管理信息化思想認(rèn)識(shí)上相對(duì)匱乏當(dāng)提到檔案管理時(shí)，不少企業(yè)認(rèn)為把檔案資料輸入電腦中就標(biāo)志著企業(yè)進(jìn)入信息化管理了，所以在實(shí)施信息化的過(guò)程中，會(huì)遇到人為觀念的影響。而信息化的結(jié)果是使企業(yè)管理環(huán)節(jié)更透明，將為企業(yè)打造一個(gè)全新的管理體制，重建企業(yè)生產(chǎn)系統(tǒng)和組織結(jié)構(gòu)。出于思想觀念和知識(shí)水平所限，一些人對(duì)于新技術(shù)、新流程不去主動(dòng)學(xué)習(xí)接受，從而產(chǎn)生抵

12、觸情緒。（二）缺乏檔案管理信息化建設(shè)長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，理論實(shí)踐結(jié)合不夠由于我國(guó)多數(shù)企業(yè)正處在工業(yè)化進(jìn)程中，尚未掌握完善的現(xiàn)代企業(yè)管理方法，企業(yè)對(duì)自身的發(fā)展戰(zhàn)略缺乏考慮，因此很難在推進(jìn)本企業(yè)信息化建設(shè)方面做好總體規(guī)劃，這就直接影響到企業(yè)信息化建設(shè)的成功實(shí)施。（三）檔案管理信息化建設(shè)不能與企業(yè)基礎(chǔ)信息資源建設(shè)同步進(jìn)行在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，很重要的是有效整合和充分利用企業(yè)各種信息資源為經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)。一些企業(yè)檔案管理系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、核心生產(chǎn)系統(tǒng)由多個(gè)設(shè)計(jì)單位完成，各系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的提取和共享難以轉(zhuǎn)換，很大程度上造成了系統(tǒng)的低效運(yùn)作，必然會(huì)造成有些企業(yè)在信息系統(tǒng)軟硬件完成后，檔案信息資源不能有效對(duì)接

13、共享。(四)檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量有待提高。從企業(yè)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中可以看出，不少企業(yè)在企業(yè)信息化建設(shè)過(guò)程中，系統(tǒng)功能求大求全，使所建造的企業(yè)信息化系統(tǒng)與自身業(yè)務(wù)流程、管理流程大相徑庭。同時(shí)相應(yīng)的人才隊(duì)伍數(shù)量和質(zhì)量不足，缺乏對(duì)現(xiàn)代化管理科學(xué)和計(jì)算機(jī)功能的高層次認(rèn)識(shí)。(五)經(jīng)費(fèi)投入不足眾所周知，檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，管理服務(wù)的現(xiàn)代化，已成為當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展的方向。檔案工作要趕上時(shí)代的步伐，就必須加大投入，預(yù)先研究，更新設(shè)備和技術(shù)，吸引高素質(zhì)人才。而目前各單位對(duì)此重視不夠，投入不足，經(jīng)費(fèi)問(wèn)題成為制約檔案工作發(fā)展的一大因素。知識(shí)就是生產(chǎn)力，信息是知識(shí)的重要組成部分，而檔案信息更是社會(huì)、企業(yè)的

14、寶貴財(cái)富，只有充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，舍得投入，必將取得良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。(六) 檔案信息安全面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)信息網(wǎng)絡(luò)不斷深入各個(gè)領(lǐng)域。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，影響檔案信息安全的因素主要有：人為因素，檔案部門(mén)的檔案安全意識(shí)和保密意識(shí)不強(qiáng)，往往在檔案網(wǎng)站上隨意發(fā)布信息，對(duì)已發(fā)布的信息缺少嚴(yán)格的審查和管理，容易造成失泄密事件；技術(shù)問(wèn)題，當(dāng)前電腦病毒橫行，黑客用木馬程序進(jìn)行惡意攻擊和竊密，使得檔案信息的安全和保密受到威脅，這要引起檔案管理者的高度重視，并加以研究解決。五、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化的建議企業(yè)檔案信息化管理是未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，我們必須解決實(shí)施企業(yè)檔案信息化管理存在的問(wèn)題，盡早實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化。我

15、覺(jué)得我們可以先從以下方面著手：（一）爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持，與各部門(mén)做好溝通合作。檔案部門(mén)首先要做好自己的本職工作，給各部門(mén)起到一個(gè)表率作用。然后，我們要通過(guò)自己在工作上的表現(xiàn)來(lái)取得領(lǐng)導(dǎo)的信任和支持。我們要多于領(lǐng)導(dǎo)交流檔案管理信息化的內(nèi)容，讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理信息化的好處。此外，電子檔案的形成需要多個(gè)部門(mén)的共同努力，檔案部門(mén)要與各個(gè)部門(mén)做好合作，為企業(yè)檔案信息化管理打好基礎(chǔ)。（二）制定完善的檔案制度。企業(yè)檔案信息化管理的進(jìn)行必須要有一個(gè)完善的檔案制度作保證。這一工作制度必須規(guī)范化、程序化，而且能適應(yīng)電子檔案的特點(diǎn)。這一制度要確保電子文件全過(guò)程的原始性、有效性和完整性，應(yīng)包含多方面的內(nèi)容。主要制度應(yīng)該有：設(shè)備維護(hù)管理制度、軟件的維護(hù)與應(yīng)用規(guī)范、文件錄入更改的審批制度、系統(tǒng)安全與保密制度等。（三）建立完善的安全保護(hù)措施，確保檔案的安全。檔案信息化管理工作進(jìn)行的過(guò)程中，我們要高度重視檔案數(shù)據(jù)和系統(tǒng)的安全。第一，我們應(yīng)重視信息的存儲(chǔ)安全，利用多種手段保護(hù)信息的安全。常用的技術(shù)有：數(shù)據(jù)加密、認(rèn)證訪問(wèn)權(quán)限、防寫(xiě)等技術(shù)。第二，我們要確保網(wǎng)絡(luò)的足夠安全。通過(guò)利用網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控、防火墻等技術(shù)加強(qiáng)系統(tǒng)的防護(hù)，以免系統(tǒng)受到外來(lái)因素的破壞?？傊髽I(yè)檔案管理作為企業(yè)管理的重要組成部分，已經(jīng)取得了一定的成效。但是，面對(duì)撲面而來(lái)的信息化浪潮及政務(wù)信息公開(kāi)的大