辦公室管理規(guī)劃

1、肁腿蚄袈羇膈莄蟻袃芇蒆袆蝿芆薈蠆肈芅羋裊肄芄蒀蚇羀芄薃羃袆芃蚅螆膄節(jié)莄蕿肀芁蕆螄羆莀蕿薇袂荿艿螂螈莈莁薅膇莈薃螁肅莇蚆蚃罿莆蒞衿裊蒞蒈螞膄莄薀袇肀蒃螞蝕羅蒂莂裊袁聿蒄蚈螇肈蚇羄膆肇莆螇肂肆蒈羂羈肆薁螅襖肅蚃薈膃膄莃螃聿膃蒅薆羅膂薇螁袁膁莇薄袇膀葿袀膅膀薂蚃肁腿蚄袈羇膈莄蟻袃芇蒆袆蝿芆薈蠆肈芅羋裊肄芄蒀蚇羀芄薃羃袆芃蚅螆膄節(jié)莄蕿肀芁蕆螄羆莀蕿薇袂荿艿螂螈莈莁薅膇莈薃螁肅莇蚆蚃罿莆蒞衿裊蒞蒈螞膄莄薀袇肀蒃螞蝕羅蒂莂裊袁聿蒄蚈螇肈蚇羄膆肇莆螇肂肆蒈羂羈肆薁螅襖肅蚃薈膃膄莃螃聿膃蒅薆羅膂薇螁袁膁莇薄袇膀葿袀膅膀薂蚃肁腿蚄袈羇膈莄蟻袃芇蒆袆蝿芆薈蠆肈芅羋裊肄芄蒀蚇羀芄薃羃袆芃蚅螆膄節(jié)莄蕿肀芁蕆螄羆莀蕿薇

2、袂荿艿螂螈莈莁薅膇莈薃螁肅莇蚆蚃罿莆蒞衿裊蒞蒈螞膄莄薀袇肀蒃螞蝕羅蒂莂裊袁聿蒄蚈螇肈蚇羄膆肇莆螇肂肆蒈羂羈肆薁螅襖肅蚃薈膃膄莃螃聿膃蒅薆羅膂薇螁袁膁莇薄袇膀葿袀膅膀薂蚃肁腿蚄袈羇膈莄蟻袃芇蒆袆蝿芆薈蠆肈芅羋裊肄芄蒀蚇羀芄薃羃袆芃蚅螆膄節(jié)莄蕿肀芁蕆螄羆莀蕿薇袂荿艿螂螈莈莁薅膇莈薃螁肅莇蚆蚃罿莆蒞衿裊蒞蒈螞膄莄薀袇肀蒃螞蝕羅蒂莂裊袁聿蒄蚈螇肈蚇羄膆肇莆螇肂肆蒈羂羈肆薁螅襖肅蚃薈膃膄莃螃聿膃蒅薆羅膂薇螁袁膁莇薄袇膀葿袀膅膀薂蚃肁腿蚄袈羇膈莄蟻袃芇蒆袆蝿芆薈蠆肈芅羋裊肄芄蒀蚇羀芄薃羃袆芃蚅螆膄節(jié)莄蕿肀芁蕆螄羆莀蕿薇袂荿艿螂螈莈莁薅膇莈薃螁肅莇蚆蚃罿莆蒞衿裊蒞蒈螞膄莄薀袇肀蒃螞蝕羅蒂莂裊袁聿蒄蚈螇肈蚇羄

3、膆肇莆螇肂肆蒈羂羈肆薁螅襖肅蚃薈膃膄莃螃聿膃蒅薆羅膂薇螁袁膁莇薄袇膀葿袀膅膀薂蚃肁腿蚄袈羇膈莄蟻袃芇蒆袆蝿芆薈蠆肈芅羋裊肄芄蒀蚇羀芄薃羃袆芃蚅螆膄節(jié)莄蕿肀芁蕆螄羆莀蕿薇袂荿艿螂螈莈莁薅膇莈薃螁肅莇蚆蚃罿莆蒞衿裊蒞蒈螞膄莄薀袇肀蒃螞蝕羅蒂莂裊袁聿蒄蚈螇肈蚇羄膆肇莆螇肂肆蒈羂羈肆薁螅襖肅蚃薈膃膄莃螃聿膃蒅薆羅膂薇螁袁膁莇薄袇膀葿袀膅膀薂蚃肁腿蚄袈羇膈莄蟻袃芇蒆袆蝿芆薈蠆肈芅羋裊肄芄蒀蚇羀芄薃羃袆芃蚅螆膄節(jié)莄蕿肀芁蕆螄羆莀蕿薇袂荿艿螂螈莈莁薅膇莈薃螁肅莇蚆蚃罿莆蒞衿裊蒞蒈螞膄莄薀袇肀蒃螞蝕羅蒂莂裊袁聿蒄蚈螇肈蚇羄膆肇莆螇肂肆蒈羂羈肆薁螅襖肅蚃薈膃膄莃螃聿膃蒅薆羅膂薇螁袁膁莇薄袇膀葿袀膅膀薂蚃肁腿蚄袈

4、羇膈莄蟻袃芇蒆袆蝿芆薈蠆肈芅羋裊肄芄蒀蚇羀芄薃羃袆芃蚅螆膄節(jié)莄蕿肀芁蕆螄羆莀蕿薇袂荿艿螂螈莈莁薅膇莈薃螁肅莇蚆蚃罿莆蒞衿裊蒞蒈螞膄莄薀袇肀蒃螞蝕羅蒂莂裊袁聿蒄蚈螇肈蚇羄膆肇莆螇肂肆蒈羂羈肆薁螅襖肅蚃薈膃膄莃螃聿膃蒅薆羅膂薇螁袁膁莇薄袇膀葿袀膅膀薂蚃肁腿蚄袈羇膈莄蟻袃芇蒆袆蝿芆薈蠆肈芅羋裊肄芄蒀蚇羀芄薃羃袆芃蚅螆膄節(jié)莄蕿肀芁蕆螄羆莀蕿薇袂荿艿螂螈莈莁薅膇莈薃螁肅莇蚆蚃罿莆蒞衿裊蒞蒈螞膄莄薀袇肀蒃螞蝕羅蒂莂裊袁聿蒄蚈螇肈蚇羄膆肇莆螇肂肆蒈羂羈肆薁螅襖肅蚃薈膃膄莃螃聿膃蒅薆羅膂薇螁袁膁莇薄袇膀葿袀膅膀薂蚃肁腿蚄袈羇膈莄蟻袃芇蒆袆蝿芆薈蠆肈芅羋裊肄芄蒀蚇羀芄薃羃袆芃蚅螆膄節(jié)莄蕿肀芁蕆螄羆莀蕿薇袂荿艿螂

5、螈莈莁薅膇莈薃螁肅莇蚆蚃罿莆蒞衿裊蒞蒈螞膄莄薀袇肀蒃螞蝕羅蒂莂裊袁聿蒄蚈螇肈蚇羄膆肇莆螇肂肆蒈羂羈肆薁螅襖肅蚃薈膃膄莃螃聿膃蒅薆羅膂薇螁袁膁莇薄袇膀葿袀膅膀薂蚃肁腿蚄袈羇膈莄蟻袃芇蒆袆蝿芆薈蠆肈芅羋裊肄芄蒀蚇羀芄薃羃袆芃蚅螆膄節(jié)莄蕿肀芁蕆螄羆莀蕿薇袂荿艿螂螈莈莁薅膇莈薃螁肅莇蚆蚃罿莆蒞衿裊蒞蒈螞膄莄薀袇肀蒃螞蝕羅蒂莂裊袁聿蒄蚈螇肈蚇羄膆肇莆螇肂肆蒈羂羈肆薁螅襖肅蚃薈膃膄莃螃聿膃蒅薆羅膂薇螁袁膁莇薄袇膀葿袀膅膀薂蚃肁腿蚄袈羇膈莄蟻袃芇蒆袆蝿芆薈蠆肈芅羋裊肄芄蒀蚇羀芄薃羃袆芃蚅螆膄節(jié)莄蕿肀芁蕆螄羆莀蕿薇袂荿艿螂螈莈莁薅膇莈薃螁肅莇蚆蚃罿莆蒞衿裊蒞蒈螞膄莄薀袇肀蒃螞蝕羅蒂莂裊袁聿蒄蚈螇肈蚇羄膆肇莆螇

6、肂肆蒈羂羈肆薁螅襖肅蚃薈膃膄莃螃聿膃蒅薆羅膂薇螁袁膁莇薄袇膀葿袀膅膀薂蚃肁腿蚄袈羇膈莄蟻袃芇蒆袆蝿芆薈蠆肈芅羋裊肄芄蒀蚇羀芄薃羃袆芃蚅螆膄節(jié)莄蕿肀芁蕆螄羆莀蕿薇袂荿艿螂螈莈莁薅膇莈薃螁肅莇蚆蚃罿莆蒞衿裊蒞蒈螞膄莄薀袇肀蒃螞蝕羅蒂莂裊袁聿蒄蚈螇肈蚇羄膆肇莆螇肂肆蒈羂羈肆薁螅襖肅蚃薈膃膄莃螃聿膃蒅薆羅膂薇螁袁膁莇薄袇膀葿袀膅膀薂蚃肁腿蚄袈羇膈莄蟻袃芇蒆袆蝿芆薈蠆肈芅羋裊肄芄蒀蚇羀芄薃羃袆芃蚅螆膄節(jié)莄蕿肀芁蕆螄羆莀蕿薇袂荿艿螂螈莈莁薅膇莈薃螁肅莇蚆蚃罿莆蒞衿裊蒞蒈螞膄莄薀袇肀蒃螞蝕羅蒂莂裊袁聿蒄蚈螇肈蚇羄膆肇莆螇肂肆蒈羂羈肆薁螅襖肅蚃薈膃膄莃螃聿膃蒅薆羅膂薇螁袁膁莇薄袇膀葿袀膅膀薂蚃肁腿蚄袈羇膈莄蟻

7、袃芇蒆袆蝿芆薈蠆肈芅羋裊肄芄蒀蚇羀芄薃羃袆芃蚅螆膄節(jié)莄蕿肀芁蕆螄羆莀蕿薇袂荿艿螂螈莈莁薅膇莈薃螁肅莇蚆蚃罿莆蒞衿裊蒞蒈螞膄莄薀袇肀蒃螞蝕羅蒂莂裊袁聿蒄蚈螇肈蚇羄膆肇莆螇肂肆蒈羂羈肆薁螅襖肅蚃薈膃膄莃螃聿膃蒅薆羅膂薇螁袁膁莇薄袇膀葿袀膅膀薂蚃肁腿蚄袈羇膈莄蟻袃芇蒆袆蝿芆薈蠆肈芅羋裊肄芄蒀蚇羀芄薃羃袆芃蚅螆膄節(jié)莄蕿肀芁蕆螄羆莀蕿薇袂荿艿螂螈莈莁薅膇莈薃螁肅莇蚆蚃罿莆蒞衿裊蒞蒈螞膄莄薀袇肀蒃螞蝕羅蒂莂 草擬人：gengjingyan校準(zhǔn)人：辦公室管理規(guī)劃v1. 0目錄1.辦公室管理總則42.辦公室環(huán)境管理42.1辦公室環(huán)境管理內(nèi)容42.2辦公室環(huán)境管理目標(biāo)52.3辦公室環(huán)境管理方法7s管理體系63.

8、辦公物資采購(gòu)、調(diào)配管理83.1辦公物資管理范圍和主旨83.2辦公物資管理制度設(shè)立83.3辦公物資管理權(quán)限與責(zé)任94.文檔管理94.1公司紙質(zhì)文檔管理要求104.2公司電子文檔管理要求105.辦公經(jīng)費(fèi)的預(yù)算編制、調(diào)配及管控115.1辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算的編制125.2辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算的調(diào)配及管控手段136.人事協(xié)調(diào)及管理146.1人力資源規(guī)劃146.2人力資源招聘與配置156.3員工流動(dòng)管理166.4員工培訓(xùn)管理176.5勞動(dòng)關(guān)系管理177.培訓(xùn)/會(huì)議組織177.1公司員工培訓(xùn)管理177.2公司會(huì)議組織管理198.日常事務(wù)及日常接待208.1員工著裝儀表規(guī)范208.2員工工作行為規(guī)范218.3辦公室考勤制度

9、218.4印章管理228.5發(fā)文管理228.6接待管理229.應(yīng)急事務(wù)及安全預(yù)防、管理2310.公司制度制定、完善及執(zhí)行241. 辦公室管理總則辦公室最基本的職能是事務(wù)管理和政務(wù)服務(wù)工作。根據(jù)我公司目前的發(fā)展?fàn)顩r，辦公室的主要職能總結(jié)如下： 辦公室環(huán)境管理 辦公物資采購(gòu)、調(diào)配管理 文檔管理 辦公經(jīng)費(fèi)的計(jì)劃、調(diào)配及管控 人事協(xié)調(diào)及管理 培訓(xùn)/會(huì)議組織 日常事務(wù)及日常接待 應(yīng)急事務(wù)及安全預(yù)防、管理 公司制度制定、完善及執(zhí)行 其他臨時(shí)事務(wù)本文將對(duì)辦公室工作的以上職能進(jìn)行闡述和規(guī)劃，但各項(xiàng)職能各自所需的支撐性規(guī)范制度條款將另行編制。2. 辦公室環(huán)境管理2.1 辦公室環(huán)境管理內(nèi)容辦公室作為公司的主要辦公

10、和來(lái)訪接待環(huán)境，其直接直觀地體現(xiàn)了公司的管理理念和企業(yè)形象是否具備先進(jìn)性、高效性，辦公室環(huán)境管理的主要內(nèi)容如下： 辦公室視覺(jué)環(huán)境管理辦公室視覺(jué)環(huán)境管理包含：辦公室整體布局規(guī)劃、辦公室整體的統(tǒng)一和潔凈（地面、墻面、天花板、前臺(tái)背景、衛(wèi)生間、會(huì)議室等），辦公桌椅的整潔及統(tǒng)一。辦公設(shè)備的擺放，電源線纜的安全擺放、綠植或魚(yú)缸的維護(hù)，燈光及日常采光的調(diào)整等。 辦公室聽(tīng)覺(jué)環(huán)境管理辦公室聽(tīng)覺(jué)環(huán)境管理包含：?jiǎn)T工工作語(yǔ)言和言辭的統(tǒng)一，公司座機(jī)鈴聲的統(tǒng)一，會(huì)議室的噪音消除，與室外噪音隔離等。 辦公室空氣環(huán)境管理辦公室空氣環(huán)境管理包含：辦公環(huán)境溫度及濕度適宜，空氣保持通風(fēng)流通，保持空氣新鮮，無(wú)異味，禁煙管理等。2.

11、2 辦公室環(huán)境管理目標(biāo)辦公室環(huán)境管理將優(yōu)化人文環(huán)境和職能環(huán)境，達(dá)到整潔舒適、規(guī)范統(tǒng)一、高效高品質(zhì)、安全無(wú)隱患的總體目標(biāo)，具體體現(xiàn)如下：1）辦公室布局應(yīng)按工作流程、職能和職位進(jìn)行安排，講究合理有序，錯(cuò)落有致，功能清楚，互不干擾，盡可能騰出更大的空間。經(jīng)理室、財(cái)務(wù)室、會(huì)議室、會(huì)客室、辦公區(qū)、洗手間的設(shè)立應(yīng)遵循一定的空間規(guī)范和風(fēng)水原理。2）辦公室地面、墻面、天花板以及門板、桌柜椅、空調(diào)、冰箱的顏色應(yīng)搭配協(xié)調(diào)、色調(diào)統(tǒng)一和諧。前臺(tái)背景、辦公區(qū)、會(huì)議室的裝飾、布置及顏色應(yīng)與公司vi視覺(jué)識(shí)別系統(tǒng)保持一致、明朗，辦公室整體顏色不應(yīng)雜亂。3）辦公室桌椅朝向應(yīng)統(tǒng)一，擺放對(duì)走道沒(méi)有干擾阻礙，桌椅規(guī)格、樣式及顏色應(yīng)一

12、致并協(xié)調(diào)。桌面電腦、電話、文件架等樣式、規(guī)格、顏色盡可能保持一致。桌面保持干凈整齊無(wú)雜物，員工離區(qū)時(shí)，辦公桌椅應(yīng)擺放整齊。4）辦公設(shè)備如打印機(jī)、傳真機(jī)、裝訂機(jī)等應(yīng)統(tǒng)一擺放至方便使用管理且對(duì)辦公區(qū)域、走道不構(gòu)成阻礙的區(qū)域，電源線纜應(yīng)整齊有序地?cái)[放在安全、隱蔽的暗角，不應(yīng)雜亂外露。5）綠植魚(yú)缸應(yīng)保持生氣活力，無(wú)水露外溢，缸體干凈，照明及溫度恒定，相關(guān)魚(yú)具用品不應(yīng)擺放外露。6）公司辦公區(qū)域的照明用燈顏色統(tǒng)一，燈光分布均勻光線無(wú)死角無(wú)強(qiáng)光，確保所有燈具正常使用。窗戶位置應(yīng)無(wú)遮擋物，窗簾透亮無(wú)積灰，關(guān)閉或打開(kāi)時(shí)應(yīng)統(tǒng)一角度無(wú)凌亂。7）員工著裝應(yīng)遵循與公司ci形象識(shí)別系統(tǒng)的一致，并且干凈整潔，除周五外盡可能

13、穿著深色職業(yè)裝。8）除對(duì)國(guó)外業(yè)務(wù)外，公司員工工作語(yǔ)言應(yīng)統(tǒng)一使用標(biāo)準(zhǔn)普通話，辦公區(qū)域內(nèi)員工工作言詞將嚴(yán)格遵守員工守則和文明用語(yǔ)，禁止大聲喧嘩。9）公司座機(jī)電話鈴聲統(tǒng)一，員工手機(jī)應(yīng)避免使用個(gè)性過(guò)強(qiáng)的鈴聲。10）辦公區(qū)域應(yīng)保持安靜，盡可能關(guān)閉朝鬧市一側(cè)的窗戶與室外雜音做到隔離。會(huì)議室在會(huì)議期間應(yīng)關(guān)閉會(huì)議室門，與辦公區(qū)域互不干擾。11）辦公室內(nèi)的空氣保持新鮮流通，空調(diào)應(yīng)定期清洗，廁所保持潔凈無(wú)異味，辦公室區(qū)域定期除塵消毒。全辦公室區(qū)域禁煙，并且員工應(yīng)保持個(gè)人清潔衛(wèi)生無(wú)異味。12）夏季確?？照{(diào)的正常運(yùn)行，冬季保障暖氣的正常使用，通過(guò)空調(diào)、暖氣或加濕器讓辦公室的溫度、濕度保持一個(gè)恒定舒適的狀態(tài)。2.3 辦

14、公室環(huán)境管理方法7s管理體系為確保公司能夠達(dá)到辦公室環(huán)境管理目標(biāo)，并且能夠做到持之以恒不斷推進(jìn)，辦公室環(huán)境管理將嚴(yán)格采用7s管理方法，對(duì)人、對(duì)事、對(duì)物進(jìn)行精益規(guī)劃及管理。 seiri 整理公司將制定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)辦公區(qū)域內(nèi)的所有物品、設(shè)備進(jìn)行區(qū)分。必要工作物品將統(tǒng)一歸類、按功能性區(qū)分、配發(fā)和擺放；對(duì)無(wú)必要物品將清出辦公區(qū)域并歸類存放至統(tǒng)一的庫(kù)房或儲(chǔ)物柜，盡可能大的騰出辦公室的使用空間，提升辦公區(qū)域內(nèi)工作物品的使用價(jià)值和使用效率。對(duì)工作物品的使用額度或損耗額度定期審查，決定其最佳擺放位置和日常用量，并定期檢查及保持。 seiton 整頓辦公區(qū)域按工作的職能、流程和職位作出最佳劃分定位，嚴(yán)格按照公司的v

15、i視覺(jué)識(shí)別系統(tǒng)搭配公司的裝修、裝飾和辦公區(qū)域內(nèi)物品的色調(diào)協(xié)調(diào)統(tǒng)一，優(yōu)化辦公環(huán)境的整潔度，讓辦公區(qū)域一目了然，提高工作效率。保持對(duì)辦公區(qū)域內(nèi)的物品整齊、歸類擺放，明確數(shù)量統(tǒng)一標(biāo)識(shí)，按工作流程對(duì)物品擺放的區(qū)域進(jìn)行最佳分配，精確放置方式，做到明確、易?。ㄒ子茫?、易還原恢復(fù)，并設(shè)立還原恢復(fù)標(biāo)準(zhǔn)，讓每個(gè)工作人員嚴(yán)格執(zhí)行。 seiso 清掃辦公區(qū)域應(yīng)保持潔凈無(wú)衛(wèi)生死角，對(duì)個(gè)人辦公桌面、墻面、地面、垃圾桶的潔凈度嚴(yán)格要求，細(xì)致到辦公設(shè)備的潔凈度都做定期檢查。前臺(tái)、會(huì)議室、走廊、衛(wèi)生間等公共區(qū)域應(yīng)時(shí)刻保持潔凈無(wú)雜物無(wú)異味，一發(fā)現(xiàn)有臟污立即清掃處理干凈。公司對(duì)辦公區(qū)域建立清掃責(zé)任區(qū)，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，設(shè)立清掃基

16、準(zhǔn)規(guī)范，并寫(xiě)入員工制度守則，定期實(shí)行檢查。 seiketsu 清潔將前面三項(xiàng)工作制度化、規(guī)范化，制定考評(píng)方式和獎(jiǎng)懲方式，實(shí)行定期檢查，并貫徹執(zhí)行與維持結(jié)果。 seitsuke素養(yǎng)制定員工守則，按公司的ci形象識(shí)別系統(tǒng)規(guī)范員工的著裝、儀表及行為舉止、禮儀等。定期對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)和組織團(tuán)體活動(dòng)，提升員工精神素養(yǎng)，培養(yǎng)員工按規(guī)則辦事，養(yǎng)成良好習(xí)慣，營(yíng)造團(tuán)體精神。 savety安全對(duì)辦公室內(nèi)可能存在的隱患如水、電、門窗等定期排查，嚴(yán)格規(guī)范電源線纜的走線，確保辦公設(shè)備的正常安全使用，設(shè)立辦公室安全工作規(guī)范。定期培訓(xùn)提升員工衛(wèi)生、安全意識(shí)，建立辦公室防傷病、防污、防火、防水、防盜、防損等安保措施，爭(zhēng)取有效預(yù)

17、防措施，發(fā)現(xiàn)隱患予以及時(shí)消除，給員工制造安全、舒適的工作環(huán)境。 save節(jié)約對(duì)公司的各項(xiàng)辦公物品進(jìn)行嚴(yán)格管控，實(shí)施合理的領(lǐng)用/配發(fā)登記制度，并限定使用額度以規(guī)范員工的成本控制意識(shí)，提倡環(huán)保、節(jié)能。建立廢舊辦公耗材循環(huán)再利用體系和回收、報(bào)廢體系，提升辦公用品使用效能。培養(yǎng)員工主人公心態(tài)，讓他們能夠更合理應(yīng)用公司資源。辦公室7s管理體系適用于公司全體員工，公司將秉著“人人積極參與，事事遵循標(biāo)準(zhǔn)”的原則，鼓勵(lì)員工成立管理小組，制定計(jì)劃并逐步推行，最終確保辦公室7s管理體系持之以恒運(yùn)行。3. 辦公物資采購(gòu)、調(diào)配管理3.1 辦公物資管理范圍和主旨辦公物資管理范圍涵蓋辦公區(qū)域的設(shè)備、家具等固定資產(chǎn)；各種批

18、量材料、特殊物資、日常辦公用品及零用物資等。辦公物資管理主旨是讓公司辦公物資的使用和管理在合理節(jié)約的前提下，更好地滿足公司的運(yùn)營(yíng)需求。3.2 辦公物資管理制度設(shè)立為使公司辦公物資管理合理化及規(guī)范化，滿足公司需求，合理節(jié)約開(kāi)支，特需設(shè)立辦公物資管理制度，該制度將主要涵蓋以下幾點(diǎn)： 辦公物資采購(gòu)管理規(guī)范每年度公司各需求部門應(yīng)按實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況編制本部門的常規(guī)性物資需求計(jì)劃，計(jì)劃須細(xì)分到月到人。辦公物資采購(gòu)管理執(zhí)行遵循按辦公運(yùn)營(yíng)實(shí)際需要出發(fā)，根據(jù)需求部門的物資需求計(jì)劃嚴(yán)格編制采購(gòu)預(yù)算，采購(gòu)流程上報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，采購(gòu)過(guò)程中廣泛比價(jià)詢價(jià)，按質(zhì)按量進(jìn)行物資采購(gòu)，并將每筆采購(gòu)記錄檔案。臨時(shí)性物資采購(gòu)除遵循以

19、上原則外，需求部門應(yīng)事先上報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，在審批通過(guò)后再提交辦公室采購(gòu)負(fù)責(zé)人，由辦公室采購(gòu)負(fù)責(zé)人提交財(cái)務(wù)部審批，在得到財(cái)務(wù)部門對(duì)該采購(gòu)項(xiàng)目撥款后才能進(jìn)行該項(xiàng)采購(gòu)。 辦公物資保管、領(lǐng)用和配發(fā)管理規(guī)范公司設(shè)立辦公室物資管理負(fù)責(zé)人和物資存放柜，對(duì)辦公物資進(jìn)行細(xì)致分類，編號(hào)并記錄檔案。同時(shí)辦公物資管理負(fù)責(zé)人應(yīng)有效使用管理庫(kù)容，定期整理盤點(diǎn)、動(dòng)態(tài)調(diào)整，保持常備物資的合理性。公司各需求部門對(duì)辦公物資的領(lǐng)用需明確使用需求，應(yīng)在各部門編制的需求計(jì)劃中的預(yù)算內(nèi)領(lǐng)用，每次領(lǐng)用按要求填寫(xiě)領(lǐng)用單據(jù)并提交公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。辦公室物資管理員對(duì)辦公物資的每筆領(lǐng)用手續(xù)進(jìn)行審核，并進(jìn)行記錄跟蹤，同時(shí)按匯總各部門當(dāng)月辦公物資

20、的領(lǐng)用情況，編制“月度辦公物資領(lǐng)用匯總表”提交至公司管理層，以便公司管理層對(duì)各部門的辦公物資是否超出預(yù)算進(jìn)行管控。辦公室物資管理員定期對(duì)辦公耗材類物資的使用、損耗情況進(jìn)行巡查，準(zhǔn)確預(yù)估月使用量，對(duì)即將超出當(dāng)月使用預(yù)算的耗材進(jìn)行告警和及時(shí)發(fā)放補(bǔ)額，保證辦公耗材的損耗在預(yù)算控制范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)節(jié)約盈余。 辦公室物資維護(hù)和報(bào)廢制度辦公室物資管理員將對(duì)所有辦公物資進(jìn)行分類編號(hào)和標(biāo)識(shí)，對(duì)公司員工進(jìn)行辦公物資的使用、維護(hù)培訓(xùn)，根據(jù)辦公物資領(lǐng)用和使用情況將辦公物資維護(hù)責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，對(duì)于公共使用的辦公物資管理，辦公室物資管理員將承擔(dān)保管、維護(hù)的主要責(zé)任。公司設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行定期檢查考評(píng)，維護(hù)的主要標(biāo)準(zhǔn)除辦公物資能夠正

21、常投入運(yùn)營(yíng)使用外，還應(yīng)將是否保持辦公物資的高效便捷納入考評(píng)范圍。員工對(duì)辦公室物資的使用應(yīng)倡導(dǎo)“小心愛(ài)護(hù)、修舊利廢、節(jié)約環(huán)?！?，無(wú)論是辦公設(shè)備、辦公耗材還是常規(guī)消耗品，都應(yīng)盡可能延長(zhǎng)或循環(huán)使用壽命、達(dá)到物盡其用。公司設(shè)立合理的辦公物資維修、報(bào)廢各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，在衡量維修費(fèi)用小于新購(gòu)成本時(shí)應(yīng)堅(jiān)持維修使其能夠重新投入使用，當(dāng)維修費(fèi)用接近新購(gòu)成本或維修時(shí)間、空間嚴(yán)重影響辦公運(yùn)營(yíng)時(shí)應(yīng)盡快將該項(xiàng)物資報(bào)廢處理，并重新購(gòu)買填補(bǔ)。3.3 辦公物資管理權(quán)限與責(zé)任辦公司物資管理權(quán)限分別指：辦公物資審批權(quán)限，辦公物資使用權(quán)限，辦公物資采購(gòu)權(quán)限，辦公物資配發(fā)權(quán)限、辦公物資維護(hù)權(quán)限。辦公物資管理責(zé)任為辦公物資庫(kù)存維護(hù)責(zé)任，辦公

22、物資使用維護(hù)責(zé)任，辦公物資采購(gòu)責(zé)任，辦公物資投入審批責(zé)任。公司將明確辦公室物資管理的各項(xiàng)權(quán)限和責(zé)任，建立配套的管理流程和各項(xiàng)管理細(xì)節(jié)措施，各項(xiàng)辦公物資購(gòu)買、投入、使用及維護(hù)將嚴(yán)格執(zhí)行辦公物資管理制度守則。4. 文檔管理公司文檔管理作為辦公室管理中的重要環(huán)節(jié)，將按文檔載體和文檔類型進(jìn)行詳細(xì)分類并制定相對(duì)應(yīng)的管理方法。考慮到文檔種類涉及銷售、財(cái)務(wù)、行政等多個(gè)部門，公司將從文檔的產(chǎn)生、使用對(duì)象來(lái)劃分文檔管理歸屬的部門權(quán)限，文檔管理制度的設(shè)定將充分參考各部門的實(shí)際文檔運(yùn)用管理情況，其工作涉及分類、標(biāo)識(shí)、存檔、更新、流通及調(diào)閱，五個(gè)步驟。4.1 公司紙質(zhì)文檔管理要求公司目前紙質(zhì)文檔主要涵蓋：標(biāo)書(shū)、報(bào)價(jià)、

23、公司資質(zhì)文件、合同、公司宣傳彩頁(yè)、傳真、通知及其他內(nèi)部管理文件。在鼓勵(lì)無(wú)紙化辦公的前提下，公司各部門紙質(zhì)文檔管理應(yīng)實(shí)現(xiàn)以下要求：1） 分類：公司各部門應(yīng)對(duì)紙質(zhì)文檔進(jìn)行有效、無(wú)效性辨別。對(duì)有效性文件應(yīng)細(xì)致，無(wú)效性紙質(zhì)文檔應(yīng)作廢并納入廢紙循環(huán)利用或銷毀范疇。2） 標(biāo)識(shí)：各部門應(yīng)對(duì)所負(fù)責(zé)的紙質(zhì)文檔按類別歸類，同時(shí)進(jìn)行名稱標(biāo)識(shí)、時(shí)間年份標(biāo)識(shí)、重要性標(biāo)識(shí)和時(shí)效性標(biāo)識(shí)，關(guān)鍵性文件應(yīng)標(biāo)識(shí)具體的負(fù)責(zé)人名字，標(biāo)識(shí)應(yīng)簡(jiǎn)練清晰。3） 存檔：辦公室管理人員應(yīng)為各部門提供專門的文檔存放柜（或柜區(qū)），除機(jī)密性文件外，各部門紙質(zhì)文檔應(yīng)統(tǒng)一存放在各自的文檔存放柜（或柜區(qū)）中，不能存放在個(gè)人處。紙質(zhì)文檔在存檔中應(yīng)按類別及年份順

24、序歸放，標(biāo)識(shí)一致對(duì)外方便調(diào)閱管理。過(guò)期失效且無(wú)意義文檔應(yīng)盡快清出存檔區(qū)。各部門文檔存放柜（或柜區(qū)）的保管和維護(hù)由各部門指派專員負(fù)責(zé)，辦公室管理人員提供必要的管理協(xié)助。4） 更新：紙質(zhì)文檔的更新管理遵循分類、標(biāo)識(shí)、存檔規(guī)范，在進(jìn)行文檔新舊替換時(shí)，如舊文檔已完全失效，應(yīng)盡快清出存檔區(qū)。文檔管理專員應(yīng)定期主動(dòng)對(duì)文檔進(jìn)行更新維護(hù)。5） 流通及調(diào)閱：原則上除機(jī)密性文檔外，部門內(nèi)人員有權(quán)因工作隨時(shí)調(diào)閱文案存檔。除公司管理領(lǐng)導(dǎo)外，任何跨部門的文檔流通及調(diào)閱應(yīng)事先得到相應(yīng)部門主管的同意。4.2 公司電子文檔管理要求公司對(duì)電子文檔的管理分為集中管理和個(gè)人管理，在辦公室管理規(guī)劃中，僅針對(duì)電子文檔集中管理做要求，電

25、子文檔個(gè)人管理請(qǐng)參考各部門職能管理規(guī)范守則（如財(cái)務(wù)制度管理守則，銷售人員管理守則等）。未來(lái)公司將考慮建立管理更為細(xì)致的電子文檔管理系統(tǒng)以適應(yīng)公司運(yùn)營(yíng)發(fā)展需要。 公司將設(shè)立網(wǎng)絡(luò)公共盤以方便對(duì)電子文檔的存放和管理，具體參考以下辦法執(zhí)行：1） 分類和標(biāo)識(shí)：各部門在網(wǎng)絡(luò)公共盤建立各自的文件夾，并設(shè)立名稱。各部門須對(duì)電子文檔進(jìn)行有效性和無(wú)效性辨別，只有有效性文檔才能導(dǎo)入網(wǎng)絡(luò)公共盤存放。各部門應(yīng)對(duì)導(dǎo)入網(wǎng)絡(luò)公共盤的電子文檔細(xì)致分類，在部門文件夾下按類別建立子文件夾并將相對(duì)應(yīng)類別的電子文檔導(dǎo)入，電子文檔分類方法可由各部門根據(jù)自身運(yùn)營(yíng)情況來(lái)設(shè)立，分類原則是一目了然，易于查閱。導(dǎo)入的電子文檔應(yīng)明確信息標(biāo)識(shí)，方便查

26、閱。2） 存檔和更新：電子文檔存放的網(wǎng)絡(luò)公共盤設(shè)立在運(yùn)行良好、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)暢通、常時(shí)間開(kāi)放的計(jì)算機(jī)主機(jī)上，該主機(jī)不設(shè)置密碼以便隨時(shí)支持電子文檔管理。除公司管理領(lǐng)導(dǎo)外，各部門只對(duì)自己所負(fù)責(zé)的電子文檔存放文件夾有添加、刪除、修改的權(quán)限，為防止公司電子文檔外流，網(wǎng)絡(luò)公共盤存放的主機(jī)應(yīng)安裝防護(hù)軟件或斷絕物理網(wǎng)絡(luò)作為專用主機(jī)使用。各部門內(nèi)部的關(guān)鍵性類別文件夾應(yīng)設(shè)立密碼，并且該密碼只由該部門人員管理，密碼軟件由公司統(tǒng)一安裝。各部門的所有人員都有責(zé)任對(duì)各自的電子文檔進(jìn)行定期檢查、維護(hù)和更新，電子文檔務(wù)必保持準(zhǔn)確性和時(shí)效性。3） 流通及調(diào)閱：除公司資質(zhì)文件、市場(chǎng)彩頁(yè)、廠家資料、電子流程單據(jù)、行政通知、內(nèi)部制度、等

27、公共性文檔支持公共查閱，公司不支持跨部門查閱電子文檔資料，如行政人員無(wú)權(quán)限查閱銷售人員投標(biāo)報(bào)價(jià)文件，銷售人員無(wú)權(quán)限查閱財(cái)務(wù)人員的賬務(wù)文件。除公司管理領(lǐng)導(dǎo)外，部門之間的電子文檔調(diào)閱應(yīng)征得相應(yīng)部門主管的同意后，單獨(dú)調(diào)出所需電子文檔供使用人員查閱。各部門的關(guān)鍵性類別文件夾密碼需上報(bào)公司管理領(lǐng)導(dǎo)，以便公司高層查閱管理。5. 辦公經(jīng)費(fèi)的預(yù)算編制、調(diào)配及管控辦公經(jīng)費(fèi)專指公司為了正常運(yùn)營(yíng)而對(duì)辦公場(chǎng)所及辦公人員所需物資或事務(wù)的資源投入，其支出范圍涵蓋辦公場(chǎng)所物業(yè)費(fèi)、檢修費(fèi)、水電費(fèi)、郵電費(fèi)、印刷費(fèi)、其他資本性支出（如辦公設(shè)備/耗材購(gòu)置費(fèi)）和其他專項(xiàng)支出（如招聘費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)）等，不包括因銷售事項(xiàng)支出費(fèi)用（如

28、差旅、招待）和財(cái)務(wù)事項(xiàng)支出費(fèi)用（如勞務(wù)費(fèi)、稅金）。辦公經(jīng)費(fèi)管理制度將根據(jù)辦公室管理總則中的辦公室環(huán)境管理規(guī)范守則、辦公室物資管理規(guī)范守則、培訓(xùn)/會(huì)議管理規(guī)范守則、日常事務(wù)管理規(guī)范守則等公司制度標(biāo)準(zhǔn)來(lái)設(shè)立。5.1 辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算的編制辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算將根據(jù)實(shí)際工作需要和精打細(xì)算的原則進(jìn)行編制，追求準(zhǔn)確性、真實(shí)性和合理性。辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制工作涉及到公司各部門管理的各個(gè)方面，集預(yù)測(cè)與決策為一體，編制方法參考如下：1） 前期收集匯總：辦公經(jīng)費(fèi)管理人員將對(duì)公司上一年度各部門的辦公經(jīng)費(fèi)開(kāi)銷進(jìn)行收集匯總，并對(duì)開(kāi)銷進(jìn)行細(xì)致分析，區(qū)分常規(guī)性日常辦公開(kāi)銷和專項(xiàng)性辦公開(kāi)銷。對(duì)上一年度的超額性開(kāi)銷或低于常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的辦公開(kāi)銷要

29、了解原因，避免走入分析誤區(qū)。2） 分析和總體預(yù)估：辦公經(jīng)費(fèi)管理人員須結(jié)合公司的運(yùn)營(yíng)情況、人員變動(dòng)等背景對(duì)上一年度的辦公開(kāi)銷進(jìn)行細(xì)致分析，并根據(jù)公司的下一年度戰(zhàn)略發(fā)展進(jìn)行辦公經(jīng)費(fèi)總體預(yù)估，預(yù)估的原則應(yīng)是根據(jù)公司未來(lái)一年的發(fā)展做稍微的合理性超前，以避免不能匹配公司未來(lái)辦公運(yùn)營(yíng)的需要。3） 各部門上報(bào)需求：辦公經(jīng)費(fèi)管理人員制作辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算表格供各部門填寫(xiě)，各部門對(duì)目前各自的運(yùn)營(yíng)情況進(jìn)行精準(zhǔn)判斷，根據(jù)實(shí)際的需求預(yù)估及填寫(xiě)，如銷售人員應(yīng)對(duì)未來(lái)一年中平均每個(gè)月的項(xiàng)目有基礎(chǔ)判斷，每個(gè)項(xiàng)目平均需要多少份投標(biāo)文件，平均每份投標(biāo)文件需要多少頁(yè)紙，以此來(lái)判斷未來(lái)一年在消耗紙張方面的開(kāi)銷。特殊的專項(xiàng)辦公經(jīng)費(fèi)開(kāi)銷應(yīng)提前

30、明確出來(lái)，不劃作常規(guī)性日常辦公開(kāi)銷預(yù)算。4） 匯總討論：辦公經(jīng)費(fèi)管理人員對(duì)各部門所報(bào)上來(lái)的辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算進(jìn)行匯總，并分別與各部門主管進(jìn)行討論及確定最終預(yù)算額度。所確定的最終辦公經(jīng)費(fèi)總預(yù)算不應(yīng)超過(guò)原辦公經(jīng)費(fèi)管理員根據(jù)上一年度辦公經(jīng)費(fèi)開(kāi)銷和未來(lái)公司運(yùn)營(yíng)規(guī)劃作出的總體預(yù)算預(yù)估。如有超過(guò)應(yīng)要求各部門重新審核提交。另外，辦公經(jīng)費(fèi)管理人員應(yīng)對(duì)公司整體辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算進(jìn)行保密，各部門只有權(quán)限知道對(duì)應(yīng)本部門的辦公經(jīng)費(fèi)開(kāi)銷預(yù)算。5） 編制及上報(bào)：辦公經(jīng)費(fèi)管理人員根據(jù)各部門最終確定的預(yù)算額度，以月為時(shí)間長(zhǎng)度單位按部門、需求類別來(lái)編制辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算表，明確出下一年度每個(gè)月的各項(xiàng)辦公經(jīng)費(fèi)開(kāi)銷預(yù)算規(guī)劃。最終的辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算將提交

31、至公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，如審批通過(guò)，將把各部門的審批結(jié)果分別告知各部門主管；如審批未通過(guò)，辦公經(jīng)費(fèi)管理人員將就未審核通過(guò)的部分或部門經(jīng)費(fèi)預(yù)算開(kāi)銷與對(duì)應(yīng)的部門主管進(jìn)行再次討論和編制，直至辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制成功并審核通過(guò)為止。6） 編制時(shí)間和修正：辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算每年度編制一次。辦公經(jīng)費(fèi)管理人員將每月定期跟蹤實(shí)際開(kāi)銷與預(yù)算開(kāi)銷的匹配性，在每半年進(jìn)行一次修正，修正過(guò)程將再次與各部門主管進(jìn)行細(xì)致討論，確保修正過(guò)的預(yù)算更加貼合實(shí)際需求，并對(duì)實(shí)際辦公經(jīng)費(fèi)開(kāi)銷形成規(guī)范和約束。5.2 辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算的調(diào)配及管控手段 遵循厲行節(jié)約的原則辦公經(jīng)費(fèi)支出須厲行節(jié)約，所有的辦公經(jīng)費(fèi)支出前提是在預(yù)算范圍內(nèi)，公司原則上不對(duì)預(yù)算范圍外的

32、辦公經(jīng)費(fèi)支持進(jìn)行審批，如有臨時(shí)性預(yù)算外開(kāi)支需做必要性說(shuō)明并得到公司主管領(lǐng)導(dǎo)的審批。 量入為出，合理開(kāi)支所有員工的辦公經(jīng)費(fèi)支出須遵守公司辦公室物資管理規(guī)范守則和公司日常事務(wù)管理規(guī)范守則等公司制度。正常情況下沒(méi)有預(yù)算就不能申請(qǐng)，沒(méi)有審批就不能支出，支出就按制度標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行。員工應(yīng)不鋪張浪費(fèi)，自覺(jué)提升工作效率，節(jié)約每一分公司資源。對(duì)于類似于培訓(xùn)費(fèi)、會(huì)議費(fèi)或大型設(shè)備購(gòu)置等專項(xiàng)性辦公經(jīng)費(fèi)支出，在每次支出之前辦公經(jīng)費(fèi)管理員及采購(gòu)管理人員應(yīng)對(duì)支出專項(xiàng)的明細(xì)進(jìn)行細(xì)致了解和對(duì)比，并作詳細(xì)記錄。因?qū)ｍ?xiàng)性辦公經(jīng)費(fèi)支出的可控性不如常規(guī)性辦公經(jīng)費(fèi)支出，所以在不降低質(zhì)量和效率的前提下，盡可能刪減專項(xiàng)性辦公經(jīng)費(fèi)支出項(xiàng)。 跟蹤

33、預(yù)警，定期考評(píng)辦公經(jīng)費(fèi)管理員將以月為時(shí)間單位對(duì)經(jīng)費(fèi)開(kāi)支進(jìn)行定期跟蹤，對(duì)即將超出經(jīng)費(fèi)預(yù)算的類別科目或部門進(jìn)行預(yù)警。同時(shí)設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)，按季度進(jìn)行辦公經(jīng)費(fèi)開(kāi)支考評(píng)，公司鼓勵(lì)員工節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)開(kāi)支，倡導(dǎo)員工之間相互傳遞節(jié)約經(jīng)驗(yàn)，并將按節(jié)約下來(lái)的辦公經(jīng)費(fèi)一定的比例作為對(duì)節(jié)約行為的獎(jiǎng)勵(lì)。 關(guān)于部門之間的辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算調(diào)撥公司辦公經(jīng)費(fèi)管理制度不支持部門之間的辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算調(diào)撥、轉(zhuǎn)贈(zèng)等行為，各部門的辦公經(jīng)費(fèi)開(kāi)支須嚴(yán)格按各自的預(yù)算執(zhí)行。6. 人事協(xié)調(diào)及管理公司人力資源管理由人力資源規(guī)劃、人力資源招聘與配置、績(jī)效管理、薪酬管理、員工流動(dòng)管理、員工培訓(xùn)管理、勞動(dòng)關(guān)系管理工作構(gòu)成。在公司未正式設(shè)立人事部門之前，除績(jī)效管理、薪酬

34、管理工作外，公司人力資源的管理工作將放入辦公室管理工作責(zé)任范圍內(nèi)。6.1 人力資源規(guī)劃人事管理部門深入了解公司的發(fā)展方向，有遠(yuǎn)見(jiàn)地預(yù)先制訂詳細(xì)而系統(tǒng)的人力資源計(jì)劃，明確公司的組織機(jī)構(gòu)，同時(shí)爭(zhēng)取得到公司管理高層的支持，以此保證公司在不同發(fā)展時(shí)期，隨著組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整，人員也相應(yīng)調(diào)整，不同崗位上始終都有最合適的人員。人力資源規(guī)劃須以公司總體戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)為制定依據(jù)，將包含以下四個(gè)部分：1） 招聘計(jì)劃：人事管理部門須對(duì)公司未來(lái)的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)深入了解，并向各部門了解各類人力需求和人員流動(dòng)變化，根據(jù)針對(duì)公司發(fā)展規(guī)劃計(jì)算本年度所需人才，并計(jì)劃考察出可有內(nèi)部晉升調(diào)配的人才，確定各年度必須向外招聘的人才數(shù)量，確定

35、招聘方式，尋找招聘來(lái)源。同時(shí)應(yīng)將對(duì)所聘人才如何安排工作職位，并防止人才流失列入計(jì)劃范圍。2） 培訓(xùn)計(jì)劃：公司對(duì)員工進(jìn)行定期的培訓(xùn)，人事管理部門將按照公司的業(yè)務(wù)需要和公司的戰(zhàn)略目標(biāo)，根據(jù)公司各部門人員現(xiàn)狀、崗位素質(zhì)要求、實(shí)際工作和未來(lái)工作需要，以及公司的培訓(xùn)能力，合理地建立專業(yè)人員培訓(xùn)計(jì)劃、部門培訓(xùn)計(jì)劃、送選進(jìn)修計(jì)劃。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)包括：培訓(xùn)申請(qǐng)部門、培訓(xùn)時(shí)間和地點(diǎn)、培訓(xùn)內(nèi)容和型式、培訓(xùn)教師及教材、費(fèi)用預(yù)算、受訓(xùn)人員等幾項(xiàng)內(nèi)容。3） 考核計(jì)劃：因?yàn)楣靖鞑块T分工的不同，對(duì)于人員的考核方法也不同，在提高、公平、發(fā)展的原則下，公司將對(duì)根據(jù)員工對(duì)于公司所作出的貢獻(xiàn)作為考核的依據(jù)。根據(jù)公司目前實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況，

36、此處計(jì)劃職能不列入辦公室管理工作范圍內(nèi)。 4） 發(fā)展計(jì)劃：公司各部門應(yīng)主動(dòng)配合人事管理部門，根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)提出各自的人力發(fā)展規(guī)劃，包括外部招聘和內(nèi)部提升。人事管理部門應(yīng)協(xié)助公司管理高層在結(jié)合公司發(fā)展目標(biāo)前提下，設(shè)計(jì)核心骨干員工職業(yè)生涯規(guī)劃和職業(yè)發(fā)展通道，以達(dá)到提高職業(yè)忠誠(chéng)度和工作積極性的作用。6.2 人力資源招聘與配置人力資源招聘與配置以人力資源規(guī)劃為指導(dǎo)方案，堅(jiān)持效率優(yōu)先、確保質(zhì)量的原則。人事管理部門在人力資源招聘與配置中承擔(dān)以下職責(zé)：1） 根據(jù)人力資源規(guī)劃擬定人力招聘標(biāo)準(zhǔn)，招聘標(biāo)準(zhǔn)將與各部門結(jié)合實(shí)際需求擬定，各部門將提供科學(xué)明確的崗位說(shuō)明書(shū)作為參考。2） 了解人力資源市場(chǎng)，對(duì)崗位進(jìn)行

37、分析，對(duì)計(jì)劃招聘的同行業(yè)人力資源崗位在市場(chǎng)上的薪水細(xì)致了解，并上報(bào)至公司管理領(lǐng)導(dǎo)供制定崗位薪酬提供參考。3） 負(fù)責(zé)招聘渠道的擴(kuò)展和管理，盡量拓展招聘渠道，整合資源，為公司降低招聘成本。4） 負(fù)責(zé)甄選、面試符合公司崗位需求的潛在職位人選，根據(jù)崗位的種類不同和需求程度設(shè)計(jì)規(guī)范的面試結(jié)構(gòu)。同時(shí)在甄選的過(guò)程中，要善于發(fā)現(xiàn)有發(fā)展?jié)摿Φ娜诉x，建立人才儲(chǔ)備庫(kù)。5） 協(xié)助公司管理高層為員工構(gòu)建職業(yè)生涯規(guī)劃體系，根據(jù)每個(gè)員工的特長(zhǎng)，建立符合員工自身特長(zhǎng)的職業(yè)規(guī)劃，使每個(gè)員工的職業(yè)生涯目標(biāo)與組織發(fā)展目標(biāo)一致，讓新員工迅速地成長(zhǎng)并安定下來(lái)。6） 崗位的招聘應(yīng)具有時(shí)效性，如長(zhǎng)時(shí)間未能招聘到合適人選，應(yīng)盡快改善招聘方式

38、、渠道或標(biāo)準(zhǔn)，關(guān)鍵急需崗位可考慮從內(nèi)部挑選合適人才進(jìn)行培養(yǎng)。6.3 員工流動(dòng)管理員工流動(dòng)管理是指從社會(huì)資本的角度出發(fā)，對(duì)人力資源的注入、內(nèi)部流動(dòng)和流出進(jìn)行計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)和控制的過(guò)程。員工流動(dòng)管理的目的是確保組織人力資源的可獲得性，滿足組織現(xiàn)在和未來(lái)的人力需要和員工的職業(yè)生涯需要。員工流動(dòng)可以分為流入、內(nèi)部流動(dòng)和流出三種形式。 員工流入員工流入即指新進(jìn)員工進(jìn)入需求崗位，人事管理部門應(yīng)為新進(jìn)員工提供熟悉工作崗位環(huán)境、培訓(xùn)指導(dǎo)等協(xié)助，并為其辦理相關(guān)入職手續(xù)。 內(nèi)部流動(dòng)內(nèi)部流動(dòng)指公司內(nèi)部人員的職務(wù)晉升或調(diào)動(dòng)。當(dāng)公司內(nèi)部有更高崗位可提供給公司內(nèi)部人員時(shí)，人事管理部門將協(xié)助主管部門進(jìn)行內(nèi)部人員甄選，并協(xié)

39、助辦理相關(guān)手續(xù)，同時(shí)盡快通過(guò)調(diào)動(dòng)或招聘填補(bǔ)原崗位的空缺。當(dāng)公司需要進(jìn)行內(nèi)部人員崗位調(diào)動(dòng)，人事管理部門應(yīng)向調(diào)動(dòng)員工說(shuō)明原因，幫助其盡快在新崗位安定，并協(xié)助其對(duì)職業(yè)生涯規(guī)劃做修正。 員工流出員工流出分為非自愿性流出（如解聘或公司精簡(jiǎn)人員等）和自愿性流出（如主動(dòng)辭職）兩種。非自愿流出是公司為了更好地發(fā)展而進(jìn)行的崗位人員調(diào)整或組織機(jī)構(gòu)調(diào)整導(dǎo)致的解聘員工行為，當(dāng)非自愿員工流出發(fā)生時(shí)，人事管理部門應(yīng)主動(dòng)向解聘員工說(shuō)明原因爭(zhēng)取其的理解，避免引發(fā)勞動(dòng)關(guān)系糾紛等一切不良后果出現(xiàn)，協(xié)助辦理相關(guān)離職手續(xù)。員工自愿性流出將是企業(yè)的損失，其行為將會(huì)對(duì)公司的正常運(yùn)營(yíng)產(chǎn)生影響，當(dāng)發(fā)生員工主動(dòng)離職時(shí)，人事管理部門及相應(yīng)主管部

40、門應(yīng)主動(dòng)向員工了解原因，協(xié)商是否存在改進(jìn)的可能性，在挽留員工的同時(shí)避免該員工的個(gè)人離職引發(fā)群體性離職。在員工離職后，人事管理部門應(yīng)及時(shí)向在職員工發(fā)出該員工離職的通告，通告中應(yīng)回避該員工的離職原因，避免離職員工對(duì)在職員工的影響。員工的自然流出如退休、傷殘、死亡，人事管理部門應(yīng)按相關(guān)法規(guī)協(xié)助員工或員工家屬辦理相關(guān)手續(xù)。人事管理部門有權(quán)對(duì)所有類型的員工流出核實(shí)其在職時(shí)使用的辦公物資，有權(quán)要求其在崗位工作交接完成并得到確認(rèn)后才允以離職。在員工自愿性流出發(fā)生后，人事管理部門應(yīng)盡快對(duì)空缺崗位進(jìn)行招聘補(bǔ)充。6.4 員工培訓(xùn)管理人事管理部門負(fù)責(zé)全公司共同性培訓(xùn)課的舉辦和崗前培訓(xùn)、體系培訓(xùn)；公司長(zhǎng)期及年度培訓(xùn)計(jì)

41、劃的制定、審議、匯總、呈報(bào)；培訓(xùn)計(jì)劃實(shí)施情況的督導(dǎo)、跟蹤、培訓(xùn)費(fèi)用總預(yù)算的編制及培訓(xùn)費(fèi)用的使用控制；外聘講師的審核和選擇，外培人員的審核與辦理；評(píng)估培訓(xùn)效果，收集培訓(xùn)建議和意見(jiàn)，調(diào)整培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)形式；負(fù)責(zé)培訓(xùn)相關(guān)資料的歸檔以及公司相關(guān)制度和工作流程的培訓(xùn)等。6.5 勞動(dòng)關(guān)系管理人事管理部門有義務(wù)深入了解國(guó)家勞動(dòng)保障法、當(dāng)?shù)厝肆Y源聘用規(guī)定等相關(guān)法則，向企業(yè)員工明確其義務(wù)、責(zé)任、和權(quán)利及福利保障。人事管理部門應(yīng)對(duì)勞動(dòng)合同簽署、工資發(fā)放、辦理員工保險(xiǎn)及福利、勞資糾紛協(xié)調(diào)等勞動(dòng)關(guān)系常規(guī)事項(xiàng)業(yè)務(wù)熟悉，主動(dòng)按照國(guó)家的相關(guān)規(guī)定為員工辦理各項(xiàng)社會(huì)勞動(dòng)保險(xiǎn)等。7. 培訓(xùn)/會(huì)議組織7.1 公司員工培訓(xùn)管理辦公

42、室管理部門將按照公司員工培訓(xùn)計(jì)劃擬定詳細(xì)的培訓(xùn)政策、培訓(xùn)內(nèi)容方案、編制培訓(xùn)預(yù)算、選擇培訓(xùn)對(duì)象、組織培訓(xùn)工作、完成培訓(xùn)評(píng)估分析、提出培訓(xùn)建議、管理培訓(xùn)設(shè)施。1） 職前培訓(xùn)與在職培訓(xùn)：按照培訓(xùn)內(nèi)容的不同，培訓(xùn)工作將分為職前培訓(xùn)和在職培訓(xùn)。公司的職前培訓(xùn)將對(duì)新員工進(jìn)行企業(yè)概況、行業(yè)現(xiàn)狀、公司組織結(jié)構(gòu)、薪資福利政策及考核政策、工作職責(zé)、員工守則等內(nèi)容的培訓(xùn)。辦公室管理部門根據(jù)崗位的類別，新進(jìn)員工的批次人數(shù)，在公司內(nèi)組織有計(jì)劃的職前培訓(xùn)，幫助新員工盡快完成對(duì)公司崗位的適應(yīng)。在職培訓(xùn)包括職業(yè)技能培訓(xùn)、管理能力培訓(xùn)、專題研討、經(jīng)驗(yàn)發(fā)展戰(zhàn)略等培訓(xùn)。公司在實(shí)施在職培訓(xùn)工作之前，辦公室管理部門需向各部門詳細(xì)了解所

43、需的培訓(xùn)內(nèi)容、方式和標(biāo)準(zhǔn)，并挑選需要培訓(xùn)的對(duì)象和適合的培訓(xùn)講師，以此制定培訓(xùn)計(jì)劃。在確定合理的培訓(xùn)時(shí)間及培訓(xùn)場(chǎng)地之后，在職培訓(xùn)實(shí)施過(guò)程中辦公室管理部門應(yīng)進(jìn)行督導(dǎo)和考評(píng)。2） 培訓(xùn)方法：公司根據(jù)需要不定期的舉辦培訓(xùn)班、講座、召開(kāi)研討會(huì)和以每星期例會(huì)等形式舉辦培訓(xùn)，授課講師由公司領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員、或管理人員擔(dān)任。對(duì)于公司內(nèi)無(wú)能力培訓(xùn)的特殊工種和中、高級(jí)管理人員，因工作發(fā)展需要，可由各部門推薦，辦公室管理部門審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由辦公室管理部門在培訓(xùn)市場(chǎng)上尋找合適的外培機(jī)構(gòu)進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)方法的確定須嚴(yán)格按培訓(xùn)計(jì)劃中的規(guī)定范圍和經(jīng)費(fèi)范圍執(zhí)行。3） 培訓(xùn)對(duì)象：培訓(xùn)對(duì)象具體劃分為：公司管理人員、專業(yè)

44、技術(shù)人員、操作人員、特崗人員、培訓(xùn)對(duì)象的確定由各部門以崗位發(fā)展需要和提升員工工作能力的出發(fā)點(diǎn)挑選合適的人選提交至辦公室管理部門。4） 培訓(xùn)實(shí)施：辦公室管理部門應(yīng)在各培訓(xùn)項(xiàng)目實(shí)施前一周制定出詳細(xì)的實(shí)施方案，按培訓(xùn)計(jì)劃如期組織培訓(xùn)，安排培訓(xùn)場(chǎng)地、發(fā)放培訓(xùn)教材、借調(diào)教具、通知講師及受訓(xùn)單位和人員等；舉辦培訓(xùn)時(shí)，應(yīng)盡量以不影響工作為原則。受訓(xùn)員工參加培訓(xùn)時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)出席并簽到培訓(xùn)簽到記錄表，對(duì)無(wú)按時(shí)參加培訓(xùn)人員，按公司考勤制度執(zhí)行，辦公室管理部門派人負(fù)責(zé)實(shí)施跟蹤督察并填寫(xiě)培訓(xùn)記錄表。參加外部培訓(xùn)的員工返回后，應(yīng)及時(shí)將受訓(xùn)的書(shū)籍教材及資格證件等有關(guān)資料送辦公室管理部門歸檔保管并由辦公室管理部將其受訓(xùn)成績(jī)登

45、記在員工培訓(xùn)記錄表。參加外部培訓(xùn)的員工應(yīng)將受訓(xùn)所習(xí)知識(shí)整理成冊(cè)，列為講習(xí)教材，并舉辦講習(xí)會(huì)，擔(dān)任講師傳授有關(guān)人員。5） 培訓(xùn)考核與分析建議：辦公室管理部門負(fù)責(zé)檢查、監(jiān)督培訓(xùn)計(jì)劃的執(zhí)行情況，使培訓(xùn)過(guò)程處于受控狀態(tài)，并做好記錄，上報(bào)總經(jīng)理，對(duì)未完成培訓(xùn)計(jì)劃的部門給予必要的處罰。各培訓(xùn)項(xiàng)目完成后，其部門主管應(yīng)對(duì)受訓(xùn)者進(jìn)行反饋調(diào)查，并通過(guò)各種形式的考核、測(cè)驗(yàn)，考查受訓(xùn)者在實(shí)際工作中所掌握的新知識(shí)、技能及工作態(tài)度的變化狀況，評(píng)估其培訓(xùn)的有效性，并記錄檔案。受訓(xùn)各部門收集整理的員工的各類培訓(xùn)反饋資料應(yīng)及時(shí)報(bào)辦公室管理部，后者會(huì)同其部門主管將通過(guò)一系列的觀察測(cè)試手段考查受訓(xùn)者在實(shí)際工作中對(duì)培訓(xùn)知識(shí)和技巧的應(yīng)

46、用以及其業(yè)績(jī)行為的改善情況，綜合、統(tǒng)計(jì)、分析培訓(xùn)為公司業(yè)務(wù)成長(zhǎng)帶來(lái)的影響和回報(bào)的大小，以評(píng)估培訓(xùn)結(jié)果，調(diào)整培訓(xùn)策略和培訓(xùn)目標(biāo)。辦公室管理部門將定期對(duì)培訓(xùn)工作進(jìn)行檢查指導(dǎo)和考核考評(píng)，及時(shí)調(diào)整培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)方法，深入進(jìn)行培訓(xùn)需求的調(diào)查和分析，為調(diào)整下一年度培訓(xùn)策略提供依據(jù)。6） 培訓(xùn)設(shè)施管理： 辦公室管理部門負(fù)責(zé)管理培訓(xùn)所需設(shè)施，其管理辦法可參照辦公室物資管理制度。7.2 公司會(huì)議組織管理本會(huì)議組織管理指規(guī)范公司為運(yùn)營(yíng)和各項(xiàng)管理工作而召開(kāi)的各種行政會(huì)議的計(jì)劃、審核、批準(zhǔn)、組織、召開(kāi)、紀(jì)要和落實(shí)等方法和步驟，其設(shè)立目的是提高公司總體決策管理能力和辦事效率，更好地協(xié)調(diào)工作，研究落實(shí)重大事項(xiàng)的對(duì)策措施和

47、尋求解決有關(guān)問(wèn)題的方法，預(yù)防和糾正工作中存在的問(wèn)題，保證公司的各項(xiàng)工作規(guī)范、高效、有序。1） 會(huì)議類別：分別包括公司管理會(huì)議、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)分析會(huì)議、部門日常管理慣例會(huì)議、專題會(huì)議和接待會(huì)議。其中專題會(huì)議涵蓋公司經(jīng)營(yíng)管理、安全管理、質(zhì)量管理、項(xiàng)目管理等。2） 會(huì)議的批準(zhǔn)：公司各部門臨時(shí)召開(kāi)的會(huì)議由各部門主管批準(zhǔn)及牽頭；公司大型會(huì)議需要提交至公司管理層審批，由辦公室管理部門統(tǒng)一安排。3） 會(huì)議的通知：一般部門內(nèi)會(huì)議提前一至半日口頭或郵件告知參會(huì)人員，公司大型會(huì)議需要提前3個(gè)工作日以上書(shū)面或郵件通知，通知的內(nèi)容應(yīng)體現(xiàn)會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參會(huì)人員、參會(huì)要求等。公司大型會(huì)議的通知在下發(fā)后，參會(huì)人員在收到通

48、知后應(yīng)給予郵件回復(fù)確認(rèn)已知悉并按時(shí)參加會(huì)議。4） 會(huì)議的召開(kāi)：會(huì)議主辦部門按計(jì)劃組織召開(kāi)會(huì)議，辦公室管理部門提供會(huì)務(wù)服務(wù)工作，包括會(huì)場(chǎng)的落實(shí)與安排，現(xiàn)場(chǎng)的布置與設(shè)施管理，會(huì)議服務(wù)人員和服務(wù)用品等。5） 會(huì)議資料整理：一般部門內(nèi)會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)擬寫(xiě)和下發(fā)，公司大型會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要須報(bào)公司管理層審批后下發(fā)，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按規(guī)定的格式制作，發(fā)放范圍為參加會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)的部門。6） 會(huì)議紀(jì)要存檔：所有會(huì)議紀(jì)要都必須存檔，公司大型/重要會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要由辦公室主管部門負(fù)責(zé)按時(shí)間分類進(jìn)行存檔，其他會(huì)議由會(huì)議組織部門自行按公司文檔管理辦法進(jìn)行存檔。7） 會(huì)場(chǎng)紀(jì)律管理：會(huì)議將要求本人參加，不允許遲到

49、或提前離場(chǎng)，會(huì)議期間禁止聊天或通電話等，會(huì)場(chǎng)將嚴(yán)格按照公司員工管理制度對(duì)參會(huì)員工進(jìn)行管理和考核。會(huì)議務(wù)求精簡(jiǎn)高效、嚴(yán)肅認(rèn)真、追求質(zhì)量，杜絕會(huì)而不議，議而不決的情況。8） 會(huì)議結(jié)果督辦：對(duì)會(huì)議決議和明確的內(nèi)容，責(zé)任部門和人員必須認(rèn)真履行，按會(huì)議要求的時(shí)間完成。公司大型/重要會(huì)議由辦公室管理部門對(duì)會(huì)議決定事項(xiàng)進(jìn)行分類整理，按照會(huì)議要求的時(shí)間對(duì)涉及的相關(guān)部門或事項(xiàng)進(jìn)行逐項(xiàng)督辦，并定期向公司高層匯報(bào)。8. 日常事務(wù)及日常接待辦公室日常事務(wù)管理將針對(duì)以下幾條事項(xiàng)進(jìn)行規(guī)范：8.1 員工著裝儀表規(guī)范公司員工日常著裝應(yīng)以端莊大方，整齊清潔為標(biāo)準(zhǔn)，儀容要以干凈、整潔、素雅為標(biāo)準(zhǔn)，公司在制定vi視覺(jué)識(shí)別體系后，員

50、工的著裝、儀表應(yīng)與公司vi視覺(jué)識(shí)別體系保持一致。員工行為舉止要文明、禮貌，接待客戶或接聽(tīng)電話時(shí)應(yīng)保持文明用語(yǔ)，掌握商務(wù)溝通技巧。8.2 員工工作行為規(guī)范1） 公司員工應(yīng)遵守國(guó)家的法律法規(guī)，遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制定。公司不為員工承擔(dān)因違反國(guó)家法律法規(guī)而引發(fā)的任何法律、刑事責(zé)任，并同時(shí)保留追究因員工違反國(guó)家法律法規(guī)給公司帶來(lái)?yè)p失或負(fù)面影響的權(quán)利。2） 各部門員工應(yīng)準(zhǔn)時(shí)上下班，不得遲到、早退、曠工，并按公司規(guī)定的考勤制度或流程申請(qǐng)病、事假及銷假，上班期間嚴(yán)格按崗位守則工作，禁止閑聊、看電影、玩游戲等與工作無(wú)關(guān)的行為發(fā)生。3） 員工就餐時(shí)間為中午12點(diǎn)至1點(diǎn)一個(gè)小時(shí)，除特殊原因外，超過(guò)就餐時(shí)間回崗位上班

51、將會(huì)按考勤制度執(zhí)行登記。4） 員工手機(jī)應(yīng)24小時(shí)保持開(kāi)通，如確實(shí)有特殊原因無(wú)法開(kāi)通應(yīng)事先告知辦公室或通告主管部門負(fù)責(zé)人。員工如因在假期導(dǎo)致工作郵件無(wú)法正常接收回復(fù)的，應(yīng)將郵箱設(shè)置自動(dòng)回復(fù)告知假期工作暫代人或緊急聯(lián)系方式，員工應(yīng)保持定期查收郵件。5） 員工出差一律書(shū)面報(bào)批，出差員工應(yīng)填寫(xiě)出差申請(qǐng)表由部門主管簽字批準(zhǔn)，因特殊情況出差來(lái)不及辦理手續(xù)的，應(yīng)事先電話告知部門主管事后補(bǔ)辦。6） 保守公司商業(yè)秘密，不準(zhǔn)對(duì)外泄露與技術(shù)、價(jià)格、資金、質(zhì)量及與經(jīng)營(yíng)管理相關(guān)的資料。7） 員工不得收受供應(yīng)商、廠商或經(jīng)銷商的禮品或宴請(qǐng)。8） 員工有權(quán)利、有義務(wù)維護(hù)公司利益，愛(ài)護(hù)公司財(cái)產(chǎn)，禁止使用公司資源為私服務(wù)，節(jié)約用

52、水用電和紙張，嚴(yán)格按辦公室規(guī)定使用辦公設(shè)備、儀器。8.3 辦公室考勤制度辦公室管理部門負(fù)責(zé)制定公司考勤制度，并安排考勤專員負(fù)責(zé)公司全體員工的考勤工作?？记趩T應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)、不虛報(bào)不亂報(bào)、不徇私情，記錄必須準(zhǔn)確真實(shí)，相關(guān)票據(jù)要和考勤表有照應(yīng)可追溯。考勤表將與每月1日由辦公室匯總提交至財(cái)務(wù)部報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)審查后作為當(dāng)月工資獎(jiǎng)金發(fā)放的依據(jù)。8.4 印章管理辦公室部門管理的印章包括除財(cái)務(wù)用印章以外的：公司印章、授權(quán)章、投標(biāo)專用章、法人章、合同章等。辦公室管理部門應(yīng)對(duì)印章嚴(yán)格管理，指派專人保管印章，印章要放置在安全、保險(xiǎn)的柜子，保存印章的柜子鑰匙不得隨意亂放，當(dāng)印章保管人外出時(shí)，印章保管責(zé)任經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后交接給指定

53、人，并進(jìn)行通告以便員工了解使用印章窗口的變更。員工使用印章必須得到部門領(lǐng)導(dǎo)的審批，使用公司印章、法人章應(yīng)得到公司領(lǐng)導(dǎo)的審批，并填寫(xiě)用印登記表，印章保管人在仔細(xì)審查用印手續(xù)后才能予以其使用印章。印章保管人應(yīng)對(duì)印章的使用過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，蓋印要符合規(guī)范、不準(zhǔn)在空白信紙、信封、紙張上蓋印，蓋錯(cuò)印的紙張應(yīng)及時(shí)銷毀。公司嚴(yán)禁帶印外出，如因投標(biāo)、簽合同、辦理公司業(yè)務(wù)等需帶印時(shí)，在得到公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由印章保管人或指定保管人帶上，并按規(guī)范使用。公司禁止員工私刻印章，如印章丟失，應(yīng)立即報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，到當(dāng)?shù)毓膊块T登記，并聲明作廢。其補(bǔ)刻印章按印章頒發(fā)授權(quán)和公司規(guī)定刻制，新印章應(yīng)與舊印章有明顯區(qū)別。8.5 發(fā)文管理

54、公司行政類文件的發(fā)布由辦公室管理部門負(fù)責(zé)，重要文件需得到公司領(lǐng)導(dǎo)的審批后，根據(jù)文件涉及承辦業(yè)務(wù)內(nèi)容和部門，通過(guò)電子郵件下發(fā)給相關(guān)部門處理，重要文件需復(fù)印并蓋章下發(fā)至對(duì)應(yīng)部門。所有發(fā)文都應(yīng)按文檔管理辦法進(jìn)行分類、編號(hào)、存檔管理。8.6 接待管理辦公室負(fù)責(zé)的接待管理工作指工作來(lái)往關(guān)系的單位或人員到訪公司進(jìn)行的接待、交流、宴請(qǐng)等事項(xiàng)，不包含因業(yè)務(wù)開(kāi)展而進(jìn)行的招待宴請(qǐng)。辦公室管理人員應(yīng)提前了解到訪公司需要接待的單位或人員、到訪目的、到訪以及接待時(shí)間，確認(rèn)接待的必要性、接待規(guī)格、交流的時(shí)間、出席人員、是否需要宴請(qǐng)及宴請(qǐng)規(guī)格，并告知相關(guān)部門或相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)。除會(huì)議或公司領(lǐng)導(dǎo)安排外，接待按工作往來(lái)關(guān)系，誰(shuí)主管

55、誰(shuí)陪同，誰(shuí)申請(qǐng)誰(shuí)陪同，需要跨部門協(xié)助時(shí)，由主管負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)。如需宴請(qǐng)來(lái)訪人員，需招待承辦部門提前填寫(xiě)招待申請(qǐng)表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可辦理，不得超標(biāo)準(zhǔn)或先斬后奏招待，接待用煙、水果、鮮花、禮品等由辦公室主管部門按公司物資采購(gòu)管理辦法進(jìn)行采購(gòu)。辦公室管理部門須界定來(lái)訪人員的接待性質(zhì)，了解所對(duì)應(yīng)的公司部門或人員，確定接待人員和陪同人員的出席必要性。如需公司高層出席接待活動(dòng)的，則應(yīng)提前2日告知公司相對(duì)應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)，了解其日程是否能夠安排，并于接待當(dāng)日提前半天提醒公司領(lǐng)導(dǎo)。如遇非正常到訪的來(lái)訪單位或人員，如糾紛或執(zhí)法等，辦公室管理部門應(yīng)邀請(qǐng)其到封閉的會(huì)議室溝通交流，視必要性確保公司相關(guān)人員的出面或回避，避免

56、影響公司的正常運(yùn)營(yíng)。9. 應(yīng)急事務(wù)及安全預(yù)防、管理應(yīng)急事務(wù)主要包括自然災(zāi)害、人為事故等。辦公室管理部門應(yīng)制定公司應(yīng)急事務(wù)管理措施和預(yù)案，對(duì)潛在的自然災(zāi)害和容易發(fā)生的人為事故提出應(yīng)對(duì)措施辦法，有效組織和處理公司發(fā)生的應(yīng)急事務(wù)，確保公司快速反應(yīng)和處理應(yīng)急事務(wù)的能力，維護(hù)公司員工的生命安全和財(cái)產(chǎn)安全，保障公司經(jīng)營(yíng)次序不受影響。1） 辦公室主管部門定期對(duì)公司工作流程和辦公環(huán)境中存在的潛在隱患進(jìn)行逐一排查。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)崗位，應(yīng)定制崗位安全操作守則，確保員工按規(guī)范工作。2） 辦公室主管部門將嚴(yán)格規(guī)范公司的水、電使用，杜絕接線雜亂或過(guò)度用水、用電的情況。辦公區(qū)內(nèi)嚴(yán)禁用火，禁煙。3） 向員工告知大樓應(yīng)急通道和消

57、防設(shè)施所在位置，定期參加小區(qū)、大樓物業(yè)的安全培訓(xùn)，并向員工傳達(dá)安全知識(shí)，提升員工自救、互救和應(yīng)對(duì)各種突發(fā)事故的綜合素質(zhì)。4） 辦公室主管部門應(yīng)主動(dòng)向員工傳達(dá)社會(huì)上正在流傳的疾病，提高員工的預(yù)防意識(shí)，如員工感染急性傳染病毒，應(yīng)將其隔離并讓其到醫(yī)院就醫(yī)。5） 主動(dòng)配合政府做災(zāi)害前預(yù)防宣傳、應(yīng)對(duì)措施和轉(zhuǎn)移措施。辦公室主管部門應(yīng)從各部門調(diào)人成立應(yīng)急小組，協(xié)同處理應(yīng)急事務(wù)。6） 當(dāng)應(yīng)急事務(wù)發(fā)生時(shí)，應(yīng)急小組應(yīng)以保障員工的生命財(cái)產(chǎn)安全作為處置突發(fā)事務(wù)的首要任務(wù)。不能處理的重大應(yīng)急事務(wù)，應(yīng)主動(dòng)報(bào)告相關(guān)安全機(jī)關(guān)，以便協(xié)助處理。7） 建立恢復(fù)體系，指導(dǎo)公司和員工在應(yīng)急事務(wù)結(jié)束后，盡快恢復(fù)正常的工作運(yùn)營(yíng)狀態(tài)。10. 公司制度體系制定、完善及執(zhí)行辦公室管理部門有義務(wù)和責(zé)任協(xié)助公司高層根據(jù)公司的發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)狀況制定和完善公司管理制度體系。公司制度體系涵蓋三個(gè)形式：管理手冊(cè)，它闡明方針和目標(biāo)，描述管理體系架構(gòu)和要素，是整個(gè)體系運(yùn)行的總綱；程序文件，是運(yùn)行方法的具體描述，是開(kāi)展各項(xiàng)管理工作的控制程序，是體系的主題，是管理手冊(cè)的量化和細(xì)化；作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，是各項(xiàng)具體工作管理活動(dòng)的