企業(yè)檔案管理存在的問題與解決措施

1、    企業(yè)檔案管理存在的問題與解決措施    摘 要：在大多數(shù)企業(yè)的管理和發(fā)展中，有一個(gè)關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，即檔案管理。企業(yè)檔案管理質(zhì)量直接影響企業(yè)未來的發(fā)展。因此，隨著現(xiàn)代化社會的迅速發(fā)展，我國企業(yè)發(fā)展的類型也是各種各樣的，在這樣的環(huán)境下，企業(yè)的檔案管理工作也就顯得越來越重要。任何企業(yè)的檔案管理都是一項(xiàng)技術(shù)性的工作，企業(yè)檔案也需要專業(yè)人員管理?；诖?，本文對我國企業(yè)檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了分析與探究，最后提出了相關(guān)的解決措施，旨在為我國企業(yè)提升檔案管理工作質(zhì)量與效率提供借鑒作用。關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;問題;解決措施doi：10.12249/j.issn

2、.1005-4669.2020.26.044隨著現(xiàn)代化社會的快速發(fā)展，與以前相比，現(xiàn)代社會的各個(gè)領(lǐng)域都在發(fā)生著巨大的變化，各個(gè)企業(yè)的管理工具也得到了顯著的擴(kuò)展，企業(yè)檔案方面，也增加了一些新的內(nèi)容。我國企業(yè)檔案管理中還存在不少問題，將會對企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展造成直接的影響。因此，只有找出這些問題，并且找到適當(dāng)?shù)慕鉀Q方案，企業(yè)才可以在這樣一個(gè)激烈的競爭環(huán)境中更好地發(fā)展和占據(jù)自己的地位。1 企業(yè)檔案管理的重要性任何一個(gè)企業(yè)在最開始運(yùn)營的時(shí)候，是非常有必要進(jìn)行檔案管理的。因?yàn)檫@時(shí)的檔案管理可以將企業(yè)的創(chuàng)辦時(shí)間、創(chuàng)辦時(shí)所花費(fèi)的基金以及各個(gè)股東的情況等都一一記錄在冊，這些都會對企業(yè)當(dāng)時(shí)的發(fā)展以及未來的發(fā)展規(guī)模

3、、方向造成直接的影響。這些企業(yè)發(fā)展過程中的檔案將直接記錄企業(yè)發(fā)展的每一個(gè)過程。這些檔案還涵蓋了可以幫助企業(yè)更好地了解當(dāng)前機(jī)遇和應(yīng)對未來挑戰(zhàn)的大量科技信息和企業(yè)發(fā)展的效益。檔案管理是企業(yè)發(fā)展過程中的基本內(nèi)容，會將企業(yè)的所有數(shù)據(jù)都記錄在冊。如果缺乏對企業(yè)檔案的適當(dāng)管理會導(dǎo)致檔案混亂甚至丟失，這會對企業(yè)產(chǎn)生負(fù)面影響，甚至?xí)柚蛊髽I(yè)繼續(xù)發(fā)展?？梢哉f，企業(yè)管理者要想讓自己的企業(yè)更好地適應(yīng)這個(gè)快速發(fā)展的社會，那就需要做好企業(yè)檔案管理方面的工作。2 企業(yè)檔案管理中存在的問題1）企業(yè)高層對檔案管理不夠重視。在一些企業(yè)的發(fā)展過程當(dāng)中，高層領(lǐng)導(dǎo)人員通常都會認(rèn)為企業(yè)的檔案管理只會是一些無關(guān)緊要的文字內(nèi)容，對企業(yè)的檔

4、案進(jìn)不進(jìn)行管理都是不重要的。但是，企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)人員卻沒有意識到正是這些所謂的“文字”內(nèi)容卻與市場經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展密切相關(guān)。企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)人員對檔案管理不夠重視，就會導(dǎo)致企業(yè)員工忽略了檔案管理這項(xiàng)工作，甚至在進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候，根本就沒有使用一些正確的方法，最終的結(jié)果只會讓企業(yè)的檔案保管不當(dāng)。高層領(lǐng)導(dǎo)人對企業(yè)檔案管理的不重視，就會讓企業(yè)底下人員從本質(zhì)上也認(rèn)為企業(yè)的檔案只是一些“文字”，不會對企業(yè)產(chǎn)生任何影響。在企業(yè)發(fā)展中，企業(yè)管理者的職業(yè)意識也間接影響著企業(yè)員工。因此，為了企業(yè)更好的發(fā)展，企業(yè)管理者應(yīng)該重視企業(yè)的檔案管理工作。2）企業(yè)檔案缺乏專業(yè)人員負(fù)責(zé)。企業(yè)的成長歷史可以記錄在企業(yè)的檔案中，但

5、在大多數(shù)企業(yè)中，企業(yè)員工并不重視檔案管理，因此只有少數(shù)幾家企業(yè)任命了專業(yè)人員來管理自己的企業(yè)檔案。缺少專業(yè)人員則可能會導(dǎo)致企業(yè)的檔案混亂放置、無人管理，這樣的情況長久存在的話，并不利于企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)的檔案管理，光聽這個(gè)名詞，覺得這份工作很簡單、很容易，但是從企業(yè)發(fā)展的一開始，仍然有許多記錄需要專業(yè)人員進(jìn)行一些檢查，分類。如果專業(yè)人員對企業(yè)的檔案進(jìn)行管理，可能會直接導(dǎo)致檔案存儲混亂，甚至是檔案丟失或損壞，這樣會對企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生負(fù)面影響，也會影響到自身企業(yè)在同類企業(yè)中的發(fā)展。3）企業(yè)檔案管理的手段較為落后。隨著現(xiàn)代化社會的迅速發(fā)展，企業(yè)開始應(yīng)用了更多、更加創(chuàng)新的檔案管理方法。傳統(tǒng)的檔案管理是手動(dòng)

6、執(zhí)行的，不僅需要大量的勞動(dòng)力，而且還需要花費(fèi)不必要的時(shí)間進(jìn)行處理，這導(dǎo)致企業(yè)的轉(zhuǎn)型速度變慢。目前，隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，企業(yè)員工可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對企業(yè)檔案進(jìn)行查閱和管理，減輕了企業(yè)成長過程中的負(fù)擔(dān)，更好的促進(jìn)了企業(yè)的發(fā)展。然而，在大多數(shù)現(xiàn)代企業(yè)中，檔案管理的方式方法相對落后，無法更好地對檔案進(jìn)行分類。企業(yè)檔案管理缺乏現(xiàn)代化的管理技術(shù)，不能與時(shí)俱進(jìn)。這種落后傳統(tǒng)的檔案管理方式，不僅浪費(fèi)了企業(yè)太多的人力資源，而且耗費(fèi)了大量的時(shí)間，最終會影響企業(yè)的健康發(fā)展。3 企業(yè)檔案管理中存在問題的解決措施1）加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部檔案管理的宣傳，增加員工的管理意識。企業(yè)在對內(nèi)部宣傳檔案管理工作的重要性的這個(gè)過程當(dāng)中，

7、企業(yè)員工還會發(fā)現(xiàn)企業(yè)的檔案對企業(yè)的發(fā)展非常重要。因此，為了在企業(yè)內(nèi)部宣傳檔案管理的重要性，就一定要培養(yǎng)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，有了豐富的經(jīng)驗(yàn)以及足夠的專業(yè)知識，才可以更好的提升檔案管理的宣傳力度。要進(jìn)一步提高企業(yè)員工的意識，最好的辦法是提高企業(yè)高管的意識。所以企業(yè)可以對高層人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，再在高層人員的帶領(lǐng)下培訓(xùn)基層管理人員，讓企業(yè)的每個(gè)員工都可以擁有培訓(xùn)的機(jī)會，這樣才能讓企業(yè)得到更好更快的發(fā)展機(jī)遇。2）培養(yǎng)檔案管理的專業(yè)人才。一些數(shù)據(jù)顯示，部分企業(yè)的檔案管理工作不能順利的進(jìn)行，其原因之一就是缺少了專業(yè)人才的管理。從企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況上來看，無論是什么企業(yè)，要想在當(dāng)下激烈的競爭環(huán)境中生存下來，就

8、離不開一批專業(yè)性、高素質(zhì)的人才。因此，企業(yè)可以將理論與實(shí)踐內(nèi)容相結(jié)合，使他們能夠在學(xué)習(xí)過程中進(jìn)行實(shí)踐，以各種形式對各類人員進(jìn)行培訓(xùn)，從而使他們知道哪種培訓(xùn)方法更適合自己，并且可以在實(shí)踐中找到合適的檔案管理方法。如果一個(gè)企業(yè)的檔案管理工作是由一批專業(yè)性、高素質(zhì)的人才來管理，那么該企業(yè)的檔案管理水平就會在以前的基礎(chǔ)上進(jìn)一步的提高。提高管理人才的整體素質(zhì)，培養(yǎng)全方位的檔案管理專業(yè)人員，不僅讓他們能夠在檔案管理領(lǐng)域表現(xiàn)良好，而且可以將自身的才能在企業(yè)其他崗位上發(fā)揮出來。3）提高檔案管理水平。檔案管理中的落后方式可能會導(dǎo)致企業(yè)檔案的不完整甚至是檔案的丟失，因此，在科學(xué)技術(shù)發(fā)展的這個(gè)時(shí)代，有必要應(yīng)用科學(xué)的

9、技術(shù)水平對企業(yè)檔案進(jìn)行管理，以提高檔案管理水平，也就是為企業(yè)下一步的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。企業(yè)檔案的收集和歸檔是企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容，企業(yè)的檔案是在收集和歸檔的基礎(chǔ)上進(jìn)行管理的。因此，在自身企業(yè)的發(fā)展中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員必須結(jié)合自身情況，結(jié)合自身企業(yè)的檔案管理方式，不能夠盲目追隨其他企業(yè)的發(fā)展腳步。所以說，企業(yè)只有應(yīng)用現(xiàn)代社會科學(xué)技術(shù)的水平，并運(yùn)用高科技管理技術(shù)對企業(yè)檔案進(jìn)行管理，這樣才能使企業(yè)朝著更好的方向發(fā)展。4 結(jié)束語在企業(yè)發(fā)展過程中，企業(yè)檔案管理是最基本、最重要的環(huán)節(jié)。因此，企業(yè)檔案的完整性，將會對企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。企業(yè)在檔案管理工作中，可以加大對檔案管理工作的重視力度，使員工更多地了解檔案對企業(yè)的價(jià)值，最大限度地改變員工對檔案管理的認(rèn)識。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該分析當(dāng)前檔案管理中存在的一些問題，提出相應(yīng)的對策和建議，并結(jié)合自身企業(yè)的發(fā)展，整合出更適合自身企業(yè)發(fā)展的檔案管理方式，從而為企業(yè)的健康發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。參考文獻(xiàn)1劉冰潔.論新時(shí)代檔案管理工作在企業(yè)中的地位與作用j.機(jī)電兵船檔案，2020（01）.2張晶.企業(yè)信息化檔案管理與利用存在的問題及對策j.辦公室業(yè)務(wù)，2019（12）.3蔣文潔.淺談文書檔案管理面臨的問題與解決對策j.中外企業(yè)家，2019（08）.4孫勇軍.企業(yè)檔案管理中存在的問