關(guān)于檔案信息化建設(shè)若干問題的探討

1、    關(guān)于檔案信息化建設(shè)若干問題的探討    王穎（河北省隆化縣衛(wèi)生和計劃生育局 068150）摘要：在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)和現(xiàn)代管理學(xué)知識飛速發(fā)展和普及應(yīng)用的當(dāng)今社會，檔案信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理的重要組成部分。檔案管理信息化建設(shè)在全面展開的同時也存在諸多問題，本文就如何進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)若干問題進(jìn)行了分析研究。關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；問題探討隨著信息時代的到來，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到了社會生活的各個方面，各種社會活動也發(fā)生了根本性的改變。檔案作為人類文明社會活動的產(chǎn)物，必然伴隨著社會活動運(yùn)行方式的轉(zhuǎn)變， 在采集、存儲、加工和應(yīng)用等自身運(yùn)

2、動規(guī)律上發(fā)生本質(zhì)的變化。檔案管理信息化已成為檔案行業(yè)發(fā)展的必然趨勢。然而，在檔案管理信息化的建設(shè)過程中，還存在很多問題需要人們?nèi)パ芯亢吞接?，分析研究和解決這些問題有利加快檔案管理的信息化進(jìn)程，也為未來的信息化發(fā)展提供理論基礎(chǔ)。一、 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容檔案信息化資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，也是檔案信息化建設(shè)成敗的關(guān)鍵。檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容為：將現(xiàn)有檔案資源數(shù)字化，并采集、接收各種形式的電子文檔，集成到統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫中。具體包含三方面內(nèi)容：一是檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源識別、描述、存儲、查詢、交換、管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范并指導(dǎo)實(shí)施的過程

3、；二是檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。主要包括檔案信息的收集、管理、利用和安全等方面，是檔案信息資源開發(fā)利用的技術(shù)保障；三是檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指檔案數(shù)字化設(shè)備和檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其核心是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。二、檔案信息化面臨的主要問題1.標(biāo)準(zhǔn)化問題檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化，是指在實(shí)現(xiàn)檔案信息管理過程中所必須依賴的業(yè)務(wù)規(guī)范和行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息化建設(shè)的前提是標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，盡管我國檔案管理也制定過很多規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，然而，分散管理、多頭管理、各自為政的局面并無多大改觀，信息化建設(shè)的廣度和深度也良莠不齊，究其原因，筆者認(rèn)為，規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)不僅在技術(shù)上要具有權(quán)威性，更重要的是在具體的信息化建設(shè)和使用過程中要具有指導(dǎo)性和強(qiáng)制

4、性，使得標(biāo)準(zhǔn)不僅僅停留在“技術(shù)”層面上， 而要上升到“制度”甚至是“法律”層面上。檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容主要包括三個方面：一是檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)化，這是信息化建設(shè)的關(guān)鍵步驟，應(yīng)該就采集工具、采集方式、采集質(zhì)量等方面制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；二是檔案信息存儲標(biāo)準(zhǔn)化。信息存儲標(biāo)準(zhǔn)需要研究不同檔案源（文字、圖形、圖像、動畫、音頻、視頻）的存儲格式標(biāo)準(zhǔn)、存儲模式標(biāo)準(zhǔn)（如獨(dú)立文件或數(shù)據(jù)庫式存儲）和存儲時效等方面的問題，存儲標(biāo)準(zhǔn)的制定將給檔案軟件的開發(fā)和應(yīng)用提供統(tǒng)一平臺；三是檔案信息開發(fā)與應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化。這里面應(yīng)該包含開發(fā)平臺的標(biāo)注化和使用要求的標(biāo)準(zhǔn)化。2.系統(tǒng)集成問題檔案管理信息系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用大大提高了檔案管理的效率，

5、但是，由于系統(tǒng)通常是在不同時期，采用了不同的技術(shù)開發(fā)而成，各系統(tǒng)之間缺乏總體規(guī)劃，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不一致，導(dǎo)致數(shù)據(jù)不兼容， 信息不共享， 由此形成了“信息孤島”。因此，系統(tǒng)的集成開發(fā)與應(yīng)用是目前檔案管理信息化建設(shè)的主要發(fā)展趨勢。系統(tǒng)集成又可分為：系統(tǒng)開發(fā)集成，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用集成和信息管理集成三個方面。系統(tǒng)開發(fā)集成是建立在系統(tǒng)的全面規(guī)劃和合理的分析設(shè)計基礎(chǔ)之上，需要軟件開發(fā)人員和檔案管理人員的密切配合，按照信息系統(tǒng)的開發(fā)周期，有計劃、有步驟地進(jìn)行系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)實(shí)施、系統(tǒng)評價和系統(tǒng)反饋等過程。主要的集成內(nèi)容包括界面集成：將過去的分散的、不同形式的軟件界面用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化界面來替換，并形成獨(dú)特的專業(yè)風(fēng)格；

6、數(shù)據(jù)集成：對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)識并編成目錄、確定元數(shù)據(jù)模型，達(dá)到數(shù)據(jù)共享的目的；過程集成：對所有子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程進(jìn)行集成化設(shè)計和處理，從而避免數(shù)據(jù)格式的不兼容和不統(tǒng)一。網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用集成需要完成下列工作內(nèi)容：在所構(gòu)造的各種局域網(wǎng)機(jī)構(gòu)上，安裝所需的不同協(xié)議的網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)，并使它們互聯(lián)，使任何結(jié)點(diǎn)上的單位均可進(jìn)行注冊、登錄和檔案信息傳輸， 實(shí)現(xiàn)全網(wǎng)間信息共享信息管理集成是從信息資源管理出發(fā)，將整個檔案信息信息進(jìn)行總體規(guī)劃與應(yīng)用分析，統(tǒng)一規(guī)范設(shè)計，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，使不同部門、不同專業(yè)、不同層次的人員在信息資源方面高度共享。為此，需要統(tǒng)一操作平臺，提供統(tǒng)一透明、簡潔規(guī)范的操作界面， 還需要系統(tǒng)劃分用戶權(quán)限

7、等級，分層次地提供共享信息。3.雙套制問題很多單位甚至國家機(jī)關(guān)對已經(jīng)頒布的國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中， 都規(guī)定要電子、紙質(zhì)形式雙套保存，這就是現(xiàn)實(shí)中的雙套制問題。造成雙套制比較普遍的原因，從根本上講是檔案思維還停留在紙質(zhì)文件時代，對電子文件及其存在的技術(shù)環(huán)境還不熟悉、不確信，對電子文件是否能夠長久保存及長期可用缺乏認(rèn)知。其次， 是國家的檔案行政機(jī)構(gòu)缺乏檔案無紙化戰(zhàn)略規(guī)劃、制度設(shè)計和系統(tǒng)規(guī)范，使得對紙質(zhì)文件依賴成為制度性的選擇。不解決雙套制的問題，是無法推動信息化發(fā)展的。信息化發(fā)達(dá)國家在信息化進(jìn)程中都強(qiáng)調(diào)“無紙化”作為信息化的戰(zhàn)略目標(biāo)來積極推動， 可見它對信息化發(fā)展的重要意義。從目前的現(xiàn)狀來看，徹底解決雙套制問題還需要一個過程，這個過程的長短取決于一個國家信息行業(yè)的整體發(fā)展戰(zhàn)略和發(fā)展水平。只有在信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)覆蓋率特別是網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的覆蓋率達(dá)到相當(dāng)規(guī)模時，才可能形成無紙化的全面管理制度，雙套制的問題才有可能得到徹底的解決。三、結(jié)語總之，加快檔案信息化建設(shè)，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，認(rèn)真研究，合理規(guī)劃，充分調(diào)動社會力量參與，同時加大投入，逐步解決軟硬件中存在的問題，才能使檔案管理工作真正邁上一個更大的臺階，從而更好地服務(wù)社會。參考文獻(xiàn)：1 高陽，楊艷玲.cims 信息集成與企業(yè)信息標(biāo)準(zhǔn)化j.管理論壇，2001（10）.2 李佩芬，王桂艷.論標(biāo)準(zhǔn)化在檔案