農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理工作措施的探討

1、    農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理工作措施的探討    孫森摘 要：檔案的收集記錄與檔案的使用質(zhì)量相關(guān)，目前我們管理站檔案管理還存在許多問題。檔案管理是對每一個工作的總結(jié)，方便我們在以后的工作中找準方法，用經(jīng)驗去解決問題，為管理站的建設(shè)提供了強有力的保障。本文分別論述了檔案管理的重要性，以及在我們種子管理站檔案管理存在的問題及解決措施，希望管理站發(fā)展的越來越好。關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)事業(yè)單位；檔案管理；措施檔案管理是一項具有嚴肅性的工作，其思想政治工作規(guī)律與其他工作大不相同，在不同企業(yè)的管理方式也不盡相同。檔案管理為站內(nèi)其他工作的開展打下扎實的基礎(chǔ)，為有需要的人們提供社

2、會性的服務(wù)，所以在檔案管理中要有計劃有規(guī)律的進行整理，做好檔案的再使用工作。社會在變化，人的思想在進步，檔案管理工作也在無形中變化著，要有條理的做好檔案管理的工作，就要對管理人員的思想及工作步驟有一定的培訓(xùn)，讓他們跟上時代的步伐，努力做好分內(nèi)工作。一、管理站農(nóng)業(yè)檔案管理的重要性檔案管理是后續(xù)工作的基礎(chǔ)，它的收集與以后工作的開展有著密切的聯(lián)系。對資料的收集可以將分散的資料整合起來重新組建成一個有用的整體。它以收集足夠完整的資料為標準，歸納成具有參考價值的文獻，不僅為后續(xù)工作的開展提供有力的保障，對未來的規(guī)劃有一定的參考價值，而且讓人們了解到我們管理站的制度信息。檔案管理有助于資金透明化，幫助我們

3、提高經(jīng)濟效益。如今的社會腐敗風氣嚴重，檔案管理避免了我們站內(nèi)出現(xiàn)這樣的現(xiàn)象。對每個部門的資金輸出狀況進行詳細的整理，管理者對資金的輸出有詳細的掌握，節(jié)約成本，提高經(jīng)濟效益。檔案管理總結(jié)了以往工作中出現(xiàn)的漏洞，不論是對新人的培養(yǎng)還是管理站的發(fā)展都有著舉足輕重的作用。檔案是管理站發(fā)展的產(chǎn)物，它自身的保密性和嚴謹性要求管理人員具有特定的品質(zhì)，無形中為公司創(chuàng)造了一批優(yōu)秀的員工。如今是信息飛速發(fā)展的時代，檔案管理的信息化有助于節(jié)省人力物力，實現(xiàn)整體化，綜合化發(fā)展。二、管理站農(nóng)業(yè)檔案管理存在的問題（一）檔案管理意識與操作薄弱管理員工的意識與領(lǐng)導(dǎo)的觀念有關(guān)。大多數(shù)人認為檔案管理就是簡單的整理資料并且歸納放置

4、，與公司的經(jīng)濟效益沒有太多的關(guān)聯(lián)。對檔案管理的設(shè)備和人手投入較少的資源，很大程度上影響了檔案管理的完整性，收集的檔案無法進行再次使用，浪費了人力物力。檔案部門的庫房，柜子容量不足，制約了檔案管理工作的開展。很多管理者認為檔案管理工作沒有很大的意義，但在農(nóng)業(yè)檔案管理中需要歸納很多事情，如各類種子的生長調(diào)查情況，對種子的生長調(diào)查情況進行歸納才能更好的進行對種子的管理。雖然國家頒布了相關(guān)的檔案法律，但是我在我們管理站的落實不具體，太過追求與經(jīng)濟效率。（二）檔案管理人員流動性大，素質(zhì)低下管理站內(nèi)的答案管理人員大多都是畢業(yè)生，在檔案管理工作上的意識比較薄弱，沒有工作經(jīng)驗，傳統(tǒng)的管理思維和陳舊的管理模式降

5、低了工作的效率。管理人員大多身兼數(shù)職，無法專心的進行檔案管理的相關(guān)工作。而且許多管理者自身認為檔案整理沒有很大的重要性，管理人員流動性較大，在交接過程中會有許多的麻煩，檔案的承接性不是很好，管理者的低素質(zhì)給工作帶來一定的麻煩。本專業(yè)的管理人士較少，老員工也較少，年輕管理者缺乏專業(yè)知識，導(dǎo)致各方面的安排不專業(yè)，跟不上時代進步的腳步。檔案整理效率低，進而導(dǎo)致了利用率低。（三）檔案管理制度落后，跟不上時代步伐管理站在檔案管理方面的經(jīng)費支持較少，制度不完善，設(shè)備較落后。紙質(zhì)檔案長期存檔紙質(zhì)發(fā)黃，字跡模糊，不利于再次使用。有的事業(yè)單位在檢查前臨時制定制度，制度的建立起不到作用，形同虛設(shè)。 在信息飛速發(fā)展

6、的時代，計算機的已經(jīng)普遍使用到生活中的方方面面，檔案管理工作亦是如此，近年新興了電子檔案管理技術(shù)，掃描儀投影儀等設(shè)備應(yīng)該投入到檔案管理的工作中去。但站內(nèi)計算機在檔案管理工作中的應(yīng)用還是比較落后的，管理人員對計算機知識的缺乏以及專業(yè)知識的不了解造成了當管理工作的落后。計算機不只有搜索的功能，應(yīng)該充分利用計算機龐大的存儲模式進行電子檔案的歸納整理。三、提高管理站檔案管理工作的措施（一）讓人們重視起來檔案管理工作檔案管理工作的提高是每個管理者分內(nèi)的事情。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對檔案管理有重新的認識，一方面，充分發(fā)揮計算機的作用，讓計算機不再是員工上網(wǎng)搜索的工具，讓她們充分利用農(nóng)業(yè)檔案管理軟件對檔案進行電子處理。另

7、一方面，充分發(fā)揮檔案管理的經(jīng)濟作用與服務(wù)模式，讓管理站的發(fā)展與檔案管理的進行息息相關(guān)。通過記錄以往的優(yōu)秀經(jīng)營方法，歸納出適合本站發(fā)展的經(jīng)濟模式，平衡好檔案管理與各個部門之間的關(guān)系，參與管理站的經(jīng)濟活動，記錄每一單的效益。除此之外要體現(xiàn)出檔案管理的服務(wù)價值，檔案管理是為農(nóng)民的利益做貢獻的。（二）提高管理人員素質(zhì)，實現(xiàn)全面管理專業(yè)化的管理人員，對工作效率的提高有很大的作用。管理的團隊要選用高素質(zhì)的人員，管理領(lǐng)導(dǎo)可選用專業(yè)的人員，檔案記錄者必須具備一定的計算機基礎(chǔ)，對自動化的辦公系統(tǒng)要靈活掌握。定期對檔案管理者進行培訓(xùn)，讓他們在實踐中更加扎實理論知識，了解到檔案管理的信息技術(shù)，在檔案工作中計算機出現(xiàn)

8、問題時，他們能夠靈活的解決，提高他們自主應(yīng)對能力。切實制定檔案管理制度，對管理者有專業(yè)的技術(shù)要求。檔案管理也有許多不同的工作，對每項任務(wù)進行特定分工，由專人負責。管理者應(yīng)該加大對檔案管理的人力與物力及資金投入，管理記錄是管理站每個人的責任，所以各個部門應(yīng)該配合檔案管理部門的工作，提升員工工作的熱情，為管理站以后的發(fā)展作鋪墊。（三）創(chuàng)新管理方法，實現(xiàn)檔案管理與時代同步要提高檔案管理的工作效率，就要創(chuàng)新管理工作的方法，充分作用現(xiàn)代化的技巧來完善檔案的管理，除了管理者自身的計算機基礎(chǔ)，還要提高計算機的防御能力，避免在存儲過程中出現(xiàn)病毒威脅，損失檔案或被黑客侵襲。摒棄浪費人力物力的紙質(zhì)檔案模式，在電子檔案的使用過程中要學會創(chuàng)新，對不同部門建立不同的檔案系統(tǒng)，合理分類，方便查找。不同功能程度的檔案設(shè)置不同的管理權(quán)限，避免泄露管理站機密，優(yōu)秀方法可以在不同部門進行分享，讓大家學習。制定嚴謹?shù)墓芾碇贫?，用來監(jiān)督大家的思想，規(guī)范他們的作風。四、小結(jié)檔案管理工作是管理站發(fā)展的重點。我們要充分利用信息技術(shù)的優(yōu)點，加強防御，發(fā)揮它的存儲特點，進行規(guī)范完整的檔案存儲。檔案管理工作的實施中會存在很多問題，要勇于發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，可以參考本文的建議，與時代發(fā)展相結(jié)合，服務(wù)人民，為管理站的發(fā)展作基礎(chǔ)