現(xiàn)代檔案管理科學化管理重要性

1、現(xiàn)代檔案管理科學化管理重要性摘要：檔案管理工作需要與時俱進，現(xiàn)代檔案管理 要求去糟求精，將傳統(tǒng)檔案管理的經驗來過來進行革新，提 取出精髓，結合現(xiàn)代技術，來讓其得到更好的應用，為檔案 利用提供機會，創(chuàng)造條件。關鍵詞：檔案管理科學化 機會中圖分類號：g27文獻標識碼：a文章編號：1674-098x(2014) 02 (c) -0180-01檔案作為時代的記錄，社會的記錄，企業(yè)的記錄，是我 們人類發(fā)展歷史的記錄，檔案管理工作一直都存在，只是在 不同的時代中扮演著不同的角色，但是均發(fā)揮著同樣的作 用，為歷史提供鑒證，為以后的發(fā)展提供依據(jù)。檔案作為現(xiàn) 代社會比較重要的信息資源，其管理的科學化對于其工作質

2、 量和效率具有不小的提升，該文就檔案管理的現(xiàn)狀和問題進 行了研究分析。1檔案管理的問題(1) 檔案管理的重要性被忽視。很多單位的領導對于 檔案工作都沒有一個比較科學客觀的認識，將檔案當做企業(yè) 和單位的附屬部門，認為其主要是對企業(yè)的檔案進行保存的 部門，無法給企業(yè)和單位帶來實際性的經濟利益，因此沒有 對其產生重視的態(tài)度，對于檔案的保存和管理比較疏忽，因 此檔案工作在內部的不到重視。(2) 檔案管理不規(guī)范。檔案管理人員目前很多都是兼 職或者非本專業(yè)人員，他們本身的檔案知識和檔案意識不 強，在執(zhí)行檔案管理操作的時候，并沒有嚴格的按照檔案管 理規(guī)范來進行，對于檔案的交接手續(xù)等均沒有仔細的核實， 也沒有

3、簽字，因此檔案的丟失和不全情況經常發(fā)生，導致了 這些問題的責任界定存在困難。(3) 檔案管理水平落后，技術力量支持不足。檔案管 理人員并沒有經過培訓和思想教育，其往往還兼顧其他工 作，因此工作起來其精力被分散，導致了檔案資料失真和時 效性比較差，因此檔案和實際情況具有一定的出入，檔案信 息不完全。(4) 檔案管理宣傳教育力度不足。檔案人員對檔案的 重要性沒有進行普及，以至于社會大眾無法深刻的認識到檔 案資源的重要性，還有就是檔案管理因為專業(yè)性比較高，需 要較多的時間來管理，而宣傳不到位，使得檔案人員使用的 方式和知識均比較落后。(5) 檔案管理人員缺乏對自身的認識。檔案人員并沒 有將檔案工作當

4、成一個具有發(fā)展前景的工作來對待，對自身 也是比較疏忽，不能夠去努力的提升自身的專業(yè)技能，因此 檔案管理工作就變得止步不前，消極的思想影響了工作，導 致了工作的無進展可言。(6) 檔案管理模式陳舊。檔案管理在我國開展了很多 年，也形成了比較固定的模式和方式，導致了檔案管理模式 跟不上時代的發(fā)展，計算機和軟件的應用還不夠全面，檔案 手工操作的輕比較多，占據(jù)了比較大的人力、物力和空間。2檔案管理對策及思考檔案記錄的是企事業(yè)、社會等等的發(fā)展歷程，對于其發(fā) 展中優(yōu)缺點進行了記載，而且還包含了國家政策和社會市場 需求等等信息，是企事業(yè)和群眾獲取信息的來源。針對以上 存在的問題，就檔案管理工作提出以下幾點思

5、考及對策。(1) 嚴格按程序交接。檔案交接是一項認真細致、手 續(xù)嚴密、責任重大的工作，應按程序辦理。檔案交接手續(xù)： 一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務相符；二 是對借出的檔案要及時催還，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明 原因及催還情況；三是對未整理的零散文件材料要分類存 放、清理排序后及時歸檔；四是按檔案移交要求進行移交， 并在交接手續(xù)上注明交接時間、地點和監(jiān)交人、移交人、接 收人的姓名職務及移交清冊、頁數(shù)等，還應在移交文件上簽 字蓋章，要做到對交接工作負責。(2) 強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序。強化領 導干部的檔案管理意識，完善檔案管理硬件設備，增加檔案 庫房，購買空調、除濕機、檔

6、案密集架和電腦。引進計算機 管理軟件，建立檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)。檔案管理是管 理工作的重要環(huán)節(jié)，與工資福利、職稱評聘等個人利益息息 相關，因此應提高檔案管理人員綜合素質，提高工作主動性, 從根本上確保檔案材料準確完備、及時歸檔。此外，還應建 立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內容真 實可靠。(3) 健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循 以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學性。建立起 來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單 位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作 性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標， 以便更好地發(fā)揮制度的指導

7、和規(guī)范作用。第三，堅持制度約 束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直 接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構成群體， 是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。第四，堅持制度執(zhí)行的嚴 肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī) 章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功 必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權威性。(4) 建章立制，有章可循，規(guī)范操作。積極主動做好 檔案收集工作，做到制度上墻，操作人員有章可循。建立職 工借閱檔案登記簿，職工檔案轉入、轉出登記簿，職工檔案 材料轉入、轉出登記簿，檔案材料移交表等。對由于歷史原 因，確實收集不到的檔案材料，要查明原因，登記說明

8、，為 以后的查找工作提供方便。因此，我們在收集檔案資料時要 做到口勤、手勤、腳勤，及時追補和補充新的資料，真正起 到檔案的依據(jù)作用。(5) 加強宣傳工作，提升檔案人員的工作積極性。檔案工作需要通過宣傳來實現(xiàn)發(fā)展，宣傳不僅僅是向社會普及檔案管理的重要性，還包括了對檔案人員和企業(yè)內部人員的 思想觀念，讓工作人員能夠對檔案的重要性給予認識，看到 該事業(yè)的發(fā)展前景，積極的投入其中。宣傳工作做得好，可 以讓大家在進行檔案提交的時候，注重檔案的規(guī)范性，能夠 提升檔案工作的效率，提升檔案的質量。檔案管理要求工作 人員從思想上引起重視，通過各方面的努力配合來共同實現(xiàn) 檔案管理的高效和高質量。(6) 加強檔案資料在群眾中的重要性認識。檔案對于現(xiàn)代社會的重要性不言而喻，可是因為宣傳不到位或者工作不規(guī)范，使得大家對于檔案信息的重要性沒有一個比較清楚的認識，對檔案資料的重要性進行普及，有利于群眾對檔案 的了解，提升群眾對檔案的利用需求，增加檔案的利用率。(7) 建立檔案信息化工作。檔案管理加入信息化技術后能夠符合現(xiàn)代檔案管理的需求，其效率更高，工作質量更 高，而且開放式和信息化的檔案管理模式，能夠讓檔案管理 工作得到更多的利用，對其發(fā)展具有非常好的促進作用，對 于企業(yè)和單位對信息的利用提供了更好的額渠道。總而言之，檔案管理工作需要與時俱進，現(xiàn)代檔案管理 要求去糟求精，