采購管理-訂單跟蹤制度規(guī)范

1、訂單跟蹤制度規(guī)范1訂單跟蹤工作規(guī)范第1條目的為了規(guī)范訂單跟蹤工作，提高訂單跟蹤效果，特制定本規(guī)范。第2條審批權限1. 采購總監(jiān)及總經理負責審批元以上的訂單處理工作。2. 采購經理負責審批元以下的訂單處理工作。第2章采購跟單總體要求第3條跟蹤過程訂單發(fā)出后，采購專員需要跟蹤整個過程直至收貨入庫。第4條跟蹤要求1. 采購專員應完成企業(yè)規(guī)定的以及自購的訂單跟蹤任務。2. 采購專員全面統(tǒng)籌安排所負責的各個訂單的跟蹤工作，不可遺漏。第5條處理審批采購訂單的取消、違反合同以及其他未規(guī)定處理規(guī)范的問題的處理方案應由相 關權限審批人審批后方可執(zhí)行。第6條行為規(guī)范跟單員必須保持對供應商的尊重，在跟單過程中必須注

2、意自己的言行舉止，自 覺維護企業(yè)的良好形象。第3章訂單跟蹤處理規(guī)范 第7條訂單分類匯總1. 采購專員必須整理好所負責訂單，將訂單信息填入“訂單信息匯總表”中, 確保每一訂單都可查詢。“訂單信息匯總表”如下所示。訂單信息匯總表序號訂單號供應商下單日期交貨日期備注2. 采購專員將負責的采購訂單按照訂單跟蹤類別分類，便于進行供應商分級跟 蹤管理(參照供應商分級跟蹤管理制度)。第8條訂單執(zhí)行情況跟蹤1. 采購專員應跟蹤訂單處理的整個過程。2. 采購專員按照企業(yè)訂單狀態(tài)跟蹤管理制度跟蹤采購訂單。第9條企業(yè)取消采購訂單的處理1. 原則上，采購部不能取消訂單。如因企業(yè)內部某種原因，確實需要取消已發(fā) 出的訂單

3、，采購專員應依據領導審批權限向領導申請取消訂單。2. 對于企業(yè)單方面取消訂單或供應商可能提出取消訂單的問題，采購專員應按 照以下程序處理。(1) 采購部預先提出有可能出現的問題及可行的解決方法，并由采購專員編制 XX取消訂單處理方案。 采購經理或采購總監(jiān)在權限內審批XX取消訂單處理方案(3)采購專員執(zhí)行xx取消訂單處理方案。3. 依照合同規(guī)定取消訂單的，采購專員無需請領導審批。采購專員應將合法取 消訂單的證明依據匯總整理并存檔。第 10 條 供應商取消訂單的處理如因某種原因，供應商取消企業(yè)已發(fā)出的訂單，采購部應按照以下程序處理。1. 采購部選擇新的供應商進行采購或采購替代品，采購程序應參照企業(yè)

4、采購 管理制度執(zhí)行。2. 采購部及時通知需求部門，做好應急措施。3. 采購部聯系供應商，要求其賠償企業(yè)人力、時間損失以及其他經濟損失。第 11 條 交貨延遲的處理1. 采購專員未能按時、按量采購所需物資，并影響請購部門正常經營活動的， 須填寫“采購交貨延遲檢討表”，說明原因及跟進情況。2. 供應商未能如期交貨的，采購專員應及時同供應商取得聯系，了解其未能如 期交貨的原因，并與其協商處理對策。(1) 采購專員首先應在合同到期后的固定時間發(fā)送“催貨通知單”。(2) 催貨后無回應的，采購專員應親自致電供應商，了解供應商的相關情況。(3) 供應商在催貨后一周內仍未交貨的，采購專員應將具體情況上報采購經

5、理。3. 交貨延遲次以上的，采購專員提請采購經理派駐廠人員到場監(jiān)管或更換供應 商。第 12 條 交貨提前的處理1. 供應商提前交貨會導致庫存增加、流動資金周轉率下降，所以采購專員不能 放松對交貨提前的管理。2. 供應商未按照采購訂單規(guī)定而提前送貨的，采購專員應按照以下規(guī)范操作。(1) A類物資允許提前交貨日，B類物資允許提前交貨日，C類物資不允許提前交貨。企業(yè)ABC類物資分類方法如下表所示物資分類表類別標準物資品種A類物資占用企業(yè)70%成本，實際數量為20%勺物 資B類物資介于A類和C類物資之間C類物資占用企業(yè)10%成本，實際數量超過50%勺 物資（2）供應商本年度提前交貨（）次以上的，不得提

6、前交貨。采購專員應與供應商隨時溝通，確定交貨時間。第13條彈性處理1. 如果企業(yè)客戶提前訂單交期或變更生產計劃，企業(yè)應與供應商聯系，進行彈 性處理。2. 彈性處理應按照以下程序操作。（1）采購專員接到生產部門或銷售部門的彈性處理信息。（2）采購專員馬上聯系供應商，了解供應商生產進度。（3）根據客戶訂單提前時間，與供應商協商加快生產進度，必要時可根據上級 領導審批的處理意見提高采購價格或采取其他鼓勵供應商的措施。第14條檔案儲存1. 采購專員應將供應商名片、報價單、合同等資料分類歸檔以備查。2. 采購專員應及時更新采購訂單跟蹤信息，將其錄入采購部訂單跟蹤信息庫3. 采購專員自購物資的價格信息必須

7、每日錄入采購部價格信息庫 第 15 條 其他情況處理1. 合同上明確規(guī)定的條款，甲乙雙方如有違反，均按合同規(guī)定進行處理。2. 合同以及本規(guī)范未規(guī)定的異常情況處理規(guī)范。 （1）采購專員及時將訂單異常情況上報采購經理或采購總監(jiān)。（2）采購經理或采購總監(jiān)將審批后的處理意見反饋至采購專員，采購專員負責 具體執(zhí)行。第 4 章 附則第 16 條 本規(guī)范由采購部制定，解釋權歸采購部所有。第 17 條 本規(guī)范經總經理審批后生效，修改、廢止時亦同。2 訂單狀態(tài)跟蹤管理制度 企業(yè)制定訂單狀態(tài)跟蹤管理制度，旨在規(guī)范訂單狀態(tài)跟蹤管理工作，提高訂單 跟蹤效率，確保采購活動的順利進行。訂單狀態(tài)跟蹤管理制度第 1 章 總則

8、第 1 條 目的 為了以下目的，特制定本制度。1. 促進采購合同或訂單的正常執(zhí)行。2. 滿足企業(yè)物資需求，保持合理的庫存量，確保企業(yè)生產經營活動正常進行。 第 2 條 適用范圍 本制度適用于企業(yè)采購部所有采購專員跟蹤訂單的全過程工作。第 3 條 職責分工 采購專員按采購訂單所載明的物資、品名、規(guī)格、數量及交期等進行訂單跟蹤 工作。第 4 條 采購訂單跟蹤的基本要求1. 適當的交貨時間。2. 適當的交貨質量。3. 適當的交貨地點。4. 適當的交貨數量及適當的交貨價格。第 2 章 訂單跟蹤管理程序第 5 條 跟蹤訂單接受情況向供應商下訂單之后，采購專員需及時了解供應商接受訂單的情況。1. 在采購活

9、動中，供應商會因擔心最終被淘汰而拒單，所以采購專員應要求供 應商在接受訂單后及時向企業(yè)提供接受回執(zhí)。2. 在供應商難以十分符合本企業(yè)的采購要求時，采購專員應改變價格、質量、 交期等條件，在滿足企業(yè)基本要求的基礎上，與供應商進行充分溝通，達成共 識。3. 若供應商拒單，采購專員可以另選其他供應商。采購專員應注意及時將與供 應商簽訂的訂單進行存單，以備查。第 6 條 跟蹤訂單處理情況1. 采購專員審核訂單無誤后將訂單發(fā)給供應商，并要求供應商簽字回傳。訂單 審核的要求包括以下三點。(1) 熟悉訂購的物資，確認名稱、規(guī)格型號、數量、價格，確認質量標準。(2) 確認物資需求量，制定訂單說明書。(3) 交

10、期等要求表達清楚。2. 供應商接受訂單后，采購專員應及時跟蹤供應商的訂單處理情況，查看并確 定供應商是否及時根據訂單安排生產或安排出貨。第 7 條 供應商備料過程監(jiān)控1. 采購專員應嚴密監(jiān)控供應商需要加工的物資的備料過程，確保其按計劃執(zhí)行 相關工作。2. 采購專員在監(jiān)控過程中發(fā)現問題要及時反饋，需中途變更的應立即解決，不 可延誤時間。第 8 條 供應商生產過程跟蹤訂單物資需求緊急或需求減少時，采購專員應加強對供應商生產過程的跟蹤工 作。1. 當訂單物資需求緊急時，采購專員應立即與供應商協商，必要時可協助供應 商解決疑難問題，確保物資的準時交付。2. 當物資滯銷，市場對訂單物資需求減少時，采購專

11、員需盡快與供應商溝通， 減少物資產量，或者與供應商協商是否可以延緩交貨，必要時可以彌補供應商 的損失。第 9 條 采購跟單催貨1. 跟單催貨是一種為了使供應商在規(guī)定的時間內送達物資而采取的措施。跟單 催貨可以保證采購物資在規(guī)定時間內供應，還能夠有效控制庫存量。2. 采購專員在跟單催貨作業(yè)時，可采用以下六種方法，如下表所示訂單催促方法一覽表跟催方法具體說明訂單跟催聯單法將訂單按日期順序排列好，提前一定時間進行跟催統(tǒng)計法將訂單統(tǒng)計成報表，提前一定時間進行跟催定期跟催于每周固定時間將要跟催的訂單整理好，打印成報表， 統(tǒng)一進行定期跟催運用“物資跟催表”通過“物資跟催表”可掌握供料狀況，明確跟催對象，

12、確保進料運用物資跟催箱在采購部辦公室內設置1個物資跟催箱，在跟催箱里規(guī) 劃32格，前31格對應每個月的天數（30或31天），第 32格是急件處理格運用計算機跟催根據訂單及驗收單的資料，采購管理信息系統(tǒng)可以提供 供應商米購單明細、物資米購單明細、制造批號單備料完 整性、采購訂單物資采購進度信息運用顏色管制卡按采購日期順序放入卡欄內：逾期放入黃欄，由采購專 員跟催；緊急用料放入紅欄，由采購主管跟催管理跟催管制板以顏色顯示供應商各月交貨狀態(tài)，如期交貨用綠色，應 進而未進用黃色，緊急用料用紅色3. 如果供應商沒有按時交貨，采購專員應該采取以下措施。 聯系供應商以獲得確切的交貨時間，及時通知需求部門準確

13、的到貨時間。(2) 咨詢技術人員、材料工程師等，了解有無可替代材料。(3) 如果供應商交貨超期或所交物資質量差，而且短期內無法改善的，采購部應 該尋求其他供應貨源或實施緊急采購作業(yè)。第10條供應商交貨跟蹤采購部需嚴格對訂單交付過程進行跟蹤，確保物資質量滿足企業(yè)要求。1. 供應商送貨上門時，采購專員應會同質量管理部、倉儲部等部門在現場按照 訂單對物資的數量、單價、外觀、質量等進行核查確認，核查合格后方可辦理 入庫。2. 企業(yè)在供應商處提貨時，需先要求供應商將“提貨通知單”傳真給采購專 員，采購專員及時聯系運輸部等相關部門對物資進行點收，并組織裝車提貨。 提貨過程中，采購專員應詳細記錄物資情況，作

14、為付款結算的依據。第11條供應商交貨后跟蹤1. 在所采購的物資交付使用后，采購專員應要求請購部門對物資做相應的標 識，并對物資的后續(xù)使用狀況進行跟蹤和記錄。2. 采購專員應根據訂單交付情況，及時按照規(guī)定的支付條款對供應商進行付 款，并聯系財務部辦理結算業(yè)務。3. 如果物資在使用過程中出現質量問題，采購專員應根據可追溯性標記查找物 資來源，并及時聯系供應商解決。遇重大質量問題需報采購經理進行協調和處 理。第 3 章 附則第 12 條 本制度由采購部制定，解釋權歸采購部所有。第 13 條 本制度經總經理審批后生效，修改、廢止時亦同3 訂單異常處理管理制度訂單異常包括交期異常、品質異常、下單異常、彈

15、性處理以及突發(fā)異常五類。由于這五類訂單異常發(fā)生的原因以及處理措施不完全相同，企業(yè)應制定訂單異 常處理管理制度，規(guī)范訂單異常的處理。訂單異常處理管理制度第 1 章 總則第 1 條 目的為規(guī)范訂單異常的處理過程，對異常訂單進行及時有效的處理，特制定本制度。第 2 條 適用范圍本制度適用于采購部的異常訂單處理工作。第 3 條 管理職責1. 采購部負責及時有效地將異常信息傳遞給請購部門，以便企業(yè)及時調整生產 計劃，并與供應商積極協商處理異常情況。2. 請購部門負責協助采購部解決訂單異常情況，根據需求及時調整訂單。第 4 條 術語解釋1. 本制度所稱“交期異?！?， 是指物資交期延后或交貨數量變更， 無法

16、滿足 生產需要。2. 本制度所稱“品質異?！保侵腹淘谏a中發(fā)現的品質異常以及驗收人員發(fā)現的品質異常3. 本制度所稱“下單異?！?，是指由于采購專員的主觀因素導致的訂單下發(fā)異 常。4. 本制度所稱“彈性處理”，是指原訂單客戶要求提前交期或變更交付計劃等 導致的采購異常。5. 本制度所稱“突發(fā)異?！?，是指發(fā)生不可抗拒的外力因素 ( 如地震、火災等 ) 或市場原材料嚴重緊缺等突發(fā)情況。第 2 章 交期異常的處理第 5 條 交期異常情況獲取1. 采購專員需在下單后及時跟蹤訂單情況，及時獲取訂單交貨進度。2. 采購專員一般通過以下兩種途徑獲取交期異常信息。(1) 供應商電話通知。(2) 物資交期自行

17、排查。第 6 條 交期異常反饋采購專員得知異常后，應及時向采購經理和請購部門反饋信息，以便及時進行 補救或調整。第 7 條 交期異常的處理措施1. 采購專員需要采取積極措施，盡量挽回損失。2. 采購專員可以采取以下三類措施。(1) 采用跟催法催交物資。(2) 變更采購訂單。(3) 替換供應商。第 8 條 評估交期異常造成的損失1. 采購部應積極聯絡相關部門評估損失費用 2. 采購部應視情況向供應商進行索賠。(1) 經確認，如交期異常因發(fā)生重大事故或災害 ( 如嚴重火災、地震等 )或市場原 材料嚴重短缺而引起，企業(yè)可視情況追究供應商部分責任或不追究責任。(2) 如交期異常的原因屬供應商可控制的因

18、素，如企業(yè)停工待料、浪費工時等， 采購專員應以“供應商扣款通知單”的形式通知供應商進行相應的賠償。第 3 章 品質異常的處理第 9 條 品質異常反饋1. 供應商發(fā)現品質異常且無法自行解決時，應以書面形式將問題反饋給相應的 采購專員。2. 供應商交貨時，相關質量管理人員發(fā)現采購物資不符合采購要求的，應及時 通知采購專員。3. 采購專員接到品質異常反饋后，要及時反饋給采購經理，請示解決辦法。第 10 條 處理措施1. 由采購經理和請購部門協商能否進行特采，必要時由采購專員召集請購部門 到供應商生產現場協助解決異常。2. 供應商交貨品質異常的相關處理參照企業(yè)退換貨管理制度執(zhí)行。第 11 條 評估品質

19、異常造成的損失如采購物資因品質問題返工或被拒收，影響本企業(yè)正常生產的，采購部應組織 相關部門評估損失費用，并可視具體情況向供應商索賠。第 4 章 下單異常的處理第 12 條 下單異常反饋采購專員如發(fā)現訂單等相關單據沒能及時下發(fā)，應立即聯系采購部下單人員， 并將具體情況反饋給采購經理。第 13 條 下單異常處理1. 如果采購部下錯訂單，采購專員應與供應商協商能否撤單，盡可能避免呆廢 料，同時下達正確的訂單。2. 如不能撤單，采購部應與相關部門溝通能否將訂單進行內部消化，并把信息 上報采購經理。3. 如不能撤單又無法內部消化，產生的損失費用由責任部門承擔，并按企業(yè)相 關規(guī)章制度對責任部門進行懲罰。

20、第 5 章 彈性處理的管理第 14 條 彈性處理反饋1. 采購專員獲得彈性處理反饋時，應及時聯系供應商協商處理。2. 需要彈性處理的情況。(1) 應客戶要求交期提前。(2) 生產計劃由于各種情況發(fā)生改變。第 15 條 彈性處理措施1. 與供應商協商，加緊趕工。必要時可提高采購價格，確保供應商及時供應物 資。2. 如果供應商確實不能按期交貨，采購專員應采取選擇替代產品、尋找其他供 應商等措施。第 6 章 突發(fā)異常的處理第 16 條 突發(fā)異常處理辦法1. 出現突發(fā)異常時，采購專員應及時向采購經理匯報，并通過多種渠道了解市 場行情、短缺周期等信息，推測采購能否滿足正常生產需要。2. 如突發(fā)異常影響生

21、產，采購專員需向請購部門確認是否通過高價調撥現貨或 采用其他能夠減少企業(yè)損失的方式進行采購。第 7 章 附則 第 17 條 本制度由采購部草擬，經總經理審批后正式實施。第 18 條 本制度自下發(fā)之日起生效。4 供應商分級跟蹤管理制度為了有效增強采購訂單跟蹤效果，提高訂單跟蹤效率，特制定本制度。供應商分級跟蹤管理制度第 1 章 總則第 1 條 目的為了以下目的，特制定本制度。1. 對供應商供應情況進行分級，選擇合適的采購訂單跟蹤策略。2. 提高采購訂單跟蹤效率。第 2 條 適應范圍本制度適應于對供應商供應情況分級、采購訂單跟蹤策略制定與執(zhí)行等工作的 管理。第 2 章 供應商分級第 3 條 供應商

22、供應情況評價因素供應商供應情況評價因素主要包括以下內容。1. 供應商所屬行業(yè)以及所屬行業(yè)基本情況。2. 供應商供應記錄。3. 供應商地理位置。第 4 條 供應商行業(yè)評價1. 供應商所屬行業(yè)競爭激烈的得3分，競爭較激烈的得2分，無較大競爭的得 1分。2. 競爭激烈的行業(yè)一般近于完全競爭行業(yè)，行業(yè)內存在的供應商較多；無較大 競爭的行業(yè)一般近于壟斷行業(yè)，存在的有效供應商較少。3. 供應商的評價分值越低，其討價還價能力越強。對于這類供應商，企業(yè)較難 尋找到替代供應商，應進行重點維護。第5條供應商供應評價1. 采購部填寫“供應商交貨基本狀況一覽表”，對供應商的交貨情況進行分 析、評估。為供應商交貨情況評

23、分。供應商交貨基本狀況一覽表供應商名稱交貨批數合格批數特采批數退貨批數交貨評分2. 采購部根據供應商交貨情況優(yōu)劣對其進行交貨評分，分值范圍為13分。分值越高代表供貨情況越好。第6條供應商地皮位置評價1. 供應商與企業(yè)同屬一個地區(qū)的，評分為 3分。2. 國內供應商與企業(yè)不屬于同一地區(qū)的，評分 2分。3. 國際供應商的評分為1分。第7條供應商分級評定1. 采購專員將供應商三項評分相加，得出每個供應商的評分。2. 供應商的評價分數越低，采購專員越應該重點跟蹤管理(1) 供應商評分為34分的為重點跟蹤供應商。此類供應商的特點是：具有壟斷 優(yōu)勢、供應情況差且地理位置遠。(2) 供應商評分在57分的為重點跟蹤供應商。此類供應商的特點是：地位較 高、供應情況較好、地理位置較遠。(3) 供應商評分在89分的為重要合作伙伴。此類供應商的特點是：易于獲得、