行政部文秘工作崗位職責(zé)

1、行政部文秘工作崗位職責(zé) 職位名稱 行政部文秘 所在部門(mén) 行政部 職位角色: 為公司領(lǐng)導(dǎo)供應(yīng)優(yōu)質(zhì)高效的秘書(shū)服務(wù) 職責(zé)與工作任務(wù): 職 責(zé) 一 職責(zé)表述:負(fù)責(zé)來(lái)客來(lái)訪人員的接待和支配 工作 任務(wù) 熱忱禮貌地接待來(lái)訪客人 依據(jù)客人的不同習(xí)慣供應(yīng)不同口味的飲料、餐飲支配 依據(jù)狀況對(duì)來(lái)訪客人進(jìn)行分流,減輕領(lǐng)導(dǎo)的壓力。 職 責(zé) 二 職責(zé)表述:高效、禮貌處理來(lái)電 工作 任務(wù) 使用專業(yè)術(shù)語(yǔ)禮貌接聽(tīng)來(lái)電。 快捷高效對(duì)電話進(jìn)行預(yù)處理,當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)不在,或不便利接聽(tīng)電話時(shí),做好電話記錄,準(zhǔn)時(shí)轉(zhuǎn)告。 對(duì)需要反饋的事項(xiàng)做好全程跟蹤、落實(shí)工作。 職 責(zé) 三 職責(zé)表述:文書(shū)寫(xiě)作 工作 任務(wù) 把握文書(shū)寫(xiě)作要領(lǐng),高質(zhì)量、高效率完成各

2、類文件、信函的起草。 職 責(zé) 四 職責(zé)表述:文件、資料的流轉(zhuǎn)及流轉(zhuǎn)中的保密工作 工作 任務(wù) 依據(jù)緊急、重要程度對(duì)來(lái)文進(jìn)行分類,對(duì)緊急的文件準(zhǔn)時(shí)支配領(lǐng)導(dǎo)批閱,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)高效處理文件。 依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示,對(duì)需要連續(xù)流轉(zhuǎn)的文件準(zhǔn)時(shí)傳遞。 對(duì)處理完畢的文件準(zhǔn)時(shí)存檔。 對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的手書(shū)指令正本傳遞給相關(guān)人員,復(fù)印件存檔。 在文件流轉(zhuǎn)過(guò)程中做好保密工作。 職 責(zé) 五 職責(zé)表述:督查催辦工作 工作 任務(wù) 依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)書(shū)面批示,依據(jù)時(shí)限準(zhǔn)時(shí)做好督查催辦工作。 對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的口頭交辦的事項(xiàng),準(zhǔn)時(shí)跟進(jìn)、落實(shí)、反饋。 職 責(zé) 六 職責(zé)表述:會(huì)議管理 工作 任務(wù) 協(xié)助大型會(huì)議、活動(dòng)的籌辦。 對(duì)召集的會(huì)議負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、跟蹤工作,處理睬

3、議期間的各種突發(fā)事件,完成會(huì)議紀(jì)要。 職 責(zé) 七 職責(zé)表述:外部工作關(guān)系 工作 任務(wù) 輔助領(lǐng)導(dǎo)維護(hù)良好的外部客戶關(guān)系,重大節(jié)日、重要客戶或客戶單位的紀(jì)念日、慶典等提示或代表領(lǐng)導(dǎo)發(fā)賀函表示慶賀。 協(xié)助公司相關(guān)部門(mén)做好領(lǐng)導(dǎo)重大社交、公益活動(dòng)和社會(huì)職務(wù)等活動(dòng)的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)工作。 職 責(zé) 八 職責(zé)表述:負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)大事記及個(gè)人檔案的收集、整理、歸檔工作 工作 任務(wù) 準(zhǔn)時(shí)更新領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案資料,對(duì)具有保存價(jià)值的文件、實(shí)物準(zhǔn)時(shí)整理歸檔。 定期編制大事記。 職 責(zé) 九 職責(zé)表述:領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人財(cái)務(wù)管理 工作 任務(wù) 負(fù)責(zé)總裁各項(xiàng)公務(wù)費(fèi)用的報(bào)銷 每月完成月度費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表 職 責(zé) 十 職責(zé)表述:總裁辦公室日常維護(hù)保持領(lǐng)導(dǎo)辦公室的干凈、有序、保密及安全 工作 任務(wù) 每日上班前負(fù)責(zé)辦公室的通風(fēng)換氣,保持辦公室的干凈,保證辦公設(shè)施的正常運(yùn)行。 負(fù)責(zé)辦公室陳設(shè)物品、裝飾物完好無(wú)損;