圖書館卡片式讀者信息檔案數(shù)字化管理探究

1、圖書館卡片式讀者信息檔案數(shù)字化管理探讀者信息檔案是圖書館特有的一種信息來(lái)源，是圖 書館開展讀者服務(wù)工作的依據(jù)。但目前讀者信息檔案管理模 式并不理想，其信息大都來(lái)自流通記錄、讀者座談會(huì)、問(wèn)卷 調(diào)查，零散且流于形式，給圖書館管理與讀者服務(wù)工作帶來(lái) 極大不便。因此，探索與建立一個(gè)科學(xué)合理、操作簡(jiǎn)便的讀 者信息檔案管理模式，對(duì)于全面做好讀者服務(wù)工作、樹立以 人為本的服務(wù)理念具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。1卡片式讀者信息檔案數(shù)字化管理的必要性卡片式讀者信息檔案數(shù)字化管理是指圖書館按照本館 實(shí)有讀者數(shù)（包括持證讀者與臨時(shí)讀者）建立專業(yè)的讀者信 息數(shù)據(jù)庫(kù)，按照設(shè)定的具有固定格式的數(shù)字卡片填寫讀者信 息。對(duì)讀者實(shí)行一人

2、一卡，利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)完成對(duì)讀者信息 檔案進(jìn)行錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、匯總、計(jì)算等功能需求，實(shí)現(xiàn) 讀者信息檔案管理系統(tǒng)化和數(shù)字化目標(biāo)，構(gòu)建對(duì)讀者信息方 便、快捷、準(zhǔn)確的動(dòng)態(tài)管理模式，提高圖書館服務(wù)能力和管 理水平。1.1卡片式讀者信息檔案數(shù)字化管理是圖書館自身發(fā) 展的需要。謀求自身發(fā)展是圖書館的天職，而圖書館的可持 續(xù)發(fā)展在于被社會(huì)所需要，被讀者所認(rèn)可。這就需要圖書館 更為深入地了解每一位讀者顯性或隱性的個(gè)性化需求。而讀 者信息檔案無(wú)疑是圖書館了解讀者、走近讀者、研究讀者的 最佳途徑。1.2卡片式讀者信息檔案數(shù)字化管理是滿足讀者個(gè)性 化需求的需要。隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，個(gè)體對(duì)知識(shí) 的需求日益呈現(xiàn)

3、出多元化、多樣化、多層次化的特點(diǎn)。圖書 館為滿足讀者的這種需求特點(diǎn)，就要利用自身的專業(yè)技術(shù)優(yōu) 勢(shì)與資源優(yōu)勢(shì)，對(duì)各類信息進(jìn)行專業(yè)化加工與整理，有針對(duì) 性地推介給讀者，變"人找知識(shí)”為“知識(shí)找人”，變被動(dòng) 服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，使讀者在最短的時(shí)間獲取足夠量的信息。1.3卡片式讀者信息檔案數(shù)字化管理是圖書館資源建 設(shè)的需要。隨著數(shù)字化服務(wù)的發(fā)展，圖書館的資源結(jié)構(gòu)與館 藏建設(shè)方向也處于不斷的發(fā)展變化之中。為順應(yīng)這一變化， 圖書館就要進(jìn)行針對(duì)性的調(diào)查研究，了解讀者的信息需求及 特點(diǎn)，制定符合讀者需求的圖書館藏書發(fā)展規(guī)劃，合理確定 紙質(zhì)書刊與數(shù)字資源的館藏比例，以及各種學(xué)科、各類信息 載體的經(jīng)費(fèi)比例。

4、對(duì)讀者群的群體檔案研究，能幫助圖書館 在資源建設(shè)方面獲得更大的精確性和有效性。2.卡片式讀者信息檔案數(shù)字化管理的可行性2. 1免費(fèi)開放資金的投入給予了經(jīng)費(fèi)保障。2011年1月 26日，財(cái)政部、文化部聯(lián)合下發(fā)關(guān)于推進(jìn)全國(guó)美術(shù)館、公 共圖書館、文化館（站）免費(fèi)開放工作的意見(jiàn)，同年底， 全國(guó)公共圖書館全部免費(fèi)開放。地市級(jí)圖書館、文化館的補(bǔ) 助標(biāo)準(zhǔn)是50萬(wàn)元，縣級(jí)圖書館、文化館的補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)是20萬(wàn) 元，鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合文化站補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)是5萬(wàn)元。全國(guó)公共圖書館免 費(fèi)開放的實(shí)施，專項(xiàng)資金的有效投入，緩解了圖書館經(jīng)費(fèi)不 足，為圖書館成立專門的檔案管理部門提供了資金保障。2.2高學(xué)歷人才的引進(jìn)滿足了專業(yè)人員需求。受編制的

5、 制約，長(zhǎng)期以來(lái)公共圖書館機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)單，人員偏少，身兼數(shù)職 的現(xiàn)象很普遍，嚴(yán)重制約了圖書館事業(yè)的發(fā)展。近年來(lái)，隨 著人事改革的不斷深入，各地各部門陸續(xù)啟動(dòng)了高學(xué)歷人才 引進(jìn)計(jì)劃，圖書館作為公益性事業(yè)單位也受益匪淺。引進(jìn)高 學(xué)歷人才專業(yè)技能熟練、創(chuàng)新意識(shí)強(qiáng)、年輕有朝氣，且不受 編制限制，為圖書館檔案管理部門的設(shè)置提供了有力的人才 保障。2.3圖書館專業(yè)技術(shù)人員提供了技術(shù)支持。北京大學(xué)吳 慰慈教授在圖書館學(xué)概論一書中指出，圖書館學(xué)與檔案 學(xué)是直接關(guān)聯(lián)的學(xué)科，具有同族關(guān)系，它們都是研究與文獻(xiàn) 信息管理和利用相關(guān)的工作的學(xué)科。特別是在文獻(xiàn)采選、分 編、典藏與流通、檢索和利用等方面，具有很大的相似性。 由此

6、可見(jiàn)，圖書館在讀者信息檔案管理方面具有天然的專業(yè) 技術(shù)優(yōu)勢(shì)。3卡片式讀者信息檔案數(shù)字化管理模式構(gòu)建3.1卡片式讀者信息檔案數(shù)字化管理應(yīng)遵循的原則3.1.1集中與分散相結(jié)合。成立讀者信息檔案管理中心 （以下簡(jiǎn)稱'管理中心”），設(shè)立專職檔案管理員，對(duì)讀者 信息檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，同時(shí)還兼顧借閱證的辦理與退 證工作。由于服務(wù)窗口與讀者的零距離接觸，所以對(duì)讀者信 息需求更為了解，可考慮服務(wù)窗口由一名館員兼職讀者信息 檔案工作。3. 1.2數(shù)字與紙質(zhì)相結(jié)合。數(shù)字化檔案為開展檔案信息 服務(wù)工作提供了良好的條件，可以一站式實(shí)現(xiàn)讀者信息的查 閱、復(fù)制和下載等。紙質(zhì)檔案在使用、整理等方面雖然相對(duì) 繁瑣

7、，但穩(wěn)定、不易破壞和誤刪的優(yōu)勢(shì)是數(shù)字化無(wú)法比擬的。 我們要堅(jiān)持?jǐn)?shù)字為主，紙質(zhì)為輔，數(shù)字與紙質(zhì)相結(jié)合的原則。3. 1. 3重點(diǎn)與普通相結(jié)合。讀者的個(gè)人偏好、閱讀習(xí)慣、 閱讀需求等因人而異，臨時(shí)讀者與長(zhǎng)期讀者的閱讀需求也是 不盡相同，因此圖書館應(yīng)區(qū)別對(duì)待、分類管理。圖書館可以 根據(jù)讀者的到館次數(shù)、借閱記錄、持證時(shí)間等因素，將讀者 劃分為普通讀者和重點(diǎn)讀者。對(duì)重點(diǎn)讀者實(shí)施重點(diǎn)管理與服 務(wù)的同時(shí)，不放松對(duì)普通讀者的管理。3.2設(shè)計(jì)讀者信息檔案管理卡片3. 2. 1讀者信息檔案管理卡片格式。讀者信息檔案管理 卡片要全面地反映每一位讀者信息，包括讀者的基本信息、 興趣、愛(ài)好以及特殊需求等，卡片的基本格式為

8、：3. 2.2讀者信息檔案管理卡片說(shuō)明：(1)卡片中表頭項(xiàng)目。編號(hào)是所有到館讀者填寫本卡時(shí)的 序列號(hào)，包括持證讀者和臨時(shí)讀者。臨時(shí)讀者編號(hào)用“l(fā)” 開頭，位數(shù)可根據(jù)讀者數(shù)量情況自定。例如：l000001,則 表示本館的第一位臨時(shí)讀者的信息卡片。同理，持證讀者的 編號(hào)則為c000001,表示本館的第一位持證讀者的信息卡片; 讀者證號(hào)：按照實(shí)際讀者證編號(hào)填寫；狀態(tài)：持證或是退證?？ㄆ斜砀駜?nèi)項(xiàng)目押金：金額欄根據(jù)所收押金情況如實(shí)填寫，此卡片也兼 有讀者押金明細(xì)活頁(yè)張的作用；未交原因：填寫由誰(shuí)負(fù)責(zé)免交及為什么免交。退證原因: 這一項(xiàng)的填寫尤為重要，它是分析圖書館工作到位與否的重 要指標(biāo)。在讀者辦理退證

9、時(shí)，經(jīng)辦人員有責(zé)任認(rèn)真了解其退 證的真正原因，并根據(jù)其退證原因即時(shí)拿出處理辦法。 利用圖書館的目的、閱讀傾向、興趣、愛(ài)好、習(xí)慣、特殊需 求等，則是圖書館個(gè)性化服務(wù)的需要，需檔案管理員指導(dǎo)讀 者認(rèn)真填寫。3.3讀者信息檔案數(shù)字化管理流程3. 3. 1成立讀者信息檔案管理中心。讀者信息檔案管理 中心設(shè)在圖書館人流交匯的大廳，既負(fù)責(zé)讀者信息檔案的管 理，又負(fù)責(zé)讀者辦證、退證、咨詢等工作；各部室分設(shè)檔案 管理員，負(fù)責(zé)讀者閱讀需求信息的更新與維護(hù)工作。3. 3.2建立讀者信息檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。指派或聘請(qǐng)專業(yè)人員 建立讀者信息檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)管理員主要負(fù)責(zé)讀者信 息檔案管理卡片的上傳、更新或注銷等工作。設(shè)計(jì)友

10、好的讀者信息檔案界面。主頁(yè)面分為新增讀者、 更新讀者、重點(diǎn)讀者、退證讀者四大模塊。系統(tǒng)中諸如錄入、 查詢、統(tǒng)計(jì)、匯總等功能應(yīng)完備、易操作，以保證讀者信息 的快速獲取。另外，還要做好讀者信息檔案的保密工作，以 免因管理不善造成侵權(quán)，引起不必要的糾紛。3. 3.3卡片式讀者信息檔案數(shù)字化管理流程辦證讀者首先到管理中心填寫讀者信息檔案管理卡 片一一檔案管理員據(jù)此進(jìn)行數(shù)字化錄入一一通過(guò)后臺(tái)管理 平臺(tái)上傳到數(shù)據(jù)庫(kù)一一具有審核資格的管理員對(duì)其進(jìn)行審 核與發(fā)布一一數(shù)據(jù)庫(kù)主頁(yè)面根據(jù)上傳時(shí)間的先后順序按照 讀者證編號(hào)對(duì)其依次顯示一一擁有權(quán)限的每一位成員都可 以通過(guò)主頁(yè)面隨意查看讀者信息，了解讀者的需求變化一一

11、打印讀者信息檔案管理卡片、開具收據(jù)收取押金、復(fù)印 該讀者身份證一并作為該讀者的原始檔案存檔。日常工作 中，讀者可隨時(shí)在檔案管理中心或窗口填寫自己的閱讀、服 務(wù)需求，然后由檔案管理員對(duì)其進(jìn)行更新，并將其移至'更 新讀者”模塊。讀者退證時(shí)，須出示與辦證時(shí)留存一致的 身份證原件。退證手續(xù)辦理完畢，該讀者信息檔案管理卡 片移至“退證讀者”模塊。年終，按照“編號(hào)”整理裝訂 紙質(zhì)的“退證”讀者信息檔案卡并長(zhǎng)期存檔。定期進(jìn)行數(shù) 據(jù)庫(kù)的維護(hù)與備份，確保數(shù)據(jù)的安全完整與穩(wěn)定。定期根 據(jù)讀者的閱讀量、到館次數(shù)、持證時(shí)間等指標(biāo)確定本館的重 點(diǎn)讀者，為他們提供專題服務(wù)或定題服務(wù)。每年終了，檔 案管理中心對(duì)讀者借閱證增減情況、讀者的需求變化進(jìn)行統(tǒng) 計(jì)分析，出具本館資源建設(shè)與服務(wù)意見(jiàn)，為館領(lǐng)導(dǎo)提供決策 參考。4結(jié)語(yǔ)：讀者信息檔案的科學(xué)管理，是圖書館以人為本的具體體 現(xiàn)，是讀者服務(wù)工作的重要組成部分。把卡片式讀者信息檔 案的數(shù)字化管理