金碧花園管理處檔案的建立和管理

1、金碧花園管理處檔案的建立和管理 金碧花園管理處檔案的建立和管理 1、檔案的建立 設(shè)立資料室、負(fù)責(zé)檔案建立和管理,配備檔案專業(yè)管理人員,完善檔案管理體系,使檔案管理工作更有效地為住宅樓宇的使用、修理、改造、擴(kuò)建工作和物業(yè)管理工作服務(wù)。 (1)采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的一系列管理制度。 (2)建檔流程:收集-整理-歸類-編號(hào)-登記-輸入電腦-入柜-利用-檢查。 (3)查閱流程:申請-借閱-登記-歸還 (4)各部門廣泛收集,資料室集中管理。 (5)分類明確,針對(duì)不同的檔案性質(zhì),采用有不同的建檔和管檔方法, 2、檔案管理 (1)辦公室、人事檔案管理; a、辦公室檔案由資料員進(jìn)行分類編號(hào)、整理

2、、保管。 b、有關(guān)行政機(jī)關(guān),公司上層有關(guān)文件及會(huì)議紀(jì)要均屬辦公室檔案文件。 c、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的重要文件入檔必需與領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔。 d、全部人事檔案根據(jù)編號(hào)由資料員管理,并將個(gè)人全部資料輸入電腦保存軟盤,人離開企業(yè)其檔案銷毀。 (2)工程檔案管理; a、將工程技術(shù)、修理、改造資料和各種竣工圖及供電、發(fā)電、消防、排風(fēng)排水、煤氣管理、電梯、照明系統(tǒng)的有關(guān)資料均進(jìn)行編號(hào),檔案由工程部主管儲(chǔ)存于專柜中保管。 b、全部工程類國家標(biāo)準(zhǔn)勻稱進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)并附上受控負(fù)責(zé)人由工程部主管保管于專柜中。 c、全部工程資料均應(yīng)規(guī)定保存期限,并建立銷毀檔案制度。 (3)財(cái)務(wù)檔案管理; a、每年形成的會(huì)

3、計(jì)檔案,都由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)根據(jù)歸檔的要求,負(fù)責(zé)整理立卷裝訂成冊。 b、保存的會(huì)計(jì)檔案向外單位供應(yīng)利用時(shí),須報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),但不得拆散原卷冊,并應(yīng)限期歸還。 c、會(huì)計(jì)檔案的保管期限,依據(jù)特點(diǎn)分永久、定期二類。 d、會(huì)計(jì)檔案保管期滿需銷毀時(shí),應(yīng)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意,審查并編造會(huì)計(jì)檔案,銷毀設(shè)冊。 (4)住戶檔案管理; a、全部用戶資料如購房合同(含產(chǎn)權(quán)證)復(fù)印件、租戶合同復(fù)印件、房屋驗(yàn)收清單及業(yè)主、用戶有關(guān)資料(身份證、戶口所在地、工作單位地址、常住地址、聯(lián)系電話)均應(yīng)按單元由資料員編號(hào)妥當(dāng)保存并輸入電腦。 b、業(yè)主、用戶變更資料勻稱由資料員妥當(dāng)保存并輸入電腦。 c、用戶資料依據(jù)一定期限銷毀,保存軟盤。 (5)全部檔案必需進(jìn)行科學(xué)管理,做到妥當(dāng)保管、存放有序、查找便利、同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行安全和保安制度,不得隨便堆放、嚴(yán)防毀損、散失和泄露。 (6)全部檔案的借閱均應(yīng)通過資料保管員(有必要時(shí)應(yīng)有負(fù)責(zé)人許可同意)并進(jìn)行登記簽字。 (7)全部檔案保管環(huán)境要求干燥