房地產(chǎn)公司檔案管理制度文檔

1、第一節(jié)檔案管理制度為了加強檔案的管理工作，確保現(xiàn)有檔案齊全、完整、準確、安全， 更好地為各項工作服務，根據(jù)檔案法及有關(guān)檔案工作條例，制定以下 檔案管理制度：、凡工作中形成的各種載體、各種類別的資料，一律歸檔案 室統(tǒng)一 管理。任何部門或個人不得私自保存。二、檔案保管做到“防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、 防蟲”八防措施，確保檔案的齊全完整。三、嚴格檔案保密制度，防止秘級檔案丟失與泄漏。四、提供檔案要嚴格遵守崗位責任制，認真履行工作職責。第二節(jié)文書檔案管理辦法、收文處理上級下發(fā)和平行單位發(fā)來的文件（包括會議帶回來的文件）由資料員 簽收、拆封、分類、登記。并填寫資料審批單，呈遞公司領(lǐng)導批

2、示，并按 批示分別送交承辦部門、科室傳閱，文件辦理結(jié)束后資料員及時存檔。1、文書檔案工作的基本任務對本公司形成的各種文字材料進行收集整 理、立卷和歸檔。集中統(tǒng)一管理本公司各種門類和載體的檔案，充分發(fā)揮 其作用，為本公司的各項工作服務。2、凡本事業(yè)部外出開會人員帶回來的文件及有價值的資料，應 及時交資料員處登記存檔，按文件要求進行傳閱，不得個人保存。3、有承辦要求的文件，承辦部門要盡快辦理，并在文件批閱處理單上 注明辦理結(jié)果，并簽署承辦人姓名和日期。二' 發(fā)文處理1、發(fā)文包括擬稿、核校、簽發(fā)、編號、登記、分發(fā)、歸檔等程序。2、凡屬專業(yè)性的工作，并以公司名義行文的由具體部門起草，呈公司 領(lǐng)

3、導簽發(fā)。3、經(jīng)公司領(lǐng)導簽發(fā)的文件，由經(jīng)管部審核、打印。打印后由資料員發(fā) 送。4、各類公文從擬稿、修改、審核到簽發(fā)，一律使用碳素墨水和藍黑墨 水。用鋼筆、碳素筆或毛筆書寫。禁止使用圓珠筆、鉛筆。5文件存檔時必須同底稿一起交資料員。第三節(jié)聲像檔案管理辦法一、聲像檔案的收集整理要及時歸檔立卷，以確保齊全完整。二、照片檔案是本公司各種活動中直接形成的它是以感光材料 為載本，以影像為主要反映方式的歷史記錄。照片檔案包括底片、照 片和文字說明。三'收集照片資料吋，要根據(jù)照片檔案歸檔范圍進行廣泛的收 集。四、照片檔案由拍攝人員對照片資料進行整理，詳細記錄時間、 地點、人物、活動內(nèi)容及攝影者姓名，整理

4、后交檔案員歸檔。五、歸檔的照片資料必須清晰、完整，底片和照片質(zhì)量完好。第四節(jié) 工程檔案管理辦法一、工程檔案在工程竣工后，由項目負責人填寫工程資料移交 清單，經(jīng)建筑公司領(lǐng)導審批簽字后，將竣工資料及相關(guān)資料交公司 資料員存檔，移交清單一式兩份，核對無誤后雙方簽字移交單各執(zhí) 一份，憑工程資料清單方可進行決算工作。二、資料員在接收工程檔案時，必須認真檢查驗收，對不符 合歸檔要求的有權(quán)拒收。三、資料員對工程檔案的保管必須設(shè)置專門檔案柜，并對歸檔 的工程檔案進行編目、登記工作。第五節(jié)合同檔案管理辦法一、資料員接到已簽訂的施工合同、購貨合同后，填寫合同資 料處理單，及吋將合同資料復印件送發(fā)給相關(guān)部門并由經(jīng)辦

5、人簽 收。二、資料員在接收已成立的施工合同、購貨合同后，建立合同 管理目錄，包括總包合同、分包合同、購貨合同，摘要登記合同內(nèi) 容以便查找。三、嚴格執(zhí)行合同簽定歸檔程序。四、為年檢工作提供企業(yè)各種證書、證件。第六節(jié)人事檔案管理辦法、建立事業(yè)部員工個人檔案（員工履歷表、畢業(yè)證書復印件、 學位證書復印件、資格證書復印件、身份證復印件、戶口薄復印件、 血型化驗單原件及員工相片）。二、新進員工提交表明身份、學歷、資格、能力等證件的復印 件、照片等，并填寫員工履歷表、新進員工登記表，作為個人人事檔 案。三、新進員工在試用期滿后填寫試用期考核鑒定表，表現(xiàn)良好, 符合事業(yè)部要求，經(jīng)事業(yè)部領(lǐng)導班子研究批準正式錄用者，人力資源 部負責指導本人口行辦理個人檔案，請示公司主管領(lǐng)導，確認工資標 準后，報部門財務。未通過正式錄用者，辦理清退手續(xù)。第七節(jié)檔案資料借閱制度一、本事業(yè)部員工因工作需要，可查閱與自己業(yè)務有關(guān)的檔案 資料。二、本事業(yè)部員工在接（收）到與本事業(yè)部有關(guān)文件材料后， 必須交資料員先登記存檔，后傳閱