論氣象記錄檔案工作現(xiàn)代化

1、論氣象記錄檔案工作現(xiàn)代化摘要：氣象記錄檔案工作是管理與提供利用氣象 記錄檔案及其加工產品的工作。通過多年的努力與發(fā)展，氣 象記錄檔案工作在維護檔案實體完整、安全、有序等方面取 得了一定的成效。但相對氣象記錄檔案工作根本價值的本質 要求，其在工作內容、方式、效果等方面均存在不足。本文 簡要分析當前氣象記錄檔案工作存在的主要問題及其根本 原因，初步確立了氣象記錄檔案工作新的角色定位，提出了 氣象記錄檔案工作現(xiàn)代化的內涵與方式，為氣象記錄檔案工 作的發(fā)展提供初步參考。關鍵詞：氣象記錄檔案檔案管理現(xiàn)代化一、氣象記錄檔案工作存在的主要問題要分析氣象記錄檔案工作存在的主要問題，首先要確定 氣象記錄檔案工作

2、的評價標準。一般來說，氣象記錄檔案工 作的根本價值即為其評價標準，原因在于不論具體的檔案工 作內容與方式如何，如果不能實現(xiàn)氣象記錄檔案工作的根本 價值，就不能被認為是有效的工作。綜合國家有關氣象及檔 案法規(guī)對氣象記錄檔案工作的定位、多年來延續(xù)的氣象記錄 檔案工作的對象與內容及氣象事業(yè)發(fā)展對檔案工作的需求, 筆者認為，氣象記錄檔案工作的根本價值主要包括兩方面內 容：一是集中統(tǒng)一管理氣象記錄檔案，維護檔案的完整與安 全；二是長期穩(wěn)定地提供氣象記錄檔案信息，充分發(fā)揮氣象 記錄檔案潛在與現(xiàn)實價值。依此標準對氣象記錄檔案工作內容、方式、效果等現(xiàn)狀 進行分析可以發(fā)現(xiàn)，長期以來的氣象記錄檔案工作主要存在 以

3、下問題：（一）氣象記錄檔案的現(xiàn)有保管條件不能滿足其永久保 存的需要氣象記錄檔案是對天氣要素狀態(tài)的原始的歷史記錄。它 不僅是氣象業(yè)務科研發(fā)展的基礎資料，還是我國氣象文明建 設的主要成果之一，是我國國家文明、民族文化建設的重要 組成部分。維護其完整與安全不僅關乎到當前氣象事業(yè)的科 學發(fā)展，更是關乎到氣象文明延續(xù)的大計。然而，在觀念上 認識不夠、思想上重視不足、經費上支持不力、技術上掌握 不精等主客觀因素的作用下，當前多數(shù)氣象檔案管理機構的 氣象記錄檔案保管環(huán)境控制設施難以達到有效的防光、防 盜、防潮、防火、防有害氣體、防磁等檔案保護要求，不能 滿足永久保存的需要。（二）以形式管理為主的工作內容對氣

4、象記錄檔案服務 的支持嚴重不足從當前氣象記錄檔案工作的主要環(huán)節(jié)來看，其工作內容 的主要特點是：以檔案的形式管理為主，包括氣象記錄檔案 的收集、整理、存儲、鑒定、統(tǒng)計、編目、保管、提供利用、 可讀性檢測、備份、轉儲、數(shù)字化等工作。這種以形式管理 為主的工作內容，一方面在有限人力與資金支持的情況下， 有利于確保檔案實體的完整、安全、有序；但另一方面，在 綜合、具體反映檔案信息內容及其與檔案實體、臺站信息等 對應關系的檔案元數(shù)據(jù)制作、檔案背景信息制作等檔案內容 管理方面存在不足，使得氣象記錄檔案的檢索缺少了必要 的、具體空間、時間、要素等信息的精確支持，用戶無法從 當前各類途徑準確、完整地獲知檔案管

5、理機構保管的所有氣 象記錄檔案信息，從而嚴重降低了檔案的提供利用效率。（三）非自動化的工作方式嚴重降低了檔案管理與服務 的效率由于缺少適用的自動化檔案管理平臺，當前氣象記錄檔 案工作內容如收集、整理、存儲、鑒定、統(tǒng)計、電子氣象記 錄檔案可讀性檢測、檔案元數(shù)據(jù)管理、庫房環(huán)境監(jiān)測與調控、 檔案提供利用等主要以人工或半人工方式為主。應該說，這 種非自動化的工作方式，在以形式管理為主要工作內容的情 況下，能夠基本滿足工作需求。但由于存在時效性不強、受 人為主觀影響較大、發(fā)生錯誤概率較高等缺點，無法勝任追 求時效性、準確性、多樣性的內容管理與服務工作。（四）以形式管理為主的工作內容及非自動化的工作方 式

6、導致了較差的工作效果以形式管理為主的工作內容及非自動化的工作方式對 檔案服務的支持、檔案管理與服務效率的提高嚴重不足，從 而不僅嚴重制約了檔案信息價值的發(fā)揮，嚴重降低了檔案工 作應有的作用與價值，更是嚴重阻礙了用戶需求的滿足，降 低了氣象記錄檔案工作對氣象事業(yè)發(fā)展應有的基礎支撐作 用。二、氣象記錄檔案工作的重新定位就任何一項有意識的管理活動來說，目標決定過程，角 色定位決定了任務與職能。因此，對氣象記錄檔案工作的角 色定位決定了包括工作內容與方式、人員及設備、資金配備 等在內的氣象記錄檔案工作的全部內容。（一）氣象記錄檔案工作的既有定位不論是從當前氣象記錄檔案管理部門、人員及任務分 工，還是從

7、檔案工作實際內容與方式來看，氣象記錄檔案工 作始終扮演著'檔案形式管理”的角色。在這種角色定位 下，專門的氣象記錄檔案管理員更多情況下只是一般的倉庫 管理員，始終處于氣象資料工作的邊緣；氣象記錄檔案工作 的主要目標也僅為保證氣象記錄檔案的完整、安全與有序， 主要工作要求是不發(fā)生丟失、焚毀等重大安全事故，而工作 內容、方式乃至人員、資金、設備配備等依照主要目標與工 作要求來設計與開展。正是這種“檔案形式管理”的角色定位導致了當前氣 象記錄檔案工作的重點放在形式管理方面，而對檔案服務工 作的支持嚴重不足，從而最終阻礙了氣象記錄檔案價值的發(fā) 揮。（二）氣象記錄檔案工作的重新定位隨著我國經濟、

8、社會等各方面的快速發(fā)展，國家與社會 對氣象事業(yè)的要求越來越高，從而對作為氣象事業(yè)主要支撐 資源之一的氣象記錄檔案需求的時效性、準確性等要求也越 來越高。但是，當前“檔案形式管理”的定位已經遠遠不能 滿足氣象事業(yè)發(fā)展的需求，必須對其重新定位。筆者認為，依據(jù)氣象記錄檔案工作兩個評價標準，應將 其定位為'檔案內容管理”的角色。所謂“檔案內容管理”角色定位是指氣象記錄檔案工 作不僅要進一步維護檔案的完整、安全與有序，切實有效地 實現(xiàn)“形式管理”的全部功能，而且要以用戶的檔案檢索需 求為對檔案內容信息進行著錄、提取、加工的導向，制作檔 案實體形式特別是內容屬性的元數(shù)據(jù)信息作為用戶查找、獲 取檔案

9、的橋梁，制作檔案形成背景信息（如臺站沿革信息、 數(shù)據(jù)處理信息等）作為用戶評判檔案質量的依據(jù)，并在此基 礎向用戶提供直接或間接的氣象記錄檔案信息服務。 那么，如何才能實現(xiàn)新的氣象記錄檔案工作定位呢？筆者認 為，要做到這點，必須全面啟動氣象記錄檔案現(xiàn)代化建設。三、氣象記錄檔案工作現(xiàn)代化的內涵所謂氣象記錄檔案工作現(xiàn)代化是指為充分實現(xiàn)氣象記 錄檔案工作的根本價值以滿足現(xiàn)代氣象事業(yè)對氣象記錄檔 案工作的各項需求，而對氣象記錄檔案工作目標、內容、方 式等的運行狀態(tài)所作的調整與改變。其顯著特點是在目標、 內容、方式等各方面突出對氣象記錄檔案信息服務的支持。（一）氣象記錄檔案工作現(xiàn)代化的目標氣象記錄檔案工作現(xiàn)

10、代化的目標即為完全實現(xiàn)其存在 價值，也即在保證氣象記錄檔案完整、安全、有序的基礎上, 為用戶提供響應及時、內容豐富、方式多樣的檔案內容信息 服務。如前所述，雖然檔案管理工作與檔案服務工作同為氣象 記錄檔案工作的兩個主要工作內容，但現(xiàn)有檔案管理的內容 與方式主要圍繞檔案的形式管理展開，對檔案服務的支持力 度不夠。氣象檔案工作現(xiàn)代化的目標就是要在進一步提高檔 案形式管理效果的基礎上，加強對檔案內容的管理，把對檔 案服務的支持放在全部工作的突出位置，為充分發(fā)揮檔案價 值創(chuàng)造條件。（二）氣象記錄檔案工作現(xiàn)代化的重點氣象記錄檔案工作現(xiàn)代化的內容是在進一步對檔案形 式進行有效管理的基礎上，做好檔案的內容管

11、理與服務。重 點是把檔案元數(shù)據(jù)及其形成背景數(shù)據(jù)、數(shù)字化氣象資料等電 子氣象記錄檔案資源建設及自動化、規(guī)范化、安全化的檔案 管理服務平臺建設放在檔案工作的顯著位置：1.氣象記錄檔案元數(shù)據(jù)信息建設長期以來，氣象記錄檔案元數(shù)據(jù)以檔案實體為基本描述 對象，內容主要包括實體特征信息及其對所含數(shù)據(jù)內容信息 的概括信息。這種以描述實體屬性為主，以描述內容屬性為 輔的“檔案實體元數(shù)據(jù)”的典型代表是氣象數(shù)據(jù)集核心元 數(shù)據(jù)(qx/t 39-2005)。該行業(yè)標準詳細規(guī)定了氣象數(shù)據(jù)集 核心元數(shù)據(jù)的著錄項目與規(guī)則。應該說，其對數(shù)據(jù)集實體作 為一個整體的描述是非常完整與規(guī)范的，能夠較好地指導數(shù) 據(jù)集實體元數(shù)據(jù)制作，但由

12、于是對空間、時間、要素屬性等 關鍵信息的高度概括，用戶必須借助其他相關信息才能準確 知道該數(shù)據(jù)集具體包含哪些臺站、區(qū)域、時間段的資料，從 而一方面大大降低了檔案元數(shù)據(jù)在用戶服務方面的可用性， 另一方面也不利于用戶資料使用效率的提高。要改變“檔案實體元數(shù)據(jù)”在數(shù)據(jù)服務領域面臨的困 境，適應“檔案內容管理”的角色定位，氣象檔案工作必須 調整既有的“檔案實體元數(shù)據(jù)”制作模式，而將元數(shù)據(jù)制作 重心轉移到以描述數(shù)據(jù)內容屬性為主，以描述數(shù)據(jù)實體屬性 為輔的"檔案內容元數(shù)據(jù)”上來，從而在對檔案內容信息全 面、準確描述的基礎上，實現(xiàn)對檔案內容信息的完全控制， 最終為氣象檔案服務效率的提高提供有力的信

13、息支持。2氣象記錄檔案背景信息建設氣象記錄檔案背景信息是反映氣象記錄檔案形成過程 的信息，它是評判檔案質量的重要參考依據(jù)。其內容根據(jù)檔 案種類不同而不同：若其為未經加工的原始氣象觀測資料， 則其背景信息主要是指包括形成臺站及儀器設備信息等在 內的臺站沿革信息；若其為原始氣象觀測資料的加工產品， 則其背景信息不僅包括臺站沿革信息，還應包括加工處理信 息（包括加工處理所使用的質量控制技術、數(shù)據(jù)選取方法以 及對數(shù)據(jù)改變的依據(jù)等信息）。雖然當前臺站沿革信息的制作正快速進行，但仍有包括 解放前歷史臺站在內的大量臺站沿革信息制作尚未開展，也 未將對數(shù)據(jù)的加工處理信息納入背景信息的范疇作為檢索 對象。總體而

14、言，背景信息的建設任重而道遠。3歷史氣象資料數(shù)字化建設由于氣象業(yè)務科研對氣象數(shù)據(jù)的處理基本實現(xiàn)了自動 化，必須將存儲于紙張、縮微膠片等載體上的氣象數(shù)據(jù)數(shù)字 化為可計算機編輯處理的電子文件。目前，我國已經制定全 國氣象記錄檔案數(shù)字化的規(guī)劃，各部門檔案數(shù)字化工作正在 快速進展中。但要實現(xiàn)所有檔案的數(shù)字化，建設可用的數(shù)字 化產品，仍需投入更多的時間與資源。4自動化、規(guī)范化、安全化的檔案管理服務平臺建設 檔案管理服務的方式取決于其工作平臺，自動化、規(guī)范 化、安全化的檔案管理服務平臺能夠有效提高管理服務的科 學性、規(guī)范性、準確性及時效性，從而從根本上提高管理服 務工作效率。自動化是指氣象記錄檔案從收集、

15、整理、保管 等形式管理，到內容信息著錄、提取等內容信息管理與服務 全部工作環(huán)節(jié)的完成、銜接主要由氣象記錄檔案管理服務平 臺自動完成；規(guī)范化是指各個工作環(huán)節(jié)的開展與銜接要以標 準規(guī)范為依據(jù)；安全化是指氣象記錄檔案工作的全程既要保 護檔案的實體安全，又要保證其內容信息安全，杜絕實體損 毀和內容泄密的發(fā)生。安全化是基本原則，沒有檔案實體與內容的安全，氣象 事業(yè)的發(fā)展乃至國家安全都會面臨嚴重威脅；規(guī)范化是基本 保障，沒有各個工作環(huán)節(jié)的規(guī)范化，檔案工作受個人主觀影 響較多，管理服務平臺建設及實際工作的科學合理性及銜接 性就難以得到可靠保證；自動化是建設核心，沒有各工作環(huán) 節(jié)的自動化，工作的質量與效率就難

16、以得到有效提高。四、氣象記錄檔案工作現(xiàn)代化的建設內容根據(jù)氣象記錄檔案工作現(xiàn)代化的本質要求，要實現(xiàn)現(xiàn)代 化必須做好以下四方面工作：（一）建設電子氣象記錄檔案資源及其支撐資源著力建設同時滿足管理與服務需求的氣象記錄檔案元 數(shù)據(jù)庫、氣象檔案背景信息數(shù)據(jù)庫，推進檔案數(shù)字化，加強 對通信系統(tǒng)中各類未歸檔原始觀測資料的收集，為檔案服務 提供豐富的數(shù)據(jù)支持。（二）建設自動化、規(guī)范化的檔案實體安全保障系統(tǒng)重點建設符合檔案“九防”要求的庫房環(huán)境自動化監(jiān) 測、調控系統(tǒng)，建設庫區(qū)、利用區(qū)的安全監(jiān)管系統(tǒng)，為檔案 實體與內容的完整與安全提供可靠的硬件保障。（三）建設自動化、規(guī)范化、安全化的氣象記錄檔案管 理平臺重點建設自動化氣象資料歸檔（包括收集、分類、存儲 等環(huán)節(jié)）、保管、與可讀性檢測、備份及建設氣象記錄檔案 元數(shù)據(jù)及背景信息數(shù)據(jù)自動化管理（如增刪、修改、檢索、 備份）系統(tǒng)，為檔案的完整、安全與有序及各類