談談現(xiàn)代檔案管理工作創(chuàng)新的意義及途徑

1、談談現(xiàn)代檔案管理工作創(chuàng)新的意義及途徑摘要：檔案工作者必須認清形勢的變化，轉變觀念， 開拓創(chuàng)新，勇于實踐，用檔案事業(yè)的加快發(fā)展，更好地為 國家的利益服務，為全社會服務，為大多數(shù)人的利益服務, 為全面建設小康社會服務。要通過計算機網(wǎng)絡為用戶提供 服務，并加強各項事務管理，促使檔案管理現(xiàn)代化。關鍵詞：檔案管理；四個關系；服務手段；服務領域創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。新世紀、新階段對 檔案工作提出了更高要求，檔案工作要適應這個要求，必 須要有新思維、新理論、新方法。要解放思想，破除因循 守舊觀念；要與時俱進，樹立大服務理念，要擺正位置， 在發(fā)展文化事業(yè)的大環(huán)境中發(fā)展自己。一、檔案工作創(chuàng)新，要解決好四

2、個關系問題（一）創(chuàng)新與基礎的關系工作創(chuàng)新不是憑空想象，不是“空中樓閣”，創(chuàng)新必 須在原有基礎之上進行。建國以來，我國檔案工作歷經(jīng)半 個世紀的發(fā)展，形成了一整套理論、方法和工作經(jīng)驗，檔 案事業(yè)得到了較快發(fā)展，形成了獨具特色的工作體系，這 些基礎對我們今后的工作仍具有較強的指導意義，是創(chuàng)新 的根基，因此，創(chuàng)新絕不能拋棄這個基礎，要在認真研 究、總結過去的基礎上，分析現(xiàn)在和將來的形勢，在發(fā)展 中尋求新的突破。（二）創(chuàng)新與現(xiàn)實的關系工作創(chuàng)新不能脫離實際。當前，檔案工作仍處于初級 發(fā)展階段，在由計劃經(jīng)濟模式向市場經(jīng)濟模式的轉變過程 中，許多問題沒有解決好，檔案工作還處于受多種條件限 制發(fā)展較慢、社會檔案

3、意識不強、檔案部門工作不到位、 檔案事業(yè)發(fā)展后勁不足狀態(tài)。創(chuàng)新就要重視現(xiàn)實，面向未 來，從實際出發(fā)，圍繞如何解決現(xiàn)實存在的問題，在打好 基礎、快速發(fā)展上求突破。（三）創(chuàng)新與學習、借鑒的關系學習是創(chuàng)新的基礎，借鑒是創(chuàng)新的階梯，創(chuàng)新是學習 的動力，也是學習的目的。檔案工作創(chuàng)新既要學習本行業(yè) 專業(yè)知識，借鑒本行業(yè)成功的經(jīng)驗和方法，又要學習相關 專業(yè)、其他行業(yè)知識，借鑒其他行業(yè)和專業(yè)創(chuàng)新方法和成 功經(jīng)驗。創(chuàng)新要堅持“推陳出新”原則，運用否定之否定 認識規(guī)律和批判、繼承觀念，在學習、借鑒中創(chuàng)新。（四）創(chuàng)新與實踐的關系創(chuàng)新是事業(yè)發(fā)展的動力，但創(chuàng)新絕不能是虛無飄渺的 創(chuàng)新，理論創(chuàng)新、方法創(chuàng)新都要經(jīng)過實踐檢驗

4、，凡是對事 業(yè)的發(fā)展有促進作用的創(chuàng)新，都要大力推廣，在實踐中不 斷完善。二、服務手段創(chuàng)新（-）建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務。 隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利 用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù) 和信息，使檔案管理服務系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實現(xiàn) 檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務。（二）建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。檔案 館（室）與企事業(yè)單位信息管理部門可加強密切配合，建 立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設在企事業(yè) 單位檔案館（室），是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成 部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸

5、檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務,實現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。（三）電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的 問題。與傳統(tǒng)紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文 件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以 改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工 作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服 務器上歸檔。（四）開展在線服務。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布 件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時 代

6、里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會的全面信息 化改變了人們工作、學習和生活的環(huán)境，使人們更注重信 息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡及時準確地獲 得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式 必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務方式所代替。（五）開展現(xiàn)行文件閱覽服務。隨著改革開放的不斷 深入，到檔案館（室）查閱黨政機關及有關部門制定的文 件的人員逐年增多。尤其是我國加入wt 0后，公民出于 維護自身合法權益、投資興業(yè)等需要，希望能夠更加便捷 地了解到有關政策信息。為適應新形勢發(fā)展要求，進一步 轉變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾 的聯(lián)系，維護廣大人民群眾的根本利益。三

7、、拓展服務領域（一）信息服務的社會化、多主體。由主要為企事業(yè) 單位內(nèi)的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管 理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事 業(yè)單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織 和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息 化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技 術的發(fā)展，人們從事的科學研究和生產(chǎn)建設、行政管理活 動變得越加復雜，越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合 需求所代替。（二）興辦服務實體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。處于信息化社 會的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純 是檔案的保管

8、員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者; 檔案館（室）也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的 聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識經(jīng)濟時代檔 案館（室）的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會 提供檔案信息服務的基礎上，創(chuàng)建檔案信息服務產(chǎn)業(yè)，建 立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內(nèi)容 的工作實體。（三）加強橫向聯(lián)合，實現(xiàn)信息資源共享。隨著信息 時代的發(fā)展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩 瀚繁雜的文獻情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知 識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因 此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面,建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，實行一

9、體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。而建立聯(lián)合目錄,實行資源共享,正是建立社會信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。建立聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式和編排，聯(lián)合報道 兩個或兩個以上檔案館、圖書館（室）館藏的檔案目錄。 實現(xiàn)資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享 各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、 信息、情報。通過建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡，實現(xiàn)資源共 享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現(xiàn)文獻資源互補, 提高館（室）藏資源利用率，避免不必要的重復和浪費。（四）注重“反饋”，深層次開發(fā)檔案信息。反饋方 法在檔案信息資源開發(fā)利用中起著重要的作用。通過反饋 信息資源開發(fā)利用所產(chǎn)生的結果，進行分析研究，可以提 高信息資源開發(fā)利用的科學性、合理性、系統(tǒng)性。例如， 產(chǎn)