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文檔簡介

1、.費用報銷制度及報銷流程 總則 一、為了加強公司內(nèi)部管理,規(guī)范公司財務(wù)報銷行為,合理控制費用支出,特制定本制度。 二、本制度根據(jù)相關(guān)的財經(jīng)制度及公司的實際情況,分別說明報銷相關(guān)的借款流程及各項支出具體的財務(wù)報銷制度和報銷流程。三、本制度適用公司全體員工。第一條:借支管理規(guī)定 一、出差借款:出差人員憑審批后的出差申請表按批準(zhǔn)額度辦理借款,出差返回5個工作日內(nèi)辦理報銷還款手續(xù)。 二、其他臨時借款,如業(yè)務(wù)費、輔助材料費、辦公費、周轉(zhuǎn)金等,借款人員應(yīng)及時報帳,除周轉(zhuǎn)金外其他借款原則上不允許跨月借支。 三、各項借款金額超過5000元應(yīng)提前35天通知財務(wù)部備款。 四、借款銷賬規(guī)定:(1)借款銷帳時應(yīng)以借款

2、申請單為依據(jù),據(jù)實報銷,超出申請單范圍使用的,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),否則財務(wù)人員有權(quán)拒絕銷帳;(2)借領(lǐng)支票者原則上應(yīng)在5個工作日內(nèi)辦理銷帳手續(xù)。 五、借款實行“前款不清,后款不借”原則,員工在財務(wù)部有借款余額或上次借款尚未歸還或核銷的,除非有特殊情況,否則不允許再次借款;費用報銷時,應(yīng)先歸還借款,當(dāng)年12月31前的借款尚未核銷的,如無特殊情況,一律從工資或獎金中扣回。 第二條:借支流程 一、借款人按規(guī)定填寫借款單,注明借款事由、借款金額(大小寫須完全一致,不得涂改)、支票或現(xiàn)金。 二、審批流程:部門主管審核簽字財務(wù)主管復(fù)核執(zhí)行總經(jīng)理審批。 三、財務(wù)付款:借款憑審批后的借款單到財務(wù)部辦理領(lǐng)款手續(xù)。

3、 第三條:報銷的要求 一、發(fā)票的基本要求 票必須合法、真實、有效,且發(fā)票背面或單據(jù)背面必須有2名經(jīng)辦人簽名。 發(fā)票不得涂改、挖補、大小寫金額必須相符,字跡清楚。發(fā)現(xiàn)發(fā)票有誤,應(yīng)當(dāng)退回重開或更正,更正處應(yīng)加蓋開票單位公章。 票用膠水分類、整齊地粘貼在報銷粘貼單上,防止原始憑證在傳遞過程中丟失。 票抬頭與公司名稱應(yīng)一致,并具有規(guī)定印章(公章或財務(wù)專用章或發(fā)票專用章等)。 財務(wù)部門有權(quán)拒收不合法不合規(guī)的票據(jù),應(yīng)當(dāng)扣留虛假票據(jù),并及時通報相關(guān)責(zé)任人。二、報銷憑證的填寫要求必須按費用報銷單要求填寫相關(guān)內(nèi)容。 報銷事項的內(nèi)容、用途說明必須清晰準(zhǔn)確,并注明費用歸屬(屬于哪個單位或項目,便于分類核算或轉(zhuǎn)賬),

4、必要時附清單詳細(xì)說明,另報銷業(yè)務(wù)招待費(如送紅包,購煙,好處費之類)需事先征得單位經(jīng)理的批準(zhǔn),否則財務(wù)部有權(quán)不予報銷,將自行承擔(dān)費用,如無法取得發(fā)票,經(jīng)辦人應(yīng)填寫招待費事項證明單,并歸屬哪個工程項目,簽字證明后交單位經(jīng)理審核后交財務(wù)部方能取得報銷款。凡是費用需要在公司和各單位之間分?jǐn)偦蚬こ添椖恐g分?jǐn)偟?,報銷人應(yīng)該根據(jù)原始憑證抬頭與費用歸屬關(guān)系,分別歸集后,填寫相應(yīng)的報銷憑證,確不能歸集應(yīng)給予適當(dāng)分配比例。 施工或生產(chǎn)過程中需要的輔助材料,需事先按實際需要情況報告項目負(fù)責(zé)人并遞交材料申請單交采購部核實后統(tǒng)一購買,特殊情況可自行先墊資購買,但自行購買無報告無申請單的,財務(wù)部有權(quán)不予報銷。購買后的

5、材料申請單應(yīng)留底一份財務(wù)部,以便核實。 原則上不允許報銷項目負(fù)責(zé)人與工人的就餐費用,需經(jīng)得總經(jīng)理批準(zhǔn)方能辦理報銷手續(xù)。報銷金額大小寫必須一致,不得涂改,不得使用鉛筆、圓珠筆、紅色墨水筆填寫。 財務(wù)在審核時按相關(guān)制度規(guī)定有權(quán)去除不符合要求的票據(jù)(如白條、不符合要求的發(fā)票等),可以核小報銷金額;但審核金額超過原報銷金額時,應(yīng)退回經(jīng)辦人重填或按申報金額報銷。 費用報銷單分差旅費報銷單、招待費用報銷單和費用報銷單,差旅費報銷填差旅費報銷單,其他所有費用填費用報銷單;三、其他報銷附件要求 除發(fā)票外,其他附件、報表必須合法、合規(guī),有相關(guān)責(zé)任人的簽字審批,業(yè)務(wù)招待費的報銷報銷人對應(yīng)說明的事項根據(jù)管理需要要求

6、填寫費用說明清單,但費用說明清單不做為原始入帳憑證。差旅費報銷除當(dāng)天往返等特殊情況外應(yīng)當(dāng)附出差審批單,汽車費用報銷應(yīng)當(dāng)附派車單。四、報銷的時效要求 當(dāng)月費用必須當(dāng)月25日前報銷處理完畢。 當(dāng)年費用應(yīng)在當(dāng)年12月31日前報銷處理完畢。部分費用的發(fā)票如當(dāng)年無法取得,只能在次年1月取得的,應(yīng)在1月取得時立即辦理報銷;財務(wù)部門如果賬務(wù)處理允許,應(yīng)進(jìn)入當(dāng)年費用。 申請先由公司預(yù)付支票的,經(jīng)辦人應(yīng)在5個工作日內(nèi)拿回相應(yīng)發(fā)票按此報銷流程辦理簽字核銷手續(xù),否則視同個人借款按相關(guān)規(guī)定處理。 第四條:報銷審批付款流程 一、經(jīng)辦人:根據(jù)本單位實際業(yè)務(wù)需要,在費用事項發(fā)生后,按照報銷流程管理要求分類粘貼原始憑證,填寫

7、報銷單,交部門負(fù)責(zé)任審核。經(jīng)辦人對其發(fā)生費用的真實、合理、合法、完整性負(fù)責(zé),嚴(yán)禁虛報、假公濟私。 二、部門負(fù)責(zé)人:按管理及責(zé)任權(quán)限對本部門發(fā)生費用的真實性、合理性負(fù)責(zé)審核并簽字,對費用是否符合部門計劃、預(yù)算承擔(dān)責(zé)任;部門負(fù)責(zé)人可以根據(jù)事項、金額的重要性,讓部門業(yè)務(wù)主管先行審核簽字,并落實責(zé)任。對審核不通過的予以退回。三、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人:財務(wù)部門負(fù)責(zé)人(或授權(quán)主辦會計)對報銷憑證的相關(guān)內(nèi)容,根據(jù)財務(wù)制度要求、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核;并復(fù)核報銷的金額、是否有備用金或其他借款,是否從報銷款中扣回相關(guān)借款;根據(jù)本單位的各項具體管理制度對票據(jù)的合法、合規(guī)性負(fù)責(zé)審核簽字,對審核不通過的予以退回。四、執(zhí)行副總經(jīng)理、公

8、司總經(jīng)理:對授權(quán)范圍內(nèi)所有費用予以審批,并對費用的真實性、合理性承擔(dān)責(zé)任;對審批、審核不通過的予以退回。執(zhí)行副總經(jīng)理、總經(jīng)理的費用,由財務(wù)負(fù)責(zé)人審核后,交由執(zhí)行董事審批。五、執(zhí)行董事公司相關(guān)規(guī)定或授權(quán),對費用具有最終審批權(quán),并以法人代表身份對所有費用的真實、合理、合法合規(guī)性承擔(dān)責(zé)任。執(zhí)行董事的費用由財務(wù)負(fù)責(zé)人審核。六、出納:審核報銷單是否完成上述簽字流程,是否本人簽字,對審批簽字手續(xù)不全的堅決予以退回。對報銷金額再次復(fù)核,復(fù)核金額(付款金額)只能小于等于報銷人申報金額,對復(fù)核金額大于申報金額的,予以退回給經(jīng)辦人重新辦理(或按申報金額辦理)。報銷費用沖抵借款的部份,出納應(yīng)開具收據(jù);收回多余的現(xiàn)金,收據(jù)中的一聯(lián)應(yīng)作為憑證附件。第五條:報銷時間的具體規(guī)定為了協(xié)調(diào)公司對內(nèi)、對外的業(yè)務(wù)工作安排,方便員工費用報銷,財務(wù)部將報銷時間具體安排如下:財務(wù)報銷:公司財務(wù)部每周四為財務(wù)報銷日。若當(dāng)月的最后一個報銷日在該月的28日以后,為了便于財務(wù)部集

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