財務(wù)報銷支出和報銷單據(jù)管理規(guī)定

1、有限公司規(guī)章制度/流程文件財務(wù)報銷支出和報銷單據(jù)管理規(guī)定目的：為加強有限公司（以下簡稱“公司”）財務(wù)報銷管理，節(jié)約費用支出，規(guī)范報銷程序和單據(jù)合理合法性，根據(jù)公司實際情況，特制定本規(guī)定。適用對象：本規(guī)定適用公司所有員工一：財務(wù)報銷支出管理規(guī)定（一）差旅費支出管理規(guī)定1.1.1定義：本規(guī)定中差旅費是指員工因公司業(yè)務(wù)在差旅途中所發(fā)生的交通費、住宿費、交際費、餐費等。1.1.2差旅費報銷流程1.1.2.1為及時核算公司所發(fā)生的費用，要求差旅費發(fā)生后應(yīng)當(dāng)及時報銷，差旅費發(fā)生一個月之內(nèi)仍未報銷的財務(wù)有權(quán)拒絕報銷。1.1.2.2填寫費用報銷時明確項目，金額，事由事項寫在備注欄中。填寫完畢后，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批

2、后傳給財務(wù)部走報銷流程。（二）招待費支出管理規(guī)定1.2.1定義：招待費用指因公招待、宴請、贈送客人、客戶所支付的餐飲、住宿、禮品等費用。 1.2.2招待費遵從先審批后報銷的原則，招待費發(fā)生前,必須填寫招待費申請單，明確招待原因，對象，招待人數(shù)，陪同人數(shù)，招待方式，是否領(lǐng)用招待用品，及金額。未經(jīng)申請發(fā)生的招待費由經(jīng)辦人自行承擔(dān)。1.2.3無法及時填寫申請表的，可以用其他方式請示批準(zhǔn)，事后補辦申請表，不補辦申請表的不予報銷。1.2.4不得利用公款進(jìn)行部門之間的宴請活動。1.2.5申請金額一事一用不得套用，挪用。1.2.6報銷流程和原則1.2.6.1業(yè)務(wù)招待費發(fā)生后一周內(nèi)到財務(wù)部報銷費用。1.2.6

3、.2報銷前填寫招待費明細(xì)支出表和費用報銷單，報銷時發(fā)生部門的領(lǐng)導(dǎo)對發(fā)生的費用進(jìn)行審核，核查費用發(fā)生的合理性及必要性。1.2.6.3報銷所附的表格票據(jù)等必須齊全，合法，規(guī)范。1.2.6.4報銷金額超過申請額度的必須有相關(guān)批準(zhǔn)文件，并將文件打印做為附件一起交給財務(wù)，否則對于超支部分不予報銷。1.2.6.5招待費采取“誰發(fā)生，誰報銷”的原則，不得代報。（三）辦公費支出管理規(guī)定1.3.1定義：辦公管理費是指為日常生活中辦公而發(fā)生的費用，如購買文具、報刊訂閱、名片印刷等。1.3.2辦公費由行政人事部管理，日常開支由行政人事負(fù)責(zé)。1.3.3辦公費采取實報實銷原則1.3.4常規(guī)性的辦公用品和低值易耗品購置由

4、各部門提出申請，填寫申購單經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后，統(tǒng)一由行政人事部負(fù)責(zé)采購和管理。1.3.5行政人事部購買物品后一周內(nèi)憑申購單和稅務(wù)發(fā)票進(jìn)行報銷。（四）員工福利費支出管理規(guī)定1.4.1定義：為提高員工積極性，促進(jìn)公司穩(wěn)定和諧團(tuán)結(jié)而開展活動或發(fā)放物質(zhì)，資金發(fā)生的開支,如員工餐費、節(jié)日費、員工宿舍發(fā)生的支出費用等。1.4.2日常福利費報銷應(yīng)填寫費用報銷單，附有正規(guī)的發(fā)票等，有物品采購的還需要有正規(guī)的稅務(wù)發(fā)票和簽字驗收的送貨單。1.4.3臨時性福利是指公司日常福利外，為員工發(fā)生的醫(yī)療費、醫(yī)藥費等間歇性費用。1.4.3.1臨時性費用發(fā)生時申請人填寫福利費支出申請單。1.4.3.2員工醫(yī)療費報銷有社保局賠付部

5、分，應(yīng)以發(fā)票總額扣除社保局賠付金額后報銷。報銷單據(jù)應(yīng)同時附發(fā)票復(fù)印件及社保局賠付確認(rèn)函。1.4.4員工宿舍發(fā)生的支出費用如租金、水電費、宿舍維修等，一般由行政人事部負(fù)責(zé)報銷管理。1.4.5需要支付給個人的員工福利費一般以轉(zhuǎn)賬方式支付。1.4.6以現(xiàn)金發(fā)放的福利費必須要有員工本人的簽收表。（五）推廣費支出管理規(guī)定1.5.1定義：推廣費指根據(jù)公司經(jīng)營策略與推廣方案，投入的促進(jìn)公司生產(chǎn)銷售和提升公司知名度而產(chǎn)生的費用。包括活動推廣、廣告費用、贊助費等。1.5.2推廣費需要先審批后發(fā)生，發(fā)生前填寫推廣費用申請報告，審批表要注明預(yù)計費用發(fā)生的明細(xì)，想要達(dá)到的目的等。1.5.3報銷推廣費用時，需要完整齊全

6、的有效資料做為附件。（資料詳細(xì)內(nèi)容見下）分類項目提交資料廣告類電視廣告推廣費申請、發(fā)票、合同、播出證明網(wǎng)絡(luò)廣告推廣費申請、發(fā)票、合同、播出證明（截屏或鏈接）報刊雜志硬廣推廣費申請、發(fā)票、合同、樣報促銷類活動推廣推廣費申請、發(fā)票、合同、照片禮品采購?fù)茝V費申請、發(fā)票、合同、照片（六）其他費用支出管理1.6.1定義：企業(yè)發(fā)生的除上述之外的費用，如汽車費，維修費，裝修費，培訓(xùn)費等。1.6.2汽車費用：公司為汽車發(fā)生的保養(yǎng)費、維修費、加油費、保險費、年審費等。1.6.3維修費：對公司各類設(shè)備進(jìn)行維修所發(fā)生的費用，1.6.3.1行政人事部為維修費用管理部門，人事部有義務(wù)和責(zé)任及時維修好設(shè)備，對不同的維修勞

7、務(wù)提供方進(jìn)行比對并選取最優(yōu)方進(jìn)行合作。1.6.3.2維修前，設(shè)備歸屬部門告知行政人事部，人事檢查設(shè)備，若系認(rèn)為故意損壞，則由損壞人員支付維修費用。1.6.3.3維修遵從先內(nèi)部再外部，即若內(nèi)部員工有能力維修好設(shè)備，則由內(nèi)部員工修理。否則聯(lián)系外部專業(yè)維修公司。1.6.4裝修費：因工作和業(yè)務(wù)需要對公司的整體格局，墻面地面等進(jìn)行維護(hù)裝修所發(fā)生的費用。1.6.4.1當(dāng)公司根據(jù)策略和需要決定對公司進(jìn)行裝修時，行政人事部門負(fù)責(zé)裝修事項。1.6.4.2人事選好裝潢公司后，簽訂合同并索取發(fā)票。1.6.4.3報銷時，將合同，發(fā)票，費用報銷單一并齊全交給財務(wù)報銷。1.6.5在實際的業(yè)務(wù)過程中，開業(yè)組會發(fā)生一些臨時性

8、低值材料的采購，此業(yè)務(wù)進(jìn)行報銷時應(yīng)當(dāng)有購貨清單、購貨發(fā)票做為原始憑證進(jìn)行報銷。1.6.6其他：如培訓(xùn)費、盆景租擺護(hù)理費、會計服務(wù)費等按照發(fā)生的實際情況進(jìn)行處理。二：單據(jù)報銷管理規(guī)定（1） 單據(jù)要求2.1.1涉及公司員工已支付的辦公費、員工宿舍租金、水電費等日常費用的報銷填寫費用報銷單報銷，涉及公司自己支付購買的大額設(shè)備、商品、零星材料等，填寫支付申請單。2.1.2報銷費用列屬不同項目的應(yīng)按照類別分別粘貼，費用報銷單中分欄次填寫，合并報銷。2.1.3所有發(fā)生的一切支出必需取得合法、有效的原始憑證（套印稅務(wù)局監(jiān)制章的發(fā)票或套印有財務(wù)局監(jiān)制章的統(tǒng)一收款收據(jù)，并且需加蓋開票單位的發(fā)票專用章），單據(jù)所列

9、單位名稱、日期、金額等均應(yīng)真實、準(zhǔn)確、不得挖補涂改，否則一律無效。發(fā)票為合并開具的應(yīng)附有采購（購貨）清單，發(fā)票金額不得大于清單金額。2.1.4發(fā)票上未列清詳細(xì)品名、數(shù)量、單價的（比如只寫了“辦公用品一批XXX元”）以及各種購買物品的定額發(fā)票，無論金額大小，均須附有購貨清單或小票。2.1.5用收款收據(jù)代替發(fā)票進(jìn)行報銷，一律無效。2.1.6除公司員工以個人名義報銷費用外（如差旅費），其余以公司名義而發(fā)生的支出進(jìn)行報銷時所取得的發(fā)票抬頭必須是“廣東維客佳便利店有限公司”（如采購物品）。2.1.7對于業(yè)務(wù)中所對應(yīng)的發(fā)票，各項業(yè)務(wù)內(nèi)容的發(fā)票票樣見附件四：（由于開票公司規(guī)模因素，所屬行業(yè)因素，地區(qū)因素會導(dǎo)

10、致發(fā)票的形式不一，故附件中票樣只做參考） （二）粘貼規(guī)范2.2.1所有單據(jù)報銷時應(yīng)使用一張空白的底單做為粘貼單，粘貼時在粘貼紙左邊流出兩公分裝訂線，將票據(jù)按類別粘貼。2.2.2發(fā)票或原始單據(jù)從右到左，先小張后大張粘貼。粘貼時請切勿使用雙面膠。2.2.3粘貼的票據(jù)與粘貼單上下、左右對齊，不可超過貼貼單上下及左右邊界，每張票據(jù)約錯開1厘米左右的距離，票據(jù)呈魚鱗狀分布。2.2.4每張粘貼單粘貼票據(jù)10-15張左右（餐費和車費可適當(dāng)增加到15-20張），粘貼發(fā)票或原始單據(jù)總的要求是分類粘貼，粘貼單整齊、平整、均勻。2.2.5當(dāng)遇到發(fā)票面積較大，超過粘貼單上下限或左右限，則以可見發(fā)票內(nèi)容明細(xì)的情況下以粘

11、貼單的上下右邊為基準(zhǔn)，超出部分，請將超出粘貼單的部分折疊好。示例： （三）填寫規(guī)范2.3.1填寫報銷字跡工整、金額不得涂改，字跡潦草、無法辨認(rèn)的單據(jù)財務(wù)不予報銷。2.3.2報銷單應(yīng)注明所在中心及附件張數(shù)。統(tǒng)計附件張數(shù)時，除費用報銷單和票據(jù)粘貼單外，其余票據(jù)均屬于附件。2.3.3費用報銷用途必需清晰明了，招待費開支必需寫明招待對象。2.3.4單據(jù)填寫的大小寫金額必需一致，不能遺漏小計金額或者合計金額；在填寫大寫金額時前面單位要用U封頂，如1003.15元，大寫：U拾U萬壹仟零佰零拾叁元壹角伍分。2.3.5費用報銷填寫應(yīng)用中性筆或者藍(lán)黑墨水筆，圓珠筆或者其他筆填寫為無效單據(jù)。在費用報銷單中如有空白

12、項，應(yīng)用S線或者斜線劃掉。三：審批及報銷程序3.1.1一般支出的審批程序：首先是“業(yè)務(wù)審批”，繼而是“借款審批”，之后是“報銷審批”。3.1.2業(yè)務(wù)審批是指在公務(wù)借款前對借款事由進(jìn)行審批以批準(zhǔn)同意發(fā)生此事項。如購置固定資產(chǎn)首先要對購置資產(chǎn)業(yè)務(wù)進(jìn)行審批，上級同意后才能進(jìn)行下一步的借款審批。3.1.3業(yè)務(wù)審批一律需要上級領(lǐng)導(dǎo)審批，特大事項需要上級及跨級領(lǐng)導(dǎo)同時審批。3.1.4公務(wù)借款：如果存在前次借款未報銷清理完畢,原則上不再借款3.1.5需審批額度大于等于1000元時需要總經(jīng)理審批，具體見下表。3.1.6經(jīng)理級別以上（包括經(jīng)理）的員工請款或報銷需要總經(jīng)理審批。額度權(quán)限審批表內(nèi)容限額審批權(quán)限部門經(jīng)

13、理/總監(jiān)財務(wù)經(jīng)理總經(jīng)理差旅費1000元以下1000元及1000元以上招待費不論金額大小借款1000元以下1000元及1000元以上推廣費不論金額大小設(shè)備采購不論金額大小臨時福利費不論金額大小部門活動經(jīng)費不論金額大小辦公用品采購1000元以下1000元及1000元以上其他費用支出1000元以下1000元及1000元以上3.1.6報銷審批要擁有合格的憑據(jù)，詳細(xì)的內(nèi)容記錄，齊全的審批人員。3.1.7報銷審批要做到及時，為加強費用管理降低資金風(fēng)險提高員工對報銷的重視程度，一律規(guī)定費用報銷期限為費用發(fā)生的一個月內(nèi)，一個月外財務(wù)有權(quán)不予報銷，所發(fā)生費用由員工自行承擔(dān)。3.1.8報銷費用時應(yīng)做到分人分項報銷，所謂分人報銷指的是誰產(chǎn)生的費用誰報銷不能將兩個人的費用合并報銷，分項報銷指的是由哪次事項產(chǎn)生的費用便填報哪次的費用，不同事項之間要分來填列報銷不能兩者同時填列在一起同時報銷。3.1.9凡需報銷者，應(yīng)附原始單據(jù)在后，粘貼整齊，嚴(yán)禁白條、收據(jù)、不合規(guī)合法的發(fā)票報銷。如遇特殊原因無法取得原始憑證時，需事前由經(jīng)辦人向總經(jīng)理申請并