檔案資料收集整理對采供血機(jī)構(gòu)評審的作用

1、檔案資料收集整理對采供血機(jī)構(gòu)評審的作用關(guān)鍵詞：血站；檔案管理；執(zhí)業(yè)驗(yàn)收評審根據(jù)國家法規(guī)規(guī)定，釆供血機(jī)構(gòu)需每三年實(shí)施一次執(zhí)業(yè)技犬審查，審核合格后才可發(fā)放 血站執(zhí)業(yè)許可證。檔案管理是血站質(zhì)量管理體系的主要組成部分，完善檔案管理規(guī)章制度, 加強(qiáng)管理力度，持續(xù)提升血液質(zhì)量，可有效保障血站系統(tǒng)的高效運(yùn)行。驗(yàn)收評審工作的順利 開展與檔案管理息息相關(guān)，檔案資料的收集、整理是開展評審工作的基礎(chǔ)和重點(diǎn)，通過有效 規(guī)范的評審，剔除不適宜的體系，補(bǔ)充完善缺漏制度，以確保血站運(yùn)行體系符合國家法律法 規(guī)，滿足質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)要求|12本文旨在探討檔案資料的收集、整理等環(huán)節(jié)對采供血機(jī)構(gòu) 評審的作用。1檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理血

2、站質(zhì)量管理規(guī)范3是血站質(zhì)量管理的基本準(zhǔn)則，它覆蓋了所開展的采供血和相 關(guān)服務(wù)的所有過程，要求血站必須建立和持續(xù)改進(jìn)質(zhì)量體系，并負(fù)責(zé)組織實(shí)施和嚴(yán)格監(jiān)控。 質(zhì)量體系是開展管理工作的源頭和基石，建立和持續(xù)改進(jìn)質(zhì)量體系關(guān)系到血站業(yè)務(wù)的正常開 展和高效運(yùn)行?，F(xiàn)實(shí)工作中因血站工作流程長，部門與科室之間銜接壞節(jié)繁雜，各部門之間職責(zé)不明確, 易造成記錄不及時，歸檔分類不規(guī)范。因此實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理流程，設(shè)崗定位，明確站長及各 類主管的職責(zé)，是質(zhì)量體系文件的關(guān)鍵內(nèi)容。血站站長負(fù)責(zé)傳達(dá)國家新近發(fā)布的程序文件及 批準(zhǔn)審核質(zhì)量管理體系文件；質(zhì)量管理科是血站管理體系最為重要的科室，主要負(fù)責(zé)質(zhì)量 管理體系文件的編寫、修訂，以

3、確保文件內(nèi)容符合本血站的工作要求；檔案辦公室則負(fù)責(zé) 歸檔、收回、保管和銷毀各類文件4.質(zhì)量檔案包括質(zhì)量管理體系文件和質(zhì)量記錄。質(zhì)量管 理體系文件確定文件編寫規(guī)則，制定血站業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍（表1）和保管期限。程序文 件、質(zhì)量手冊、管理性文件、技術(shù)性操作類文件及外來文件是血站常見質(zhì)量管理體系文件, 其存檔期限依據(jù)文件性質(zhì)而定。目前檔案保存期限設(shè)為3年、10年和長期3種，操作性 過程記錄保存期限為3年；技術(shù)性結(jié)果記錄保存期限為10年；程序文件、質(zhì)量手冊、 管理性操作類文件和技術(shù)性操作類文件是血站重點(diǎn)保存文件，其保存期限一般都設(shè)為長期。 成立綜合檔案室，實(shí)現(xiàn)各種門類、載體檔案的集中統(tǒng)一管理，是檔案室星

4、級驗(yàn)收的基本標(biāo)準(zhǔn) 之一，也是做好檔案工作的主要前提。血站工作中產(chǎn)生的檔案種類繁雜，涉及到業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、 基建、人事等多種檔案類型，且隨著現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，除了紙質(zhì)檔案，還有圖文檔案、聲像 檔案、特種載體檔案等現(xiàn)代化信息檔案，只有實(shí)行規(guī)范化集中管理，做好檔案的分門別類, 才能有利于檔案信息資源的綜合開發(fā)利用，在驗(yàn)收評審時快捷準(zhǔn)確地向決策層、管理層及評審人員提供所需檔案信息5.2評審的重要性和常見問題2. 1評審重要性檔案管理是以文件形式列出有效、一體化的技術(shù)和管理方法，通過文件的形式來指導(dǎo)血 站工作，協(xié)調(diào)設(shè)備和信息，從而降低運(yùn)行成本，保障血液質(zhì)量。隨著現(xiàn)今社會和醫(yī)療技術(shù)的 不斷發(fā)展，技術(shù)的升級、設(shè)備

5、的更新?lián)Q代等與固有文件規(guī)范發(fā)生偏移，已不能滿足血站日常 工作的順利開展，因此國家每年會根據(jù)實(shí)際情況岀臺新的法律法規(guī)或標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范行業(yè)行為。血站質(zhì)量管理規(guī)范明確指出應(yīng)定期開展評審工作，列明文件的修改、發(fā)放以及存儲清單， 待評審合格方可發(fā)放血站執(zhí)業(yè)許可證。檔案管理是質(zhì)量體系審核的重要憑證，對血站體系的 建立實(shí)施和改進(jìn)具有明確的指導(dǎo)作用，因此作為評審重點(diǎn)開展，在評審過程中剔除文件中不 適宜的標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容，補(bǔ)充不完善的方面，以確保滿足血站工作運(yùn)行需求，準(zhǔn)確指導(dǎo)釆供血業(yè) 務(wù)及相關(guān)服務(wù)。2.2評審常見問題盡管近年來不斷加強(qiáng)血站評審工作，但仍存在以下幾點(diǎn)常見問題：形式性評審。形 式性評審是由于評審人員對評審工作

6、性質(zhì)認(rèn)識不足，工作態(tài)度消極，在評審時沒有進(jìn)行認(rèn)真 閱讀和思考，使評審工作流于形式，不能夠準(zhǔn)確的評估和修改文件中的漏洞和不足。缺乏 全面的資料。評審的資料雖經(jīng)檔案室統(tǒng)一管理，但部分檔案未履行相關(guān)手續(xù)，未保留作廢文 件，部分資料并非原始資料，且缺乏行政和后勤相關(guān)檔案資料，很難暴露真實(shí)的漏洞和不足。 缺乏質(zhì)量體系相關(guān)知識。評審人員缺乏對質(zhì)量體系的相關(guān)認(rèn)知，對文件版本號的理解存在 偏差，修改時僅限丁評審到的文件，缺乏全面系統(tǒng)性的修改，導(dǎo)致修改后的文件不能正確指 導(dǎo)血站運(yùn)行。因此提高對評審工作的認(rèn)識，加強(qiáng)培訓(xùn)，做好檔案資料的收集和整理工作，真 正做到評審規(guī)范化、體系化。3檔案資料的收集整理是評審的關(guān)鍵3

7、. 1扎實(shí)做好fi常工作，全面完整收集歸檔材料根據(jù)技術(shù)審查及執(zhí)業(yè)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員必須科學(xué)、有效、完整地收集相關(guān)業(yè) 務(wù)資料，分類整理歸檔，使檔案資源能夠全面、真實(shí)、客觀記錄血站各項(xiàng)管理和業(yè)務(wù)工作, 準(zhǔn)確反映采供血工作全貌。檔案室需有專職檔案管理員負(fù)責(zé)綜合檔案室的管理，各科室應(yīng)設(shè) 有兼職檔案員負(fù)責(zé)科室檔案的收集、整理和移交6.3. 2規(guī)范業(yè)務(wù)記錄的填寫血站業(yè)務(wù)崗位工作記錄需遵循5大原則，即字跡清楚、項(xiàng)目完整、內(nèi)容真實(shí)、格式規(guī) 范、記錄及時。除以上5大原則外，還應(yīng)做好3點(diǎn)：規(guī)范操作人簽名，當(dāng)記錄內(nèi)容涉及 更改吋，應(yīng)當(dāng)保持原有記錄內(nèi)容清晰可辨，并注明更改原因、內(nèi)容和日期，并在更改處簽名。 提高記

8、錄填寫人完整規(guī)范記錄的意識，防止因記錄填寫不完整、不規(guī)范造成評審的丟分。 對于因填寫錯誤，導(dǎo)致原紀(jì)錄需作廢的，應(yīng)保留好作廢資料，利于評審時及時查證。3.3收集有關(guān)行政、后勤管理等檔案資料血站在采供血工作中，還產(chǎn)生許多依法執(zhí)業(yè)、血液安全、安全衛(wèi)生、血液質(zhì)量管理與持 續(xù)改進(jìn)、重大事件、后勤服務(wù)管理等資料，此外近三年的質(zhì)量分析會、各類業(yè)務(wù)報(bào)表、科研 課題、環(huán)境監(jiān)測報(bào)告、設(shè)備校準(zhǔn)強(qiáng)檢記錄、采供血業(yè)務(wù)區(qū)域總體布局圖等，也是評審的重要 內(nèi)容。部分血站則忽略行政、后勤的相關(guān)檔案資料，導(dǎo)致評審內(nèi)容不完善，不能及時發(fā)現(xiàn)行 政和后勤工作中存在的問題。因此需做好這方面的有效收集，把收集的資料整理有緒，按照 技術(shù)審查

9、及執(zhí)業(yè)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)要求分類裝訂，分開保存7.3.4加強(qiáng)檔案的利用和開發(fā)檔案管理的最終目的就是提供利用，技術(shù)審查及執(zhí)業(yè)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)上許多檢查項(xiàng)fi要求 的資料并非原始資料，有的需要對檔案信息進(jìn)行深層次開發(fā)和加工，為利用者提供多層次、 多方面的信息.如“血站衛(wèi)技人員數(shù)中高、中、初級衛(wèi)生技術(shù)人員比例達(dá)到血站基本標(biāo)準(zhǔn) 要求的5%、30%、65%”,檢查方式是查閱花名冊，這就要求根據(jù)平時收集的職工檔案再匯 總統(tǒng)計(jì)，設(shè)計(jì)制作表格，使人員數(shù)據(jù)信息一目了然，利于評審工作順利進(jìn)行，減少評審人員 工作負(fù)擔(dān)。檔案管理過程中應(yīng)主動從室藏檔案中挖掘有價(jià)值的信息，加強(qiáng)二次文獻(xiàn)和三次文 獻(xiàn)的編研工作，為血站執(zhí)業(yè)驗(yàn)收評審提供印證資料

10、。4進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理4. 1提高檔案管理全員認(rèn)知血站領(lǐng)導(dǎo)和職工普遍缺乏檔案意識，“重業(yè)務(wù)，輕檔案"的思想根深蒂固，在日常工作中 主要體現(xiàn)為以下3點(diǎn)：不注重保存，無意地丟棄散失許多妥善歸檔的文件資料；存 放不合理，缺乏基本的檔案管理知識；不注重合理利用，對于檔案在參考利用借鑒等方 面的意義和作用認(rèn)識不夠。因此需著重強(qiáng)調(diào)檔案資料應(yīng)用價(jià)值，強(qiáng)化全站職工的檔案意識,改變血站t部職工的思想觀念.4.2提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)隨著采供血事業(yè)管理水平的不斷提高，檔案管理工作對專業(yè)性耍求越來越高。傳統(tǒng)檔案 管理工作多為簡單存儲、標(biāo)識檔案，對專業(yè)無較高要求，從事檔案管理的人員也并非都是管 理專業(yè)，管

11、理水平參差不齊，缺乏應(yīng)有的專業(yè)知識和素質(zhì)?，F(xiàn)今檔案數(shù)量、格式、檔案信息載體日益多樣，對檔案管理手段和專業(yè)人才的素質(zhì)建設(shè) 提岀越來越高的要求，檔案工作人員可通過繼續(xù)教育、專業(yè)培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)等方式不斷提高 自身業(yè)務(wù)水平，在h常工作中不斷總結(jié)和探索適合本血站的檔案工作方法，推動本單位檔案 管理水平提高。4.3構(gòu)建檔案管理現(xiàn)代化平臺血站業(yè)務(wù)流程運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)管理，血液的采集、檢驗(yàn)、分離、發(fā)放等信息全部納入 信息系統(tǒng)中，形成系統(tǒng)化的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，由領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)一監(jiān)管，分級管理，杜絕工作 銜接環(huán)節(jié)上的漏洞，確保管理材料的完整性，實(shí)現(xiàn)采供血全過程的信息化管理9.血站評審 中的多數(shù)檢查條款依附信息數(shù)據(jù)庫檢

12、索提供印證，如“一次獻(xiàn)血300 ml以上的人次應(yīng)占獻(xiàn) 血人次的50%,每減少1%扣0.5分"，這就要求通過建立目錄查詢系統(tǒng)，快捷為用戶提供服 務(wù)。要建立區(qū)別于傳統(tǒng)檔案管理的模式，使傳統(tǒng)檔案館向數(shù)字化檔案館發(fā)展。通過建立各類 全文數(shù)據(jù)庫，設(shè)置管理權(quán)限，在保證數(shù)據(jù)安全保密的前提下，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，資源共享。參考文獻(xiàn)1 杜亮，袁海濤，于蘇蘭。血站信息管理系統(tǒng)“串檔''原因分析及應(yīng)對措施j中國衛(wèi)生質(zhì)量管理,2014,21 ( 6):10()- 101.2 沈軍。從輸血相關(guān)訴訟看血站業(yè)務(wù)檔案保管期限j.中國輸血雜志,2016,29( 1): 105 -106.3 中華人民共和國衛(wèi)生部。血站質(zhì)量管理規(guī)范s. 2006.4 霍俊梅。某血站質(zhì)量管理體系內(nèi)審評價(jià)與整改研究j.護(hù)理研究，2016,30 ( 21): 2679 -2682.5豈艾蕪。等級醫(yī)院評審中檔案管理上等達(dá)標(biāo)的若干思考j.江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理， 2015,26 ( 2) : 116-118.6殷錦堂。過程方法在血站質(zhì)量管理中的應(yīng)用j.臨床輸血與檢驗(yàn)，2015j7 ( 3): 276