淺議辦公自動化軟件中自動編輯功能應(yīng)用

1、淺議辦公自動化軟件中自動編輯功能應(yīng)用【摘要】在辦公自動化教學(xué)及管理中，我們經(jīng)常要應(yīng)用 計算機的自動化功能來提高工作效率。在編輯一篇文章時， 常常會有一些重復(fù)的操作，如果這些操作每次都單獨執(zhí)行一 遍，那么要花費比較長的時間，能不能將這些操作合成在一 起，然后將計算機自動執(zhí)行呢？下面就談?wù)勣k公自動化中有 關(guān)這方面的內(nèi)容。【關(guān)鍵詞】宏；自動化；指令；錄制；樣式；格式刷 下面從三個方面來闡述辦公自動化軟件中自動編輯功 能的運用。1. 宏在辦公自動化中的運用謂“宏”，就是將一系列的命令和指令組合在一起，形 成一個命令，以實現(xiàn)任務(wù)執(zhí)行的自動化。它可以替代人工進 行一系列費時而重復(fù)的操作，是一個極為靈活的自

2、定義命 令。如果在word中反復(fù)執(zhí)行某項任務(wù)，可以使用“宏”自 動執(zhí)行該任務(wù)。“宏”是一系列的word命令和指令，這些 命令和指令組合在一起，形成了一個單獨的命令，就好像是 dos下的批處理命令一樣，可以實現(xiàn)任務(wù)執(zhí)行的自動化。運 用宏可有兩種途徑，一種是錄制宏，另一種是采用word自 帶的visual basic編輯器來編輯宏命令。前一種使用較多， 操作簡練，也易于理解。我們來看一個例子：打開一篇文章，以aa為宏名，利用ctrl+shift+f作為 快捷鍵，功能為將選定內(nèi)容設(shè)置為隸書，小四。下面是操作 步驟：1.1錄制新“宏”（1）執(zhí)行“工具/宏/錄制新宏”菜單命令。（2）在“宏 名”中輸入“

3、aa”文字信息。（3）單擊鍵盤按鈕，在“新 按快捷鍵”中按"ctrl+shift+f”組合鍵，單擊指定按 鈕，最后單擊關(guān)閉按鈕。（4）選中任意信息后，執(zhí)行格式 工具欄上的“隸書，小四”。（5）單擊錄制“宏”面板上的 停止按鈕，結(jié)束錄制。1.2執(zhí)行“宏”按"ctrl+shift+f”鍵啟用宏，即可進行"隸書,小 四”的使用。1.3 “宏”代碼執(zhí)行菜單"工具/宏/宏”命令，選中宏名“aa” ,單擊 編輯按鈕,打開“宏”編輯窗口,可編輯“宏”代碼如下:sub aa （）'aa macro'宏在 2012/8/10 由 walkinnet 錄制w

4、ith selection. font.namefareast 二"隸書”.nameascii ="隸書”.nameother 二“宋體”.name ="宋體" size = 12.bold 二 false.italic = false.underline 二 wdunder1inenoneunderlinecolor = wdcolorautomatic.strikethrough = false.doublestrikethrough 二 false.outline = false.emboss 二 false.shadow = false.hidd

5、en = false.smallcaps 二 false.allcaps = false.color 二 wdcolordarkred.engrave = false.superscript = false.subscript 二 false spacing = 0.scaling 二 100.position = 0.kerning 二 1.animation = wdanimationnone.disablecharacterspacegrid = false.emphasismark 二 wdemphas i smarknoneend withend sub“宏”代碼是比較復(fù)雜的語法體系

6、，有點類似于vb代 碼，它們可以靈活多變地完成某些功能，我們也可以不管它 們的代碼，只是利用它們各自的特性來實現(xiàn)很多復(fù)雜的操 作，從而滿足辦公自動化的需要。有宏代碼中，sub改變顏 色（）：這是宏的名稱。中間的以“開頭的稱為“注釋”， 它在錄制宏時自動產(chǎn)生。以with開頭到end with結(jié)束的結(jié)構(gòu)是with結(jié)構(gòu)語句, 這段語句是宏的主要部分。單詞"selection",它代表'突 出顯示的區(qū)域"（即：選定區(qū)域）o with selection. font : 它讀作“選擇字體”.這整段語句設(shè)置該區(qū)域字體的一些 “屬性”。end with：結(jié)束 with

7、語句。end sub：整個宏的結(jié)束語1.4刪除宏執(zhí)行工具-宏-宏，在出現(xiàn)的對話框中，選擇想要刪除的 宏，點擊刪除即可。對于宏按鈕，按住alt鍵將宏按鈕拖出 菜單欄或工具欄即可。2. 樣式在辦公自動化中的運用我們常常會遇到這種情況：一篇文檔很長，需要修飾的 地方很多，有些段落需要行間距不同，有些文字則要加粗或 改變顏色等等，這樣需要給多處文字添加同樣或不同的樣 式，一遍一遍的設(shè)置很麻煩，這時如果我們使用“樣式”功 能，再復(fù)雜的樣式，都顯得特別容易了！我們也來看一個例 子，從而體會自動化編輯功能的好處。以“ksys1”為樣式名，新建樣式：字體為華文中宋， 字號為三號，字形為加粗，深藍色3磅粗的實線

8、邊框線，黃 色的底紋，并應(yīng)用在正文。1）點擊“格式”菜單下面的“樣式與格式”，打開“樣 式與格式"窗格。2）點擊'新樣式”按鈕。3）選擇字體為華文中宋，字號為三號，字形為加粗， 深藍色3磅粗的實線邊框線，黃色的底紋，并應(yīng)用在正文。4）將鼠標定位于“請按新快捷鍵” 一欄，為它設(shè)置一 個快捷鍵后點擊“指定”按鈕即可。5）選中一段落，點擊樣式“ksys1”，或者使用快捷鍵, 便可迅速達到效果。當(dāng)然，我們也可以使用樣式庫中內(nèi)置的樣式，或?qū)ΜF(xiàn)有 的樣式進行編輯修改，或使用現(xiàn)成的模板，方法類似。3. 格式刷的使用格式刷在辦公自動化軟件編輯過程中，也能快速地實現(xiàn) 自動編輯功能，使用頻率也很

9、高。格式刷，故名思義，就是 刷格式的，也就是復(fù)制格式的。格式刷是word提供的一種 快速設(shè)置文字格式的功能，在常用工具欄中的刷子樣式的按 鈕就是格式刷。格式刷是一種格式復(fù)制工具，它不僅能夠復(fù)制“樣 式”，而且還可以復(fù)制不使用樣式定義的格式類型。在功能 上，它既可以用來規(guī)范字符，實現(xiàn)''字符樣式”的功能，又 可以用來規(guī)范段落，實現(xiàn)"段落樣式”的功能。格式刷的用 法非常簡單，但要分為兩種情況，一種情況是為字符設(shè)置格 式，另一種情況是為段落設(shè)置格式，下面分別說明操作方法:(1)對字符格式的設(shè)置選定設(shè)置好格式的文本。點擊格式刷按鈕，如果只刷一次文本樣式，只需單擊格 式刷按鈕，如果要連續(xù)設(shè)置文本格式，則需要雙擊格式刷按 鈕。選定目標文本即可。(若雙擊格式刷，使用結(jié)束后需再 單擊格式刷按鈕，才能除去鼠標上的刷子。)(2)對段落字符格式設(shè)置選定已經(jīng)設(shè)置好格式的段落。根據(jù)需要單擊或雙擊格式刷。選定目標段落即將其設(shè)置為指定格式。注意：一定要復(fù)制整個段落，包括段落后面的回車符， 否則將只會使段落中的文字變成指定格式，但段落格式并不 會發(fā)生變化。以上