會(huì)議籌備方案寫作

1、會(huì)議籌備方案寫作“要擬制一份高質(zhì)量的方案，要求起草者對(duì)會(huì)議籌備方 案的基本特點(diǎn)、格式規(guī)范、注意事項(xiàng)等做到了然于胸、運(yùn)用 自如”，那么具體要從哪些方面入手呢？一、認(rèn)真領(lǐng)會(huì)會(huì)議籌備方案的基本特點(diǎn)1. 預(yù)演性。會(huì)議籌備方案是會(huì)議過程的預(yù)演，為了確保 會(huì)議順利舉行，需要會(huì)議工作人員通過設(shè)想和策劃，將會(huì)議 計(jì)劃全過程可能發(fā)生的事項(xiàng)預(yù)先安排出來，形成相對(duì)嚴(yán)謹(jǐn)周 密、可資指導(dǎo)實(shí)施的文字方案，以便統(tǒng)籌布置會(huì)議各項(xiàng)事宜。2. 周全性。會(huì)務(wù)工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工作，一個(gè)會(huì)議 特別是大中型會(huì)議往往涉及的點(diǎn)多面廣，籌備組織工作稍有 疏忽就會(huì)出現(xiàn)不可控因素而發(fā)生難于彌補(bǔ)的錯(cuò)誤，造成不良 影響，因此，在制定會(huì)議籌備方案時(shí)

2、，要充分考慮方方面面 的內(nèi)容，只有細(xì)節(jié)考慮具體、安排到位，在做會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作 時(shí)才能有條不紊、主動(dòng)從容。可以說，擬定一份考慮周全、 細(xì)致縝密的會(huì)議籌備方案，是做好一切會(huì)務(wù)工作的前提和基 礎(chǔ)。3. 可操作性。制定會(huì)議籌備方案其目的是通過明確會(huì)議 所需的人、財(cái)、物以及時(shí)間、地點(diǎn)等要素，細(xì)化具體事項(xiàng)及 責(zé)任人、完成時(shí)間等，用以指導(dǎo)做好會(huì)議籌備工作，方案應(yīng) 當(dāng)是具體詳實(shí)的、操作性強(qiáng)的，否則就失去了方案的作用和二、全面掌握會(huì)議籌備方案的格式要素會(huì)議籌備方案一般由標(biāo)題、正文、尾部組成。1. 標(biāo)題標(biāo)題一般由會(huì)議主辦單位名稱、事由和文種構(gòu)成，如例 文標(biāo)題XX集團(tuán)公司 20XX年工作會(huì)議籌備方案，再如 XX學(xué)院三

3、屆一次職工代表大會(huì)籌備方案；也有的標(biāo)題 省去單位名稱，由事由和文種構(gòu)成，如XX會(huì)議籌備方案2. 正文正文部分是方案的核心。一般因會(huì)議性質(zhì)、規(guī)模等的不 同，會(huì)議籌備方案的內(nèi)容也有所區(qū)別和側(cè)重，但主體要素不 能缺少。至少要包括但不限于寫明會(huì)議目的、任務(wù)、主題、 時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員范圍、日程、議程、會(huì)議設(shè)備、文件 資料、會(huì)務(wù)分工、會(huì)議經(jīng)費(fèi)等，一般分條列項(xiàng)寫出。如例文 中，方案對(duì)會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、主持人、日程、 會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議材料準(zhǔn)備、餐飲住宿及接送站安排、會(huì)議通 知、會(huì)務(wù)工作分工及進(jìn)度、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算等作了詳細(xì)計(jì)劃， 對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)議籌備人員和參會(huì)人員都具有較強(qiáng)的指導(dǎo)作 用。有的大型會(huì)議還

4、可以建立專門的會(huì)議籌備領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)及工 作機(jī)構(gòu)，制定會(huì)議安全保衛(wèi)工作及應(yīng)急處置措施、媒體接待 計(jì)劃和宣傳報(bào)道方案等。3. 尾部落款處一般署上擬定會(huì)議籌備方案的單位名稱和簽署 日期，必要時(shí)應(yīng)加蓋單位公章。三、充分考慮會(huì)議籌備方案的注意事項(xiàng)有些人往往對(duì)會(huì)議籌備方案不置可否，認(rèn)為是可有可 無、無關(guān)緊要的文件。事實(shí)上，編制會(huì)議籌備方案是一項(xiàng)系 統(tǒng)性很強(qiáng)的工作，需要注意的事項(xiàng)很多。一份考慮細(xì)致全面 的會(huì)議籌備方案，是整個(gè)會(huì)議的綱領(lǐng)性文件，其作用是不容 小覷的，往往能確保會(huì)議的周密組織，確保會(huì)議服務(wù)質(zhì)量和 溝通協(xié)調(diào)到位，確保領(lǐng)導(dǎo)意圖得以貫徹執(zhí)行，從某種程度上 決定了會(huì)議的成效和質(zhì)量。實(shí)際工作當(dāng)中，有些會(huì)議還需

5、向 上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示核準(zhǔn)，會(huì)議籌備方案可作為上級(jí)審核批準(zhǔn)的重 要依據(jù)；有些會(huì)議需向聯(lián)辦或與會(huì)單位通報(bào)籌備情況，以便 做好必要的準(zhǔn)備，此時(shí)會(huì)議籌備方案又可起到周知信息的作 用。從這個(gè)角度來看，就不難理解編制會(huì)議籌備方案的重要 性了。因此，秘書人員在制定會(huì)議籌備方案前，要明確領(lǐng)導(dǎo)意 圖，弄清籌備方案的目的、意義和要求，以便有的放矢地?cái)M 定方案。方案制定過程中，要反復(fù)多次與領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)方面商 定和征求意見；對(duì)經(jīng)費(fèi)的把關(guān)要精打細(xì)算，不可太松也不可 太緊，既不能過于鋪張浪費(fèi)，也不能影響會(huì)議效果。方案擬 定后，要報(bào)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核和批準(zhǔn)，并及時(shí)召開會(huì)務(wù)工作會(huì)議， 明確分工和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，必要時(shí)可以進(jìn)行會(huì)議模擬演練，以便發(fā)現(xiàn)問題，查漏補(bǔ)缺，進(jìn)一步優(yōu)化籌備方案。特別是臨近會(huì)議召開前，要組織對(duì)會(huì)議籌備工作情況進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查驗(yàn)收，預(yù)先制定現(xiàn)場(chǎng)檢查路線，確定現(xiàn)場(chǎng)檢查重 點(diǎn)，制作檢查表單，以便現(xiàn)場(chǎng)檢查時(shí)逐一查驗(yàn)核對(duì)，對(duì)未達(dá) 到檢查要求的項(xiàng)目及時(shí)提出整改和修訂意見等。檢查驗(yàn)收的 主要內(nèi)容包括：會(huì)議準(zhǔn)備是否充分，會(huì)議環(huán)境條件是否具備， 會(huì)議文件材料、用品準(zhǔn)備、會(huì)議設(shè)備調(diào)試、會(huì)場(chǎng)布置等是否 到位，以及會(huì)議應(yīng)急預(yù)案、會(huì)議安全保衛(wèi)工作是否就緒，會(huì) 議期間能否排除各種干擾等?？?/p>