公司文書管理工作制度-5

1、公司文書管理工作制度-5 公司文書管理工作制度-5之相關(guān)制度和職責，公司文書管理工作制度5第一章目的第一條為使公司的文書處理建立科學、合理、規(guī)范的程序,使文書處理準確、及時,提升文書處理的工作效率和文書的質(zhì)量,特制訂本辦法。第二章組織管理. 公司文書管理工作制度5 第一章目的 第一條為使公司的文書處理建立科學、合理、規(guī)范的程序,使文書處理準確、及時,提升文書處理的工作效率和文書的質(zhì)量,特制訂本辦法。 第二章組織管理 第二條公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由行政管理部門統(tǒng)一辦理。各分公司(工廠)的文書收發(fā)由其所屬部門辦理,行政部門負責文書的收受及發(fā)送。 第三條管理部門應(yīng)指定人員負責來往文書的核稿及

2、收發(fā)、拆封、登記、分發(fā)、稽催、校對、監(jiān)印、檔案管理等事宜。 第三章文書的種類 第四條公司的通用文書有以下幾種。 (1)請示:向上級部門請求、請示、批準的事項。 (2)報告:向上級部門匯報工作、反映狀況、提出建議、答復下級的請示事項。 (3)決定:對公司重要事項或重大活動作出安排。 (4)決議:經(jīng)過會議討論或議定,要求貫徹執(zhí)行的事項。 (5)批復:上級答復下級的請示事項。 (6)通告:在公司范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵守或周知的事項。 (7)通知:傳達、批轉(zhuǎn)上級、同級、不相屬部門的公文;傳達要求下級部門協(xié)助或需要周知或共同執(zhí)行的事項;公布規(guī)章、任免、聘用事項。 (8)通報:表彰先進,批評錯誤,傳達重要狀況。

3、 (9)信函:對同級或不相屬單位間互相介紹、商洽、詢問、催辦、答復某些問題,請有關(guān)部門批準。 (10)會議紀要:記載和表達會議重要精神及議定事項,要求與會單位共同遵守執(zhí)行。 第五條公司的專用文書有備忘錄、意向書、協(xié)議書、合同書、契約、各種報告、廣告書、說明書、請柬、賀詞、新聞稿、啟事等。 第六條文書的類別。 (1)絕密:指極為重要并且不得向無關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文書。 (2)秘密:指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向無關(guān)人員透露的文書。 (3)機密:指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書。 (4)一般:指非機密文書。如果附有調(diào)查問卷之類的重要東西,則另當別論。 (5)傳閱:指在本公司內(nèi)部傳閱或傳達的文書。 第

4、四章文書制作要領(lǐng) 第七條文書內(nèi)容(以公文為例)包括以下幾方面。 (1)發(fā)文號:由公司的代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號組成,位于文頭與界欄線上。 (2)收文機關(guān):向上級的請示、報告,一般只寫一個主送單位;需同時報送另一個上級部門的,用“抄報;對同級或下級則用“抄送。 (3)標題:對公文主要內(nèi)容的概括和反映,是公文的眉目。 (4)正文:公文的主體部分。 (5)發(fā)文機關(guān):制發(fā)文的單位,位于正文的右下側(cè),應(yīng)寫全稱或通用簡稱。 (6)公文日期:包括年、月、日,寫在公文末尾,一般以印制日期為準,重要公文以簽發(fā)日期為準。 (7)公文印章:加印在發(fā)文日期中間。 (8)密級:保密文件注明密級。 (9)附件:附件位于

5、正文之后、印章之前,注明附件的序號、標題。 第八條用紙格式。 (1)國內(nèi)公文用紙用16k型(26cm×18.4cm),涉外公文用a4型(29.7cm×21.0cm)。 (2)圖文區(qū):國內(nèi)用16k型(23.3cm×14.9cm),國際標準用a4型(27cm×17.5cm)。 第九條印裝格式。 (1)公文均采納橫書橫排。 (2)單面印刷可在上端裝訂,雙面印刷在左面裝訂。 (3)裝訂可用線裝、釘裝、膠粘辦法。 第十條版面格式:首頁采納文頭。 第十一條公文行文原則。 (1)上行文原則。 逐級行文,即下一級行文給直接上級。 多級同時行文,即下級向上級和更高上級同時

6、行文。 越級行文,遇特別、緊急狀況,或?qū)χ苯由霞壍臋z舉、控告。 (2)下行文原則。 逐級行文。 多級同時行文。 直貫到底行文。 (3)平行文原則:互相沒有隸屬關(guān)系的部門之間可以行文。 第十二條文書的署名。 (1)公司內(nèi)文書,如果是一般往來文書,只需主管署名;如果是單純的上報文書或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文書,只需部門署名;如果是重要文書,按責任范圍由總裁、副總裁、常務(wù)董事署名,或者署有關(guān)部門的主管姓名與職務(wù)。 (2)對外文書,如合同書、責任狀、政府許可申請書、回執(zhí)、公告等重要文書,一律署總裁職務(wù)與姓名。如果是總裁委托事項可由指名責任者署名。上列規(guī)定以外的文書,也可署分公司或分支機構(gòu)主管的職

7、務(wù)與姓名。 第十三條文書的蓋章。 (1)在正本上必須加蓋文書署名者的印章,副本可以加蓋署名者或所在部門印章。 (2)如果文書署名者不在,可加蓋職務(wù)或代理者印章,并加蓋具體執(zhí)行者印章代替。但在這種狀況下,文書存檔前必須加蓋署名者印章。 (3)以部門或公司名義起草的文書,須在旁側(cè)加蓋有關(guān)責任者印章。 第十四條文書制作注意事項。 (1)文書必須簡明扼要,一事一議,語言措辭力求準確規(guī)范。 (2)起草文書的理由包括起因以及中間交涉過程,并加以證實,附上相關(guān)資料與文件。 (3)必須明確起草文書的責任者,并署上請示審批提案者姓名。 (4)對請示提案文書進行修改時,修改者必須認真審閱原件,修改者須署名。 (5

8、)可行可不行的堅決不行文,減少行文數(shù)量,提升行文權(quán)威性和質(zhì)量。 (6)減少聯(lián)合行文,避免聯(lián)合簽審過程中時間延誤和扯皮。 (7)行文分清主次,提升行文針對性,減輕行文對象單位負擔。 (8)不輕易越級行文。 第五章文書制作流程 第十五條對外行文操作流程。 (1)擬稿。 由具體承辦人員起草,并由部門負責人審核。 對外發(fā)文一般以公司名義發(fā)文。各分公司、子公司有必要發(fā)文時,在公司后加下屬企業(yè)全稱。 發(fā)文稿必須符合公文種類、格式使用規(guī)范。 (2)核稿。 擬稿完畢后,填寫發(fā)文擬稿單,一并送各級領(lǐng)導審核。 審核有問題時與有關(guān)當事人溝通,統(tǒng)一看法后進行修改。 (3)簽發(fā)。有關(guān)領(lǐng)導審核簽發(fā),明確簽署看法、姓名、日

9、期。 (4)編號。由行政部統(tǒng)一編排發(fā)文字號。 (5)繕印、校對。 急件應(yīng)先行處理。 保密件應(yīng)由專人打印。 打印后的校樣、廢紙等應(yīng)妥善處理。 應(yīng)專人校對,以原稿為準,重要文件需多人校對。 打印、校對責任人簽名。 (6)在無誤、規(guī)范的文件上統(tǒng)一蓋印章。 (7)填寫登記簿。 (8)封發(fā)。 發(fā)文工作由行政部門負責。 查驗無誤后信件封口,填寫準確,注明急件、密級。 第十六條對內(nèi)行文處理程序。 (1)對內(nèi)行文一般按對外行文處理程序參照執(zhí)行。 (2)特別狀況下,各級部門、下屬企業(yè)對公司行文可不必經(jīng)繕印程序。 (3)對內(nèi)行文,由各部門、下屬企業(yè)負責人、公司領(lǐng)導簽發(fā)。 第六章文書的發(fā)送 一些需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的

10、文書,按以下要點進行發(fā)送,必要時還需給文秘室回復或回執(zhí),調(diào)查報告不受本條規(guī)定限制。 第十七條文書封面必須明確寫清接收單位名稱、單位地址以及收件人姓名,并且注明快遞、郵寄、面呈或轉(zhuǎn)交等字樣。 第十八條公司內(nèi)部文書原則上不封緘。 第十九條各部門的郵寄文書,必須于發(fā)送前,在“發(fā)信登記本與“郵資明細賬上填寫相關(guān)內(nèi)容。 第七章文書的處理 第二十條一般文書的處理原則。 (1)部門經(jīng)理以上級別的主管負責對文書進行審閱、回答、批辦以及其他必要處理,或者由其指定下屬對文書進行具體處理。 (2)如果碰到重要或異常事項,必須及時與上級主管取得聯(lián)系,按上級指示辦理。 (3)各種有關(guān)聯(lián)的事項,必須與各部門商量后方能予以

11、處置。 第二十一條機密文書原則上由責任者或當事者自行處理。 第八章文書的閱覽原則/p > 第二十二條某文書被閱覽后,閱覽者必須簽字,表示已經(jīng)閱覽完畢。如有必要,可在文書的空白處填寫閱覽后的看法,并轉(zhuǎn)給或交還文書的主管。 第二十三條有必要在各部門傳閱的文書,必須附“傳閱登記簿,按“傳閱登記簿規(guī)定欄目填寫,并最終交還文書主管。 第九章收文操作流程 第二十四條簽收。一切外來信件、電報、 ,統(tǒng)一由行政部門簽收,填寫登記在收件登記簿上。寫明公司或行政部門收啟的文書,統(tǒng)一由行政部拆封處理。 第二十五條寫明各部門或個人收啟的分送各部門或個人,如系公文,應(yīng)主動送行政部登記處理。 第二十六條分發(fā)。 (1)

12、行政部依據(jù)公文性質(zhì)、要求,確定具體化在辦和閱批對象,填寫公文閱辦單。 (2)分發(fā)去向。 重要來文,由行政部長提出初步看法(擬辦),再由公司領(lǐng)導批示(批辦)。 一般文件,直轉(zhuǎn)有關(guān)職能部門處理(承辦)。具體承辦務(wù)求實效,分清主辦、協(xié)辦、復文與不復文。 參閱性文件,直接組織傳閱。 范圍不明的文件,送領(lǐng)導審閱。 第二十七條催辦。 分對內(nèi)催辦與對外催辦,包括發(fā)函、派專人打 等方式,要使用工作催辦單,對來文做到事事有交代、件件有著落,防止漏辦、延誤。 第二十八條結(jié)辦。 文件傳閱完畢,已答復發(fā)文單位,有處理看法的文件,均視為結(jié)辦。 第十章文書的整理與保存 第二十九條全部完結(jié)的文書,在結(jié)辦后三天內(nèi),交行政主管

13、歸存,按“完整、有序的原則對文件整理、檢查,按類別、年代立卷,分別按所屬部門、文件機密程度、整理編號和保存年限進行整理與編輯,并在“文書保存簿上做好登記,歸檔保存。 第三十條公司個人不得保存公司公文,凡參加會議帶回的文件,應(yīng)及時交行政部登記保管,調(diào)離公司的員工應(yīng)將文件和記錄本清理移交。 第三十一條分公司或分支機構(gòu)的文書分為兩類:一類是特別重要的文書,直接交主管保存,另一類是一般的文書,留存各部門保管。 第十一章文書的保存年限 第三十二條永久保存文書包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規(guī)定;重要的合同書、協(xié)議書、登記注冊文書;股票關(guān)系文書、重要的訴訟關(guān)系文書;重要的政府許可證件;有關(guān)公司歷史的文書;決算書和其他重要的文書。 第三十三條保存10年文書包括請求審批提案文書;人事任命文書;獎金工資與津貼有關(guān)文書;財務(wù)會計賬簿、傳票與會計分析報表以及永久保存以外的重要文書。 第三十四條保存5年文書指不需要保存10年的次重要文書。 第三十五條保存1年文書,指無關(guān)緊要或者臨時性文書。如果是調(diào)查報告則由所在部門主管負責確定保存年限。 第十二章注意事項 第三十六條重要的機密文書,一律存放在保險柜或帶鎖的文件柜中。 第三十七條保存期滿及沒必要持續(xù)保存的文書,經(jīng)主管決定,填寫銷