論秘書工作的現(xiàn)代化與網(wǎng)絡(luò)化論文

1、山西國際商務(wù)職業(yè)學(xué)院畢 業(yè) 設(shè) 計論秘書工作的現(xiàn)代化與網(wǎng)絡(luò)化A學(xué)生姓名 AA學(xué) 號 AA系 別 工商管理系 A專 業(yè) 商務(wù)管理（文秘） A指導(dǎo)教師 陳 娟 AA填寫日期 二一四年四月A山西省國際商務(wù)學(xué)院畢業(yè)論文目 錄摘要關(guān)鍵詞緒論 11、 秘書工作走向現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化的原因 22、 秘書工作中的現(xiàn)代化 3（1） 秘書工作觀念的現(xiàn)代化 3（2） 秘書辦公系統(tǒng)的信息化 3（3） 辦公工具的數(shù)字化 3（4） 研究秘書學(xué)理論，促進(jìn)秘書工作的現(xiàn)代化 3（5） 秘書辦公現(xiàn)代化的意義 33、 秘書工作中的網(wǎng)絡(luò)化 5（1） 利用內(nèi)部局域網(wǎng)(Intranet)的眾多溝通功能 5（2） 外部網(wǎng)絡(luò)可用于與合作伙伴、投

2、資者和支持者的及時溝通 5（3） 秘書工作網(wǎng)絡(luò)溝通的特點(diǎn) 6（4） 秘書工作中網(wǎng)絡(luò)溝通的作用 7（5） 網(wǎng)絡(luò)時代對當(dāng)代秘書提出了新的要求84、 秘書工作現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化的研究現(xiàn)狀及見解95、 現(xiàn)代化與網(wǎng)絡(luò)化對秘書工作的影響 106、 秘書人員如何更好的應(yīng)用現(xiàn)代化與網(wǎng)絡(luò)化 127、 結(jié)束語 1317中文摘要隨著知識經(jīng)濟(jì)的到來,信息網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)業(yè)的興盛,國際間合作與交流的頻繁,我國的秘書工作面臨著嚴(yán)峻的現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)。在競爭日益激烈化的社會大環(huán)境下，傳統(tǒng)的秘書辦公模式以及越來越無法適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的客觀需求。因此，通過現(xiàn)代技術(shù)手段和管理手段實(shí)現(xiàn)秘書工作的現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化是有必要的。在這個網(wǎng)絡(luò)時代，秘書工作必然是要

3、走向網(wǎng)絡(luò)化與現(xiàn)代化的。希望本文的研究能夠?qū)τ诖龠M(jìn)秘書工作的現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化起到一定的參考和借鑒作用。關(guān)鍵詞：秘書工作；現(xiàn)代化；網(wǎng)絡(luò)化；效率緒論隨著社會的發(fā)展進(jìn)步以及市場經(jīng)濟(jì)體制的改革,各個領(lǐng)域工作中處理的信息量大增,企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營正不斷向集約化、現(xiàn)代化邁進(jìn),產(chǎn)品的科技含量不斷提高,在這種背景下,傳統(tǒng)文秘工作中存在著許多弊端而無法滿足現(xiàn)代辦公的需求。許多事務(wù)工作,如速記、謄寫等普遍由手工操作轉(zhuǎn)向使用電腦,不僅如此,由于一些辦公自動化軟件(Excel 、Powerpoint 等) 的應(yīng)用,使報表統(tǒng)計、會議安排等大量繁瑣的日常工作趨于現(xiàn)代化。傳統(tǒng)的秘書工作只是一種更傾向于勞動密集型工作，知識或者技術(shù)附

4、加值相對較少，而且長期下來，缺少創(chuàng)新，使得秘書的工作價值得不到認(rèn)同。而且由于我國是一個人口大國，秘書的就業(yè)門檻相對較低，缺乏創(chuàng)新性的工作必然導(dǎo)致就業(yè)競爭壓力更大。這樣，秘書工作就會形成一個低價值、高競爭的惡性循環(huán)。而現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化對于秘書工作而言是一個提升自身工作價值的絕好機(jī)遇。隨著我國社會市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和完善，科學(xué)技術(shù)尤其是信息技術(shù)的不斷發(fā)展和普及，社會競爭日益激烈，傳統(tǒng)的工作方式在信息化和現(xiàn)代化的浪潮下，不斷被取代。信息化浪潮是對傳統(tǒng)秘書工作是一個巨大的沖擊，但是，對于創(chuàng)新秘書工作、提升秘書的工作價值，又是一個難得的契機(jī)。因此，研究秘書工作的現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。第一

5、章、秘書工作走向現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化的原因和應(yīng)用價值信息化技術(shù)，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對于現(xiàn)代社會的發(fā)展起到了非常重要的促進(jìn)作用，它在企業(yè)管理之中的應(yīng)用能夠有效的提升企業(yè)管理效率。除此之外，網(wǎng)絡(luò)本身對于社會的直接影響也在加強(qiáng)，一方面網(wǎng)絡(luò)開始不斷的成熟和發(fā)展，并且逐步的在取代傳統(tǒng)的傳播媒介成為信息傳播媒介的主流；另一方面，網(wǎng)絡(luò)文化正在對我們的思維模式、觀念意識、生存方式、審美趣味等進(jìn)行改變。換而言之，整個社會因為有了網(wǎng)絡(luò)而出現(xiàn)了新的發(fā)展趨勢和發(fā)展特點(diǎn)，網(wǎng)絡(luò)化也已經(jīng)成為了整個社會發(fā)展的一個不可逆的潮流。因此，對于秘書工作而言，它同樣因此面臨著深刻的時代轉(zhuǎn)型，逐步走向現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化。除此之外，網(wǎng)絡(luò)化和現(xiàn)代化對于秘

6、書工作而言，同樣具有非常重要的意義。傳統(tǒng)的秘書工作只是一種更傾向于勞動密集型工作，知識或者技術(shù)附加值相對較少，而且長期下來，缺少創(chuàng)新，使得秘書的工作價值得不到認(rèn)同。而且由于我國是一個人口大國，秘書的就業(yè)門檻相對較低，缺乏創(chuàng)新性的工作必然導(dǎo)致就業(yè)競爭壓力更大。這樣，秘書工作就會形成一個低價值、高競爭的惡性循環(huán)。而現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化對于秘書工作而言是一個提升自身工作價值的絕好機(jī)遇，現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化在秘書工作中的作用日益重要，因此有必要對秘書工作的現(xiàn)代化與網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)行進(jìn)一步的了解與思考。秘書工作的現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化，首先可以提高工作效率，不用拿著各種文件，申請，單據(jù)在各部門跑來跑去，等候?qū)徟?，簽字，蓋章，這些都

7、可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行；其次是是節(jié)省運(yùn)營成本：包括時間和紙張；第三是規(guī)范單位管理：把一些彈性太大不夠規(guī)范的工作流程變得井然有序，比如：公文會簽，計劃日志，用款報銷等工作流程審批都可在網(wǎng)上進(jìn)行；第四是使決策變得迅速科學(xué)：高層決策不再是不了解情況，缺乏數(shù)據(jù)的環(huán)境下拍腦袋的事，而是以數(shù)據(jù)和真相為依據(jù)做出的科學(xué)的決策。第2章 、秘書工作中的現(xiàn)代化（1） 秘書工作觀念的現(xiàn)代化現(xiàn)代化的秘書工作與傳統(tǒng)的秘書工作是有著較大的差異的，現(xiàn)代化的秘書工作要求秘書工作具有更高的附加價值，能夠為組織做出更多的貢獻(xiàn)，而傳統(tǒng)的秘書工作則更多地是一種機(jī)械性的勞動，只是應(yīng)付是的完成秘書的基本職責(zé)。在現(xiàn)代環(huán)境之下，秘書工作觀念也必然需要

8、經(jīng)歷一個現(xiàn)代化的過程。傳統(tǒng)的秘書工作觀念是一種線性思維，而現(xiàn)代秘書工作經(jīng)驗則是一種網(wǎng)狀立體思維，通過運(yùn)用各種途徑，利用各種工具，采取各種策略，提升自身的工作價值。（2） 秘書辦公系統(tǒng)的信息化在一些組織內(nèi)部，秘書辦公不僅僅能夠享有數(shù)字化辦公工具的便利，同時還能夠通過組織內(nèi)部的辦公系統(tǒng)來有效的提高自身的工作效率，對辦公流程進(jìn)行簡化，及時、快捷的接受或發(fā)送信息。這種模式下，秘書的工作效率提升，相關(guān)信息的共享程度提高，能夠促進(jìn)組織的知識溢出，從而形成更好的經(jīng)濟(jì)效益，這個過程同時也是秘書工作增殖的一個過程。（3） 辦公工具的數(shù)字化秘書工作的現(xiàn)代化，在一定程度上是由秘書辦公工具的數(shù)字化來體現(xiàn)的。辦公工具的

9、數(shù)字化，主要是指計算機(jī)，傳真機(jī)，打印機(jī)，掃描儀，投影儀等數(shù)字化辦公工具在秘書辦公過程中的應(yīng)用。這些工具的應(yīng)用能夠改變傳統(tǒng)的工具條件下，秘書的工作效率低下的問題，使得傳統(tǒng)的秘書工作占用秘書的工作時間逐漸減少，讓秘書能夠有更多的時間來做其他事情，從而提升其自身的價值。（4） 研究秘書學(xué)理論，促進(jìn)秘書工作的現(xiàn)代化我國的秘書學(xué)是20世紀(jì)80年代誕生的新興學(xué)科，近20多年來，不少專家學(xué)者在秘書理論方面進(jìn)行了艱苦的探索，作出了開拓性的貢獻(xiàn)，秘書學(xué)也逐漸從管理學(xué)的一個分支學(xué)科上升為獨(dú)立學(xué)科。但是我國的秘書學(xué)理論仍然未能具有成熟的科學(xué)體系，對我國的秘書工作的實(shí)踐的指導(dǎo)意義，仍然有所欠缺。先進(jìn)的理論對事件有指導(dǎo)

10、和促進(jìn)作用，根植于現(xiàn)代化的時代背景，研究秘書學(xué)的最新發(fā)展，對促進(jìn)我國秘書工作現(xiàn)代化具有巨大推動作用。（5） 秘書辦公現(xiàn)代化的意義秘書的職能中,除了日常事務(wù)管理、溝通協(xié)調(diào)外,還有更重要的參謀咨詢、輔助決策職能,秘書要做好領(lǐng)導(dǎo)的助手,除了練就扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底,還需要經(jīng)常進(jìn)行調(diào)查研究,掌握和本行業(yè)、本單位、本部門密切相關(guān)的前沿性、動態(tài)性、苗頭性的信息,只有這樣才能在領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)的決策過程中,提供高質(zhì)量、有價值的資料,真正當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。實(shí)現(xiàn)了辦公手段現(xiàn)代化，秘書人員就能有更多的時間和精力從事分析研究、輔佐決策等創(chuàng)造性勞動，從而提高管理水平和科學(xué)決策水平。具體來說， 在當(dāng)前高科技時代，秘書工作的變化有：

11、從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧崔k文辦事又出謀獻(xiàn)策；從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；從單憑經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理；從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)。辦公自動化技術(shù)的發(fā)展，一方面使現(xiàn)代秘書工作和過去傳統(tǒng)的工作方式相比發(fā)生了重大變化。許多新技術(shù)、新設(shè)備的投入使用，極大地促進(jìn)和推動了秘書工作現(xiàn)代化的發(fā)展；另一方面，因為技術(shù)本身存在著缺陷，也因為一些人為因素，辦公自動化技術(shù)也給人類帶來了許多新的考驗和挑戰(zhàn)，有許多新問題等待著人們?nèi)ソ鉀Q。但是，總的看起來，辦公自動化技術(shù)的發(fā)展對秘書工作的影響還是積極的，進(jìn)步的。我們要繼續(xù)擴(kuò)大其影響中積極有利的一面，對于其影響中消極的一面，要努力克服，盡量減小。努力提高現(xiàn)代秘書工作

12、中的科技含量，推動和促進(jìn)辦公自動化技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，使其在現(xiàn)代秘書工作中發(fā)揮出更大的作用。第3章 、秘書工作中的網(wǎng)絡(luò)化對于任何一個組織而言，秘書的工作崗位都是一個信息的樞紐，通過秘書這個一個崗位，能夠?qū)崿F(xiàn)組織這種的信息的上傳下達(dá)，從而維持組織的正常云狀。在傳統(tǒng)的工作模式之下，秘書的這一工作效率較低，秘書的信息網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)效應(yīng)并不顯著。秘書每天都要接受或發(fā)出大量的信息，而且必須保證信息傳輸過程中的完整性和準(zhǔn)確性。因此，傳統(tǒng)的方式難以勝任，目前只有應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)通訊資源，才能有效地提高信息溝通的速度和效率。（1） 利用內(nèi)部局域網(wǎng)(Intranet)的眾多溝通功能第一利用內(nèi)部局域網(wǎng)發(fā)布內(nèi)部文件的網(wǎng)上公告板，從

13、能夠及時將那些周知性的事宜加以公布。或者通過網(wǎng)上公告板的方式，將組織的一些內(nèi)部文件以及報告等信息公布，實(shí)現(xiàn)這些信息的共享，通過內(nèi)部局域網(wǎng)法網(wǎng)企業(yè)的各個部門。第二利用內(nèi)部局域網(wǎng)，能夠使得秘書成為組織管理層與基層員工之間交流、對話的一個有效途徑和通道，實(shí)現(xiàn)實(shí)現(xiàn)管理人員與員工間的平等溝通。這種網(wǎng)上角色的轉(zhuǎn)變，極大地滿足了員工的心理需求，在很大程度上鼓舞了員工的士氣，提高了企業(yè)的凝聚力。同時這也是秘書價值的增殖，相交于傳統(tǒng)的工作方式，秘書工作在網(wǎng)絡(luò)的支持之下，能夠有效地將減少組織內(nèi)部的矛盾，促進(jìn)組織的和諧，彰顯其自身的價值。第三秘書工作的網(wǎng)絡(luò)化，還能夠通過利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)布系統(tǒng)來出版組織的的電子刊物

14、，電子刊物能夠可以替代傳統(tǒng)的組織內(nèi)部刊物。從而能夠大大的降低成本，減少使用紙張，一方面能夠有效的提高組織的經(jīng)濟(jì)效益，另一方面也能夠為環(huán)保做出貢獻(xiàn)。第四利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)完成電子檔案的管理。檔案管理本身就是秘書工作中的一個重要組成部分，在傳統(tǒng)的工作模式之下，秘書的檔案管理是非常繁重的一項任務(wù)。但是，利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)以及數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，秘書人員直接就能夠在計算機(jī)端完成電子檔案的制作或者接受，電子檔案就應(yīng)運(yùn)而生，然后通過運(yùn)用Microsoft SQL SERVER 2003等數(shù)據(jù)庫管理軟件就能夠?qū)崿F(xiàn)對電子檔案的保管工作。而且，秘書人員還不用像傳統(tǒng)的檔案保管一樣，要掌握好庫房溫度，保持庫房內(nèi)清潔，無腐蝕性氣體，時

15、刻檢查通風(fēng)狀況等，而只是需要協(xié)助信息部門維護(hù)好數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)就能夠確保萬無一失。（2） 外部網(wǎng)絡(luò)可用于與合作伙伴、投資者和支持者的及時溝通第一利用外部網(wǎng)絡(luò)，秘書能夠做好信息管理工作。在秘書的工作之中，信息的采集使其工作的基本起點(diǎn)以及基礎(chǔ)，在信息的采集過程中，如果不能夠做到及時的收集數(shù)據(jù)，并且迅速的報送，再好、再重要的信息也可能沒有了意義。外部網(wǎng)絡(luò)的延伸，消除了信息搜尋的時空便捷，使得秘書能夠通過網(wǎng)絡(luò)搜索引擎，直接面對網(wǎng)絡(luò)世界之中繽紛的信息資源，從而采集自己需要的各類數(shù)據(jù)或者信息。在秘書工作中，信息的采集主要通過語音、文字、圖表、圖像等方式,表現(xiàn)在辦公自動化環(huán)境中則通過信息網(wǎng)絡(luò)來獲取。秘書

16、工作的業(yè)務(wù)信息具有溝通上下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外的作用。這方面的信息主要來自于縱向的上級、中層和基層下達(dá)和上傳的信息，秘書人員必須作到收集有用的信息，并且注意保存。來自橫向的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會方面的信息的收集，秘書人員只有利用廣播、電視、報刊等新聞媒體去廣采信息，從而打開各方面的信息源，開通多種信息渠道。秘書人員還可通過計算機(jī)采集國內(nèi)外的各種新聞熱點(diǎn)信息，在實(shí)現(xiàn)信息聯(lián)網(wǎng)的同時，還可實(shí)現(xiàn)個人與個人，企事業(yè)單位與企事業(yè)單位之間的資源共享。第二網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，其最為重要的一個意義就是它實(shí)現(xiàn)了跨地域交流的成本的不斷降低，同時也使得跨地域的信息交流方式多元化，IP電話、QQ、MSN等工具可超時間性、超地域

17、性和溝通雙方的進(jìn)行互動，大增加工作效率。同樣，這些工具對于秘書工作而言，能夠大大的加強(qiáng)工作的效率，并且為秘書工作價值的提升帶來了多種多樣的可能性。秘書通過多元化的外部網(wǎng)絡(luò)工具，能夠促進(jìn)組織與合作伙伴、投資者和支持者之間的實(shí)時溝通。第三利用外部網(wǎng)絡(luò)，秘書平時的傳真工作也能夠提高效率，網(wǎng)絡(luò)傳真可通過互聯(lián)網(wǎng)使傳真件發(fā)送到對方的普通傳真機(jī)上或電子信箱中，用戶可以選擇任何時間、任何地點(diǎn)發(fā)送傳真。這就使得秘書的工作的靈活性大大的提高了，不必要非得在固定的時間來安排發(fā)送傳真，從而使得其他工作無法開展。第四利用外部網(wǎng)絡(luò)，秘書還能夠?qū)⒔M織內(nèi)部的相關(guān)新聞通過合適的渠道進(jìn)行發(fā)布，從而能夠滿足公司合作伙伴以及主要顧客

18、對公司經(jīng)營信息的需求。這種需求的滿足，本身也是秘書價值提升的一種體現(xiàn)，在傳統(tǒng)的模式之下，秘書要負(fù)責(zé)新聞的發(fā)布，就必然只能夠選擇報紙、廣播以及電視等傳統(tǒng)的媒體來進(jìn)行，這些媒體的門檻較高，而且資源相對有限，在無形之中加大了秘書的工作難度。而且在實(shí)踐中，通過傳統(tǒng)的媒體資源來發(fā)布組織的新聞，一方面其成本相對較高，組織難以接受；另一方面，秘書的工作難度太大，難以實(shí)時發(fā)布新聞。而利用外部網(wǎng)絡(luò)則能夠有效的解決這些問題。（3） 秘書工作網(wǎng)絡(luò)溝通的特點(diǎn)1.網(wǎng)絡(luò)化：適用于Intranet和Internet。網(wǎng)絡(luò)化是秘書工作網(wǎng)絡(luò)溝通的顯著特點(diǎn)，秘書工作離不開網(wǎng)絡(luò)化的互聯(lián)網(wǎng)，網(wǎng)絡(luò)化使秘書工作更加快捷，而網(wǎng)絡(luò)資源的共享

19、為秘書工作提供更為豐富的資源。局域網(wǎng)的建立更加有助于秘書工作的協(xié)調(diào)溝通。2.智能化：網(wǎng)絡(luò)溝通智能化是區(qū)別于秘書工作中傳統(tǒng)的信息溝通，它要求辦公室文秘人員必須熟悉掌握各種辦公軟件，在處理文秘事務(wù)時做到應(yīng)變自如。在互聯(lián)網(wǎng)高速擴(kuò)張的形勢下，辦公文秘人員把電腦的效能僅僅用來收發(fā)電子郵件、聊天、看新聞或者是獵奇那是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，互聯(lián)網(wǎng)對秘書工作的用途大大超過我們想象的程度。僅僅懂一點(diǎn)兒Windows或Office軟件基本操作是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，更重要的是在文秘的具體辦公事務(wù)中運(yùn)用Office軟件和其他實(shí)用軟件，如編寫辦公文書，搜索信息資料，管理文檔，會務(wù)管理和利用網(wǎng)絡(luò)來溝通，傳遞信息。在秘書工作中比較常用的網(wǎng)絡(luò)

20、溝通的工具有電子郵件、IP電話、電子傳真等。3.多樣化：是指秘書工作中網(wǎng)絡(luò)溝通媒體形式多樣，包括視頻、音頻、動畫、幻燈、圖片和文本等。網(wǎng)絡(luò)溝通多樣化是所有文秘人員的共同感受，網(wǎng)絡(luò)時代讓溝通更加快捷，你隨時隨地都可以獲取信息。QQ、MSN、郵箱和BBS這些網(wǎng)絡(luò)溝通資源可謂是炙手可熱。作為一個辦公室文秘人員更是對這些了如指掌，運(yùn)用自如。QQ、MSN等尋呼軟加支持文件收發(fā)，視頻、音頻溝通，資源共享等，豐富多樣的功能極大的提高了辦公室文秘人員的辦公效率。（4） 秘書工作中網(wǎng)絡(luò)溝通的作用網(wǎng)絡(luò)技能是制約秘書人員信息素養(yǎng)提高的一個關(guān)節(jié)點(diǎn)。要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)溝通的暢通服務(wù)，離不開各種軟件的靈活運(yùn)用。軟件是信息系統(tǒng)的重

21、要組成部分。目前普遍使用的軟件大致可以分為三類：第一類是數(shù)據(jù)庫軟件，這主要是為了管理秘書工作等信息資源。第二類是通用的辦公自動化軟件，這主要包括以WPS、Word、Acrobat為代表的文字處理工具，以Photoshop、CordDraw、Powerpoint、方正奧思、Authorware、超級解霸等為代表的多媒體工具，以FrontPage、Firework、Flash、FreeHand、Dreamwaver等為代表的網(wǎng)頁制作工具以及操作系統(tǒng)、Web服務(wù)器軟件等，這是秘書工作信息系統(tǒng)使用最多的常用軟件。第三類是通訊軟件，這主要是用于在網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)之間傳遞信息的軟件工具，它的功能一般包括E-mai

22、l傳送管理、遠(yuǎn)程信息查詢、上傳與下載等。盡管這些軟件隨著科技的進(jìn)步將不斷更新?lián)Q代，但其基本結(jié)構(gòu)和原理短期內(nèi)不會有根本改變。秘書人員要努力掌握每一類軟件中的1-2，并爭取在工作實(shí)踐中能夠發(fā)揮其最大效能。下面就從三大類軟件在秘書工作中所起的作用來看秘書工作中網(wǎng)絡(luò)溝通的實(shí)際作用。1促進(jìn)秘書工作產(chǎn)生“革命性”變化。網(wǎng)絡(luò)溝通所帶來的革命也促使秘書改變原來的抄抄寫寫的傳統(tǒng)辦公方式，從而大大提高了工作效率。數(shù)據(jù)庫在處理各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)方面發(fā)揮著無可比擬的作用。秘書在上報各種統(tǒng)計分析表時，了可以直接利用計算機(jī)提供的數(shù)據(jù)，進(jìn)行有效地科學(xué)分析，并利用傳真迅速上報，達(dá)到快速、準(zhǔn)確、方便的目的。在處理信心情報方面，辦公自

23、動化軟件使秘書既能從計算機(jī)檔案中調(diào)閱所需情報檔案資料，閱讀投放在電子郵箱中的書信和各種文件目錄表，接收領(lǐng)導(dǎo)人通過計算機(jī)發(fā)表的指令并按照需要在計算機(jī)上進(jìn)行必要的文字處理。2極大地提高秘書的工作效率。辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用于會務(wù)工作中，解決的秘書安排會議的煩惱。利用辦公自動化系統(tǒng)中電子日程安排會議，僅需2-3分鐘就安排好了。辦公自動化系統(tǒng)不僅能可學(xué)的分配會議室、交通工具、聲響設(shè)備等，并能進(jìn)行會議記錄，編輯會議簡報，能自動檢索會議內(nèi)容，并能及時修稿和刪除。還有網(wǎng)絡(luò)信息資源的共享都為秘書實(shí)現(xiàn)“上傳下達(dá)”智能提供了快速的服務(wù)。3使秘書的服務(wù)意識得到更新。網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，各種新型網(wǎng)絡(luò)溝通的應(yīng)用促使秘書革新意識

24、，秘書必須面對這一新的現(xiàn)實(shí)需要。秘書憑借各種辦公軟件更好的為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，必須創(chuàng)建新的服務(wù)意識，實(shí)現(xiàn)新的自我價值。網(wǎng)絡(luò)溝通的實(shí)現(xiàn)依賴于各種網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、軟件的充分運(yùn)用。秘書要做到網(wǎng)絡(luò)溝通的輕便自如，必須掌握這些知識技能。（5） 網(wǎng)絡(luò)時代對當(dāng)代秘書提出了新的要求秘書人員能不能主動迎接網(wǎng)絡(luò)時代的挑戰(zhàn), 并有所作為,首要的是弄清網(wǎng)絡(luò)時代與秘書的必然聯(lián)系。第一, 網(wǎng)絡(luò)時代的到來, 標(biāo)志著決策方式的質(zhì)變。領(lǐng)導(dǎo)就是決策, 決策質(zhì)量的高低取決于能不能迅速地占有有效信息。第二，網(wǎng)絡(luò)時代帶來了經(jīng)濟(jì)活動的質(zhì)變,由工業(yè)文明的生產(chǎn)社會化進(jìn)入到信息文明的生產(chǎn)全球化。第4章 、秘書工作現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化的研究現(xiàn)狀及見解從現(xiàn)實(shí)情況來看

25、，我國秘書隊伍現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化的整體水平仍然不高。一是觀念陳舊，思想不夠開放。一些秘書人員對現(xiàn)代化辦公的價值認(rèn)識不足，特別是年齡較大的秘書工作者，接受新事物比較慢，不了解信息技術(shù)的巨大優(yōu)勢，對信息網(wǎng)絡(luò)表現(xiàn)冷淡，習(xí)慣于"文房四寶"等老套路，缺乏放眼世界的眼光和敏銳洞察信息的意識。二是一些單位信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)水平偏低，使秘書人員沒有機(jī)會學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)。三是秘書人員缺乏良好的科學(xué)文化基礎(chǔ)知識和相應(yīng)的培訓(xùn)。辦公的現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化是與科學(xué)文化素養(yǎng)緊密相聯(lián)的，沒有一定的科技知識、文化基礎(chǔ)知識、計算機(jī)知識，沒有一定的外語水平，信息的獲取和應(yīng)用難以得到真正的提高。有些秘書人員一見到信息技術(shù)設(shè)備

26、就發(fā)怵，一看見英文就頭疼。知識的缺乏導(dǎo)致了思想和行動上的障礙，從而制約了其信息素養(yǎng)的提高。這說明，我國秘書工作的現(xiàn)代化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，與信息時代的新任務(wù)對秘書素質(zhì)的要求很不相符，迫切要求我們必須努力提高秘書人才的個人素養(yǎng)。網(wǎng)絡(luò)的強(qiáng)大功能為社會的發(fā)展注入了新的活力，在這種新的形式下，秘書工作的內(nèi)容應(yīng)不斷拓展，秘書工作制度不斷完善，秘書意識不斷更新，秘書運(yùn)行機(jī)制不斷優(yōu)化。不管是經(jīng)驗豐富的老秘書還是剛?cè)胄械男旅貢夹枰粩喔轮R，根據(jù)時代的需要強(qiáng)化技能。為了迎接網(wǎng)絡(luò)時代的挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)與城市信息化目標(biāo)，秘書工作必須提升自身的職責(zé)，盡快推進(jìn)現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。第5章 、現(xiàn)代化與網(wǎng)絡(luò)化對秘書工作的影

27、響秘書辦公的自動化主要對秘書工作有三方面的影響，分別是，對文秘的影響，對日常工作的影響和對其他工作的影響。在早期,大家認(rèn)為秘書工作就是諸如公文流傳、收發(fā)文管理、檔案管理、會議安排、電子郵件等這些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理交換,其面向的用戶群也只是機(jī)關(guān)或企業(yè)的職能部門、文秘部門。其實(shí)今天看來,文秘應(yīng)該有更豐富的內(nèi)容和層面,更廣泛的用戶群,對網(wǎng)絡(luò)的依賴性更大。對于高層領(lǐng)導(dǎo)而言,秘書是決策支持系統(tǒng)；對于中層管理者而言,秘書是信息管理系統(tǒng)；對于普通辦公人員而言,文秘工作是事務(wù)處理系統(tǒng)。計算機(jī)技術(shù)將是文秘工作的前提，網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)是文秘工作的基礎(chǔ),秘書是利用網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)來實(shí)現(xiàn)人與機(jī)器、機(jī)器與機(jī)器以及人與人的交流的

28、。秘書的日常工作中,單位內(nèi)部的溝通協(xié)調(diào)、事務(wù)管理類的工作居多、計算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用使這類辦公變得更方便、更輕松。它的優(yōu)勢主要表現(xiàn)在資源共享；節(jié)省資金；效率高三個方面。而對于一個企業(yè)而言,在一個普通的發(fā)文系統(tǒng)中,可以定制批閱流程,工作人員起草了發(fā)文以后,根據(jù)批閱流程,由相關(guān)人員批閱,最后交由領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),如果同時配備了檔案管理系統(tǒng),對于需要進(jìn)行歸檔的文件,在領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,還可自動進(jìn)行歸檔管理,整個事務(wù)處理過程非常有條理,從而避免了工作中人為地推諉和拖延,極大地利用網(wǎng)絡(luò)的高效率傳遞來提高辦公效率。網(wǎng)絡(luò)改進(jìn)了內(nèi)部信息控制的可靠性和準(zhǔn)確性,內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)可以根據(jù)各個崗位設(shè)置資源存取權(quán)限,可以對郵件、數(shù)

29、據(jù)加密,還可結(jié)合電子簽名技術(shù)等來確保辦公的安全可靠進(jìn)行。網(wǎng)絡(luò)使遠(yuǎn)程辦公成為可能,現(xiàn)在許多大型集團(tuán)性企業(yè)由于業(yè)務(wù)發(fā)展的需要,在各地建立分公司,或者由于銷售網(wǎng)絡(luò)的開拓,在各地建立銷售網(wǎng)點(diǎn),相互之間的辦公文件可以通過電子郵件傳送,商務(wù)會談也可以在網(wǎng)上進(jìn)行,這可以大量節(jié)省辦公費(fèi)用,大大提高工作效率。秘書的職能中,除了日常事務(wù)管理、溝通協(xié)調(diào)外,還有更重要的參謀咨詢、輔助決策職能,秘書要做好領(lǐng)導(dǎo)的助手,除了練就扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底,還需要經(jīng)常進(jìn)行調(diào)查研究,掌握和本行業(yè)、本單位、本部門密切相關(guān)的前沿性、動態(tài)性、苗頭性的信息,只有這樣才能在領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)的決策過程中,提供高質(zhì)量、有價值的資料,真正當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。通常

30、,依靠報紙、雜志、電視等手段獲得信息費(fèi)時費(fèi)力,效率很低,而計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的融入,使得秘書調(diào)研工作的效率成倍提高。首先,網(wǎng)絡(luò)的速度優(yōu)勢能為秘書調(diào)研提供第一手資料,秘書調(diào)研中常會遇到一些突發(fā)事件,需要趕寫緊急材料,這些工作的關(guān)鍵是充分占有材料,網(wǎng)絡(luò)無與匹敵的速度,能解“燃眉之急”。其次,網(wǎng)絡(luò)集信息之大成,它的豐富信息是秘書調(diào)研的“資料庫”,需要某方面的信息,只需輸入關(guān)鍵字,即可搜索到與此相關(guān)的所有信息,秘書可以從中仔細(xì)挑選,下載打印,細(xì)細(xì)研究。秘書可以方便快捷地利用這些手段搜索到大量的有效信息,深入開展調(diào)查研究,協(xié)助做好工作活動中的分析、判斷、預(yù)測,高節(jié)奏、高效率地為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù),更好地發(fā)揮

31、助手作用。第6章 、秘書人員如何更好的應(yīng)用現(xiàn)代化與網(wǎng)絡(luò)化要讓秘書人員更好的應(yīng)用現(xiàn)代化與網(wǎng)絡(luò)化的工作系統(tǒng)，正確運(yùn)用好辦公自動化,提高秘書工作水平,實(shí)現(xiàn)秘書工作現(xiàn)代化，需要從兩方面著手，上層的組織和秘書人員的適應(yīng)。辦公自動化給秘書工作帶來如此大的沖擊和改革,那么,秘書工作在辦公自動化條件下的新情況、新特點(diǎn)及應(yīng)當(dāng)注意的事項,是我們應(yīng)當(dāng)認(rèn)真考慮和研究的。秘書工作是辦公室行政工作中最常見、最普通的一類,對于秘書工作來說,推行辦公自動化還存在著一些誤解。為了實(shí)現(xiàn)秘書工作現(xiàn)代化，應(yīng)當(dāng)有計劃有步驟地從長遠(yuǎn)發(fā)展的角度去組織這項工作。比如認(rèn)真實(shí)現(xiàn)秘書工作的規(guī)范化操作，科學(xué)有效地建立辦公自動化條件下的秘書工作規(guī)范,

32、嚴(yán)格規(guī)范秘書工作制度和程序；認(rèn)真分析工作中所需要的信息處理功能,分清輕重緩急,把有限的辦公自動化設(shè)備與軟件用在刀刃上,切實(shí)取得成效和經(jīng)驗；要重視設(shè)備與軟件的購置,更要重視它們的使用與管理。隨著辦公自動化進(jìn)程的推進(jìn),秘書人員的素質(zhì)需要不斷提高。除了在日常工作中不斷完善自己的專業(yè)知識,提高自己的業(yè)務(wù)技能,單位或部門還應(yīng)組織或培訓(xùn)秘書人員熟悉常用的現(xiàn)代化辦公設(shè)備以及常用的辦公系統(tǒng)軟件,使秘書真正成為一個辦公自動化時代的行家里手,在辦公自動化環(huán)境中從容高效地處理業(yè)務(wù)工作。辦公自動化的實(shí)現(xiàn)從方方面面對傳統(tǒng)秘書工作提出了挑戰(zhàn),處于轉(zhuǎn)型期的秘書人員應(yīng)努力適應(yīng)辦公自動化新環(huán)境。首先,應(yīng)該從思想觀念上應(yīng)充分認(rèn)識到辦公自動化實(shí)現(xiàn)的必要性和長遠(yuǎn)功效。其次,應(yīng)落實(shí)到自己的行動上。秘書工作千頭萬緒,錯綜復(fù)雜,秘書人員不僅要掌握電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代辦公手段,尤其要掌握計算機(jī)信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),熟練使用辦公自動化軟件,以適應(yīng)新環(huán)境對秘書的新要求,充分發(fā)揮秘書職能;最后,要能逐漸地在日常工作中,把傳統(tǒng)工作環(huán)節(jié)和先進(jìn)的自動化手段相結(jié)合,真正提高工作效率。秘書工作的現(xiàn)代化不是一朝一夕之功,是一個長期的逐步提高的過程。如果秘書工作的技術(shù)手段仍然拖沓不前、因循守舊,就會影響整個單位的工