高校數(shù)字檔案館建設(shè)存在的問(wèn)題及對(duì)策研究

1、    高校數(shù)字檔案館建設(shè)存在的問(wèn)題及對(duì)策研究    張干榮+李建平【摘要】本文在深入分析高校數(shù)字檔案館建設(shè)的相關(guān)理論的基礎(chǔ)之上，總結(jié)當(dāng)前高校數(shù)字檔案館建設(shè)存在的主要問(wèn)題，進(jìn)而提出相應(yīng)的對(duì)策以期可以對(duì)于新形勢(shì)下更好地促進(jìn)高校數(shù)字檔案館建設(shè)有所借鑒?！娟P(guān)鍵詞】高校；數(shù)字檔案館；建設(shè)；問(wèn)題；對(duì)策研究伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)以及數(shù)字通信技術(shù)的迅速發(fā)展以及普及應(yīng)用，信息資源的數(shù)字化開(kāi)發(fā)利用水平已經(jīng)成為國(guó)家信息基礎(chǔ)水平高低的重要標(biāo)志之一，而檔案館作為社會(huì)各種本源性信息源，其數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)發(fā)展成為國(guó)家信息建設(shè)的重要構(gòu)成部分。我國(guó)高校檔案館憑借其強(qiáng)大的技術(shù)以及人才優(yōu)

2、勢(shì)，已經(jīng)發(fā)展成為數(shù)字建設(shè)最為活躍的機(jī)構(gòu)之一。面對(duì)這一發(fā)展趨勢(shì)，本文將在深入分析高校數(shù)字檔案館建設(shè)的相關(guān)理論的基礎(chǔ)之上，總結(jié)當(dāng)前高校數(shù)字檔案館建設(shè)存在的主要問(wèn)題，進(jìn)而提出相應(yīng)的對(duì)策以期可以對(duì)新形勢(shì)下更好地促進(jìn)高校數(shù)字檔案館建設(shè)有所借鑒。一、高校數(shù)字檔案館的概念數(shù)字檔案館最早于上世紀(jì)90年代產(chǎn)生于美國(guó)，此后在英國(guó)、法國(guó)以及日本等發(fā)達(dá)國(guó)家陸續(xù)開(kāi)始發(fā)展獨(dú)具特點(diǎn)的數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館的產(chǎn)生和發(fā)展主要基于科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展而形成的一種區(qū)別于以往的新型檔案館，它是建立在計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)發(fā)展及普及的基礎(chǔ)之上，對(duì)分散的相關(guān)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理，并且將其以網(wǎng)絡(luò)化的方式進(jìn)行連接，從而使檔案

3、信息資源利用可以擺脫傳統(tǒng)檔案館的時(shí)空限制，更好地實(shí)現(xiàn)檔案資源的網(wǎng)絡(luò)共享。高校數(shù)字檔案館主要承擔(dān)著全校日常工作產(chǎn)生的各種檔案信息資源的數(shù)字化采集、儲(chǔ)存以及利用的重要職責(zé)。二、高校數(shù)字檔案館的特點(diǎn)（一）共享性。高校數(shù)字檔案館充分利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)可以將分散在各個(gè)檔案館的信息資源聯(lián)為一體，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的跨國(guó)界、跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨單位的數(shù)字化傳輸和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，可以打破時(shí)空對(duì)于檔案資源利用的限制，從而在更廣的范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化共享。（二）再生性。新形勢(shì)下，我國(guó)高校數(shù)字化檔案館主要以收集數(shù)字化檔案信息材料為主，而數(shù)字檔案信息具有強(qiáng)大的備份以及復(fù)制能力，可以將其方便地

4、儲(chǔ)存在相應(yīng)介質(zhì)上且方便移動(dòng)。即使一個(gè)數(shù)字化檔案因?yàn)榘l(fā)生意外而損壞，也可以利用備份資料方便快捷地將同樣的數(shù)字化檔案重新建立起來(lái)，從而保證檔案信息資源的永久性保存。（三）現(xiàn)代性。高校數(shù)字化檔案館主要以計(jì)算機(jī)技術(shù)為主要支撐力量，如果工作人員對(duì)原始檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理、輸入和存儲(chǔ)工作之后，就可以通過(guò)檢索管理系統(tǒng)對(duì)文字、圖片、音視頻方便地進(jìn)行檢索、查找和管理，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，可以大大節(jié)約學(xué)校檔案館的人力、物力和財(cái)力。三、當(dāng)前我國(guó)高校數(shù)字檔案館建設(shè)存在的問(wèn)題（一）相關(guān)部門對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)不夠重視。高校檔案管理工作作為一項(xiàng)兼具管理性和服務(wù)性的基礎(chǔ)性工作，本身難以產(chǎn)生明顯的經(jīng)濟(jì)效益，相對(duì)于學(xué)校

5、其他工作而言難以引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及主管部門的重視。目前，雖然許多高校都根據(jù)相關(guān)規(guī)定設(shè)立了專門的檔案機(jī)構(gòu)來(lái)負(fù)責(zé)數(shù)字化工作，但由于沒(méi)有得到足夠的重視和支持，使得相應(yīng)的管理制度規(guī)章難以得到落實(shí)。另外，高校數(shù)字檔案館建設(shè)涉及到學(xué)校的多個(gè)部門，但相關(guān)部門的參與意識(shí)普遍都不高，在檔案材料的收集、整理以及數(shù)字化過(guò)程中都沒(méi)有給予檔案管理部門足夠的支持。（二）高校復(fù)合型檔案人才較為缺乏。伴隨著檔案館數(shù)字化建設(shè)水平的不斷提高，對(duì)于高校檔案工作人員的綜合素質(zhì)要求也隨之不斷提高，不僅僅需要具備扎實(shí)的檔案管理專業(yè)知識(shí)，而且還需要熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)以及多媒體技術(shù)。然而，目前許多高校普遍較為缺乏既精通專業(yè)知識(shí)，

6、又掌握先進(jìn)技術(shù)的復(fù)合型檔案優(yōu)秀人才，盡管學(xué)?；ㄙM(fèi)巨資購(gòu)買先進(jìn)的硬件設(shè)備，也因?yàn)槿瞬湃狈Χy以充分發(fā)揮應(yīng)有的積極作用，進(jìn)而影響到高校數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)程。（三）高校數(shù)字檔案館建設(shè)經(jīng)費(fèi)短缺。專業(yè)的軟硬件設(shè)施是新形勢(shì)下高校順利開(kāi)展數(shù)字檔案館建設(shè)的重要技術(shù)支持，如果沒(méi)有配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟件以及必要的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備的話，必然會(huì)影響到高校數(shù)字檔案館建設(shè)的順利開(kāi)展。然而，在現(xiàn)實(shí)中由于各種主客觀因素導(dǎo)致學(xué)生不太重視檔案工作，相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)投入嚴(yán)重滯后于數(shù)字檔案館建設(shè)資金需求，使得經(jīng)費(fèi)短缺已經(jīng)成為當(dāng)前影響我國(guó)高校數(shù)字檔案館建設(shè)全面推進(jìn)的重要因素之一。（四）高校數(shù)字檔案信息不能共享。目前，許多學(xué)校都意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)化在學(xué)校教

7、學(xué)科研日常工作中的重要作用，紛紛投入巨資建立相應(yīng)的辦公、教務(wù)、學(xué)生、后勤、人事、科研、財(cái)務(wù)等網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。然而各個(gè)系統(tǒng)之間卻是孤立存在的，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，再加上由于沒(méi)有統(tǒng)一的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，使得各個(gè)系統(tǒng)之間的數(shù)字信息轉(zhuǎn)化難以順利實(shí)現(xiàn)，直接困擾著高校數(shù)字檔案館建設(shè)的健康發(fā)展。四、高校建立數(shù)字檔案館的可行性分析（一）數(shù)字校園建設(shè)為其奠定了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)支持。目前，計(jì)算機(jī)在高校已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用，而且許多學(xué)校都重視并著力加強(qiáng)數(shù)字校園建設(shè)，將學(xué)校圖書館、教室、辦公場(chǎng)所、實(shí)驗(yàn)室、研究所等聯(lián)結(jié)成一個(gè)網(wǎng)絡(luò)整體，從而構(gòu)建起一個(gè)高效的數(shù)字化虛擬校園，教師、行政人員以及學(xué)生都可以利用自身的電腦設(shè)備進(jìn)行信息查詢、傳輸和

8、共享。與此同時(shí)，目前我國(guó)絕大部分高校都利用中國(guó)教育和科研計(jì)算機(jī)網(wǎng)聯(lián)到互聯(lián)網(wǎng)上，從而建立起一個(gè)更為開(kāi)放的檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)流通體系。因此，高校建立數(shù)字檔案館一方面可以利用學(xué)校已經(jīng)擁有的良好的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，從而可以有效降低成本；另一方面還可以充分發(fā)揮校園網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)開(kāi)辟出高校檔案利用的新途徑，有利于提高檔案管理水平。（二）辦公自動(dòng)化為數(shù)字檔案館提供豐富資源。目前，伴隨著學(xué)校數(shù)字校園以及各種辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的投入使用，在這個(gè)過(guò)程中產(chǎn)生了大量的檔案信息資源。越來(lái)越多的高校利用辦公自動(dòng)化對(duì)各種教學(xué)課件、教學(xué)視頻、政務(wù)文件、學(xué)生信息、科研管理等電子檔案信息進(jìn)行采集并直接轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案文件，從而為高校數(shù)字檔案館建

9、設(shè)提供大量的豐富的數(shù)字檔案資源。 （三）高校實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。近年來(lái)，伴隨著我國(guó)高等教育體制改革的深入發(fā)展，許多高校紛紛開(kāi)展異地辦學(xué)以及合作辦學(xué)，從而使得高校在地理分布上改變以往空間相對(duì)集中的傳統(tǒng)集中辦學(xué)模式，使得各種檔案信息的產(chǎn)生、管理和保存也隨之日益分散化和復(fù)雜化，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已經(jīng)難以適應(yīng)新形勢(shì)的變化。而高校數(shù)字檔案館則可以打破時(shí)間以及空間的限制，滿足學(xué)校不同群體的個(gè)性化信息需求，并且允許用戶可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行跨校區(qū)的24小時(shí)遠(yuǎn)程登錄查詢，從而可以更好地滿足高校實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。五、新形勢(shì)下高校數(shù)字檔案館建設(shè)的發(fā)展對(duì)策（一）加強(qiáng)宣傳力度樹立正確思想認(rèn)識(shí)。由于各種因素

10、的影響，使得高校大都存在著重視教學(xué)科研輕檔案服務(wù)的現(xiàn)象。然而，數(shù)字檔案館建設(shè)已經(jīng)成為高校勢(shì)在必行的重要工作，其作為建立在先進(jìn)技術(shù)基礎(chǔ)之上的新生事物，需要我們正確對(duì)待、配合并大力支持。因此，高校相關(guān)部門應(yīng)該加大宣傳力度，提高廣大師生尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)于數(shù)字檔案館建設(shè)的認(rèn)識(shí)，從而使其正確認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案館建設(shè)對(duì)于高校實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的重要作用，從而更好地促進(jìn)高校數(shù)字檔案館建設(shè)的順利開(kāi)展。（二）應(yīng)建立健全數(shù)字檔案館管理制度?！安灰砸?guī)矩，不成方圓”，應(yīng)該說(shuō)科學(xué)的規(guī)章制度是新形勢(shì)下推進(jìn)高校數(shù)字檔案館建設(shè)工作的重要前提條件之一。首先，高校必須重視并建立健全數(shù)字檔案信息資源采集管理制度，明確學(xué)校各種數(shù)字檔案的歸檔

11、方式、時(shí)間以及途徑，充分保障學(xué)校原始數(shù)字檔案信息采集工作的順利推進(jìn)。其次，高校應(yīng)建立健全數(shù)字檔案安全儲(chǔ)存制度，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)校數(shù)字檔案信息資源的安全備份和長(zhǎng)期保存。最后，高校應(yīng)建立健全數(shù)字檔案利用制度，以資源共享的方式來(lái)提高數(shù)字檔案資源的利用率，從而使全校師生可以更方便快捷地獲得自身所需的各種數(shù)字檔案信息資料。（三）重視數(shù)字檔案館建設(shè)的人才問(wèn)題。高校數(shù)字檔案館建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，人才隊(duì)伍建設(shè)是至關(guān)重要的因素之一。因此，學(xué)校應(yīng)重視并利用自身吸引優(yōu)秀人才的平臺(tái)優(yōu)勢(shì)，多途徑、多措施地引進(jìn)和培養(yǎng)人才，積極提高學(xué)校檔案工作人員的綜合素質(zhì)。首先，高校應(yīng)正確認(rèn)識(shí)數(shù)字檔案館建設(shè)需要什么樣的優(yōu)秀人才，引進(jìn)具備檔案專

12、業(yè)知識(shí)和數(shù)字化知識(shí)的復(fù)合型優(yōu)秀人才充實(shí)至學(xué)校檔案管理隊(duì)伍中來(lái)，從而為學(xué)校開(kāi)展數(shù)字檔案館建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。其次，應(yīng)重視學(xué)校在職檔案人員的日常業(yè)務(wù)技術(shù)培訓(xùn)，通過(guò)自學(xué)、集中培訓(xùn)以及脫產(chǎn)進(jìn)修的方式提高檔案管理人員信息技術(shù)水平。最后，應(yīng)重視并不斷加強(qiáng)與國(guó)內(nèi)外同行的信息交流，學(xué)習(xí)借鑒其他高校的數(shù)字檔案館建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，可以做到博采眾長(zhǎng)，從而為更好地推進(jìn)自身數(shù)字檔案館建設(shè)提供借鑒。（四）完善數(shù)字檔案信息安全管理體制。伴隨著學(xué)校數(shù)字檔案建設(shè)的深入發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，對(duì)于新時(shí)期數(shù)字檔案信息安全提出了比以往更高的要求。首先，高校必須重視并提高相關(guān)檔案管理工作人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)、信息保密意識(shí)以及安全防范技

13、能。其次，高校應(yīng)制訂相應(yīng)的數(shù)字檔案安全保密制度，實(shí)行嚴(yán)格的操作流程，實(shí)行責(zé)任到人，從而可以做到有章可循。最后，應(yīng)該制訂出一套較為完善的應(yīng)急預(yù)案，并努力提高學(xué)校相關(guān)部門的應(yīng)急處置能力。綜上所述，高校數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的系統(tǒng)工程，難以在短時(shí)間內(nèi)完成，而且必然會(huì)伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展出現(xiàn)各種新問(wèn)題，因此我們必須要以一種發(fā)展的眼光看待高校數(shù)字檔案館建設(shè)，并在實(shí)踐探索中不斷發(fā)展和完善相關(guān)理論，以期更好地推進(jìn)高校數(shù)字檔案館跨越式發(fā)展?！緟⒖嘉墨I(xiàn)】1劉芳.高校圖書館與檔案館數(shù)字建設(shè)淺析j.新西部（理論版）.2015（24）：151-152.2聶瑛.我國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)中存在的問(wèn)題及對(duì)策研究j.科技創(chuàng)業(yè)月刊.201